MICROSOFT OFFICE EXCEL 2010

Presentación del tema: "MICROSOFT OFFICE EXCEL 2010"— Transcripción de la presentación:

1 MICROSOFT OFFICE EXCEL 2010
Quito, 15 de Enero del 2013 Antonio Correa Celular :

2 AGENDA Antecedentes Objetivo del Curso
Microsoft cuando lanzó su primer sistema operativo y aplicación estaba orientado a Ingenieros de Sistemas, ahora en la actualidad es una herramienta necesaria para todos, facilitando el uso de los comandos con mejoras mediante la interfaz gráfica. Objetivo del Curso Es para que ejecutivos y personal en organizaciones y empresas, al momento de migrar a Microsoft Office 2010, pueda utilizar la nueva interfaz facilitándole su trabajo.

3 AGENDA Microsoft Excel 2010 Tipos de datos, Series
Copia de fórmulas referencias relativas y absolutas. Funciones y fórmulas personales y de programa. Gráficos Filtros Automático. Filtro Avanzado Funciones Nombres Vínculos Buscar objetivo Tabla de datos Solver Subtotales Tablas y gráficos dinámicos para reportes gerenciales

4 INTERFAZ USUARIO OFFICE
FICHA GRUPO COMANDO

5 FICHAS CUANDO SON NECESARIAS
SELECCIONAR ELEMENTO DEL DOCUMENTO APARECE LAS HERRAMIENTAS CONTEXTUALES Y LAS FICHAS ESTAS FICHAS TIENEN OTROS CONTROLES

6 FICHAS DEL PROGRAMA Las fichas de programa reemplazan a las fichas estándar Ej.: Vista Preliminar

7 MENU Botón de Microsoft Office      Este botón está ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana y abre el menú que se muestra en la figura y ahora reemplazado en el 2010 con la ficha Archivo

8 BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RAPIDO
Aparece de forma predeterminada en la parte superior de la ventana, y proporciona acceso rápido a herramientas que se usan con mas frecuencia.

9 INICIADORES DE CUADROS DE DIALOGO
Son pequeños iconos que aparecen en ciertos grupos, al dar click se abre un cuadro de diálogo o un panel de tareas que contiene más opciones relacionadas a dicho grupo.

10 Microsoft Excel 2010

11 TIPOS DE DATOS NUMERO 9,99999999999999E+307 / -1E-307 TEXTO
Máximo caracteres FECHA Mínimo 01/01/1900 Máximo 31/12/9999 HORA 10:15:42 LOGICO Verdadero / falso

12 REFERENCIAS ABSOLUTAS
EXISTEN TRES TIPOS DE REFENCIAS ABSOLUTAS EN LAS FORMULAS Referencia absoluta total $columna$fila, en nuestro ejemplo $g$1 que esta en la formula c4+c4*$g$1, si copio y pego en cualquier parte de la hoja, cambiara c4 pero $g$1 no.

13 REFERENCIAS ABSOLUTAS
Referencia absoluta con respecto a la columna $columna fila, en nuestro ejemplo $E2 que esta en la formula $E2*B2, si copio y pego hacia la derecha o izquierda de la comuna de la hoja, cambiara B2 pero $E2 no, pero si copio hacia arriba o abajo cambia la fila. En la celda H2 pegué y el PVP sigue siendo el mismo $E2 el que si cambio fue a D2

14 REFERENCIAS ABSOLUTAS
Referencia absoluta con respecto a la fila columna$fila, en nuestro ejemplo B$5 que esta en la formula B$5*B2, si copio y pego hacia arriba o debajo de la fila 5, cambiara B2 pero B$5 no, pero si copio hacia la derecha o izquierda cambia la columna. En la celda B8 pegué la fórmula de B6 y el PVP sigue siendo el mismo B$5 el que si cambio fue a B4.

15 GENERACION DE SERIES Vamos a realizar el ejemplo más sencillo
Generar los numero del 1 al 10 1.- Digitar el número 1 en una celda 2.- Colocar el puntero del mouse en la esquina inferior derecha de la celda donde esta el número. (forma del mouse +) 3.- Teniendo presionado el clic derecho arrastrar 10 filas hacia abajo y le aparece el siguiente menú contextual 4.- Dar clic en la opción Rellenar Serie 5.- Si Desea rellenar con incrementos en el paso 4 seleccionar la opción Series donde puede digitar el incremento el límite hasta don desea rellenar y si desea en columna o fila

16 FILTRO AUTOMATICO Las dos imágenes de la izquierda nos indican por donde ingresamos al filtro automático por la ficha Inicio y Datos. La imagen de la derecha son las opciones que se pueden utilizar al momento de seleccionar la columna que se desea filtrar. Cuando se selecciona una columna de texto, fecha, numero aparecen opciones rápidas para generar filtro personalizado en filtro de texto, filtro de número y filtro de fecha respectivamente, lo cual facilita muchísimo al usuario final (Gráfico de la derecha)

