Planificación y control de las compras y de la utilización de materiales

Presentación del tema: "Planificación y control de las compras y de la utilización de materiales"— Transcripción de la presentación:

1 Planificación y control de las compras y de la utilización de materiales

2 Planificación y control de las compras y de la utilización de materiales
EL PRESUPUESTO DE MATERIAS PRIMAS Y PARTES COMPONENTES Para asegurar que se tengan disponibles las cantidades adecuadas de materias primas y partes componentes, en el momento en que hayan de necesitarse, así como planificar los costos de tales insumos, el plan táctico de utilidades de corto plazo debe comprender: un presupuesto detallado que especifique las cantidades y los costos de tales materiales y partes y un presupuesto correspondiente de compras de materiales y partes.

3 Planificación y control de las compras y de la utilización de materiales
La planificación de las materias primas y las partes generalmente requieren de la preparación de los cuatro siguientes subpresupuestos: 1 Presupuesto de materiales y partes. 2 Presupuesto de compras de materiales y partes. 3 Presupuesto del inventario de materiales y partes. 4 Presupuesto del costo de materiales y partes utilizados. Los cuatro diferentes presupuestos que se enumeran antes están directamente relacionados entre sí. En conjunto, puede mirárseles como el presupuesto de materiales y compras. En situaciones simples, pueden combinarse los cuatro presupuestos; frecuentemente se combinan los puntos 1 y 4.

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Presupuesto de materiales y partes Tradicionalmente, los materiales que se usan en la fábrica se clasifican en directos e indirectos. Las partes, por lo común, se clasifican como material directo. El material directo se define, en general, como aquellos materiales y partes integrantes del producto terminado y que pueden identificarse de manera directa con (o rastrearse hasta) el costo unitario de los artículos terminados. El costo del material directo comúnmente es un costo variable, es decir, un costo que varía en proporción a los cambios en el volumen de la producción. El material indirecto se define, por lo general, como aquel que se usa en el proceso de manufactura pero cuyos costos no son directamente rastreables hasta cada producto.

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Un costo indirecto relacionado, que con frecuencia se conoce como suministros de fábrica, es el de aquellos materiales que se emplean en forma común, por ejemplo, las grasas, los aceites lubricantes y otros suministros para mantenimiento de las máquinas y el equipo. El presupuesto de materiales contiene únicamente las cantidades (no el costo) de los materiales directos, los suministros de fábrica y los materiales indirectos que se incluyen en el presupuesto de manufactura o en el de gastos indirectos de fabricación.

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Presupuesto de compras de materiales y partes del inventario El presupuesto de compras especifica: las cantidades de cada tipo de material y partes que habrán de comprarse; las fechas aproximadas de tales compras, y 3) el costo estimado de las compras de materiales y partes (por unidad comprada y en total).

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Presupuesto de compras de materiales y partes del inventario El presupuesto de compras difiere del presupuesto de materiales y partes en dos aspectos fundamentales: En primer lugar, estos presupuestos por lo general especifican cantidades diferentes de cada tipo de material o partes; esta diferencia en cantidades resulta de los cambios en los niveles de inventario de materiales y partes. En segundo lugar, el presupuesto de materiales y partes especifica únicamente cantidades, mientras que el presupuesto de compras especifica tanto cantidades como importes.

8 Modelo de la cantidad económica de pedido (CEP)
Planificación y control de las compras y de la utilización de materiales Modelo de la cantidad económica de pedido (CEP) Un enfoque muy popular para el cálculo de la cantidad económica de pedido (CEP) hace uso de la siguiente fórmula: CEP = donde: A Cantidad anual que se utiliza, en unidades. = D P Costo anual promedio de colocación de un pedido. = S C Costo anual de mantener una unidad en el inventario durante un año (por = H ejemplo, almacenamiento, seguro, rendimiento sobre la inversión en inventario). Considere los siguientes datos: Utilización anual planeada (en unidades) 5 400 Costo de colocar un pedido $10.00 Costo anual de mantener una unidad en el inventario $ 1.20

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Modelo de la cantidad económica de pedido (CEP)

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Cálculo: CEP = 300 unidades Con base en los datos que se dan, la cantidad económica de pedido es de 300 unidades; a este valor el costo es minimizado. Observe que al aumentar A o P, o disminuir C, aumenta CEP. Este artículo debe ordenarse, en promedio, dieciocho veces al año ( ).

