REVISIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL – SIGI – CORTE 30 DE SEPTIEMBRE DE 2017 BOGOTÁ, 14 DE NOVIEMBRE DE 2017.

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1 REVISIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL – SIGI – CORTE 30 DE SEPTIEMBRE DE 2017 BOGOTÁ, 14 DE NOVIEMBRE DE 2017

2 ORDEN DEL DÍA 1.Verificación del Quorum. 2.Acciones de mejoramiento e iniciativas en materia de planeación y gestión. 3.Desempeño de la gestión. 4.Aspectos varios ejecución presupuestal.

3 INTEGRANTES COMITÉ DE GERENCIA INTEGRANTES DEL COMITÉ 1. MINISTRO DEL INTERIOR O SU DELEGADO. 2. VICEMINISTRO DE RELACIONES POLÍTICAS. 3. VICEMINISTRO DE PARTICIPACIÓN E IGUALDAD DE DERECHOS. 4. SECRETARIA GENERAL, QUIEN LO PRESIDIRÁ. 5. JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN. 6. JEFE DE LA OFICINA ASESORA JURÍDICA. 7. JEFE DE LA OFICINA DE INFORMACIÓN PÚBLICA DEL INTERIOR. 8. DIRECTOR DE ASUNTOS LEGISLATIVOS. 9. DIRECTOR DE GOBIERNO Y GESTIÓN TERRITORIAL. 10. DIRECTOR PARA LA DEMOCRACIA, LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y LA ACCIÓN COMUNAL. INTEGRANTES DEL COMITÉ 11. DIRECTOR DE ASUNTOS INDÍGENAS, ROM Y MINORÍAS. 12. DIRECTOR DE ASUNTOS PARA COMUNIDADES NEGRAS, AFROCOLOMBIANAS, RAIZALES Y PALENQUERAS. 13. DIRECTOR DE DERECHOS HUMANOS. 14. DIRECTOR DE CONSULTA PREVIA. 15. SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO. 16. SUBDIRECTOR DE SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA. 17. SUBDIRECTOR DE GESTIÓN CONTRACTUAL. 18. SUBDIRECTOR DE INFRAESTRUCTURA. 19. SUBDIRECTOR DE GESTIÓN HUMANA.

4 ORDEN DEL DÍA 1.Verificación del Quorum. 2.Acciones de mejoramiento e iniciativas en materia de planeación y gestión. 3.Desempeño de la gestión. 4.Aspectos varios ejecución presupuestal.

5 Cambios al Mapa de procesos

6 Cliente: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. El Cliente incluye a los Destinatarios, usuarios o beneficiarios. Puede ser Interno o Externo Seguimiento y Control PROCESOS DE EVALUACIÓN MAPA DE PROCESOS - MINISTERIO DEL INTERIOR CLIENTECLIENTE CLIENTECLIENTE Gestión de Recursos Administrativos y Financieros Gestión de Recursos Administrativos y Financieros Gestión Contractual Gestión de Asuntos Disciplinarios Gestión de Asuntos Disciplinarios Gestión de Asuntos Jurídicos Gestión de Asuntos Jurídicos Gestión Documental PROCESOS DE APOYO Gestión del Talento Humano Gestión del Talento Humano Gestión de Tecnologías de Comunicación e Información Gestión de Tecnologías de Comunicación e Información Planeación y Direccionamiento PROCESOS ESTRATÉGICOS DISEÑO DE PROYECTO DE NORMAS VIGILANCIA Y CONTROL FORMULACIÓN Y ADOPCIÓN POLÍTICAS APLICACIÓN Y EJECUCIÓN DE NORMAS PROCESOS MISIONALES Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional Administración del Sistema Integrado de Gestión Institucional Mapa de Procesos

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8 Comparación

9 Estratégicos Se incorporan la gestión del riesgo y el sistema de medición (Indicadores). El control de documentos hace parte de la gestión documental (Apoyo). La gestión del riesgo y el sistema de medición complementarían la planeación estratégica. Por la naturaleza conceptual del talento humano como eje transversal, este proceso es de Apoyo. La unión de estos temas da respuesta a un enfoque funcional. El tema de tecnologías y la información son recursos dentro de los procesos de apoyo y el tema de comunicaciones debe ser tratado estratégicamente.