17 FILTRO AUTOMATICO Si en una columna se tiene celas con el fondo o relleno de diferentes colores se puede filtrar por color de la celda como en el ejemplo de la figura También podemos buscar un conjunto de letras y facilita el trabajo de filtrar porque nos despliega aquellos datos que contengan esas palabras

18 FILTRO AVANZADO Primero insertar unas cuantas filas al inicio de la lista o tablas Luego copiar los rótulos de las columnas que se desea filtrar en la primera fila (no obligatorio) En la siguiente fila digitar el valor que desee que Excel le filtre. Para nuestro ejemplo vamos filtrar solo los registros de Guaranda

19 FILTRO AVANZADO Seleccionando en Datos del grupo Ordenar y filtrar damos clic en la opción avanzadas y nos aparece la siguiente pantalla. En rango de la lista seleccionamos toda la lista incluido los rótulos de las columnas En rango de criterios seleccionamos los criterios con los rótulos En nuestro ejemplo a1:a2 y clic en aceptar y nos queda

20 GRAFICOS En la ficha de Insertar podemos ya seleccionar el tipo de gráfico o seleccionar en Otros. Luego podemos seleccionar el subtipo. No es necesario seleccionar todo el rango, basta con dar un clic en una celda que contiene los datos a graficar.

21 Partes de la Gráfica Título de gráfico
Líneas de tendencia o análisis de regresión R cuadrado o coeficiente de determinación Area del grafico Area de trazado Eje de valores, vertical o y Margen de error Título del eje de valores Líneas de división secundarias verticales Series Líneas de división principales horizontales Líneas de división secundarias horizontales Leyenda Eje de categoría, horizontal o X Líneas de división principales verticales Titulo del eje de categorías

22 GRAFICOS Se nos genera el gráfico, con una presentación simple del Excel. Para poder dar características a nuestro gráfico, se nos presenta la fichas Diseño, Presentación y Formato de las herramientas del gráfico. Esta herramienta se activa siempre que Ud. haya seleccionado el gráfico.

23 GRAFICOS En la ficha Diseño en el grupo Datos en el comando Seleccionar Datos nos aparece una ventana donde podemos seleccionar nuevos datos, o agregar una nueva serie. En nuestro ejemplo deseamos agregar loas datos del mes de Abril, entonces en el botón Cambiar fila/columna podemos cambiar a los meses de categorías a series.

24 FUNCIONES Y FORMULAS Cuando se elabora una fórmula, al abrir paréntesis se resalto con un color En una fórmula que esta elaborando si le falta cerrar el último paréntesis este le completa automáticamente con mensaje de error

25 FUNCIONES Y FORMULAS Cuando Ud. digita una función el excel filtra la lista de funciones que comienzan con la combinación de letras que vaya digitando. Además a la derecha se despliega una mini explicación acerca de la función. También tiene el asistente de funciones en el caso de que no se acuerde como se trabaja con la mismay lo puede usar por la ficha FORMULA o por la barra de edición o formulas

26 FUNCIONES Y FORMULAS Funciones nuevas Ej.: promedio.si.conjunto(), etc.

27 NOMBRES 2 1 En Excel se asigna nombre a una celda o rango y sirve para hacer cálculos o movilizarse rápidamente dentro del libro. En la imagen 1 se puede administrar los nombres eliminar, agregar En la imagen 2 se presenta para generar un nuevo nombre

28 USO DE VINCULOS Los vínculos se da cuando se usa datos de otros libros en un nuevo libro con los cuales realiza operaciones. LOCAL CCI LOCAL EL RECREO RESUMEN DE VENTAS En nuestro ejemplo en el libro RESUMEN DE VENTAS sumamos las venta del LOCAL CCI y del LOCAL EL RECREO, que son dos libros y como podemos ver la formula de ENERO Y CHOMPAS vemos que aparece el nombre del libro la hoja y la referencia.

29 USO DE VINCULOS En la ficha DATOS del grupo CONEXIONES se tiene el comando EDITAR VINCULOS, aparece una ventana en donde podemos abrir desde aquí los libros vinculados, cambiar de libro origen (pero siempre tiene que estar en la misma posición con el mismo N° de columnas y el mismo N° de filas para poder cambiar de origen, además si no deseamos tener vinculados podemos romper los vínculos.