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El momento en que se hace una compra se denomina punto de reorden. Se alcanza el punto de reorden cuando el nivel del inventario es igual a la cantidad que se necesita para sostener la producción durante un periodo igual al tiempo entre el momento en que se reordenan y el momento en que se reciben los reabastecimientos.

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Con frecuencia, es conveniente incluir una existencia de seguridad para hace frente a las fluctuaciones anormales en los tiempos de uso y de reposición (por ejemplo, si existe un tiempo de reposición de dos semanas y un colchón de quince días para fluctuaciones anormales). En el ejemplo anterior, el punto de reorden se determinaría como sigue:

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Presupuesto del costo de materiales y partes utilizados Las cantidades de partes y materiales que se necesitan para la producción planificada se especifican en el presupuesto de materiales y partes, en tanto que los costos unitarios de estos insumos se detallan en el presupuesto de compras. De esta manera, se cuenta con los datos de cantidades y costos unitarios para desarrollar el costo presupuestado de los materiales y partes que entran en la producción. Si el presupuesto de compras contempla un costo unitario constante para un determinado material o parte durante el periodo que cubre la planificación, la multiplicación de las unidades por el costo unitario nos da el costo presupuestado del insumo en cuestión.

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Cuando se planifica un precio unitario cambiante para los materiales y partes, debe desarrollarse el presupuesto del costo de los materiales y partes utilizados, así como el correspondiente presupuesto del inventario, empleando un flujo de inventario que se escoja para el efecto, por ejemplo, PEPS, UEPS, promedio móvil o promedio ponderado. Por lo general, se prefiere PEPS debido a su consistencia interna.

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En la planificación y el control de los costos de la mano de obra se involucra a importantes y complejas áreas problema: 1) necesidadesde personal, 2) reclutamiento, 3) capacitación y adiestramiento, 4) descripción y evaluación de puestos, ) medición del desempeño, 6) negociaciones con el sindicato y 7) administración de sueldos y salarios. Los costos del trabajo (o mano de obra) comprenden todos los desembolsos relacionados con los empleados: ejecutivos del nivel más alto, personal administrativo de nivel medio, funcionarios de asesoría (“staff”), supervisores y trabajadores calificados y no calificados.

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En general, la mano de obra se clasifica como directa o indirecta. Los costos de la mano de obra directa comprenden los salarios que se pagan a los empleados que trabajan directamente en una producción específica. Al igual que los costos de los materiales directos, los costos de mano de obra que pueden identificarse de manera directa con una producción específica se definen como costos directos. Los costos de la mano de obra indirecta incluyen todos los demás costos del trabajo, como los sueldos de supervisión y los salarios que se pagan a quienes hacen herramientas, al personal de reparaciones y a los almacenistas y vigilantes. En general, los costos combinados del material y de la mano de obra directos se conocen como costos primos del producto.

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MÉTODOS QUE SE EMPLEAN EN LA PLANIFICACIÓN DE LOS COSTOS DE LA MANO DE OBRA DIRECTA Para los fines del plan anual de utilidades, el presupuesto de mano de obra directa se debe desarrollar por áreas o centros de responsabilidad, subperiodos y productos. La clasificación por responsabilidad organizacional y por subperiodos es esencial para propósitos de control; la clasificación por productos es necesaria para planificar el costo de fabricación para cada producto. El método que se emplee para desarrollar el presupuesto de mano de obra directa depende principalmente de: 1) el método de pago de los salarios, 2) el tipo de proceso de producción de que se trate, 3) la disponibilidad de tiempos estándar de mano de obra y 4) la adecuación de los registros de contabilidad de costos a los costos de mano de obra directa.

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Básicamente, los métodos que se emplean para desarrollar el presupuesto de mano de obra directa son tres: 1 Estimar las horas estándar de mano de obra directa requeridas para cada unidad de los distintos productos; posteriormente, estimar las cuotas promedio de salario por departamento, centro de costos u operación. Multiplicar el tiempo estándar por unidad de producto por la cuota promedio del salario por hora, con lo que se obtiene el costo de mano de obra directa por unidad de producción para el departamento, centro de costos o de operación. Multiplicar las unidades de la producción planificada para el departamento, centro de costos o de operación, por la cuota unitaria de mano de obra directa a fin de obtener el costo total de mano de obra directa por producto.

