Instructivo diligenciamiento plan de mejoramiento

Presentación del tema: "Instructivo diligenciamiento plan de mejoramiento"— Transcripción de la presentación:

1 Instructivo diligenciamiento plan de mejoramiento

2 Plan de mejoramiento Herramienta metodológica que permite identificar, analizar y definir acciones de mejora dentro del S.I.G.A.

3 Objetivo del plan de mejoramiento
“Integra las acciones de mejoramiento que buscan fortalecer el desempeño, misión y objetivos institucionales, teniendo en cuenta, entre otros aspectos, los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de control político y con las partes interesadas, así como la evaluación de la Oficina de control Interno y las autoevaluaciones realizadas”

4 ¿Donde formulo el plan de mejoramiento?
Formato PE-GS FOR-26 plan de mejoramiento aplicativo LVMEN

5 Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento
Factor Tipo Calidad Administrativa Calidad Académica Control Interno Selecciona desde el listado de opciones la procedencia de las oportunidades de mejora o no conformidades que se van a registrar

6 Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento
Detalle Elemento o circunstancia, que contribuye al mejoramiento del proceso, programa o el sistema de gestión, para lo cual seleccione de la lista de opciones la casilla que le corresponda Detalle Auditoría Interna Auditoría Externa

7 Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento
1. Descripción de la oportunidad de mejora o no conformidad Oportunidad de mejora No conformidad Acciones orientadas a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos en un proceso, actividad o proyecto Incumplimiento ante un requisito (estudiante, legal, institucional, normativo) Descripción de la oportunidad que pretende mejorar en el proceso, actividad o proyecto Descripción de la oportunidad de mejora / hallazgo de la no conformidad Descripción de la no conformidad que debe corregir

8 Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento
2.Causa Solo aplica para la no conformidad El análisis de causa raíz (ACR) se utiliza para investigar cuáles son las causas que han originado en un determinado problema o incidencia frente a la acción correctiva (No conformidad) Causas ACR Análisis Causa Raíz Para los casos de trabajar una oportunidad de mejora, no es necesario realizar análisis de causas.

9 Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento
3. Proyecto o actividad Proyecto o acción En esta celda se diligencia el nombre del proyecto o acción a emprender, para superar la no conformidad o trabajar la oportunidad de mejora. ¿Qué voy hacer? Definir una o más acciones de mejora para subsanar o corregir la causas de la no conformidad u oportunidad de mejora

10 Descripción de la actividad
Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 4. Descripción de la actividad Descripción de la actividad ¿Cómo lo voy hacer? Describa actividad(es) especificas a emprender o desarrollar para trabajar el proyecto o acción. Nota: Pueden ser más de una

11 Responsable proceso y/o subproceso
Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 5. Responsable de proceso y/o subproceso Citar el responsable (Cargo) de trabajar las acciones Ejemplo: Rector… Vicerrector… Director… Jefe… Responsable proceso y/o subproceso

12 Indicador / denominación de la unidad de medida de la actividad
Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 6. Indicador/ denominación de la unidad de mediad de la actividad ¿Cómo se mide? Nombre de la unidad resultante de la actividad a realizar, puede ser: Ejemplos: Cuantitativo: Número o porcentaje… Cualitativo: Procedimiento, reunión, registro de asistencia… Indicador / denominación de la unidad de medida de la actividad

13 Cantidad de medida de la actividad
Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 7. Cantidad de medida de la actividad En esta casilla se cuantifica la actividad, establecida en unidades o porcentajes de acuerdo a su denominación. Ejemplo: Un procedimiento… Dos reuniones… Tres capacitaciones… Cuatro visitas de campo… Cantidad de medida de la actividad 4 1 3 7 8

14 Periodicidad o frecuencia de realización de la actividad
Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 8. Periodicidad o frecuencia de realización de la actividad En esta casilla se debe determinar con que frecuencia se va a ejecutar la actividad: Ejemplo: Semanal Mensual Trimestral, Semestral Anualmente Bianual Periodicidad o frecuencia de realización de la actividad Semanal Mensual Trimestral Semestral Anual Bianual

15 Porcentaje del nivel de avance de cumplimiento de la meta %
Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 9. Meta Nivel de avance Porcentaje del nivel de avance de cumplimiento de la meta % Meta Registre el % de avance de la actividad o el plan que se viene desarrollando. Registre el % total que quiere lograr (Meta) de acuerdo la actividad o acción Nota: Este campo se diligencia por Centro de Gestión de Calidad y Acreditación Institucional o la Oficina de Control Interno

16 Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento
10. Recursos Identifique que recursos requiere para el desarrollo de la actividad:: Talento humano Recursos financieros Recursos físicos (tecnológicos o de infraestructura) Recursos Especifíquelos

17 Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento
11. Situaciones que afectan el plan de mejoramiento Riesgos Identifique dos posibles riesgos que pueden afectar el desarrollo del proyecto o la acción.

18 Evidencia de cumplimiento
Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 13. Evidencia de cumplimiento Cite las evidencias que dan respuesta a la oportunidad de mejora o la no conformidad trabajada. (Evidencias) Ejemplo: Listado de… Registro de… Documento de… Informe de… Evidencia de cumplimiento

19 Fecha de inicio programada Fecha de finalización programada
Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 14. Fecha de inicio programada 13. Fecha de finalización programada Fecha de inicio programada Fecha de finalización programada Diligencie: DIA-MES-AÑO que se dará inicio al proyecto o actividad Diligencie: DIA-MES-AÑO que se dará fin al proyecto o actividad

20 Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento
Esta celda se llena únicamente para Acreditación: Realizar una priorización, asignándole un peso a cada proyecto de una escala de 0 a 100, teniendo en cuenta que la sumatoria de todas las actividades realizadas deben dar como resultado un 100% Ejemplo: Sensibilización del PEI: 20% Modificación del programa: 70% Propuesta cambios normativo: 10% 15. Peso del proyecto Peso del proyecto

21 Cierre de la oportunidad de mejora y/o no conformidad
Pasos para diligenciar el formato plan de mejoramiento 16. Cierre de la oportunidad de mejora y/o no conformidad Verificación de la eficacia de la acción trabajada, con el fin de evaluar si las acciones emprendidas o trabajadas cumplen satisfactoriamente. Esto lo hace el Centro de Gestión de Calidad y Acreditación Institucional o la Oficina de Control Interno Cierre de la oportunidad de mejora y/o no conformidad