10 Misionales Se le cambia el enfoque de vigilancia y control, por un aspecto que no se le da cumplimiento y es parte de las funciones del Ministerio: “Evaluar la política pública”. Se retiran todas las actividades que tienen que ver con trámites y atención de PQRD, para que sean parte del nuevo proceso de Atención al Cliente.

11 Apoyo La gestión de asuntos disciplinarios son actividades que están directamente relacionadas con el talento humano por lo tanto deben ir el tal proceso. Así verlo como un proceso y no como un área. La gestión de asuntos disciplinarios son actividades que están directamente relacionadas con el talento humano por lo tanto deben ir el tal proceso. Así verlo como un proceso y no como un área.

12 Apoyo Se separa dos recursos que están relacionados pero son de naturaleza diferente: recurso financiero y los bienes y servicios. Al mirar los bienes y servicios como proceso independiente es necesario unir con el proceso inicial de adquisición que es la “Gestión Contractual”. Se separa dos recursos que están relacionados pero son de naturaleza diferente: recurso financiero y los bienes y servicios. Al mirar los bienes y servicios como proceso independiente es necesario unir con el proceso inicial de adquisición que es la “Gestión Contractual”.

13 Apoyo Se crea proceso de “gestión de tecnología” al separar el proceso estratégico de comunicaciones, tecnología e información. La gestión de tecnologías es un recurso transversal de apoyo. Se crea proceso de “gestión de tecnología” al separar el proceso estratégico de comunicaciones, tecnología e información. La gestión de tecnologías es un recurso transversal de apoyo.

14 Apoyo Se incorporan las actividades provenientes del proceso “Administración del SIGI” sobre el Control de documentos

15 Apoyo Se crea un nuevo proceso de “Atención al cliente” con el propósito de estandarizar y armonizar los componentes que fortalecen el enfoque de servicio al cliente que existen en gran número de dependencias. Gestión de trámites PQRD Satisfacción del cliente Se crea un nuevo proceso de “Atención al cliente” con el propósito de estandarizar y armonizar los componentes que fortalecen el enfoque de servicio al cliente que existen en gran número de dependencias. Gestión de trámites PQRD Satisfacción del cliente

16 Evaluación Cambiar el nombre: El propósito del proceso es el de evaluar; el seguimiento y control lo tiene cada proceso, incluyendo el que articula todo: “Planeación Estratégica”. Incorporan actividades de auditoria interna ya que son consideradas herramientas y mecanismos de autoevaluación (MECI). Es necesario unificar el concepto de plan de mejoramiento. Debe ser único.

17 Mapa de Procesos

18 Control de Documentos Debilidades Falta de caracterización por procesos Documentación y procesos responden a la estructura funcional No existen criterios para el uso de los tipos de documento Gran cantidad de documentación Poca responsabilidad de los líderes de los procesos Propuesta Estandarización de la documentación Reducción de los tipos de documento Simplificar el flujo de revisión y aprobación Criterios para el uso de los tipos de documentos Fortalecer el enfoque por procesos Criterios para la revisión y aprobación de documentos

19 Control de Documentos Ahora Caracterizaciones Procedimientos Protocolos Guías Instructivos Propuesta Caracterización Procedimiento Instructivo Reducción del 40%

