COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
CAPÍTULO 4 COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN.
Toda organización funciona con base en procesos de comunicación. Por eso, uno de los objetivos más importantes del diseño organizacional es asegurar y facilitar la comunicación y la toma de decisiones. Además, la organización funciona como un sistema de cooperación, donde, por medio de la comunicación, las personas interactúan para alcanzar objetivos comunes.

“Usted dijo que lo hiciera en cuanto pudiera. Cómo iba yo a saber que quiso decir ahora mismo?” “Cómo iba yo a saber que hablaba en serio cuando dijo que quería renunciar?” En éstas y otras situaciones similares, alguien generalmente termina diciendo: “Lo que tenemos aquí es una falta de comunicación”. Los problemas relacionados con la comunicación son muy frecuentes en todo tipo de organizaciones: grandes, pequeñas, nacionales, extranjeras. Las investigaciones indican que es probable que la mala comunicación sea el origen que se cita con más frecuencia de conflictos interpersonales.

Encontrar un aspecto en el trabajo del administrador que no incluya comunicación sería muy difícil. Cuando una broma casual lleva al enojo, cuando las instrucciones son malentendidas o cuando los comentarios informales de un administrador son distorsionados, surgen serios problemas. Cada una de estas situaciones producen una falla en alguna etapa del proceso de comunicación.

Los administradores se comunican bien o mal? La comunicación misma es inevitable en el funcionamiento de una organización, pero la comunicación ineficaz es evitable. A pesar de los enormes avances en la comunicación y la tecnología de la información, la comunicación entre las personas en las organizaciones deja mucho que desear. La comunicación entre la gente no depende de la tecnología sino de las fuerzas en las personas y sus alrededores.

Al reconocer la siempre creciente importancia de la comunicación, más y más organizaciones han implantado programas diseñados para evaluar las habilidades de comunicación administrativas y proporcionar la capacitación de seguimiento que permita superar cualquier deficiencia. Se ha encontrado que los administradores que han participado en dichos programas poseen muchas más habilidades interpersonales y capacidades para resolver problemas (lo que lleva a niveles más altos de productividad) que quienes no lo han hecho.

EL PROCESO DE COMUNICACIÓN.
Algunos autores consideran que el proceso general de la comunicación contiene 5 elementos: comunicador, mensaje, medio, receptor y retroalimentación. Puede ser resumido en forma simple como: Quién? Dice que? En que forma? A quien? Con que fin?

Los expertos nos dicen que la comunicación eficaz es el resultado de un entendimiento común entre el comunicador y el receptor. De hecho, la palabra comunicación deriva del latín communis, que significa común; el comunicador busca establecer una “condición común” con el receptor. Por lo tanto, podemos definir a la comunicación como la transmisión de información y comprensión mediante el uso de símbolos comunes. Los símbolos comunes pueden ser verbales o no verbales.

MODELO CLÁSICO DE COMUNICACIÓN.
Un modelo ampliamente reconocido del proceso de comunicación ha evolucionado principalmente del trabajo inicial de Shannon y Weaver y Schramm. Estos investigadores estaban interesados en describir el proceso general de comunicación en una forma que fuera útil en todas las situaciones. Los elementos básicos incluyen un comunicador, un codificador, un mensaje, un medio, un decodificador, un receptor, retroalimentación y ruido.

Comunicador.- En un marco de trabajo organizacional, el comunicador es un empleado que tiene ideas, intenciones, información y el propósito de comunicarse. Codificación.- Se debe realizar un proceso de codificación que traduzca las ideas del comunicador a un conjunto sistemático de símbolos; a un lenguaje que exprese el propósito del comunicador. La principal forma de codificación es el lenguaje.

Mensaje.- El resultado del proceso de codificación es el mensaje. Puede ser verbal o no verbal. En una organización, los mensajes deben permitir: entender las ideas del emisor, o producir acción. El mensaje es lo que el individuo espera comunicar al receptor. La forma exacta que toma el mensaje depende en gran medida del medio utilizado para transmitirlo. Medio.- Es el que transporta al mensaje. Las organizaciones proporcionan información a los miembros en diversas formas: frente a frente, por teléfono, a través de reuniones, memorandos, establecimiento de políticas, sistemas de recompensas, etc. A veces los administradores no consideran adecuadamente el efecto de la elección de un medio en la eficacia de la comunicación.

