AUDITORÍA A LOS PROCESOS DEL ASIC Y TIE PARA EL AÑO 2010

Presentación del tema: "AUDITORÍA A LOS PROCESOS DEL ASIC Y TIE PARA EL AÑO 2010"— Transcripción de la presentación:

1 AUDITORÍA A LOS PROCESOS DEL ASIC Y TIE PARA EL AÑO 2010
BDO AUDIT S.A. Julio de 2011 AUDITORÍA A LOS PROCESOS DEL ASIC Y TIE PARA EL AÑO 2010

2 OBJETIVO DE LA AUDITORIA
Verificar el cumplimiento de la regulación aplicable, con énfasis en los cambios regulatorios del año 2010 en los procesos del Administrador del Sistema de Intercambios Comerciales –ASIC- y del Centro Nacional de Despacho –CND relacionados a las Transacciones Internacionales de Electricidad –TIE- para el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2010.

3 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Auditar los procesos del Administrador del Sistema de Intercambios Comerciales – ASIC – para el período indicado, con el objetivo de verificar el cumplimiento de la regulación aplicable. Se realizara énfasis en los cambios regulatorios del año 2010. Evaluar los procesos del Administrador del Sistema de Intercambios Comerciales - ASIC - y de Centro Nacional de Despacho – CND - relacionados con las Transacciones Internacionales de Electricidad de corto plazo - TIE - para el período auditado. Se realizara énfasis en los cambios regulatorios del año 2010. Verificar la precisión de la actualización del software del SIC y del CND para los cambios regulatorios del año 2010. Certificar los procedimientos minuciosos que mantiene el Administrador del SIC a disposición de los agentes del mercado mayorista, de acuerdo con el artículo 26 de la resolución 024 de 1995. Elaborar un cronograma detallado de trabajo acordado conjuntamente con auditoría interna de XM para el desarrollo del trabajo, el cual incluirá, entre otros aspectos: planeación del trabajo, entendimiento de los procesos y tiempo requerido para ello, definición de metodología, procedimientos, pruebas de auditoría y las fechas de realización e información requerida para llevarlas a cabo, validación de informes preliminares y presentación de informes definitivos al CNO, CAC y CREG. Hacer seguimiento a las recomendaciones cerradas en el 2010 y/o en proceso, y las pendientes a la fecha de desarrollo de la revisión.

4 ALCANCE ASIC Proceso Registro Proceso Liquidación y Facturación
Operaciones-transacciones vigencia (1 de enero a 31 Diciembre) Regulación aplicable, con Énfasis Cambios Regulación 2010 Sistemas de información relacionados a los Procesos ASIC Agentes Fronteras Contratos Largo Plazo Obligaciones de Energía en Firme Determinación de demandas, generación y Pérdidas Proceso Registro Determinación del Despacho Ideal Asignación de Obligaciones de Energía en Firme Despacho de contratos entre agentes y mercado secundario de energía firme Liquidar y Facturar las transacciones de la Bolsa Proceso Liquidación y Facturación Gestión de Garantías Mensuales Procedimiento de Cierres Mensuales Procedimiento de limitación al suministro Administración Financiera del Recursos del Mercado Procedimiento de distribución y aplicación de pagos Procedimiento de pago Procedimiento de gestión de cartera Administración de Cuentas y gestión de cartera del SIC

5 ALCANCE TIE’s Aplicación de la regulación Vigente
Operaciones-transacciones vigencia 2010 (1 de enero a 31 de diciembre ) Regulación vigente, Énfasis cambios Regulación 2010 y Acuerdos Comerciales y Operativos Sistemas de información relacionados a los Procesos TIE’s Incluyendo: Acuerdos Comerciales Acuerdos Operativos Aplicación de la regulación Vigente Proceso de Despacho Económico Operación de los enlaces Determinación de parámetros técnicos para el caso del CND. Procesos de Despacho Económico y CND Procesos de administración, liquidación, facturación, garantías de cuentas TIE. Administración de Cuentas

