Migración de una B.D de Excel a Access

Presentación del tema: "Migración de una B.D de Excel a Access"— Transcripción de la presentación:

1 Migración de una B.D de Excel a Access
Importar datos de Excel a Access Es difícil pensar en capturar manualmente todos los registros de una tabla de Access así que la herramienta nos provee de varios comandos para importar datos. En esta ocasión nos enfocaremos especialmente en cómo importar datos de Excel a Access de una manera sencilla. A continuación describiré este proceso de importación de datos.

2 Dos opciones para importar datos
Lo primero que debemos hacer antes de iniciar con la importación de datos a Access es decidir si haremos la importación hacia una nueva tabla o hacia una tabla ya existente de Access. En caso de que la importación se realice a una nueva tabla, Access intentará asignar el tipo de datos adecuado para cada campo pero será necesario realizar una revisión posterior para asegurarnos de que Access haya asignado los tipos de datos adecuados en cada campo. La otra opción es crear una tabla anticipadamente de manera que la importación se haga directamente a ella. De esta manera podremos definir los campos apropiados y el tipo de dato adecuado para recibir la información proveniente de Excel.

3 Supongamos que usa Excel para almacenar información sobre los equipos de la compañía. Al pasar el tiempo, la hoja de cálculo se hizo muy grande y no es cómoda para la administración, tiene que desplazarse por demasiadas columnas y filas para buscar datos, lo que dificulta encontrar respuestas. Si importa esa información en Access, facilitará la extracción de dichas respuestas porque puede escribir consultas, componentes que recuperan y procesan datos de forma rápida. El proceso de importación sigue estos pasos generales: - Primero se deben limpiar los datos en Excel. Por ejemplo, debe quitar todas las filas y las columnas en blanco, asegurarse de que cada columna contenga un tipo de datos, como fechas o números, y corregir los errores como #NUM o #DIV. - Después, se debe usar el Asistente para importación en Access para importar los datos a una nueva tabla. - Finalmente, debe comprobar que los datos importados sean precisos.

4 El proceso tiene algunas limitaciones
No puede importarse todo Antes de comenzar a importar datos, tenga en cuenta estos límites: Solamente se importan hojas de cálculo de Excel individuales, no libros completos. Puede importar 255 columnas de datos a una tabla de Access. Si la hoja de cálculo de origen contiene más columnas y necesita dicha información, puede importarla en otra tabla. No pueden importarse todos los tipos de datos. Por ejemplo, no pueden importarse imágenes. Además, si la hoja de cálculo usa fórmulas, puede importar sus resultados, pero no las fórmulas en sí.

5 Errores comunes que se pueden cometer.
Errores comunes que deben encontrarse y solucionarse antes de importar Antes de comenzar el proceso de importación, busque problemas en los datos de Excel y corríjalos. En la imagen se muestran algunos problemas típicos: 1. Agregue encabezados a todas las columnas, porque facilitarán el uso de los datos en Access. En un momento verá por qué.

6 2. Elimine todas las filas o columnas no deseadas o que estén en blanco. No puede saltar ni filtrar filas durante la operación de importación. 3. Corrija todos los valores erróneos, como #NUM o #DIV. 4. Asegúrese de que cada columna contenga un único tipo de datos. La imagen muestra una mezcla de cifras de ventas y fechas. Si importa esta mezcla de números y fechas, Access probablemente convierta los datos en números aparentemente aleatorios, lo que obligará a repetir la importación.