30 BUSCAR OBJETIVO Buscar objetivo es una herramienta de Análisis y Si en la ficha Datos. Esta herramienta nos permite determinar el valor que debería tomar una celda que esta formando parte de una fórmula, la misma que se desea que llegue a tomar un valor específico. En nuestro ejemplo la celda objetivo es la función pago que se aplico en la celda B4 que nos dio un valor de , con el buscar objetivo deseo saber cuanto de capital me pueden dar de préstamo, si se tiene la capacidad de pagar mensualmente -169. Por lo tanto la celda cambiante es B1, la misma que esta considerara en la función pago de la celda B4

31 TABLA DE DATOS TABLA DE DATOS es una herramienta de Análisis y Sí que permite generar una tabla de los posibles valores que puede llegar a tener una fórmula, en donde los valores que están la primera fila y la primera columna forman parte de la misma. Para nuestro ejemplo en la fila tenemos diferentes tasas de interés y en la columna diferentes años en la intersección de las dos está la función pago, al dar clic en Tabla de Datos se aparece una ventana que nos solicita seleccionar celda de entrada (fila) en nuestro caso B3 y celda de entrada (columna) en nuestro caso B2.

32 SOLVER Solver es una herramienta de análisis más competa que las anteriores. Este se aplica a ejercicio de razonamiento o resolver sistema de ecuaciones. En cada problema hay que definir la celda objetivo el Ud. puede seleccionar maximizar, minimizar o llegar a un valor, por otro lado se tiene las celdas cambiantes que el solver determinara y finalmente aplicar las restricciones o condiciones del ejercicio. (Gráfica derecha) Cuando se instala por primera vez excel esta opción no existe, para que aparezca, dar clic en el botón del office luego seleccionar opciones del Excel seleccionar Complementos luego dar clic en el botón IR en donde se puede activar el solver (gráfica izquierda y centro)

33 SUBTOTALES Subtotales sirve para aplicar funciones por grupos de una columna dentro de la lista. Este se encuentra en la ficha Datos en el grupo Esquema En la pantalla hay que seleccionar la columna que deseamos que nos saque subtotales, luego la función para finalmente seleccionar la columna que deseamos que nos totalice. Con el botón Borrar Todo le deja su lista original intacta, se quitan los subto. Si desactivo Reemplazar subtotales actuales, puede aplicar otras funciones las cuales se van agregando a los subtotales anteriores Ej.: Suma, Promedio, contar etc.

34 SUBTOTALES Para nuestro ejemplo sacamos subtotales aplicando la función suma en la columna valor de la matrícula por cada escuela. Nos genera automáticamente esquemas o agrupaciones en este ejemplo se aplico el segundo nivel de esquemas. El nivel 3 es el mas detallado.

35 TABLAS Y GRAFICOS DINÁMICOS
Utilice la tabla dinámica para resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen. Esta en la ficha Insertar del grupo Tablas. En la primera pantalla podemos seleccionar los datos del mismo Excel o de una base de datos, la segunda opción más aconsejable es trabajar en una hoja nueva. Clic en Aceptar

36 TABLAS Y GRAFICOS DINÁMICOS
Se nos presenta nuevas fichas. Una ventana a la izquierda donde se van a desplegar la información requerida. Una ventana de campos, los rótulos de las columnas se llaman ahora campos. El cuadrante 1 se arrastra los campos para aplicar filtros más generales. El cuadrante 2 se despliega los datos en columnas. El cuadrante 3 se despliega los campos por filas El cuadrante 4 sirve para aplicar funciones a los campos numéricos. 1 2 3 4

37 TABLAS Y GRAFICOS DINÁMICOS
Para nuestro ejemplo se filtra de la siguiente manera : Para el origen de Quito en el cuadrante 1 Las escuelas de Quito en las filas a lado izquierdo cuadrante 3 Los grado de básica de las escuelas de Quito cuadrante 2 Se desea saber cuanto se recaudó de matrículas cuadrante 4. Al dar clic en la ficha Opciones del grupo Herramientas sobre Gráfico Dinámico se genera el gráfico Se puede filtrar por columna o por fila 1 2 1 2 3 4 3 4

38 TABLAS Y GRAFICOS DINÁMICOS
Las fichas del gráfico dinámico son diferentes a las de la tabla dinámica. Además en la gráfica aparece botones se selección que le permite filtrar por el campo que desee. Los datos de la tabla están vinculados con el gráfico, por lo que se cambia en la tabla y se actualiza en el gráfico y viceversa. A la gráfica puede aplicar formato

39 CELDAS Y BLOQUEOS De fábrica todas las celdas están bloqueadas
Para bloquear / desbloquear una celda clic derecho seleccionar Formato de celda selecciona Proteger Seleccionar activar bloqueado o no. Para que funcione el bloqueo se debe proteger la hoja. Para que no se elimine una hoja se bloquea el libro.

40 FORMATO CONDICIONAL El formato condicional nos permite resaltar ya sea con colores o iconos valores que cumplen ciertas condiciones de verdad. Por ejemplo se desea resaltar con color amarillo todos aquellos valores de ventas que son mayores al promedio de las ventas

41 FORMATO CONDICIONAL En este ejemplo la columna de valor se resaltan de color amarillo aquellos valores que son mayor al promedio

42 Suerte a todos Ud. con las nuevas herramientas de Office.
FIN Suerte a todos Ud. con las nuevas herramientas de Office.