Introducción Términos – Definiciones - Ejercicio

Presentación del tema: "Introducción Términos – Definiciones - Ejercicio"— Transcripción de la presentación:

1 Introducción Términos – Definiciones - Ejercicio
Fuentes: Kathy Schwalbe, Information Technology Project Management, Seventh Edition, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Fifth Edition

2 Objetivos Objetivos del curso Metodología a seguir
Definir algunos términos muy utilizados en la Gerencia y Gestión Ciclo de vida del Proyecto Ciclo de vida del Producto Estructuras organizacionales Documento compartido

3 Objetivos del curso Dar a conocer los fundamentos de la gerencia y gestión de proyectos, buenas prácticas tradicionales comprobadas y ampliamente utilizadas Utilizar la metodología del PMI (Project Management Institute, Inc.) para la Gerencia y Gestión de proyectos, la cual en este momento es la más moderna, más utilizada y mayor demandada por las Corporaciones para los gerentes Proporcionar un vocabulario común para analizar, escribir y aplicar en la gerencia y gestión de proyectos Capacitar al estudiante para una eventual certificación profesional de la gerencia y gestión de proyectos tipo PMP (Project Management Professional) del PMI

4 Metodología del curso Presentación teórica de los temas en el curso
Aplicación práctica de la Gerencia y Gestión de Sistemas de Información, siguiendo los lineamientos del Pmbok Ejercicio: Gerenciar y Gestionar un proyecto para la Construcción de un software que va a solucionar un problema Crear una Empresa Crear un Proyecto Aplicar la guía del Pmbok para la Gerencia y Gestión del Proyecto Elaborar mapas mentales Elaborar términos de referencia para una eventual implementación Aplicar los conocimientos adquiridos en otras asignaturas del programa de estudios de Ingeniería de Sistema

5 Objetivos Presentar marco de referencia
Definir algunos términos utilizados en la Gerencia y Gestión de Proyectos Presentar características básicas de un Proyecto Presentar Interesados de un Proyecto Presentar algunas características básicas del Director del Proyecto Presentar algunos detalles para conformar la Empresa

6 PMBOK Guía para dirección de Proyectos Contiene el estándar
Normas Métodos Procesos Buenas Prácticas Certificación PMP

7 Términos Pmbok Project Management body of Knowledge. Libro guía para la Gerencia y Gestión de Proyectos Buena práctica “Es una forma óptima reconocida por la industria para lograr las metas y los objetivos”* Proyecto “Un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado único" (PMBOK ® Guide, quinta edición) Programa Grupo de proyectos gestionados de una manera coordinada para obtener aquellos beneficios que no sería posible lograr si se les gestionara en forma individual (PMBOK ® Guide, quinta edición) *Project Management Institute, Inc., Organizational Project Management Maturity Model (OPM3) Knowledge Foundation (2003), p. 13.

8 Términos Portafolio “Conjunto de proyectos o programas y otros trabajos que se han agrupado para facilitar la gestión eficiente de ese trabajo, a fin de cumplir con los objetivos estratégicos de negocio” (PMBOK ® Guide, quinta edición) Procesos de Dirección de proyectos El Pmbok define cinco grupos de procesos: Iniciación, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control, y Cierre Operación “Una función de la organización que se efectúa permanentemente, con actividades que generan un mismo producto o proveen un servicio” (PMBOK ® Guide) Entregable Producto o servicio producido o facilitado como parte de un proyecto

9 Términos Gerentes de proyecto
Trabajan con los patrocinadores del proyecto, un equipo de proyecto, y otras personas involucradas en el proyecto, para cumplir con los objetivos del proyecto Gerentes de programa Supervisan programas y frecuentemente actúan como jefes de los gerentes de proyecto Gestión de proyectos “La aplicación de los conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto" (PMBOK ® Guide, quinta edición) Cultura organizacional Conjunto de supuestos, valores y comportamientos que caracterizan el funcionamiento de una organización

