Actualizado al Peter M. Yamakawa T. Ph.D., MBA, Msc. Ing., PgMP, PMP, RMP Gestión del Alcance Fundamentos de la Gerencia de Proyectos.

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1 Actualizado al Peter M. Yamakawa T. Ph.D., MBA, Msc. Ing., PgMP, PMP, RMP pyamakawa@esan.edu.pe Gestión del Alcance Fundamentos de la Gerencia de Proyectos 25/02/2018

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3 Sin una clara definición del alcance, “un pequeño cambio o adición” aparentemente inofensivo puede corromper el alcance hasta agotar el tiempo y el presupuesto. Cada cambio puede sonar tan simple que se acepta sin revisión. Pero la suma de todos los cambios pequeños tiene un gran impacto. Corrupción del Alcance

4 Comprender la importancia de la Gestión del Alcance. Entender los procesos clave de la Gestión del Alcance y las buenas prácticas para su aplicación. 1 2 Objetivos de aprendizaje

5 Agenda Recursos Aspectos Clave Procesos de la Gestión del Alcance Importancia de la Gestión del Alcance Caso Práctico

6 Importancia de la Gestión del Alcance Garantiza que el proyecto contenga todo el trabajo requerido para complementarl o con éxito. Formaliza y documenta las definiciones, acuerdos y aceptaciones del trabajo realizado y de los productos finales. Orienta el trabajo realizado hacia los objetivos y entregables previamente acordados. Asegura que se realice solamente el trabajo previsto y se obtenga la aceptación del mismo.

7 Gestión del Alcance del Proyecto

8 Ejemplo: Alcance del Proyecto Vs. Alcance del Producto Proyecto Meta Diseño, implementación y puesta en marcha de la ampliación de la capacidad de transmisión del INTER. Objetivo Integrar todos los componentes de proyecto a la actividad principal del negocio. Homologación del equipamiento en cada país antes de la implementación. Producto Meta Infraestructura y equipamiento para proporcionar las condiciones necesarias para la ampliación del INTER. Objetivo Obtener velocidades de transmisión hasta 70 Gb/s. Porcentaje de inoperatividad del sistema máxima de 0.4% (5 min 11 seg. por día.) Utilizar equipamiento de transmisión estandarizado según norma ITU-T. Proyecto: “Ampliación de la Capacidad de Transmisión del Sistema de Cable Submarino Interamericano (INTER)”

9 Ejemplo: Alcance del Proyecto Vs. Alcance del Producto Alcance del Proyecto Realizar el diseño del sistema Realizar la instalación, integración, configuración y pruebas del sistema de gestión remoto. Ejecutar pruebas en fábrica del equipamiento de telecomunicaciones. Integrar el sistema de transmisión existente al nuevo sistema. Capacitar al personal de cada una de las estaciones. Exclusión: No se realizarán trabajos en la planta submarina (planta seca y planta húmeda) Alcance del Producto Cable Submarino Interamericano funcionando a las siguientes capacidades: Anillo 1 a 40 Gb/s y Anillo 2 a 70 Gb/s Estaciones terminales implementadas con sistema de redes de datos de categoría 6, energía eléctrica de -48 V dc y 220 Vac. Equipamiento debe cumplir con las recomendaciones de la ITU-T y los estándares. Personal capacitado en el mantenimiento operativo el sistema de cable marino. Exclusión: No se contempla la distribución de la capacidad de transmisión a cada operadora. Proyecto: “Ampliación de la Capacidad de Transmisión del Sistema de Cable Submarino Interamericano (INTER)”

10 Ejemplo: Alcance del Proyecto Vs. Alcance del Producto Proyecto: «Solicitud de Crédito- Sistema Workflow » Alcance del ProyectoAlcance del Producto ¿Cómo debería ser el producto?¿Cómo vamos a desarrollar el producto? Sistema que soporta los procesos de análisis y resolución de solicitud de crédito para los clientes comerciales. Recopilación y análisis de Requerimientos Escenarios de apoyo de facultades extraordinarias. Especificaciones funcionales de desarrollo Accesos controlado por usuario y contraseña.Desarrollo de Mapas de proceso Mostrar estado en línea - OperacionesPruebas de integración y unidades – Mapa de Proceso Funcionalidades para solicitud de crédito: Aprobación, devolución, delegación, derivación, y el envío de preguntas. Desarrollo de Prototipos Notificaciones a través de mensajes de correo electrónico a los usuarios Pruebas de integración y unidades - Sistema Capacitación a usuarios finales. Implementación y despliegue.