Decodificación/receptor.- El mensaje debe ser decodificado con el fin de que tenga sentido para el receptor. Los receptores interpretan (decodifican) el mensaje a la luz de sus propias experiencias previas y marcos de referencia. Cuanto más se acerque el mensaje decodificado a lo que el comunicador deseaba comunicar, más eficaz será la comunicación. Retroalimentación.- Los procesos de comunicación de un sentido no permiten la retroalimentación del receptor al comunicador, lo que aumenta la posibilidad de que el receptor reciba el mensaje distorsionado. Un ciclo de retroalimentación proporciona un canal para la respuesta del receptor que permite al comunicador determinar si el mensaje fue recibido y si produjo la respuesta pretendida.

Los procesos de comunicación de 2 sentidos proporcionan esta importante retroalimentación del receptor al comunicador. Para el administrador la retroalimentación de la comunicación puede darse en muchas formas: En las situaciones frente a frente se produce la retroalimentación directa a través de intercambios verbales, o a través de medios sutiles de comunicación como expresiones faciales que muestran descontento o duda. Los medios indirectos de retroalimentación como bajas en la productividad, mala calidad de producción, aumento en el ausentismo o la rotación y mala coordinación o conflicto entre las unidades pueden también indicar fallas en la comunicación. Ruido.-Todos los factores que distorsionan el mensaje pretendido se pueden considerar como ruido. El ruido puede ocurrir en cada uno de los elementos del proceso de comunicación.

MENSAJES NO VERBALES. La información que envía un comunicador que no se relaciona con la información verbal es un área de investigación que interesa cada vez más a los científicos del comportamiento. Uno de los aspectos más interesantes de la comunicación no verbal es que es inevitablemente eficaz. Aunque traten, las personas no pueden abstenerse de comportarse en forma no verbal. Se considera que los oradores que acompañan su discurso del uso de técnicas de comunicación no verbal (expresiones faciales, modulación de la voz, uso de las manos para resaltar lo expresado) son más competentes que quienes no usan estas técnicas.

MENSAJES NO VERBALES. Existen algunos tipos de comunicación no verbal conocidos como emblemas: el dedo para pedir un aventón, la señal de OK con el dedo pulgar, el “dar cinco” para celebrar un logro significativo. Estos movimientos transmiten rápidamente una palabra o frase que es comprendida. Los ilustradores son gestos que dan una imagen de lo que se dice: manos extendidas para ilustrar el tamaño de un objeto, señalar con un dedo el lugar al que se quiere llegar.

MENSAJES NO VERBALES. Los reguladores son movimientos que regulan una conversación. Ejemplos: una ceja arqueada puede transmitir la solicitud de que el emisor aclare lo que se ha dicho, un asentimiento con la cabeza indica comprensión. Los emblemas, los ilustradores y los reguladores son usados de forma consciente por los individuos. Por otro lado, los adaptadores y las muestras de afecto a menudo son comunicados en forma subconsciente y pueden revelar mucho acerca de los sentimientos y actitudes del emisor y el receptor.

MENSAJES NO VERBALES. Los adaptadores son expresiones utilizadas para ajustarse psicológicamente al clima interpersonal de una situación en particular. Ejemplos: golpear con los dedos en la mesa, mover repetidamente una pierna o pie son todas formas de liberar cierto grado de estrés. Las muestras de afecto comunican directamente las emociones de un individuo. La mayor parte de las muestras de afecto son expresiones faciales que son comunicadores particularmente importantes de los sentimientos de una persona.

MENSAJES NO VERBALES. Existe una suposición sostenida desde hace mucho tiempo de que las emociones de una persona se reflejan en el rostro y que estas emociones pueden ser “leídas” con bastante precisión. Las exhibiciones de afecto también son expresadas con posiciones corporales. Ejemplo: Una postura cerrada, con los brazos cruzados en el pecho, comunica estar a la defensiva o con desagrado.

FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN.
La comunicación es vital e imprescindible para el comportamiento de las organizaciones, los grupos y las personas. En general, la comunicación cumple 4 funciones: Control.- Cuando los individuos siguen normas y procedimientos de trabajo, o cuando comunican un problema laboral a su superior inmediato, provocan que la comunicación tenga una función de control. Deben respetar la jerarquía y las normas formales, y la comunicación sirve para comprobar si esto efectivamente ocurre.

FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN.
Motivación.- La comunicación propicia la motivación cuando se define lo que debe hacer una persona, se evalúa su desempeño y se le orienta sobre las metas y resultados que debe alcanzar. Expresión de emociones.- La comunicación en un grupo representa una alternativa para que las personas expresen sus sentimientos de satisfacción o insatisfacción. Información.- La comunicación facilita la toma de decisiones individuales y grupales al transmitir datos que identifican y evalúan cursos de acción alternativos.

TIPOS DE COMUNICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES.
Instrucciones de comunicación.- El diseño de una organización puede proporcionar comunicación en 4 distintas direcciones: descendente, ascendente, horizontal y diagonal. Examinar brevemente cada una nos permitirá apreciar mejorar las barreras para la comunicación eficaz y los medios para superar estas barreras.

Comunicación descendente.- Fluye de un individuo en los niveles jerárquicos más altos hacia quienes están en los niveles más bajos. Busca crear empatía y un clima de trabajo unificado para buscar soluciones a los problemas de la organización. Se recomienda que cuando se comunique una decisión a los trabajadores, se explique las razones de la misma, lo cual los investigadores señalan que genera más compromiso.

Por lo general, la comunicación descendente es de un solo sentido. Las formas más comunes de comunicación descendente son las instrucciones de trabajo, memorandos oficiales, establecimiento de políticas, procedimientos, manuales y publicaciones de la compañía. En muchas organizaciones la comunicación descendente a menudo es inadecuada e imprecisa.

Comunicación ascendente.- Una organización sana necesita comunicación ascendente para que su comunicación descendente tenga la oportunidad de ser eficaz. Lograr una comunicación ascendente eficaz (obtener mensajes abiertos y honestos de los empleados a la administración) es una tarea especialmente difícil, en particular en las organizaciones grandes.

Es muy importante generar espacios de comunicación frente a frente entre trabajadores y administradores, como lo hacen importantes empresas japonesas como Sony y Nissan, en donde se premian las mejores ideas que se puedan implementar. Se utiliza para proporcionar retroalimentación a los superiores, informarles sobre el progreso hacia las metas y plantearles problemas actuales, así como para brindarles sugerencias de cómo mejorar las cosas.

Comunicación horizontal.- Fluye a través de funciones en una organización, necesaria para coordinar e integrar diversas funciones organizacionales. Puede ser intradepartamental, interdepartamental, o comunicaciones de staff. Ejemplos: Producción y Ventas, Recursos Humanos con cualquier otro departamento, etc. La comunicación entre compañeros a menudo es necesaria para la coordinación y también puede proporcionar una satisfacción de necesidades sociales.

Comunicación diagonal.- Aunque probablemente sea el canal menos utilizado de comunicación en las organizaciones, es importante en las situaciones donde los miembros no se pueden comunicar eficazmente a través de otros canales. Por ejemplo, el contralor de una organización grande puede desear realizar un análisis de costos de distribución. Una parte de esta tarea puede incluir hacer que la fuerza de ventas envíe un informe especial directamente al contralor en lugar de ir a través de los canales tradicionales en el departamento de marketing. Suele ser el más eficiente en términos de tiempo y esfuerzo de la organización.

BARRERAS PARA LA COMUNICACIÓN EFICAZ.
La principal responsabilidad de un administrador es desarrollar una comunicación eficaz. Si dentro de cualquiera de los elementos del proceso de comunicación existe ruido en cualquier forma, disminuye la claridad del significado y la comprensión del mensaje.

BARRERAS PARA LA COMUNICACIÓN EFICAZ CREADAS POR EL EMISOR.
Problemas semánticos.- La comunicación ha sido definida como la transmisión de información y entendimiento a través del uso de símbolos comunes (en la mayoría de los casos, palabras). Desafortunadamente, las mismas palabras pueden significar cosas muy diferentes para distintas personas. El entendimiento radica en el receptor, no en las palabras. Esto es especialmente cierto cuando se utilizan frases y términos técnicos o abstractos. Ejemplo: “Estudio costo-beneficio” tendría sentido para quienes participan en la administración de un hospital, pero tendría poco sentido para el personal médico. Por lo tanto, como las palabras significan distintas cosas para diferentes personas, un comunicador puede hablar el mismo idioma que el receptor y aún así no lograr establecer la comunicación.