10 Términos PMO Project Management Office
Estructura de la organización que estandariza los procesos de gobernabilidad relacionados con el proyecto y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas OPM3 Organizational Project Management Maturity Model Modelo de Madurez para la Dirección Organizacional de Proyectos OPM Organizational Project Management Marco para la ejecución de estrategias

11 Ejercicio Gerenciar y Gestionar un proyecto para la Construcción de un software que va a solucionar un problema Crear una Empresa Crear un Proyecto Elaborar mapas mentales Elaborar términos de referencia para una futura implementación del contenido de las áreas de conocimiento Aplicar la guía del Pmbok para la Gerencia y Gestión del Proyecto Aplicar los conocimientos adquiridos en otras asignaturas del programa de estudios de Ingeniería de Sistema

12 Proyecto Proyecto "un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado único" (PMBOK ® Guide, quinta edición) Concluye cuando sus objetivos se han alcanzado o el proyecto se ha terminado Para terminar pueden tomar un tiempo corto o largo Pueden ser grandes o pequeños

13 Atributos del proyecto
Propósito único Temporal Elaboración progresiva Requiere recursos De diversas áreas Generalmente tiene: Cliente principal (customer) y/o Patrocinador (sponsor) Implica incertidumbre

14 Estructura de la Gestión de Proyectos
Gestión del alcance tiempo Gestión de costos La calidad 9 áreas del conocimiento Funciones fundamentales Funciones facilitadoras Recursos humanos Gestión de la comunicación riesgo Gestión de las adquisiciones Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3 Proyecto 4 Herramientas y técnicas Portafolio de proyectos Gestión de la integración del proyecto Éxito del proyecto Éxito de la empresa Expectativas y necesidades de los interesados del proyecto

15 Estructura de la Gestión de Proyectos
Portafolio de proyectos Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3 Proyecto 4 Proyecto 5 Éxito de la empresa 10 áreas del conocimiento Funciones fundamentales Gestión del alcance Gestión del tiempo Gestión de costos Gestión de La calidad Expectativas y necesidades de los interesados del proyecto Gestión de la integración del proyecto Éxito del proyecto Gestión de Recursos humanos Gestión de la comunicación Gestión del riesgo Gestión de las adquisiciones Gestión de los interesados Funciones facilitadoras

16 Ventajas del uso formal de la Gestión de Proyectos
Mejor control de los recursos financieros, físicos y humanos Mejora de relaciones con los clientes Menos tiempo de desarrollo Menores costos Mayor calidad e incremento de la fiabilidad Márgenes de beneficio más altos Mejora la productividad Una mejor coordinación interna Moral más alta de los trabajadores (menos estrés)

17 Interesados del proyecto
Personas involucradas o afectadas por las actividades del proyecto Entre los Interesados se incluyen: El Patrocinador del proyecto El gerente de proyecto El equipo del proyecto El personal de apoyo Clientes Usuarios Proveedores Los opositores al proyecto

18 Gestión de los interesados del proyecto
Los gerentes de proyectos deben identificar, entender y manejar las relaciones con los interesados del proyecto La alta gerencia y los altos ejecutivos son interesados importantes del proyecto Usar los cuatro marcos de las organizaciones puede ayudar a cumplir las necesidades y expectativas de los interesados en el proyecto Marco estructural Marco de recursos humanos Marco político Marco simbólico

19 Entendiendo las organizaciones
Marco estructural Roles y responsabilidades Coordinación y control Los organigramas ayudan a definir este marco Marco de recursos humanos Encontrar armonía entre: Necesidades de la organización Necesidades de las personas Marco político Asume que: Organizaciones son coaliciones compuestas por individuos variados y grupos de individuos Conflicto y poder, son temas clave Marco simbólico Se enfoca en: Símbolos y significados relacionados con los eventos. La cultura es importante

20 Gestión de los interesados del proyecto
Los gerentes de proyectos deben identificar, entender y manejar las relaciones con los interesados del proyecto La alta gerencia y los altos ejecutivos son interesados importantes del proyecto Usar los cuatro marcos de las organizaciones puede ayudar a cumplir las necesidades y expectativas de los interesados en el proyecto