11 Procesos de la Gestión del Alcance Planificar la Gestión del Alcance Recopilar Requisitos Definir el AlcanceCrear la EDTValidar el Alcance Controlar el Alcance

12 Planificar la Gestión del Alcance

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14 NOMBRE DE LA EMPRESA VersiónRealizóAprobóFechaDescripción Nombre del Proyecto Plan de Gestión del Alcance Código Página Procesos de Definición del Alcance Proceso para la Elaboración de la EDT Proceso para la Elaboración del Diccionario EDT Proceso para la Verificación del Alcance Proceso para Control del Alcance Plan de Gestión del Alcance Explicación del proceso detallado para elaborar el enunciado del alcance el proyecto. Explicación del proceso que establece como se mantendrá y aprobará la EDT. Explicación del procesos cómo se procesarán las solicitudes de cambio relativas al enunciado del alcance proyecto. Explicación del proceso que permite la creación de la EDT a partir del enunciado detallado del alcance del proyecto. Explicación del proceso cómo se aceptarán formalmente los entregables.

15 NOMBRE DE LA EMPRESA VersiónRealizóAprobóFechaDescripción Nombre del proyecto Plan de Gestión de Requisitos Código Página Actividades para la Identificación de los Requisitos Actividades de Gestión de Configuración Proceso de Priorización de Requisitos Métricas de Producto Estructura de Trazabilidad Plan de Gestión de Requisitos Explicación de cómo serán planificadas, monitoreadas y reportadas las actividades. Explicación de la estructura de trazabilidad para reflejar qué atributos de los requisitos se presentarán. Explicación del proceso para priorizar requisitos. Explicación de cómo se iniciarán los cambios del producto, cómo se analizará el impacto, cómo será el monitoreo y reporte. Explicación de las métricas del producto que se utilizarán y el fundamento de su uso.

16 Recopilar Requisitos

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19 Requisitos de negocio, describen las necesidades de alto nivel de la organización en su conjunto. Requisitos de los interesados, describen las necesidades de un interesado o grupo de interesados. Requisitos de transición, describen capacidades temporales, tales como conversión de datos y requisitos de capacitación. Requisitos de las soluciones, describen las prestaciones, funciones y características del producto, servicio o resultado. Requisitos del proyecto, describen las acciones, los procesos u otras condiciones que el proyecto debe cumplir. Requisitos de calidad, recogen las condiciones o criterios necesarios para validar la finalización exitosa de un entregable del proyecto. Clasificación de Requisitos

20 Ejemplo: Requisitos del Proyecto Vs. Requisitos del Producto Proyecto: «Metodologías Nuevas- Belcorp» Requisitos a nivel de productoRequisitos a nivel de proyecto ¿Cómo debería ser el producto?¿Cómo vamos a construir el producto? Metodología que establezca las etapas asociadas al reclutamiento y seguimiento de Consultoras Belcorp. Relevamiento y Análisis de Requerimientos. Metodología aplicable a todos los países Belcorp Desarrollo de Conceptualización de Metodología. Definir tiempos estándar y frases tipo a ser utilizada en cada una de las etapas. Presentación del Perfil del Proyecto. Contar con material visual (videos, presentaciones) y de lectura (revistas, folletos) para facilitar el entrenamiento y refuerzo. Desarrollo de Brief para Evolución, Aprendizaje, Comunicaciones y Sistemas. Contar con indicadores de avance en Paquete Documentario, Mini - DataReport y Blackberry Desarrollo de Materiales de Comunicación. Desarrollo de Materiales de Inducción. Desarrollo de Solución Tecnológica. Capacitación a Pirámide de Ventas. Implementación y Despliegue.

