1ra. Unidad Académica Libros Contables

Presentación del tema: "1ra. Unidad Académica Libros Contables"— Transcripción de la presentación:

1 1ra. Unidad Académica Libros Contables
Los Libros Contables

2 Indicé Temático Los Libros Contables Introducción Prohibiciones
Definición Obligados a Exhibir y/o Presentación de los Libros y Documentos Objetivos Inmovilización de los Libros Contables Importancia Incautación de los Libros Contables Base Legal Fecha de Entrada en Vigencia de la Notificación de Requerimiento de los Libros Contable. Clasificación Sistema de Contabilidad, aplicar en los Libros Contables Foliación Modalidad de Usar los Libros Contables Obligados a Llevar Libros y Registros Contables Relación de Libros y Registros Contables Vinculados a asuntos tributarios

3 Los Libros Contables Introducción:
Los Bienes, valores, propiedades e inversiones que se usan en la empresa o entidad para el desarrollo de sus actividades, de comercio industria o servicios que contribuyen a la creación de renta constituyen el patrimonio del entre económico, y como tal tienen que ser objeto de cuidado, supervisión y control, afín de conocer posteriormente sus rendimientos; la omisión al control de estos bienes originaria el caos, el desconocimiento y desorden y por consiguiente la perdida de estos valores, lo que afectaría a la economía y al patrimonio de la empresa y de sus inversiones. El control y supervisión de todos estos bienes y valores que se posee, se tiene que realizar en forma sistemática, ordenada, valorada y detallada, mediante el uso de técnicas, procedimientos y herramientas, afín de poder tener la información, requerida y sostenida con la finalidad de tomar las decisiones más adecuadas para el bien de los resultados económicos, y estos controles y registros sistemáticos se hacen mediante la implementación de los Libros Contables.

4 Definición: Existen múltiples definiciones sobre libros contables, a continuación se presenta algunas. “Se denominan Libros Contables, al documento empastado, foliado, con un diseño especial, en donde en forma clara, ordenada, precisa, valorado y cronológica, se registra las distintas operaciones económicas que se realizan en la empresa, facilitando la formulación y evacuación de información para la toma de decisiones”

5 Son conjuntos de registros especiales donde se registran las operaciones mercantiles y administrativas que realiza la empresa, en forma cronológica y ordenada, con la finalidad de mostrar la situación en que se encuentra en periodos económicos distintos, sujetándose a las disposiciones legales y a una técnica contable” Por: CPC. Demetrio Giraldo Jara.-Texto: Contabilidad Básica General I.-Teoría y Práctica. .

6 Objetivos: Los Objetivos fundamentales que tiene los libros contables son: 01).-Dejar constancia escrita, basado en documentos, sobre la naturaleza de las operaciones económicas realizadas 02).-Precisar la o las fechas en que se ejecutan, las operaciones económicas y sus valores, 03).-.-Sustentan la situación económica y financiera en que se encuentra la empresa, mediante la Información Financiera, la que servirá para los usuarios en la toma de decisiones.

7 Importancia: Los Libros Contables, son importantes por las razones siguientes: a).-Es una constancia cronológica de las distintas operaciones económicas realizadas por la empresa o por la entidad en un determinado periodo, b).-Son garantías a segundos y terceras personas que tienen interés en conocer la operatividad de la empresa y de sus resultados. c).- Demuestra el cumplimiento de sus obligaciones, económicas, financieras y tributarias, d).-Hacen posible demostrar fehacientemente, la situación económica y financiera de la empresa a una fecha determinada dando seguridad a los inversionistas, acreedores y otros interesados. e).- Son registros que controlan las entradas y salidas, el uso de los bienes y valores de la empresa, contribuyendo a la determinación de la ganancia o pérdida del ejercicio económico.