21 Portafolio de Proyectos
Gestión del portafolio Selección y soporte de proyectos o inversiones de programas. Inversiones guiadas por el plan estratégico y por los recursos disponibles. Los gerentes de portafolio Ayudan a tomar decisiones de inversión inteligente Ayudan a seleccionar y analizar proyectos desde una perspectiva estratégica

22 Gestión del Proyecto vs Gestión del Portafolio
Objetivos tácticos Objetivos estratégicos Gestión del portafolio ¿Estamos trabajando en los proyectos correctos? ¿Estamos investigando en las áreas correctas? ¿Tenemos los recursos adecuados para ser competitivos? Gestión del proyecto ¿Estamos llevando a cabo bien nuestros proyectos? ¿Están nuestros proyectos a tiempo y dentro del presupuesto? ¿Los interesados del proyecto saben lo que deberían estar haciendo?

23 Rol del Gerente de Proyectos
Descripción Depende de cada Organización Incluye funciones como: Planificación Programación Coordinación Trabajo con la gente

24 Habilidades y competencias más importantes para un Gerente de Proyectos
1. Habilidades con la gente 2. Liderazgo 3. Capacidad para escuchar 4. Integridad, comportamiento ético, coherente 5. Fuerte en la construcción de confianza 6. Comunicación verbal 7. Fuerte en la creación de equipos 8. Resolución de conflictos, gestión de conflictos 9. Pensamiento crítico, solución de problemas 10. Comprende, balancea prioridades

25 Habilidades Sugeridas para el Gerente de Proyectos
Conocimiento del área de aplicación, estándares y regulaciones Conocimientos del entorno del proyecto Conocimiento y habilidades de gerencia generales Habilidades o destrezas de relaciones humanas Ellos deberían: Sentirse cómodos ante el cambio Entender las organizaciones en las que trabajan Ser capaces de dirigir equipos para lograr los objetivos del proyecto

26 Ciclo de vida del proyecto
“El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las necesidades de gestión y control de la organización u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación”, Pmbok, quinta edición Tamaño Complejidad Necesidades de Control Proyecto Fase

27 Fases del Proyecto Las fases del proyecto son divisiones dentro del mismo proyecto, donde es necesario ejercer un control adicional para gestionar eficazmente la conclusión de un entregable mayor. Las fases del proyecto suelen completarse de manera secuencial, pero en determinadas situaciones de un proyecto pueden superponerse, Pmbok, quinta edición. Proyecto Fase Número Grado de control

28 Ciclo de vida del proyecto
Niveles típicos de costos y personal Estructura del ciclo de vida Características Nivel de costo Dotación de personal Influencia de los interesados Riesgos Incertidumbres Costo de los cambios Impacto de la variable en función del tiempo En las primeras fases de un ciclo de vida del proyecto: Las necesidades de recursos son generalmente más bajas El nivel de incertidumbre (riesgo) es más alto Las partes interesadas del proyecto tienen la mayor oportunidad de influir en el proyecto En las fases medias de un ciclo de vida del proyecto: La certeza de completar un proyecto aumenta Se necesitan más recursos La fase final de un ciclo de vida del proyecto se centra en: Velar por que se cumplan los requisitos del proyecto El patrocinador aprueba la realización del proyecto

29 Ciclo de vida del Producto*
Los productos también tienen su ciclo de vida Ciclo de vida del Producto: “Un conjunto de fases del producto que, generalmente, son secuenciales y sin superposición, cuyos nombres y números son determinados por las necesidades de fabricación y control de la organización”, Pmbok quinta edición Ciclo de vida del Producto Fase * Producto : “Un artículo producido que es cuantificable y que puede ser un elemento terminado o un componente”, Pmbok quinta edición

30 Relaciones Ciclo de vida del Producto y del Proyecto
Organización Operación 1 Fase Operación 2 Operación 3 Operación 4 Operación m Proyecto 1 Proyecto 3 Proyecto n Proyecto 2 Proyecto 4 Producto

31 Ciclo de vida y Fases del Proyecto
El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases que definen: Qué trabajos se llevan a cabo en cada fase Qué entregables se producen y cuándo Quién está involucrado en cada fase Cómo será el control y aprobación del trabajo realizado en cada fase