6 ENFOQUE DEL TRABAJO Evaluación de los procesos objeto de la auditoria
El enfoque para desarrollar este trabajo se baso en el análisis de riesgos y controles por actividades, el cual se soporta en la ejecución de las siguientes actividades: Non-Core Accounts Certain Risks Size vs Nature Entendimiento de la entidad y su entorno Identificación y evaluación del riesgo Evaluación de los procesos objeto de la auditoria

7 ENFOQUE DEL TRABAJO Inicio Proceso Como inicia una transacción
El conocimiento de los procesos objeto de la auditoría permitió un mejor entendimiento de las actividades realizadas por la entidad, su entorno de control interno y nos facilitó la identificación y evaluación de riesgos. Como inicia una transacción Inicio Qué sucede con la transacción después de su inicio? Proceso Como se ingresa la operación en el sistema de información Registro

8 METODOLOGIA GENERAL Y FASES DE LA AUDITORIA
Definición del Inventario de Normatividad Aplicable Conocimiento y análisis de los ciclos y actividades desarrolladas por XM para dar cumplimiento a la normatividad aplicable a los procesos Entrevista con los funcionarios encargados por parte de XM Conocimiento y análisis del informe de auditoría emitido con corte al año 2009 Conocimiento de los Procesos Evaluación y determinación del perfil de riesgo de los procesos a auditar Identificación de los software asociados a los procesos Identificación de Cambios en el software en el año 2010, relacionado con cambios regulatorios Determinación de la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas de auditoría. Diseño de los procedimientos y/o programas de auditoría Determinación de los tamaños de las muestras Planeación de la Auditoría Ejecución de Pruebas detalladas sobre: Los procesos validando aspectos normativos Sistemas de información verificando implementación de cambios, Seguridades sobre los sistemas de información. Controles manuales y/o automáticos. Recalculo sobre información relacionada con precio de bolsa, ajustes, reconciliación, desviaciones, despacho de contratos, entre otros Obtener evidencia de la auditoria Evaluación de los resultados obtenidos con los procesos XM y el equipo de trabajo Presentación del informe de avance Presentación de informe para análisis completo y detallado Discusión de los asuntos relevantes Elaboración informe final Evaluación de Resultados y Emisión de Informes

9 CONCLUSION GENERAL DE LA REVISION
De acuerdo con los procedimientos de auditoría adelantados y con los resultados obtenidos, no detectamos ningún incumplimiento de las normas y regulaciones aplicables durante el año 2010 a los procesos y tareas realizadas por el Administrador de Intercambios Comerciales – ASIC respecto a las transacciones comerciales del Mercado Mayorista de Energía Eléctrica de Colombia y el Centro Nacional de Despacho – CND relacionado con las Transacciones Internacionales de Electricidad de Corto Plazo – TIE´s.

10 CONCLUSIONES ESPECIFICAS DE LA REVISION
Mediante la validación de los controles establecidos para asegurar la exactitud, completitud y oportunidad de la información, no detectamos ningún indicio de error en los cálculos realizados por el ASIC relativos a las transacciones comerciales en el Mercado Mayorista de Energía Eléctrica de Colombia y el Centro Nacional de Despacho - CND relacionado con las Transacciones Internacionales de Electricidad de Corto Plazo – TIE´s Con base a la revisión adelantada a las modificaciones efectuadas al software del SIC y del CND de acuerdo a los cambios regulatorios presentadas en el año 2010, no detectamos ningún indicio de error en la implementación de dichos cambios a los programas (aplicativos). Como resultado del seguimiento a las recomendaciones emitidas de auditorías anteriores, observamos que el plan de acción establecido por XM para las recomendaciones dadas por la auditoría para el año 2009 fue implementado.