21 Objetivo Obtener una retroalimentación rápida en relación con los requisitos, a través de la creación de maquetas o modelos. Desafío: ¿Cómo construir algo tan rápido?  Utilizando un desarrollo rápido, de bajo desempeño, que servirá de base para el desarrollo del producto final, pero cumple el objetivo de prototipo (En sistemas se conoce como 4GL).  Reducir la funcionalidad (por ejemplo un sistema sin posibilidad de editar los datos, sólo para ilustrar las interfaces y funcionalidad)  Crear sólo los componentes o módulos clave Tipos  Prototipos no operacionales  Prototipos operacionales Prototipos

22 NOMBRE DE LA EMPRESA VersiónRealizóAprobóFechaDescripción Nombre del Proyecto DOCUMENTACIÓN DE REQUISITOS Código Página Requisitos de la Empresa Objetivos EmpresaProyecto Requisitos Funcionales InteresadoPrioridadImpactoIdDetalle Requisitos No Funcionales InteresadoPrioridadImpactoIdDetalle Requisitos de Calidad InteresadoPrioridadImpactoIdDetalle Criterios de Aceptación ÍtemCriterio Criterios de Restricciones de Requisitos ÍtemRestricción Documentación de Requisitos Para los requisitos debe documentarse: los interesados, prioridad, impacto y descripción Los requisitos no funcionales pueden ser rendimiento, seguridad, usabilidad, operatividad, entre otros. Los requisitos de la empresa incluyen objetivos, reglas y principios rectores

23 Ejemplo: Documentación de Requisitos

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26 NOMBRE DE LA EMPRESA VersiónRealizóAprobóFechaDescripción Nombre del Proyecto Matriz de Trazabilidad de Requisitos ID Descripción de Requerimientos Necesidades del Negocio Objetivos del Proyecto Entregables EDT Diseño del Producto Desarrollo del Producto Caso de Prueba Matriz de Trazabilidad Vincula los requisitos de producto desde su origen hasta los entregables. Ayuda a verificar que cada requisito agrega valor al vincularlo con los objetivos del proyecto. Medio para realizar seguimiento. Proporciona una estructura para gestionar los cambios relacionados con el alcance del producto.

27 Ejemplo: Matriz de Trazabilidad

28 Definir el Alcance

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31 Enunciado del Alcance NOMBRE DE LA EMPRESA VersiónRealizóAprobóFechaDescripción Nombre del Proyecto ENUNCIADO DEL ALCANCE Código Página Descripción del Alcance del Producto Criterios de Aceptación del Producto ÍtemCriterios de Aceptación Entregables del Proyecto FaseEntregable Exclusiones del Proyecto Restricciones Supuestos FactorImpactoDescripción Condiciones que deben cumplirse antes de que se acepten los entregables. Cualquier producto, resultado o capacidad que resulta del proyecto (único y verificable). Características del producto, servicio o resultado. Factores limitantes que afectan la ejecución del proyecto. Identifica explícitamente lo que está fuera del alcance del proyecto. Son factores de la planificación que son considerados verdaderos.

32 Descripción del Enunciado del Alcance del Producto Desarrollo e implementación de Software Logístico SX que gestione la integración del área de compras brindando información en tiempo real. Se desarrollarán las interfaces necesarias para la transferencia de datos hacia y desde dispositivos portátiles (PDA’s). El sistema contará con una interfaz que permita al usuario consultar dinámicamente la información del estatus de las compras ordenadas, en proceso y realizadas. Criterios de Aceptación del Producto Diseño: Arte gráfico y layout consistente con manual de identidad visual de la empresa. Usabilidad: Uso intuitivo y personalización de dashboard. Interoperabilidad: integración con sistemas de la empresa. De igual forma exportación de reportes y datos en formatos estándar, Desempeño: Acepta 100 sesiones de usuarios simultáneos sin disminuir mas del 70% de rendimiento respecto a un usuario único. Compatibilidad: Soporta Firefox y Chrome en Windows 8, Fedora 20 y Android 4.3. Supuestos Los usuarios dispondrán de tiempo suficiente para participar activamente en el análisis, diseño, pruebas y capacitación. Ejemplo: Enunciado del Alcance