32 Relaciones básicas entre fases
Relación secuencial: Una fase comienza una vez se termina la anterior Relación de superposición: Una fase se inicia antes de que finalice la anterior Relación iterativa: Una fase se planifica, y la planificación de la siguiente se efectúa conforme avanzan el trabajo y los trabajos de la fase actual

33 Ejemplo de Proyecto en una sola Fase

34 Ejemplo de Proyecto de tres Fases

35 Ejemplo de Proyecto con Fases superpuestas

36 Proyectos no pueden ejecutarse aislados
Los proyectos deben operar en un entorno amplio de organización Los altos directivos deben asegurarse que los proyectos siguen apoyando las necesidades actuales de la Empresa Los gerentes de proyecto necesitan utilizar el enfoque sistémico Los gerentes debe tener una visión holística para la realización de proyectos en el contexto de la organización

37 Proyectos no pueden ejecutarse aislados

38 Estructuras organizacionales
Tres estructuras básicas de las organizaciones Funcional: Gerentes Funcionales informan al CEO Por Proyectos: Gerentes de programa informan al CEO Matricial: término medio entre estructuras funcionales y estructuras por proyectos; el personal generalmente informa a dos o más jefes; la estructura puede ser de matriz débil, equilibrada o fuerte CEO: chief executive officer

39 Estructura organizacional funcional

40 Estructura organizacional orientada a proyectos

41 Estructura organizacional matricial débil

42 Estructura organizacional matricial fuerte

43 Estructura organizacional matricial equilibrada

44 Estructura organizacional combinada

45 Influencia de la estructura organizacional en los proyectos

46 La Empresa Puntos a tener en cuenta en la creación de la empresa:
Qué tipo de negocio van a realizar Mirar el mercado Elaborar un plan de negocios Hacer una evaluación financiera Necesidades de crédito

47 La Empresa Puntos a tener en cuenta en la creación de la empresa:
Constitución formal de la empresa Tipo de empresa Código de Comercio Otros aspectos legales Minutas Verificar disponibilidad del nombre en la Cámara de Comercio Verificar la actividad económica Presentar acta de constitución y estatutos de la sociedad en notaría Hacer la inscripción en la Cámara de Comercio Hacer diligencias en la DIAN. Obtener el NIT Abrir cuenta bancaria Inscribir libros de Comercio en la Cámara de Comercio Hacer diligencia de orden nacional/departamental/distrital/municipal

48 Documentación – Crear empresa Ver más

49 Documento compartido - Asistencia

50 Documento compartido - Calificaciones

51 Documento compartido - Correos

52 Necesidad de estándares organizacionales
Los estándares y directrices ayudan a los gerentes de proyectos a ser más efectivos La alta gerencia puede fomentar: La utilización de formularios estándar y programas informáticos para la gestión de proyectos El desarrollo y uso de directrices para redactar los planes de un proyecto o para proporcionar información del estado La creación de una oficina de gestión de proyectos o centro de excelencia

53 Ejemplo de ciclo de vida del proyecto
Viabilidad del proyecto Adquisición del proyecto Concepto Desarrollo Implementación Cierre Plan de Gestión Estimación preliminar de costos EDT 2 niveles Plan de gestión del proyecto Estimación del presupuesto de gastos EDT 3+ niveles Paquete final de trabajo Estimación definitiva Del costo Reportes de desempeño Trabajo terminado Lecciones aprendidas Aceptación del cliente Ejemplo de entregables para cada fase

54 Importancia de las Fases del Proyecto y Revisiones de gestión
Las revisiones de gestión, también llamadas salidas de fase o puntos de muerte, se deben efectuar después de cada fase con el fin de evaluar el progreso del proyecto, sus posibilidades de éxito, y si continúa siendo compatible con los objetivos de la organización

55 ¿Qué es la Gestión de Proyectos?
Los gerentes de proyecto se esfuerzan por cumplir la triple restricción, equilibrando los objetivos de alcance, tiempo y costo del proyecto