11 CONSIDERACIONES Las pruebas sobre los controles automáticos se realizaron sobre versiones de los programas vigentes a la fecha de esta auditoría, periodo comprendido entre el 14 de marzo y el 11 de julio de 2011 y no sobre las versiones vigentes durante 2010, cuyas características y funcionalidades pudieron ser diferentes a las vigentes durante el periodo de ejecución de esta auditoría. La verificación retroactiva de la implementación oportuna de las aplicaciones por cambios regulatorios se realizó sobre registros y soportes suministrados por XM. Se realizaron pruebas sobre la configuración de seguridad de los servidores de aplicaciones y de bases de datos que soportan los procesos objeto de esta auditoría. Dichas pruebas fueron realizadas para el periodo comprendido entre el 14 de marzo y el 11 de julio de 2011, no sobre la configuración de 2010, la cual pudo ser diferente a las del periodo de ejecución de esta auditoria. No hemos realizado procedimientos adicionales a los descritos en este documento para verificar que los datos suministrados por XM son veraces, por lo tanto asumimos que la información suministrada por la entidad es confiable y completa. Debido a las limitaciones inherentes a cualquier estructura de control interno pueden, ocurrir errores o irregularidades que no sean detectados a través de nuestros procedimientos de auditoría. Además, la proyección de una evaluación de los procesos hacia períodos futuros está sujeta al riesgo de que los procedimientos se tornen inadecuados por cambios en las condiciones o porque el grado de efectividad del diseño y operación de las políticas pudieran deteriorarse.

12 ANEXOS

13 OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO
PROCESO DE REGISTRO DE AGENTES Los Formatos de Calidad R-1001, que facilitan el seguimiento a las tareas asociadas con el proceso de registro de agentes, que son usados como uno de los medios de soporte del cumplimiento oportuno de dichas tareas, debe permanecer debidamente actualizado y almacenado en los archivos sistematizados de XM. En la evaluación inicial realizada, se revisaron 5 agentes (100% de la muestra), observando que 4 de ellos presentaban el formato de calidad R-1001 desactualizado (Compañía Energética de Occidente S.A.S. ESP – CEOC, Energética de Occidente S.A.S. ESP – CEOD, Generamos Energía S.A. E.S.P. GEEG, HZ Energy S.A.S. E.S.P., HZEC) y 1 no presentaba este formato (Colinversiones - CIVG). Se sugiere establecer formalmente un término para la devolución de los pagaré a los agentes una vez se ha notificado y surtido el proceso de retiro voluntario de los agentes. Lo anterior, por cuanto se detectó un caso donde los pagaré CAEC Comercializadora Andina de Energía S.A. E.S.P. fueron entregados al agente 4 meses después de la notificación de retiro realizada al Agente. Lo anterior contribuiría con la consistencia y periodicidad del procedimiento aplicado en este tipo de retiro. Se recomienda establecer un mecanismo digital o formal, que permita internamente identificar de forma clara e inmediata en los formatos SIC de registro de contactos, las causas por las que no son registrados en la base de datos, de acuerdo al proceso de registro de agentes, y complementariamente, que estas causas de no registro sean puestas en consideración del agente para que no se reiteren los errores o inconsistencias en los formatos.

14 OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO
Debe propenderse por el adecuado archivo físico de los documentos que soportan los procesos de registro de agentes, de forma que se consolide en una sola carpeta la información relevante de ese proceso. En la verificación adelantada, se evidenciaron en los archivos físicos de algunos agentes de la muestra seleccionada, algunas excepciones relacionadas con folios archivados pertenecientes a otros agentes, folios con información repetida (varias copias), algunos memorandos o comunicaciones en copias y no en original, entre otros asuntos. PROCESO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA RECURSOS DEL MERCADO (GESTIÓN DE CARTERA) Sugerimos quede debidamente documentado por escrito el cambio de procedimiento realizado en mayo de 2011, en que los intereses de mora de las empresas incumplidas con el Mercado de Energía Mayorista se dejaron de facturar teniendo en cuenta la fecha de diligenciamiento de los pagarés, de los que trata el Artículo 21 del Anexo de la Resolución CREG 019 de 2006. Lo anterior, por cuanto en el año 2010 dichos intereses se generaban y facturaban sobre la totalidad del capital adeudado sin considerar la disminución del mismo por las transferencia de la responsabilidad de cobro de la cartera a los respectivos agentes beneficiarios, a través del endoso y entrega formal de pagares, generando reconocimiento de intereses que ya no estaban a cargo de XM como administrador del sistema.