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2 Estimar las razones de la mano de obra directa para alguna medida de la producción que pueda planificarse de manera realista. 3 Desarrollar tablas de personal con indicaciones de las necesidades de personal (incluyendo costos), para la mano de obra directa en cada centro de responsabilidad.

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Planificación de las horas de mano de obra directa Las condiciones internas determinarán si es factible relacionar la producción planificada para un departamento productivo con la mano de obra directa (horas productivas). De manera semejante, es posible que los factores internos indiquen el método más práctico de planificar las horas de mano de obra directa. Una función importante de los ingenieros industriales es desarrollar los tiempos estándar de mano de obra para las distintas operaciones y productos. En algunos departamentos productivos se pueden desarrollar tiempos estándar confiables de mano de obra; en otros, en cambio, no es práctico estimar el tiempo de la mano de obra directa, excepto en términos de promedios basados en la experiencia.

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Se indican cuatro métodos que comúnmente se utilizan en la planificación de los tiempos estándar de mano de obra: 1 Estudios de tiempos y movimientos. Normalmente, estos estudios los realizan ingenieros industriales que analizan las operaciones requeridas en relación con un determinado producto (por centros de costos). A través de la observación directa (y por medición real con cronómetro), se determina un tiempo estándar para cada operación específica.

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2 Costos estándar. Si se está utilizando un sistema de costos estándar, normalmente se habrán hecho cuidadosos análisis previos de las necesidades de mano de obra directa por unidad de producción. En esos casos se puede emplear el tiempo estándar de mano de obra por unidad de producto, que se utiliza en el sistema de costos, para derivar las necesidades de horas de mano de obra.

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3 Estimación directa hecha por los supervisores. En algunas compañías se pide al gerente de cada operación productiva que estime las horas de mano de obra directa requeridas para la producción planificada. Al hacer dichas estimaciones, el gerente debe apoyarse en: 1) su juicio personal, 2) el desempeño pasado del departamento, 3) la ayuda del nivel inmediato superior de la administración y 4) el personal técnico de asesoría (“staff”).

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4 Estimaciones estadísticas del grupo de asesoría. Los registros de la contabilidad de costos, en los que consta el desempeño pasado, por lo general suministran información útil para convertir las necesidades de la producción a horas de mano de obra directa. Este método se emplea habitualmente para los departamentos de producción que procesan varios productos en forma simultánea. Para ello se calcula la razón histórica de las horas de mano de obra directa para alguna medida de la producción física y se ajusta después según los cambios planificados en el centro de responsabilidad. La precisión de este método depende de la seguridad de los registros de costos y de la uniformidad del proceso de producción periodo a periodo. Sin embargo, es un tanto dudosa debido a que, con frecuencia, las ineficiencias del pasado se proyectarán al futuro.

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Para ilustrar uno de los cuatro métodos antes mencionados, supongamos que dos productos fundamentales se procesan a través de cuatro departamentos de producción. Nos concentraremos en un producto y en un departamento. El presupuesto de producción especificaba unidades terminadas del producto A en el primer mes del periodo cubierto por la planificación (enero). En el departamento 1 este producto pasa por cuatro diferentes operaciones (que se designan 2, 3, 5 y 6) en cada una de las cuales se incurre en tiempo de mano de obra. Los ingenieros industriales, empleando estudios de tiempos y movimientos, desarrollaron los siguientes tiempos estándar para cada operación en el departamento:

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ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO DE LA MANO DE OBRA DIRECTA El presupuesto de mano de obra directa debe estar en armonía con la estructura del plan anual de utilidades. Por lo tanto, debe mostrar las horas planificadas de mano de obra directa y el costo por centro de responsabilidad, por periodos (meses o trimestres) y por producto. Cuando se desarrollan tiempos estándar de mano de obra y cuotas promedio estándar de salarios sobre una base sana de políticas y planes, el desarrollo del presupuesto de mano de obra directa plantea algunos problemas. En general, es preferible desarrollar un presupuesto separado de mano de obra directa para cada departamento y que comprenda, a su vez, dos subpresupuestos, uno de los cuales especifica únicamente las horas y el otro los costos de mano de obra directa.

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Suponga que el plan anual de utilidades especificaba los siguientes datos de enero, para el departamento X:

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MUCHAS GRACIAS