33 Entregables del Proyecto Documentación del desarrollo e implementación. Manuales de uso Manuales de operación y administración Capacitación del personal Garantía escrita para corrección de errores ocultos, sin cargo y durante un año. Exclusiones Licencias de Software No incluye los equipos de cómputo, ni los PDA's en donde se instalará el sistema,. Una vez implementada la aplicación se tendrá un periodo de 60 días de soporte técnico, vía telefónica; después de este tiempo, el soporte técnico solicitado será cubierto por parte del Cliente. No se incluye mantenimiento a la aplicación una vez implementada. Restricciones El presupuesto del proyecto no puede exceder los S./180.000. El plazo de implementación no puede exceder 10 meses. Ejemplo: Enunciado del Alcance

34 Problemas con la definición del Alcance El estudio del Project Management Institute, The High Cost of Low Performance 2014, referido al escaso nivel de madurez de las organizaciones en la gestión de proyectos Refleja que gran parte de los proyectos no obedecen a las necesidades de la empresa, y casi la mitad (44 %) de los proyectos estratégicos para las organizaciones no tienen éxito. Falta de Alineamiento con la Estrategia de la Organización. Muchas veces nos encontramos con clientes que no tienen claro lo que quieren o necesitan. Aquí entra en juego las habilidades interpersonales de los Directores de Proyectos, ya que en este estadio es necesario transformar en criterios objetivos los deseos o sugerencias con un componente mas emocional. El Cliente no Define con claridad sus Necesidades.

35 Problemas con la definición del Alcance No tenemos en cuenta a todos los interesados del proyecto, o no utilizamos las técnicas o herramientas apropiadas para recabar los requisitos de los distintos interesados. Mala gestión en la comunicación con los interesados, (relacionado con la definición del alcance), que impide una correcta interpretación de los requisitos funcionales. Comunicación con los Interesados En el caso de proyectos que se alargan en el tiempo, los requisitos y la definición del alcance puede sufrir muchas modificaciones, debido a cambios legales, normativos, de la propia organización, etc. Proyectos que se Alargan en el Tiempo

36 Buenas Prácticas en la Definición del Alcance Mantener un alcance realista Involucrar a los usuarios finales Tecnología estable y probada 123

37 Crear la EDT

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39 Determinar la estrategia para la actividad de descomposición ¿Quiénes participan?, ¿Cuánto tiempo? Identificar el nivel mas alto de componentes Ejemplo: Productos, fases, funciones. Descomponer los niveles ¿Cómo nombrar los componentes?, ¿Cuántos niveles?, ¿Cuánto detalle? ¿Hasta qué nivel descomponer? Revisar y asegurar Se debe revisar y asegurar que se logren los niveles de detalle deseados acorde con los requerimientos del proyecto. Descomposición

40 Actividades EDT Identificar y analizar los entregables y el trabajo relacionado Actividades de la Descomposición 1 3 2 4 5 Estructurar y organizar la EDT Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT Verificar que el grado de descomposición de los entregables sea el adecuado Paquete de trabajo: Es el trabajo definido a nivel más bajo del EDT, se puede estimar y gestionar el costo y duración.

