ADMINISTRACION FARMACEUTICA “A LA LIBERTAD POR LA UNIVERSIDAD”

Presentación del tema: "ADMINISTRACION FARMACEUTICA “A LA LIBERTAD POR LA UNIVERSIDAD”"— Transcripción de la presentación:

1 ADMINISTRACION FARMACEUTICA “A LA LIBERTAD POR LA UNIVERSIDAD”
Universidad NACIONAL AUTONOMA DE NICARAGUA UNAN-LEON FACULTAD DE CIENCIAS QUIMICAS ADMINISTRACION FARMACEUTICA TEMA: LOS MANUALES IV C “FARMACIA” “A LA LIBERTAD POR LA UNIVERSIDAD”

2 Introducción Los manuales administrativos son indispensables debido a la complejidad de las estructuras de las organizaciones, el volumen de las sub-operaciones , los recursos que se disponen, la demanda de sus productos, servicios o ambos, y la adopción de tecnología de la información para atender adecuadamente todos estos aspectos. Definición Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir de forma ordenada y sistemática tanto la información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.), como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñen mejor sus tareas. Objetivos  Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial). Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa para definir responsabilidades, evitar complicaciones y detectar omisiones. Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que la componen. Coadyuvar a la correcta realización y uniformidad de las labores encomendadas a todo el personal. Fortalecer la cadena de valor de la organización.

3 Ventajas de contar con Manuales
Características Se constituyen en documentos formales. Reúnen información relevante para un usuario determinado, sobre un tema determinado. Brindan información e instrucciones para guiar la actuación de empleados y otras personas. Se orientan al usuario, procurando asistirlo en la realización de su trabajo.  Ventajas de contar con Manuales Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad por asumir, en aquellas situaciones específicas, en las que pueden surgir dudas con respecto a las áreas organizacionales que deben tomar decisiones o proceder con acciones. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan la formulación de excusas basadas en el desconocimiento de las normas vigentes. Son elementos informativos para instruir o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.

4 Etapas para la Elaboración de Manuales
1- Planeación del Trabajo: necesario designar al grupo de personas que elaborarán el Manual, de las cuales se nombrará un Coordinador como responsable de conducir las acciones para homogeneizar el contenido y la presentación de la información.  Debe hacerse un estudio preliminar que permita conocer las funciones y actividades que se realizan en las áreas a trabajar.Una vez recabados los elementos preliminares, se debe elaborar un Programa de Trabajo para establecer en orden cronológico, las actividades necesarias para la elaboración de los Manuales Administrativos de la Dependencia o Entidad, comprendiendo desde la integración del equipo de trabajo hasta la aprobación y distribución del Manual. 2- Aplicación de Técnicas de Investigación: Investigación documental. Consiste en recopilar documentos para la selección y análisis de aquellos escritos que contienen datos relacionados con los aspectos que se integrarán en los Manuales Administrativos.

5 Observación. Es la percepción reflexiva de la realización de actividades, con la finalidad de complementar y verificar los datos obtenidos en la investigación documental. Cuestionarios. La aplicación de esta técnica se desarrolla a través de preguntas escritas predefinidas, que son contestados por el personal adscrito al centro de trabajo. Entrevistas. Consiste en obtener información verbal del personal que realiza directamente las actividades a analizar. 3- Análisis de la Información : se debe realizar un examen minucioso que permita conocer cada uno de los elementos que la integran, para lo cual es necesario establecer la secuencia: Conocer el hecho o situación. Describir ese hecho o situación. Descomponerlo en todos sus detalles y elementos. Examinarlos críticamente. Ordenar cada elemento de acuerdo a criterios previamente establecidos. Precisar las relaciones entre cada elemento. Para facilitar el análisis de la información podemos apoyarnos con los cuestionamientos siguientes: ¿Qué trabajo se hace? ¿Para qué se hace? ¿Quién lo hace? ¿Cómo se hace? ¿Con qué se hace? ¿Cuándo se hace?