8 Base Legal: La aplicación de los Libros Contables en la empresa o entidad esta formalizada mediante varios dispositivos legales que precisan la forma que se han de efectuar el uso de éstos libros. Las normas legales más recientes son: Resolución de Superintendencia No – Sunat.-Púb.30.Diciembre.2006: Libros y Registros Vinculados a Asuntos Tributarios

9 Clasificación de los Libros Contables:
Los Libros Contables, para su mejor conocimiento y aplicación se han clasificado teniendo en cuenta dos (2) aspectos importantes: >Aspecto Legal: Teniendo en consideración las normas legales que rigen la aplicación de los libros contables, estos libros se dividen en : *Libros Obligatorios, *Libros Especiales y *Libros Voluntarios o Potestativos. Aspecto Legal y Aspecto Técnico

10 Libro de Inventarios y Balances,
*Libros Obligatorios: Son aquellos , que la empresa esta obligada a llevar por mandato imperativo de las normas legales, siendo estos: *Libros Especiales: Son los libros que son llevados en forma especial por mandato de las normas legales que ordenan llevar si se esta comprendidos en forma especifica, siendo estos : Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario. -Libro Caja -Libro Mayor. -Registro de Compras, -Registro de Ventas, -Libro de Planillas de Sueldos -Libro de Retenciones.

11 -Registro de Vencimientos: Facturas por Cobrar.
*Libros Voluntarios o Potestativos : Son los Libros Contables que las empresa, conviene llevar en forma voluntaria, por así requerirlo el sistema contable, para la buena administración y marcha de la empresa, siendo estos: -Libro Auxiliar de Bancos, -Libro de Caja Chica, -Registro de Vencimientos: Facturas por Cobrar. -Registro de Vencimientos : Facturas por Pagar. -Registro de Vencimientos : Letras por Cobrar. -Registro de Vencimientos: Letras por Pagar -Libro de Almacenes, -Libros de Clientes, -Libro de Proveedores, -Libros de Gastos Generales.

12 Libros Principales y Libros Auxiliares.
Aspecto Técnico: Teniendo en consideración el conocimiento o ciencia contable, estos libros contables se dividen en: Libros Principales y Libros Auxiliares. Libros Contables Principales: Son aquellos que dan cuenta de la centralización inmediata y sistemática de todas las operaciones económicas que realiza la empresa, es decir, son libros indispensable dentro del proceso contable. Los Libros Principales, son los mismos libros contables : Obligatorios y Especiales.

13 Libros Auxiliares: Son aquellos que permiten cumplir una mejor planificación en el desarrollo del sistema contables, es decir sirve de complemento o de ayuda a los Libros Principales, registrando de manera analítica y detallada las distintas operaciones económicas que realiza la empresa, divide y racionaliza el trabajo contable en función a las necesidades de registro y control .

14 Foliación: Foliación Simple Doble
Los Libros Contables, en el control de sus folios, utiliza dos (2) tipos de foliación: a).-Foliación Simple: Es la numeración correlativa ascendente que tiene cada folio del Libro Contable y que se encuentra ubicado en el ángulo superior del folio, así Folio No. 1, 2, 3, 4, 5, etc. Los Libros Contables, que llevan esta clase de folios son: Libro de Inventarios y Balances y Libro Diario. b).-Foliación Doble: Es la numeración correlativa duplicada que llevan los folios del Libro Contable y que se encuentra en la parte superior del folio y están frente a frente, así Folio: 1 -1, 2 -2, 3 -3, 4 - 4, 5 - 5, etc. Los Libros Contables , que llevan esta clase de folio son: Libro de Caja, Libro Mayor, Registro de Compras, Registro de Ventas, Libro de Planilla de Sueldos. º Foliación Simple y Doble

15 Obligados a Llevar Libros y Registro Contables
Rentas de Tercera Categoría Régimen General Los Perceptores de Renta de Tercera Categoría, cuyos ingresos brutos no superan los 150 UIT Llevar Contabilidad Incompleta: Registro de Compras Registro de Ventas Libro Diario de Formato Simplificado de acuerdo con las normas sobre la materia Los Perceptores cuyos ingresos brutos anuales superan las 150 UIT Llevar Contabilidad Completa: Libro de Inventarios y Balances, Libro Diario, Libro Caja, Libro Mayor, Registro de Compras, Registro de Ventas, Libro de Planilla de Sueldos (Si tuviera trabajadores a sus servicio