41 Ejemplo: Estructura de Desglose de Trabajo 1. Bicicleta 1.2 Cadena 1.1 Conjunto de marcos 1.3 Ruedas 1.4 Sistema de frenos 1.1.1 Marco 1.5 Integración 1.1.2 Manillar 1.1.3 Tenedor 1.1.4 Asiento 1.3.1 Rueda delantera 1.3.2 Rueda trasera 1.5.1 Concepto 1.5.2 Diseño 1.5.3 Montaje 1.5.4 Pruebas 1.5.4.1 Componentes 1.5.4.2 Producto 1.5.4.3 Cliente 1.6 Gestión de proyecto

42 Enunciado del alcance del proyecto El enunciado del alcance del proyecto incluye la descripción del alcance, los entregables principales, los supuestos y las restricciones del proyecto. EDT/WBS Es una descripción jerárquica del alcance total del trabajo a realizar por el equipo del proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos. Diccionario de la EDT/WBS Es un documento que proporciona información detallada sobre los entregables, actividades y planificación de cada uno de los componentes de la EDT/WBS. Componentes de la Línea Base del Alcance

43 Diccionario de la EDT NOMBRE DE LA EMPRESA VersiónRealizóAprobóFechaDescripción Nombre del Proyecto DICCIONARIO WBS Código Página Código de Cuenta (EDT) Nombre del Paquete de Trabajo (EDT) Descripción Supuestos y restricciones Responsables Hitos del cronograma Actividades Recursos Estimaciones de costo Criterios de aceptación Referencias técnicas Acuerdos Dependencias EDT Qué es, cómo es, características, entre otros. El equipo que interviene y el rol que desempeñan Quién, y cómo se obtendrá la validación y aceptación del paquete de trabajo Qué relaciones precedentes y subsecuentes tiene el paquete de trabajo

44 Diccionario EDT (Simplificado) NOMBRE DE LA EMPRESA VersiónRealizóAprobóFechaDescripción Nombre del Proyecto: DICCIONARIO EDT (Simplificado) NivelCódigo EDTNombreDescripciónEntregablesPresupuestoRecursos

45 Ejemplo: Diccionario de la EDT Niv el Código EDT Nombre del elemento Definición Número de control de costo Organización responsable 11 EDT Bicicleta Todos los componentes y subconjuntos necesarios para especificar el diseño, montaje y pruebas de una bicicleta personalizada 30512 Ventas cliente y soporte 21.1 Conjunto de marcos los componentes individuales que juntos constituyen el marco una vez se reúnen 30513 Ventas cliente y soporte 31.1.1Marco La estructura de acero tubular unidad a la que se unen otros componentes. Proporciona diseño básico y la fuerza 30513 Departamento de ingeniería 31.1.2Manillar Utilizado por el piloto para dirigir la bicicleta. También sirve como punto de unión para los frenos, la luz y otros accesorios. Estilo para ser seleccionado por el cliente 30513 Ventas cliente y soporte

46 WBS Chart Pro Facilita la comunicación y documentación de la EDT y del diccionario de la EDT Información de las actividades Información de la EDT

47 WBS Chart Pro Ejemplo: Diagrama EDT Se integra fácilmente con MS Project. Una vez desarrollada la EDT, se puede exportar a MS Project. La información ingresada en el MS Project se reflejará en el WBS Chart Pro.

48 WBS Chart Pro Permite personalizar la presentación de la EDT, con información adicional como porcentaje de avance, responsables, alertas, etc.

49 Validar el Alcance

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51 Controlar la Calidad Se ocupa principalmente de corroborar la corrección de los entregables y su cumplimiento con los requisitos de calidad. Validar el Alcance Validar el Alcance es el proceso de formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se hayan completado. Se ocupa de la aceptación de los entregables. Generalmente, el proceso de Controlar la Calidad se lleva a cabo antes del proceso de Validar el Alcance, aunque ambos procesos pueden efectuarse en paralelo Controlar la Calidad Vs. Validar el Alcance

52 El jefe de proyecto o un miembro del equipo encargado, debe iniciar el proceso con el objetivo de validar el alcance de acuerdo al entregable. Ejemplo: Proceso de Validar el Alcance

53 Controlar el Alcance

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55 Permite monitorear el estado del alcance del proyecto y del producto, y la gestión de cambios a la línea base del alcance. Asegura que las acciones preventivas o correctivas se procesen a través del proceso de Realizar el Control Integrado de Cambios. Se utiliza para gestionar los cambios reales cuando suceden y se integran con los otros procesos de control.