20 Control de Documentos

21 Fuente: OAP Nuevo mapa de procesos PROCESOS DEL NUEVO MAPALÍDER 1.Proceso Comunicaciones. Jefe Oficina Información Pública. 2. Proceso Planeación y Direccionamiento Estratégico. Jefe Oficina Asesora de Planeación. 3.Proceso Definición, Implementación y Evaluación de Política Pública. Jefe Oficina Asesora de Planeación. 4.Proceso Definición e Implementación del Marco Legal y Normativo. Director de Asuntos Legislativos Jefe Oficina Asesora Jurídica. 5. Proceso Gestión del Talento Humano. Subdirector de Gestión Humana. 6. Proceso Gestión de Asuntos Disciplinarios. Coordinador Grupo de Control Disciplinario Interno. 7. Proceso Gestión Financiera. Subdirector Administrativo y Financiero. 8. Proceso Gestión de Bienes y Servicios. Subdirector de Gestión Contractual. Subdirector Administrativo y Financiero. 9. Proceso Gestión Jurídica. Jefe Oficina Asesora Jurídica. 10. Proceso Gestión de Tecnología. Jefe Oficina Información Pública. 11. Proceso Gestión Documental. Subdirector Administrativo y Financiero. 12. Proceso Atención al Cliente. Jefe Oficina Información Pública. 13. Proceso Evaluación y Mejora. Jefe Oficina de Control Interno. PROPUESTA DE LÍDERES DE PROCESO DEL NUEVO MODELO DE OPERACIÓN DE LA ENTIDAD

22 POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PROPÓSITO: Integrar los lineamientos de los diferentes enfoques normativos, en concordancia con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión Versión II. 1. Desarrollo Administrativo. 2. Gestión de la Calidad. 3. Control Interno. 4. Seguridad y Salud en el Trabajo. 5. Seguridad de la Información. 6. Gestión Ambiental. Ver Documento

23 ORDEN DEL DÍA 1.Verificación del Quorum. 2.Acciones de mejoramiento e iniciativas en materia de planeación y gestión. 3.Desempeño de la gestión. 4.Aspectos varios ejecución presupuestal

24 DESEMPEÑO DE LA GESTIÓN TEMAS A REVISAR  Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas.  Desempeño de la Gestión Institucional y por procesos.  Desempeño por Objetivos.  Desempeño Indicadores de Eficacia, Eficiencia y Efectividad.  Productos y Servicios.  Plan de Mejoramiento.  Retroalimentación del Cliente (PQRSD).  Estado de la gestión del riesgo (Riesgo de Proceso, Riesgo de Corrupción).  Decisiones y acciones para la mejora (aprobación nuevo mapa de procesos, política del SIGI y acciones para la mejora). Fuente: Oficina Asesora de Planeación GMC

25 ACCIONES DE SEGUIMIENTO REVISIÓN PREVIA EFECTUADOS  Teniendo en cuenta el acta referente a la Sesión Comité de Gerencia de Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad, llevado a cabo en la Sala de Juntas Viceministros –Casa Giralda, Bogotá, el 25 de octubre de 2016 se concluyó que el sistema es adecuado y conveniente para la gestión de la entidad y se recomienda continuar realizando la revisión interna o autoevaluación a la gestión por procesos en forma periódica. Fuente: Acta sesión Revisión por la Dirección 25 Oct/2016 IR A DCTO IR A DCTO

26 DESEMPEÑO POR OBJETIVOS (CORTE SEPT 30 DE 2017) Fuente: OAP Grupo Planes, Programas y Proyectos VER DETALLE DETALLE VER DETALLE DETALLE

27 Fuente: Consolidado Plan de Acción OAP OBJETIVO 1 Nro. de Metas % AVANCE Menor a 75% Mayor o igual a 75% VER DETALLE FORTALECER LA GOBERNABILIDAD TERRITORIAL Y AFIANZAR LA RELACIÓN NACIÓN- TERRITORIO 785%16 DESEMPEÑO POR OBJETIVOS (CORTE SEPT 30 DE 2017)

28 Fuente: Consolidado Plan de Acción OAP OBJETIVO 2 Nro. de Metas % AVANCE Menor a 75% Mayor o igual a 75% VER DETALLE PROMOVER EL RESPETO Y GARANTÍA DE LOS DDHH Y DEL DIH 23 65% 1013 DESEMPEÑO POR OBJETIVOS (CORTE SEPT 30 DE 2017)