Comunicación aprensiva.- Significa el sentir ansiedad excesiva al momento de comunicarnos, bien sea de forma oral, escrita o ambas, por lo cual tratan de evitar situaciones que obliguen a comunicarse. Comunicación políticamente correcta.- Uso de expresiones que denotan tanto cuidado para parecer inofensivo que pierden el significado y la sencillez o se obstaculiza la libre expresión. Hay situaciones en las que nuestro deseo de evitar las ofensas bloquea la comunicación (impide decir lo que en realidad pensamos) o altera nuestra comunicación de tal modo que no somos claros. Ejemplos: decir gente pequeña en lugar de enanos. En una fuerza laboral cada vez más diversa debemos tener sensibilidad acerca de cómo las palabras pueden ofender a otros. Al eliminar ciertas palabras de nuestro vocabulario hacemos más difícil la comunicación exacta

Filtrado.- El filtrado de información en la comunicación ascendente se realiza en todas las organizaciones, y consiste en manipular la información para que el receptor la perciba en forma positiva. Cuando un trabajador le dice a su superior lo que piensa que éste quiere oír, está filtrando la información. El determinante principal del filtrado es el número de niveles en la estructura de la organización. Entre más niveles verticales haya en la jerarquía de la organización, más oportunidades hay para el filtrado. Por ejemplo: los subordinados “cubren” la información desfavorable en los mensajes a sus superiores, ya que ellos deciden las evaluaciones de desempeño, el aumento de salarios, etc.

Lenguaje interno del grupo.- Todos indudablemente hemos escuchado tecnicismos, sólo para averiguar que las palabras o frases desconocidas describían procedimientos simples u objetos familiares. Los grupos de ocupación, profesionales y sociales a menudo desarrollan palabras o frases que tienen significado sólo para los miembros. Dicho lenguaje especial puede servir para muchos propósitos útiles: pueden proporcionar a los miembros sentido de pertenencia, cohesión y autoestima; puede facilitar la comunicación eficaz dentro del grupo, aunque también puede ocasionar severas fallas de comunicación cuando participan personas o grupos externos.

Diferencias de estatus.- Las organizaciones a menudo señalan una posición en la jerarquía mediante diversos símbolos (títulos, oficinas, etc). Los signos de diferencias de estatus pueden ser percibidas como amenazas por las personas que ocupan niveles más bajos en la jerarquía, lo que puede obstaculizar o distorsionar la comunicación. Por ejemplo: una enfermera puede permanecer callada en lugar de expresar su opinión o hacer una pregunta al supervisor de enfermería para no parecer incompetente.

En un esfuerzo por utilizar su tiempo en forma eficaz, los administradores muchas veces hacen que las barreras de estatus sean más difíciles de sortear. Ejemplo: El vicepresidente de un banco solo puede ser contactado por medio de una cita o pasando el interrogatorio cuidadoso de una secretaria. El aislamiento de una retroalimentación precisa es particularmente dominante en los niveles altos de una organización. Un ejecutivo de una compañía muy grande puede tener relaciones directas con unos pocos individuos. La personalidad del ejecutivo muy exitoso puede desalentar una retroalimentación honesta. Con frecuencia, los subordinados dan exagerada importancia a los ejecutivos de alto nivel.

Algunas organizaciones retiran el énfasis en el estatus y en las diferencias de poder para alentar una comunicación más abierta entre supervisores y subordinados. Otros alientan activamente a los empleados a hacer preguntas no solo acerca de hechos objetivos sino también acerca de las razones y motivos detrás de esos hechos.

Presiones de tiempo.- La presión de tiempo presenta una barrera importante para la comunicación. Los administradores con frecuencia no tienen tiempo de comunicarse con cada subordinado. Las presiones de tiempo también pueden provocar problemas más graves como la abreviación del camino, es decir, que alguien que debía estar incluido dentro del canal normal de comunicación, quede excluido. También en algunos casos pasar por los canales formales de comunicación es muy costoso o incluso imposible desde un punto de vista práctico. Por ejemplo: cómo afectaría a un paciente de un hospital, el que una enfermera tuviera que reportar el mal funcionamiento del equipo de apoyo vital a la líder del equipo de enfermería, quien a su vez lo tendría que reportar al ingeniero del hospital, quien daría instrucciones al ingeniero administrativo para hacer la reparación.