16 Otras Rentas Régimen Especial Nuevo R U S Segunda Categoría Cuarta
Personas Naturales, Sociedades Conyugales, Sucesiones Indivisas, y Personas Jurídicas. Deben llevar: Registro de Compras, Registro de Ventas e Ingresos Planilla de Haberes, su tuviera trabajadores. Nuevo R U S Personas Naturales y Sucesiones Indivisas, así como personas Naturales no Profesionales . No están obligadas a llevar libros y registros contables. Otras Rentas Segunda Categoría Libro de Ingresos y Gastos, siempre que en el ejercicio gravable anterior o en el curso del ejercicio hubiera percibido renta bruta que excedan de 20 UIT. Cuarta Libro de Ingresos y Gastos

17 Obligación de Exhibir y/o Presentación de los Libros y Documentación vinculadas a asuntos tributarios: El Código Tributario.- Art. 62º, numeral;1º, señala que los deudores tributarios están obligados a exhibir y/o presentar sus libros, registros y/o documentos que sustenten la contabilidad y/o que se encuentren relacionados con los hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias los mismo que deberán ser llegados de acuerdo con las normas correspondientes

18 Inmovilización de los Libros Contables:
El Código Tributario en su Art.- 62, numeral 6, señala que cuando la Administración Tributaria, presuma la existencia de evasión tributaria. podrá inmoviliza los libros, archivos, documentos, registros en general y bienes de cualquier naturaleza por un periodo de no mayor de cinco (5) días hábiles prorrogable por otro igual.

19 Incautación de los Libros Contables:
Cuando la Administración Tributaria ,presuma la existencia de evasión tributaria, podrá practicar incautaciones de libros, archivos, documentos, registros en general y bienes de cualquier naturaleza incluidos programas informáticos y archivos en soporte magnético o similar ,que guarden relación con la realización de hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias , por un plazo que no podrá exceder de cuarenta y cinco (45) días hábiles prorrogables por 15 días hábiles más. La Administración Tributaria, procederá a la incautación previo autorización juridicial. Al termino de los cuarenta y cinco (45) días hábiles o al vencimiento de la prorroga, se procede a la devolución de lo incautado con excepción de aquella documentación que hubiera sido incluida en la denuncia formulada dentro de los mismos plazos antes mencionados.

20 Requerimiento de Libros Contables.
Fecha de Entrada en Vigencia de la Notificación de Requerimiento de Libros Contables. Otro aspecto que se debe tener en consideración, respecto a los libros contables vinculados a asuntos tributarios es el referido a la fecha en que surten efectos las notificaciones cuando la administración tributaria, requieren estos documentos. Como se sabe que el Código Tributario, en su Art. 106,señala de manera general que las notificaciones surten efecto desde el día hábil siguiente al de su recepción, entrega o deposito según ser el caso.

21 Sistema de Contabilidad a aplicar en los Libros Contables:
a).-Comunicación del Sistema de Contabilidad a Llevar: Una de los obligaciones que tienen los contribuyentes es el de comunicar la forma que se han de llevar los libros contables. En efecto en la oportunidad de la inscripción en el RUC, la Administración Tributaria exige a los contribuyentes que consigne la forma en que se han de llevar sus libros y registros. Así lo señala el numeral 17.3 del Reglamento del RUC, aprobado por Resolución de Superintendencia No /SUNAT del Esta obligación resulta importante para la Administración Tributaria , pues con esas información , puede programar mejor sus fiscalizaciones.

22 02.- A través de las SUNAT Virtual.
b).-Modificación de la Forma de Llevar los Libros Contables: En caso que el contribuyente estime conveniente cambiar la forma de llevar los libros y registros deberá comunicar dicha situación a la Administración Tributaria dentro de los cinco (5) días hábiles de producido el cambio, así lo expresa el Art. 24º del Reglamento del Ruc, aprobado por Resolución de Superintendencia No /Sunat. para estos efectos el contribuyente tiene dos (2) alternativas. 01.-A través del Formulario No y 02.- A través de las SUNAT Virtual.

23 c).-Formas de llevar los Libros Contables:
Las formas de llevarse los Libros Contables, puede ser mediante el uso de uno de los tres (3) Sistemas de Registro. *Sistema Manual: Es el más usado y conocido, consiste en la anotaciones de la operaciones económicas en los libros contables mediante el uso de la energía manual del hombres, es decir registrando las operaciones contable en forma manual.