29 Fuente: Consolidado Plan de Acción OAP OBJETIVO 3 Nro. de Metas % AVANCE Menor a 75% Mayor o igual a 75% VER DETALLE PROMOVER LA DEFENSA, FORTALECIMIE NTO Y CONSOLIDACIÓ N DE DERECHOS DE LOS GRUPOS ÉTNICOS Y MINORÍAS 4473%1628 DESEMPEÑO POR OBJETIVOS (CORTE SEPT 30 DE 2017)

30 Fuente: Consolidado Plan de Acción OAP OBJETIVO 4 Nro. de Metas % AVANCE Menor a 75% Mayor o igual a 75% VER DETALLE PROMOVER EL RESPETO Y GARANTÍA DE LOS DDHH Y DEL DIH 3264%16 DESEMPEÑO POR OBJETIVOS (CORTE SEPT 30 DE 2017)

31 Fuente: Consolidado Plan de Acción OAP OBJETIVO 5 Nro. de Metas % AVANCE Menor a 75% Mayor o igual a 75% VER DETALLE FORTALECER LA SEGURIDAD, CONVIVENCIA CIUDADANA Y EL ORDEN PÚBLICO. 1264%48 DESEMPEÑO POR OBJETIVOS (CORTE SEPT 30 DE 2017)

32 Fuente: Consolidado Plan de Acción OAP OBJETIVO 6 Nro. de Metas % AVANCE Menor a 75% Mayor o igual a 75% VER DETALLE FORTALECER LA GESTIÓN INSTITUCIO NAL PARA EL BUEN GOBIERNO 12167%6160 DESEMPEÑO POR OBJETIVOS (CORTE SEPT 30 DE 2017)

33 Fuente: Oficina Asesora de Planeación Plan de Acción 2017 IR A ARCHIVO IR A ARCHIVO DESEMPEÑO INDICADORES DE EFICACIA, EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD (CORTE SEPT 30 DE 2017)

34 PRODUCTOS Y SERVICIOS (CORTE SEPT 30 DE 2017 ) Fuente: Oficina Asesora de Planeación GMC IR A ARCHIVO IR A ARCHIVO

35 PLAN DE MEJORAMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL (Vigencias 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2015-2016-2017) Total Hallazgos y/o No Conformidades NúmeroPorcentaje 113100% Hallazgos Cumplidos5145% Hallazgos Vencidos1110% Hallazgos Ejecución5145% Fuente: Informe seguimiento PMI -OCI Corte a Sept/2017- IR AL DOCUMENTO

36 ESTADO DE GESTIÓN DE LAS PQRSD (CORTE SEPT 30 DE 2017) Fuente: Informe Sigob OIPI corte Sept/2017 IR A ARCHIVO IR A ARCHIVO

37 GESTIÓN DE RIESGOS DE PROCESOS (CORTE SEPT 30 DE 2017) Fuente: Consolidado Gestión de Riesgos GMC VER DETALLE VER DETALLE

38 GESTIÓN DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN (CORTE II CUATRIMESTRE DE 2017) Fuente: Consolidado Gestión de Riesgos GMC Corte Mayo- Agt2017 VER DETALLE VER DETALLE

39 DECISIONES Y ACCIONES PARA LA MEJORA DECISIONES APROBACIÓN DE PROPUESTA DE NUEVO MAPA DE PROCESOS. APROBACIÓN DE PROPUESTA DE POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. APROBACIÓN DE PROPUESTA DE LÍDERES DE PROCESO DEL NUEVO MODELO DE OPERACIÓN DE LA ENTIDAD. NECESIDAD DE ACTUALIZAR EL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN VERSIÓN II. ACCIONES PROPUESTAS  IMPLEMENTAR MAPA DE PROCESOS APROBADO. Fuente: Grupo de Mejoramiento Continuo OAP

40 GRACIAS