BARRERAS PARA LA COMUNICACIÓN EFICAZ CREADAS POR EL RECEPTOR.
Escucha selectiva.- El individuo tiende a bloquear la nueva información, especialmente si entra en conflicto con las creencias existentes. El receptor se percata solo de cosas que reafirman sus creencias. Juicios de valor.- En cada situación de comunicación el receptor hace juicios de valor. Estos pueden estar basados en la evaluación del receptor acerca del comunicador, las experiencias previas con éste o el significado anticipado del mensaje.

BARRERAS PARA LA COMUNICACIÓN EFICAZ CREADAS POR EL RECEPTOR.
Emociones.- La forma en que el receptor se sienta en el momento de recibir una comunicación influirá en el modo en que la interprete. El mismo mensaje recibido cuando se está enojado o distraído con frecuencia se interpreta de manera diferente que cuando se está contento. Fuente de credibilidad.- La fuente de credibilidad es la confianza, seguridad y fe que el receptor tiene en las palabras y acciones del comunicador. El nivel de credibilidad que el receptor asigna al comunicador afecta directamente a la forma en que considera y reacciona a las palabras, ideas y acciones del comunicador. Ejemplo: Los líderes del sindicato que ven a la administración como explotadores y los administradores que ven a los sindicatos como animales políticos es probable que participen en una comunicación poco honesta.

BARRERAS PARA LA COMUNICACIÓN EFICAZ CREADAS POR EL EMISOR O EL RECEPTOR.
Marco de referencia.- Distintos individuos pueden interpretar la misma información en forma diferente, según las experiencias previas que resultan de las variaciones en los procesos de codificación y decodificación, lo cual lleva a la comunicación a romperse. Por lo tanto, mientras que el comunicador realmente habla el “mismo idioma” que el receptor, el mensaje entra en conflicto con la forma en que el receptor cataloga al mundo. Los comunicadores pueden codificar y los receptores pueden decodificar solo en términos de sus experiencias.

La distorsión a menudo ocurre debido a los distintos marcos de referencia de los participantes: los adolescentes perciben las cosas en forma distinta a sus padres, los decanos universitarios perciben los problemas en forma distinta a los maestros. Un problema de negocios puede ser visto en forma distinta por el gerente de marketing, que por el gerente de producción. Como resultado, sus necesidades, valores, actitudes y expectativas difieren, lo que con frecuencia resulta en una distorsión no intencional de la comunicación. La solución eficaz de problemas administrativos depende de que el administrador adopte el marco de referencia apropiado para guiar la búsqueda de soluciones.

Comportamiento proxémico.- La proxémica es el uso individual del espacio durante la comunicación interpersonal con los demás. De acuerdo con Edward Hall, la gente tiene 4 zonas de espacio informal, distancias espaciales que mantienen al interactuar con los demás: la zona íntima (del contacto físico a 46 cm.); la zona personal (de 46cm a 1,22 m); la zona social (de 1,22 m a 3.66 m), y la zona pública (más de 3,66 m)

Se dice que las relaciones administrador-subordinado comienzan en la zona social y avanzan a la zona personal después de que se ha desarrollado una confianza mutua. Las zonas personales e íntimas de un individuo constituyen una “burbuja privada” de espacio que es considerada territorio privado, que no debe ser traspasado por otros a menos que se les invite. Diferencias culturales hacen que algunas personas estén más acostumbradas a invadir el espacio personal, lo cual genera una interpretación mutua de comportamiento.

Sobrecarga de comunicación.- Una tarea vital que desempeña un administrador es la toma de decisiones. Uno de los factores necesarios en las decisiones eficaces es la información. Los avances tecnológicos en la comunicación han hecho que los administradores se sientan enterrados en una avalancha de información. Como resultado, la gente no puede absorber o responder adecuadamente todos los mensajes que le dirigen, los filtran, y no decodifican adecuadamente los mismos.

BARRERAS PARA LA COMUNICACIÓN EFICAZ
En conclusión, encontrar un aspecto en el puesto de un administrador que no incluya comunicación sería difícil. Si todos en la organización tuvieran puntos de vista comunes, la comunicación sería sencilla. Desafortunadamente, no es así; cada miembro llega a la organización con una personalidad, antecedentes, experiencia y marco de referencia distintos. La misma estructura de la organización influye en las relaciones de estatus y la distancia entre los individuos, que a su vez influyen en la capacidad de estos para comunicarse.