24 *Sistemas Computarizado:
Es el más moderno, consiste en el empleo de la maquina, es decir, mediante uso de la computadora se registran las operaciones que realiza la empresa utilizando los Programas Contable obteniendo información actualizada, con mayor presión, en el más breve tiempo y con la mejor presentación.

25 Sistema Electrónicos:
De acuerdo al avance tecnológico la información y comunicación, la administración tributaria pone a disposición el Sistema de Libros Electrónicos, el cual genera ahorro de tiempo y dinero a favor del contribuyente, al eliminar gastos como el de la legalización, impresión, almacenamiento que representa el de llevar libros y registros contables de manera física. Con esta esta nueva propuesta la administración tributaria da a conocer que es un sistema alternativo que facilita el cumplimiento de llevado de libros contables, también se logra mejorar la competitividad de la empresa.

26 Manera de usar los Libros Contables:
Con la finalidad de llevar acabo el adecuado uso de los Libros Contables, debe de tenerse en consideración los aspectos siguientes: a).-La Registración de la operaciones económicas, deberá hacerse en lenguaje castellano y en moneda nacional, salvo que se trate de contribuyentes que reciben y/o efectúen inversión extranjera directa en moneda extranjera y que al efecto contrate con el Estado, en cuyo caso podrán llevar la contabilidad en dólares de los EE UU de AA., b).-La redacción de las registraciones deberá hacerse con precisión en sus datos y escritura clara, de tal manera que se pueda efectuar la lectura de los asientos contables. c).-Es prohibido hacer enmendaduras, correcciones, borrando el contenido original de un asiento, ya que todo error u omisión será posible corregirlo mediante otro asiento, llamados: contra asientos o extornado de asiento. d).-Esta prohibido alterar el orden numérico de los documentos sustenta torios y el orden cronológico de las operaciones económicas que se han realizado.

27 Relación de Libros y Registros Vinculados a Asuntos Tributarios, según Anexo No:1 de la Resolución de Superintendencia No /Sunat Código Nombre o Denominación de los Libros Contables 1 Libro de Caja y Banco 2 Libro de Ingresos y Gastos 3 Libro de Inventarios y Balances 4 Libro de Retenciones Inciso E) y F) del Articulo 34º de la Ley del Impuesto a la Renta 5 Libro Diario 6 Libro Mayor 7 Registro de Activos Fijos 8 Registro de Compras 9 Registro de Consignaciones 10 Registro de Costos 11 Registro de Huéspedes 12 Registro de Inventarios Permanentes en Unidades Físicas 13 Registro de Inventarios Permanentes Valorizado

28 14 Registro de Ventas e Ingresos 15 Registro de Ventas e Ingresos .-Art. 23ºResolución de Superintendencia No /Sunat 16 Registro del Régimen de Percepciones 17 Registro del Régimen de Retenciones-. 18 Registro IVAP (Impuesto a las Venta del Arroz Pilado) 19 Registro Auxiliar de Adquisiciones.-Artículo No. 8.-Resolución de Superintendencia No /Sunat 20 Registro Auxiliar(es) de Adquisiciones.-Inciso A).-Primer Párrafo .-Artículos 5º.-Resolución de Superintendencia No /Sunat 21 Registro Auxiliar(es) de Adquisiciones.-Inciso A).-Primer Párrafo.-Artículo No.5. Resolución de Superintendencia No /Sunat 22 Registro Auxiliar(es) de Adquisiciones.-Inciso C).-Primer Párrafo.-Artículo No.5.Resolución de Superintendencia No /Sunat 23 Registro Auxiliar(es) de Adquisiciones.-Inciso A).-Primer Párrafo.-Artículo No.5. Resolución de Superintendencia No /Sunat 24 Registro Auxiliar(es) de Adquisiciones.-Inciso C).-Primer Párrafo.-Artículo No.5.Resolución de Superintendencia No /Sunat 25 Registro Auxiliar(es) de Adquisiciones.-Inciso A).-Primer Párrafo.-Artículo No.5. Resolución de Superintendencia No /Sunat