15 OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA RECURSOS DEL MERCADO (PROCEDIMIENTO LIMITACIÓN DEL SUMINISTRO) Sugerimos revisar la Macro para el control del procedimiento de Limitación de Suministro, dado que en su ejecución plantea fechas y términos probables de publicaciones, aun en algunos casos que no aplica por corresponder a agentes sin usuarios, o en caso de agentes que han sido retirados del mercado, entre otros. Sugerimos adicionalmente, que cuando las publicaciones de primer y segundo aviso en los diarios no se realicen exactamente en las fechas propuestas por dicha macro, se proceda con la actualización de estas fechas en la Macro para que no se generen diferencias entre la información de sistematizada y la real del diario o publicación. DTI Aunque XM dispone de procesos documentados (en Enterprise Architect), los cuales relacionan además los diferentes aplicativos que soportan dichos procesos, se pudieron establecer las siguientes situaciones: Consideramos importante incluir en el proceso de Soporte y Mantenimiento de aplicaciones aquellas macros de Excel que no están entregadas a la DTI de manera que se tenga una mayor cobertura. Disponer de un inventario actualizado, centralizado completo y detallado de las macros que se utilizan en los diferentes procesos y que no han sido entregadas a la DT, con el propósito de establecer su verdadera utilidad, calidad, confiabilidad, seguridad y estandarización. Como parte de esta labor, se deben identificar aquellas macros diseñadas por el usuario para controlar o validar los resultados arrojados por los sistemas de información que soportan el proceso y diferenciarlas de aquellas que “suplen” la realización de procesos informáticos específicos (en nuestro criterio, las primeras constituyen herramientas de aseguramiento que complementan el sistema de control interno, mientras que las segundas son candidatas a ser incorporadas en los sistemas de información).

16 PRUEBAS GENERALES APLICADAS
PROCESOS DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA DE INTERCAMBIOS COMERCIALES – ASIC. Proceso de Registro: Validación del cumplimiento de los requisitos exigidos por la normatividad Vigente para: Creación de agentes Modificación de agentes Inactivación (retiro) de agentes Verificación del adecuado diligenciamiento de los formatos aplicables en el proceso. Verificación de la existencia y validez de documentos legales. Validación de información complementaria presentada por los Agentes en el proceso de Registro Validación de los requisitos contemplados para crear, modificar o inactivar los contactos Validación de los contactos creados, modificados o retirados. Verificación del adecuado registro en el sistema de información de los contratos a largo plazo Revisión del cumplimiento de los requisitos normativos para el registro de contratos a largo plazo. Validación del cumplimiento de los plazos establecidos para el registro de los contratos largo plazo Verificación del adecuado registro en el sistema de información de los contratos a Respaldo de energía firme

17 PRUEBAS GENERALES APLICADAS
PROCESOS DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA DE INTERCAMBIOS COMERCIALES – ASIC. Proceso de Registro: Revisión del cumplimiento de los requisitos normativos para el registro de contratos respaldo de energía firme Validación del cumplimiento de los plazos establecidos para el registro de los contratos respaldo de energía firme Revisión del cumplimiento de los requisitos exigidos en la regulación para crear, modificar y cancelar fronteras Revisión del cumplimiento de los requisitos normativos para el registro de fronteras Revisión del cumplimiento de los requisitos exigidos en la regulación para el reporte de los equipos defectuosos o hurtados Verificación del oportuno reporte de los equipos defectuosos o hurtados Revisión del cumplimiento de los requisitos exigidos en la regulación para el reporte la demanda, la generación y las pérdidas del STN Evaluación de la información generada por el proceso, utilizada como insumo base a los demás procesos