Rumores: Un canal de comunicación informal.- Un rumor es una creencia no verificada de circulación general dentro de la organización o en el ambiente externo. El rumor es un medio poderoso de comunicación que atraviesa los canales formales de comunicación. A pesar de los esfuerzos de muchas compañías por limitar o desaprobar el uso del rumor, todavía es muy dominante. Aunque su efecto en la eficacia organizacional es debatible, no se puede negar que lo tiene. Muchos, si no es que la mayoría de empleados de la organización, escuchan la variedad de hechos, opiniones, sospechas y rumores que proporciona el rumor. Una encuesta reveló que el 75% de los empleados se enteraba por primera vez de ciertos asuntos a través de rumores y chismes.

Los rumores tienen 3 características principales: a) No están controlados por la administración; b) La mayoría de los empleados los percibe como más creíbles y confiables que los comunicados formales que emite la alta dirección; y c) Son muy utilizados para servir a los intereses propios de las personas involucradas. Las evidencias indican que el 75% de lo que se transmite a través del rumor es exacto.

Los rumores son una respuesta a situaciones que nos importan, cuando hay ambigüedad y en condiciones en las que existe ansiedad. El hecho de que las situaciones de trabajo con frecuencia contengan estos 3 elementos explica porqué los rumores florecen en las organizaciones. Un rumor persistirá hasta que los deseos o expectativas que crearon la incertidumbre tras éste se satisfagan o hasta que se reduzca la ansiedad. Los rumores también sirven para aliviar las necesidades de los empleados: la conversación informal sirve para crear un sentimiento de cercanía y amistad entre quienes comparten la información.

Los administradores deben reconocer que los rumores pueden causar problemas. Lo mejor que los administradores pueden esperar es poder manejarlos (para evitar que interrumpan las actividades organizacionales) en lugar de eliminarlos. Con frecuencia los individuos atribuirán el rumor a una fuente autorizada o con prestigio para dar más credibilidad al rumor.

Entre los tipos de rumores que pueden presentarse dentro de una organización están: Los sueños o deseos (tal vez sean positivos, pues pueden expresar las preocupaciones de los empleados). El rumor fantasma (que proviene de los temores y ansiedades de los empleados). El rumor maligno (de tipo agresivo o dañino, motivado por el odio, pueden ser degradantes para una persona o para una organización) y Los rumores anticipatorios (cuando los sujetos han esperado mucho tiempo por una situación)

Los rumores y chismes están profundamente incrustados en la vida organizacional, así que los empleadores deben estar enterados de lo que se dice y tratar de mantener a los empleados informados acerca de lo que sucede. Un boletín formal de la compañía puede ayudar. Las mentiras que se difunden a través de los rumores pueden ser desmentidas por los administradores que actúan con rapidez, proporcionando información precisa a los comunicadores primarios o a los individuos de enlace. Los rumores son más difíciles de desmentir con el paso del tiempo porque se “endurecen”, los detalles se vuelven consistentes y la información termina por ser aceptada por el público. Finalmente, la organización puede implantar programas de capacitación para los empleados acerca de lo dañinos que pueden ser los rumores.

CÓMO MEJORAR LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL.
Los administradores deben tratar de mejorar su comunicación por 2 vías: En primer lugar, deben mejorar sus mensajes, o sea, la información que desean transmitir. En segundo, deben tratar de comprender lo que otras personas intentan comunicar. En suma, deben mejorar su capacidad para codificar y decodificar. No solo deben enfocarse en ser comprendidos, sino también en comprender a los otros.

Existen algunas técnicas que pueden mejorar la eficacia en estos 2 puntos: El seguimiento: cuando asumimos que hemos sido malinterpretados, y siempre que sea posible, intentamos determinar si el significado pretendido realmente fue recibido. Regular el flujo de información. La retroalimentación. La empatía: orientar la información considerando las características del destinatario.

La repetición: asegura que si un mensaje no fue comprendido, habrá otros que lo transmitirán. La utilización de un lenguaje sencillo. Escuchar atentamente. Generar confianza mutua con el trabajador. Una coordinación eficaz del tiempo: por ejemplo, si se debe tratar la implementación de una nueva política, los ejecutivos se retiran a un lugar diferente para tratar dicha política.