29 26 Registro de Retenciones.- Articulo No. 77.-de la Ley del Impuesto a la Renta 27 Libro de Actas de la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada 28 Libro de Actas de la Junta General de Accionistas 29 Libro de Actas del Directorio 30 Libreo de Matricula de Acciones 31 Libro de Planilla. Es importante mencionar que solo los libros señalados en la lista anterior estarán sujetos a las formalidades establecida en la Resolución No /Sunat. En todo caso un contribuyente podría llevar otros libros distintos a los antes señalados de acuerdo a sus necesidades los cuales no necesariamente deberán cumplir con estas formalidades. 000

30 Legalización o Formalización
de los Libros Contables.

31 Legalización o Formalización
de los Libros Contables. Índice Temático Introducción Sujetos Autorizados a Legalizar los Libros Contables y Lugar de Legalización Definición Solicitud de Legalización Marco legal Contenido del Acta de Legalización Objetivo Detalle de los Datos del Acta de Legalización Importancia Modelo de Acta de Legalización Facultad de Autorizar los Libros y Registros mediante la Legalización Procedimiento para Legalizar el Segundo y siguientes Libros Contables Oportunidad de Legalizar los Libros Contables Modelo de Acta de Cierre dxe Libro Contable.

32 Introducción Previo al uso de los Libros, Registros y las Hojas Móviles Contables, afín de que tengan el valor legal, deben ser legalizados por el Notario o Juez del lugar donde se encuentre ubicada la empresas, La Legalización de los Libros Registros como las Hojas Sueltas se solicita al Notario o Juez, presentándole una solicitud y pagando los derechos arancelarios establecidos

33 ¿Que es la Legalización de los Libros Contables?
Definición La Legalización de los libros o registros contables, “Es el acto administrativo mediante el cual el Notario o Juez deja constancia en el primero folio del libro, el Acta de Legalización, de la apertura del mismo señalando las característica y uso del libro, inscribiéndolo en su Registro Cronológico de Legalizaciones y refrendando el Acta con su firma y sello, colocando su sello en todos los folios del libro, concediéndole de esta forma el valor legal al libro o registro contable.”

34 Marco Legal La legalización se sustenta en las normas legales siguientes: a)Ley No ,Arts. Nos.112 y 116 Pub Ley de Notaria b).-Resolución de Superintendencia No. 132 – 2001 Sunat.: Relación de Libros a ser legalizados y formalidades vinculadas. c).-Resolución de Superintendencia No- 234 – 2006/ Sunat. –Art.62º.- Pub.30.Diciembre Libros y Registros Vinculaos a Asuntos Tributarios.

35 Objetivo: La Legalización de los libros contables, de acuerdo a las normas legales, tiene por objetivo: a 01).--Evitar que el contribuyente modifique sus anotaciones contables posteriormente a través de la sustitución completa de los libros y registros de lo que se trate. .- 02).-Evitar que el contribuyente lleve múltiples libros o registros contables para un mismo periodo. Estos objetivos pueden alcanzarse en las medida que la administración tributaria a través de declaraciones informativas o cruces de información acceda a los registros de legalización de los Notarios Públicos y constaste si el contribuyente ha legalizado más de un libro o registro contable para un mismo periodo. La exhibición de los libros y registros sin legalizar durante una revisión fiscal, podría aportar un indicio respecto que el contribuyente ha modificado sus notaciones ex-post o que lleva múltiples libros o registros contables, situaciones ambas que pueden esconder un fraude fiscal.

36 Importancia: Los Libros Contables, deben ser legalizados por las razones siguientes: a).-Porque así lo establece el Código de Comercio y otras normas legales, b).-Porque respalda el inicio y el termino de las operaciones contables de una empresa, c).-Garantizan un adecuado control de los ingresos, egresos y resultados del negocio, d).-Las instituciones encargadas de la fiscalización y recaudación del impuesto pueden llevar un adecuado control de los negocios que deben de cumplir con sus obligaciones tributarias e).-Respaldan el trabajo del Contador Público, en la empresa. f).-Le dan validez a las operaciones económicas y financieras.

37 Oportunidad de Legalización:
Los Libros y Registros contables vinculados a asuntos tributarios deberán ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en Hojas Sueltas o Continuas.