18 PRUEBAS GENERALES APLICADAS
PROCESOS DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA DE INTERCAMBIOS COMERCIALES – ASIC. Proceso de liquidación y facturación del sistema de intercambios comerciales – SIC Verificación al proceso de despacho ideal considerando la normatividad aplicable durante el año 2010. Seguimiento a los resultados de las bitácoras del proceso. Revisión del cumplimiento de la confidencialidad de la información de oferta de precios de los generadores. Prueba para verificación del cálculo del Delta Nacional e internacional considerando la normatividad aplicable durante el año 2010 Validación de la razonabilidad del precio de bolsa Nacional e internacional por periodo horario Verificación de los ajustes a la liquidación en la bolsa de energía. Validación del precio de Escasez, Verificación de los ajustes a la liquidación en la bolsa de energía. Verificación del precio de oferta de arranque y parada, Verificación de los ajustes a la liquidación en la bolsa de energía. Verificación de las variables consideradas para el cálculo de la Obligación de Energía Firme. Prueba para verificar el despacho de los contratos vigentes en cada uno de los periodos horarios y la adecuada valuación de los mismos.

19 PRUEBAS GENERALES APLICADAS
PROCESOS DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA DE INTERCAMBIOS COMERCIALES – ASIC. Proceso de liquidación y facturación del sistema de intercambios comerciales – SIC Prueba sobre la liquidación de una muestra de agentes para días y periodos horarios. Prueba al seguimiento y la solución a una muestra de las reclamaciones presentadas por los agentes a XM. Verificación del cumplimiento de las fechas de liquidación, publicación de la información y emisión de facturas Verificación de la completitud de la información enviada a los Agentes

20 PRUEBAS GENERALES APLICADAS
PROCESOS DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA DE INTERCAMBIOS COMERCIALES – ASIC. Administración financiera de recursos del mercado Verificación de la actualización de los cambios introducidos por la normatividad en el año 2010 Revisión y verificación de los conceptos y valores cubiertos en las garantías suministradas por los agentes. Revisión de la oportunidad y adecuada realización de las proyecciones y los ajustes a las garantías. Prueba de controles de adecuado registro y custodia de garantías documentales Prueba detallada sobre procedimientos aplicables a garantías de los agentes Verificación de constitución de garantías para Agentes que compran Energía en Bolsa

21 PRUEBAS GENERALES APLICADAS
PROCESOS DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA DE INTERCAMBIOS COMERCIALES – ASIC. Administración de cuentas y gestión de cartera del SIC Verificaciones sobre la consistencia y totalidad de la información recibida como insumo de otros procesos. Verificación sobre los porcentajes de distribución y su consistencia con los reportes del sistema que apoya procesos de administración de cuentas. Verificación del cumplimiento de los plazos establecidos para la distribución y oportunidad de los pagos y/o transferencia a los agentes en el periodo Validación de la adecuada afectación de los saldos de cartera de los agentes. Verificación de controles a la conciliación y cierre mensual de cuentas. Validación de la oportunidad para la generación y publicación de información. Validación del cumplimiento a las notificaciones y los plazos para realizar el Procedimiento de limitación del suministro.

22 PRUEBAS GENERALES APLICADAS
PROCESOS DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA DE INTERCAMBIOS COMERCIALES ASIC Y DEL CENTRO NACIONAL DE DESPACHO – CND - RELACIONADOS CON LAS TRANSACCIONES INTERNACIONALES DE ELECTRICIDAD DE CORTO PLAZO – TIE´s. Acuerdo Comercial Verificación de los depósitos de garantías respecto a la facturación. Evaluación del cumplimiento de los tiempos establecidos para realizar objeciones a la facturación. Verificación de los depósitos de los prepagos semanales de las Transacciones Internacionales de Electricidad de Corto Plazo en cuentas independientes. Verificación sobre los rendimientos generados por los montos depositados por anticipado por el Administrador del Mercado Importador como garantía semanal. Evaluación de las oportunidad en las publicaciones de la información relacionada con TIES. Verificación de la cancelación o Modificación de las Cuentas bancarias donde se depositaron las Garantías. Evaluación de la oportunidad en el envío de las lecturas de los medidores por parte de los agentes. Revisión de la oportunidad en el cumplimiento de la auditoria para las operaciones TIE.