NUEVAS TECNOLOGÍAS COMUNICACIONALES.
En los años recientes, varias innovaciones de alta tecnología han contribuido a una explosión de herramientas de comunicación utilizadas por las empresas actualmente. En general, tales innovaciones han hecho que la comunicación sea más rápida, más fácil y en algunos casos menos cara. Así por ejemplo, ahora un empleado puede descargar un mensaje de correo electrónico que un administrador le haya enviado mientras camina por una calle de una ciudad importante, y responder rápidamente a ese correo electrónico escribiendo una respuesta en el teclado de un teléfono y enviarla de regreso por medio de una conexión inalámbrica a internet.

Internet y la World Wide Web. Internet es una red global de computadoras integradas que proporciona información y documentos a los usuarios de las computadoras. Como un conjunto de internet, la world wide web es un sistema de retiro de gran cantidad de información y documentos que se encuentran en sitios individuales de la red o páginas. Aunque originalmente era visto como territorio de los gurús de las computadoras personales que querían revolucionar el mundo empresarial, varias compañías globales grandes y establecidas ahora utilizan internet para construir divisiones de negocios electrónicos, reducir costos de operación, llegar a más clientes y mejorar las eficiencias generales.

Intranet.- Se trata de una red privada basada en internet desarrollada y mantenida por una organización para proporcionar información organizacional interna a ciertos interesados internos y externos. Correos de voz.- Es la forma principal en la que los empleados se comunican en forma interna por medio de la voz dejando un mensaje grabado. Se debe alentar a los empleados a dejar mensajes de voz concisos, profesionales y corteses.

Conferencias.- Con el fin de reducir los viajes de negocios y sus consecuentes costos, muchas compañías se han vuelto cada vez más hacia las tecnologías de conferencias (teleconferencias, videoconferencias). Bristol Myers Squibb, por ejemplo, utiliza videoconferencias para muchas juntas de la compañía y con ello ahorra $14000 por junta. Aunque dichas herramientas de comunicación de alta tecnología son útiles para intercambiar información de hechos y para resolver problemas menores, estos métodos no pueden reemplazar adecuadamente el estrecho contacto que es necesario cuando se deben cultivar clientes y realizar negociaciones y otras actividades cuyo éxito depende de la confianza.

Correo electrónico.- La característica de internet que más se utiliza es el correo electrónico, el cual permite al usuario enviar mensajes a cualquiera que esté conectado a internet. Los usuarios, además, pueden adjuntar archivos a los mensajes de correo electrónico, incluidos documentos basados en texto, fotografías digitales, videos, sonidos y archivos ejecutables. Debido a su facilidad de uso y costo relativamente bajo, el correo electrónico es utilizado por millones de personas cada día. Aunque es una maravillosa herramienta de comunicación, también puede llevar a una sobrecarga de comunicación para ciertas organizaciones. Otras desventajas pueden ser: una interpretación incorrecta de los mensajes, no es siempre el medio adecuado para transmitir mensajes negativos (falta de privacidad), una excesiva emocionalidad o falta de inhibición

Mensajes instantáneos.- Los mensajes instantáneos son un tipo de correo electrónico que ofrece correos electrónicos casi instantáneos entre 2 o más usuarios. Algunos empresarios consideran que su desventaja es que no permite a los empleados concentrarse en su trabajo, además de estar en desacuerdo con la gramática, ortografía y sintáxis utilizadas en estos mensajes. Redes Sociales y blogs.- Facebook, Twitter, My Space, LinkedIn. Para obtener el máximo provecho de las redes sociales, y a la vez evitar irritar a sus contactos, úselas solo para asuntos de gran valor. Existen empleadores que revisan estas cuentas de sus posibles empleados antes de contratarlos para conocer un poco más acerca de ellos.

Teléfonos móviles, y asistentes digitales personales.- La popularidad de estos aparatos inalámbricos continuará mientras los empresarios continúen intentando mantenerse conectados a internet 24 horas al día, 7 días a la semana. Los teléfonos móviles han ido progresando aceleradamente en cuanto a sus capacidades. Algunos de ellos cuentan con funciones tan variadas que se transforman en un asistente personal indispensable para el trabajo de un administrador.

Como se puede ver, existen muchas formas distintas de comunicarse dentro de una organización, con los supervisores y los compañeros de trabajo, y en forma externa, con los clientes y proveedores. El medio de comunicación difiere en su riqueza de información, la cual se refiere a la cantidad de información que puede ser transmitida en forma eficaz. Un medio que permite una alta riqueza, tal como una interacción frente a frente, puede producir más entendimiento común entre individuos o un grupo en comparación con un medio bajo en riqueza como un correo electrónico generalizado a todos los empleados.

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