56 El jefe de proyecto o un miembro del equipo encargado, debe iniciar el proceso, con el fin de identificar variaciones entre el alcance y el trabajo realizado. Ejemplo: Proceso de Controlar el Alcance

57 Caso Práctico

58 OLPC Perú - Una Laptop por Niño Iniciativa del programa OLPC: Media Lab del MIT, 2005 – Laptop XO. Principios esenciales del programa OLPC Los niños son dueños de las laptops Los niños tienen de 6 a 12 años Cada niño y cada profesor recibe una laptop Los niños pueden conectarse a través de una red local o de Internet El software es de gratuito y de código abierto Equipo ejecutor: Ministerio de Educación del Perú. Inversión del 2007 al 2011: S/. 693,165,473 (Codesi, 2011) Número de laptops: 797,352 (PerúEduca, s.f.). Objetivo General OLPC Perú: Mejorar la calidad de la educación pública primaria en especial la de los niños de los lugares más apartados de extrema pobreza, prioritariamente de las escuelas unidocentes multigrados. Objetivos específicos: Generar capacidad de gestión pedagógica a las instituciones educativas para el acceso a las TIC. Desarrollar capacidades, habilidades y destrezas en los estudiantes a través de la aplicación pedagógica de las computadoras portátiles. Capacitar a los docentes en el aprovechamiento pedagógico de la computadora portátil para mejorar la calidad de enseñanza y aprendizaje.

59 “Una computadora no es una varita mágica para mejorar el rendimiento escolar” Link: http://efectonaim.ntn24.com/?videos=una-computadora-no-es-una-varita-magica-para-mejorar- el-rendimiento-escolar

60 Proyecto: OLPC Perú - Una Laptop por Niño La alta dirección conocía de la necesidad instalar paneles solares y antenas para la conexión, pero no se consideró en el desarrollo del proyecto Una laptop por niño Distribución de laptops (XOs) Capacitación a docentes Energía eléctrica e internet Infraestructura de soporte La definición del alcance no incluía todo el trabajo necesario Se implementó un soporte pero no tenía las características necesarias para llegar oportunamente a zonas alejadas No existió un proceso claro de validación y control del alcance Se entregaron laptops en colegios que no tenían electricidad ni internet La cantidad de XOs entregadas no correspondía al número de alumnos del colegio No todos los profesores recibían capacitación Sin verificación no se podía identificar que las horas de capacitación no eran suficientes

61 Aspectos Clave

62 ¿Por qué es importante la Gestión del Alcance? ¿Qué procesos clave y buenas prácticas se recomiendan para la Gestión del Alcance? 1 2 Aspectos clave

63 Una adecuada gestión del alcance permite realizar el sólo el trabajo necesario para cumplir con el objetivo del proyecto. El alcance debe definirse y aprobarse formalmente, antes de que inicie el trabajo. La participación de los interesados en la definición del alcance es importante y necesaria. Luego de cada fase o al completar un entregable se debe validar el trabajo realizado. Como resultado se tendrá la aceptación formal del cliente o sponsor. Controlar el alcance implica comparar el trabajo completado con la línea base del alcance. Las variaciones pueden indicar que no se está realizando el trabajo planeado o que se desarrollan actividades fuera del alcance.  Aspectos Clave    

64 Recursos

65 WBS Chart Pro http://www.criticaltools.com/wbsmain.htm WBS: The Foundation for Project http://onlinelibrary.wiley.com/doi/10.1002/9780470432723.app3/pdf Project Scope Planning http://www2.cdc.gov/cdcup/library/practices_guides/CDC_UP_Scope_Planning_Pra ctices_Guide.pdf Lectura: Dirigir efectivamente el alcance de un proyecto https://americalatina.pmi.org/latam/KnowledgeCenter/Articles/~/media/CE194558C1 104E5789DE521CAC1F7086.ashx Recursos