23 PRUEBAS GENERALES APLICADAS
PROCESOS DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA DE INTERCAMBIOS COMERCIALES ASIC Y DEL CENTRO NACIONAL DE DESPACHO – CND - RELACIONADOS CON LAS TRANSACCIONES INTERNACIONALES DE ELECTRICIDAD DE CORTO PLAZO – TIE. Acuerdo Operativo Validación del cumplimiento de las condiciones técnicas establecidas en el Acuerdo Operativo. Validación del cumplimiento de los Estudios Eléctricos y energéticos. Validación del cumplimiento de Información de eventos. Validación del cumplimiento de criterios de seguridad para la operación de los enlaces. Validación del cumplimiento de Estudios de transferencias máximas. Validación del cumplimiento de Programación de mantenimientos. Validación de la operación de las interconexiones.

24 PRUEBAS GENERALES APLICADAS
PROCESOS DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA DE INTERCAMBIOS COMERCIALES ASIC Y DEL CENTRO NACIONAL DE DESPACHO – CND - RELACIONADOS CON LAS TRANSACCIONES INTERNACIONALES DE ELECTRICIDAD DE CORTO PLAZO – TIE. Despacho Económico Coordinado Operación de los enlaces Verificación del procedimiento aplicado por XM en la determinación del Despacho Económico con énfasis en proceso TIE. Evaluación del sistema de información que soporta el despacho económico coordinado, Seguimiento a los resultados de las bitácoras del proceso. Verificación de la variación (Voltaje y Frecuencia) que se vigilan durante la operación para garantizar la calidad en la operación de los enlaces. Liquidación y Facturación de TIE´s Revisión de los ajustes realizados a la liquidación del precio nacional, TIE e Internacional. Verificación de la adecuada determinación de los valores incluidos en las facturas por transacciones TIE. Revisión de la oportuna generación y emisión de la facturación electrónica. Determinación de parámetros técnicos del CND Prueba para verificar la determinación de parámetros técnicos.

25 PRUEBAS GENERALES APLICADAS
PROCESOS DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA DE INTERCAMBIOS COMERCIALES ASIC Y DEL CENTRO NACIONAL DE DESPACHO – CND - RELACIONADOS CON LAS TRANSACCIONES INTERNACIONALES DE ELECTRICIDAD DE CORTO PLAZO – TIE´s. Garantías semanales TIE´s Administración de cuentas Revisión y verificación de los conceptos y valores cubiertos en las garantías suministradas por los Agentes y por CENACE. Revisión de la oportunidad y adecuada realización de las proyecciones y los ajustes a las garantías. Verificación de la oportunidad en la constitución de garantías para Agentes que compran Energía en Bolsa. Verificaciones sobre la consistencia y totalidad de la información recibida como insumo de otros procesos. Verificación de la información semanal y mensual, conciliaciones y cierre de cuentas. Verificación de cumplimiento de los plazos establecidos para los pagos y/o transferencia de pagos.

26 PRUEBAS GENERALES APLICADAS
VERIFICACIONES COMPLEMENTARIAS Verificar la precisión de la actualización del software del SIC y del CND para los cambios regulatorios del año 2010. Verificar la implementación de los cambios en los procedimientos minuciosos que mantiene el Administrador del SIC a disposición de los agentes del mercado mayorista, y certificarlos de acuerdo con el artículo 26 de la resolución 024 de 1995. Realizar seguimiento a las recomendaciones cerradas en el 2010 y/o en proceso, y las pendientes a la fecha de desarrollo de la revisión, relacionadas con los siguientes asuntos: Evaluación de macros en cuanto a protección – DARF y DR Actualización de documentos para control dual – DARF - y DR Validación de perfiles de accesos a rutas – DTM Revisión sobre la depuración de permisos en el servidor – DTI Validación de aplicación de logs – DTI Validación de los aspectos relacionados con el cumplimiento del Acuerdo Comercial TIE´s

27 GRACIAS