6 4- Estructuración: En esta etapa se debe establecer el diseño y la presentación que se utilizará para la elaboración de los Manuales para ello se debe considerar: La redacción del documento, La elaboración de diagramas, El formato. 5- Validación de la Información: Es necesario que la validación la lleven a cabo los responsables de las áreas a las que corresponden los Manuales, con la finalidad de que la información que se presenta en ellos, sea acorde con las atribuciones y actividades que realizan cada una de las áreas. 6- Autorización del Manual: Una vez llevada a cabo la validación, debemos darle la formalidad al documento solicitando la autorización del titular de la Dependencia o del área a la que corresponda el documento. 7- Distribución: Obtenida la autorización se procede a la distribución en las áreas correspondientes, con la finalidad de que el personal conozca y haga uso de esta herramienta administrativa. 8- Revisión y Actualización del Manual: Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se produzcan en la institución, para ello, se debe mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.

7 Tipos de Manuales 1- Por su Naturaleza(ámbito) o Área de Aplicación: Micro administrativos o Generales: Son los Manuales que corresponden a una sola administración, que se refieren a ella de modo general; es decir contiene información general. Macro administrativos: Son los manuales que contienen información de más de una organización. Meso administrativos o Específicos: Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de actividad específico 2- Por su contenido: El contenido de los manuales depende del asunto que se trata y del uso que se piensa darle . De organización: Exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción, funciones, autoridad y responsabilidades de los distintos puestos, y las relaciones. De procedimiento: Es una guía de trabajo para los funcionarios de cómo hacer las tareas y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. De puestos: Agrupa información sobre todas las clases, naturaleza, objetivos, funciones y requisitos de cada uno de los cargos de la organización, con sus respectivos perfiles de productos (bienes y/o servicios) resultantes de cada puesto. De técnicas: Presenta información sobre la operación o estructura de un determinado equipo y sobre su mantenimiento.

8 Manual de Organización
El manual de organización es un documento normativo que permite conocer de forma ordenada y sistemática la estructura orgánica de la Dependencia o Entidad en su conjunto o parte de ella, al estar integrado por información sobre el marco jurídico-administrativo, atribuciones, antecedentes históricos, misión, visión, objetivos, organización, funciones y responsabilidades, relaciones de coordinación, organigramas, etc. Los Manuales de Organización se clasifican en: Manual General de Organización: refleja la estructura orgánica de la organización en su totalidad. Manual Específico de Organización: Comprende las funciones y responsabilidades de una unidad administrativa en especial, de acuerdo a la división administrativa que se posea en la Organización. Por ejemplo: Subsecretaría, Dirección, Subdirección, Departamento, etc.

9 Contenido del manual de organización
1- Portada 2- Índice 3- Introducción 4- Objetivo y Alcance 5- Presentación 6- Misión, Visión, y Valores Institucionales 7- Antecedentes 8- Marco Jurídico 9- Atribuciones de la institución 10- Estructura Orgánica 11- Descripción de Puestos 12- Directorio 13- Firmas de Autorización.

10 Los Manuales de Procedimientos se clasifican en:
Manual de Procedimientos El manual de procedimientos es un documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada las actividades del área de acuerdo a sus atribuciones para la ejecución eficiente de las mismas, señalando generalmente quién, cómo, cuándo dónde y para qué han de realizarse. Los Manuales de Procedimientos se clasifican en: Manual General de Procedimientos.- Contiene la descripción de los procedimientos de toda la Institución o unidad. Manual Específico de Procedimientos.- Comprende las actividades a realizarse en un área en especial de la institución o unidad, por ejemplo: Subsecretaría, Dirección, Subdirección, Departamento, etc. Contenido del manual de procedimientos Portada Índice Presentación Estructura Orgánica Simbología: Descripción de Procedimientos, Diagramas de Flujo y Firmas de Autorización

11 Conclusión En La elaboración o actualización de los Manuales Administrativos requiere de la aplicación de una metodología que permita obtener información completa y oportuna para presentarla con la mayor exactitud posible, evitando crear confusión en la interpretación del contenido. Sirviendo de manera efectiva para la organización de institución o área.

12 MUCHAS GRACIAS