38 Solicitud de la Legalización:
Los Libros Contable, afín de que tengan el valor lega, deben de ser legalizado, previo a su uso, ante el Notario Público o Juez de Paz, de la provincia donde se encuentra ubicada la empresa, de la misma forma se procede con las Hojas Móviles. La Legalización de los Libros Contable, se solicita al Notario o Juez de Paz, presentándole una Solicitud y pagando los derechos arancelarios establecidos. La Legalización consiste en la elaboración del Acta de Legalización, formulada en el primer folio del libro contable, la que contiene el nombre o razón social de la empresa, el destino del uso de libro contable, los folios, el nombre del libro, el numero de orden correlativo que le corresponde, el numero de registro y finalmente la fecha, la firma y sello del notario.

39 Contendido del Acta de Legalización:
Los Notarios o Jueces, deberán colocar una constancia en la primera Hoja de los mismos con la siguiente información: Numero de la Legalización, asignada por el Notario o Juez, según sea el caso. Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del deudor tributario, según sea el caso. Numero del RUC ( Registro Único del Contribuyente) Denominación del Libro o Registro. Numero de Folios, de que consta, Fecha y Lugar, en que se otorga, y Sello y Firma del Notario o Juez, según sea el caso.

40 Detalle de los datos del Acta de Legalización:
Los Notarios o Jueces, colocaran una constancia en la primera hoja de los libros con la siguiente información: a).-Numero de Legalización asignad por el Notario o Juez, según sea el caso: No. : – 2015 b).-Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del deudor tributario ,según seas el caso: Inversiones “Tesoro” SAC. c).-Numero del RUC. No.: d).-Denominación del Libro o Registro: Registro de Ventas. e).-Numero de Folios, de que consta. No. 200 Folios Dobles. f).-Fecha y Lugar en que se otorga: Chiclayo, 14 de Febrero del 2015 g).-Sello y Firma del Notario o Juez, según sea el caso: Abogado: Manuel Del Valle Rosales. El Notario o Juez, según sea el caso, sellarán todas lasa Hojas del Libro o Registro ,las mismas que deberán estar debidamente foliadas por cada libro o registro, incluso cuando se llevan utilizando Hojas Sueltas o Continuas.

41 Tratándose de Libros o Registro llevados en forma : Manual
Procedimientos para Legalizar el Segundo y Siguientes Libros Y Registros Contables: Para la legalización del segundo y siguientes libros y registros vinculados a asuntos tributarios de una misma denominación y empresas se deberá tener en cuenta lo siguiente: Tipos de Libros Procedimiento Tratándose de Libro o Registro que se llevan utilizando Hojas Sueltas o Continuas Se deberá presentar el último folio legalizado por notario del libro o registro anterior Tratándose de Libros o Registro llevados en forma : Manual Se deberá acreditar que se ha concluido con el anterior. Dicha acreditación se efectuará con la presentación del libro o registro anterior concluido o fotocopiado legalizada por notario del folio donde consta la legalización del ultimo folio del mencionado libro o registro.. Tratándose de Libros y Registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto y otros Deberá presentar la comunicación en donde comunican a la Sunat de la pérdida o destrucción del libro o registro.

42 Importancia:.- Es importante por las razones siguientes:
a).-Tienen un mayor control de los disponibles de dinero de la empresa. b).- Facilita información para la toma de decisiones c).-Permite identificar con facilidad los conceptos de ingresos y egreso.

43 Libro Mayor: Definición: Es un libro Principal y Obligatorio de foliación doble, o simple según el diseño, teniendo por finalidad principal el de clasificar por cada cuenta o subcuenta (este ultimo para fines de análisis de cuentas) sus partidas deudoras y acreedoras, de los asientos contables detallados en el Libro Diario. Con el objeto de determinar el movimiento de cada una de las cuentas o subcuentas con sus respectivos saldos.

44 Objetivos El Libro Mayor, tuene los objetivos siguientes :
a).-Mostrar el cargo y abano de cada una de las cuentas que han tenido movimiento durante el desarrollo del ejercicio económico, b).-Demostrar el saldo de cada una de las cuentas y su composición.

45 Importancia: Es importante por las razones siguientes:
a).-Registra en cada folio y por separado el movimiento de cada una de las cuentas que han participado en el desarrollo contable, b).-Facilita clasificar a cada grupo de cuentas. c).

46 Base Legal: El Libro Mayor, se sustenta en las disposiciones legales siguientes: Resolución de Superintendencia Nº 234 – 2007/Sunat