CAJA CHICA PROF. MINERVA TEJERA C..

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1 CAJA CHICA PROF. MINERVA TEJERA C.

2 CONCEPTO, OBJETIVO, AMBITO
Es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable, que sirve para cancelar obligaciones no previstas y urgentes, de valor reducido y que no sean factibles de satisfacer mediante la emisión de cheques CONCEPTO FONDO DE CAJA CHICA Tiene como objeto el de regular y establecer las normas y la utilización del Fondo de Caja Chica a fin de que estos cumplan con el propósito para el cual se los autoriza. Estos fondos servirán únicamente y exclusivamente para cancelar pagos en efectivo. OBJETIVO AMBITOS DE APLICACIÓN Se sujetarán a las disposiciones establecidas en este reglamento a las que asignen Fondos de Caja Chica y a los funcionarios y empleados responsables de su administración y manejo.

3 SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN
El monto del Fondo de Caja Chica será hasta un monto que no excederá de US$ , el mismo que será aprobado por el Presidente, y será utilizado únicamente y exclusivamente para el fin creado. DE LA CUANTÍA DEL FONDO SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN Para la creación del Fondo de Caja Chica, los vicepresidentes o la máxima autoridad del área que estableciere la necesidad de ampliar el fondo, formulará la solicitud correspondiente al Presidente, en la que justificará el requerimiento de apertura o ampliación del Fondo de Caja Chica caso contrario se devolverá al área solicitante señalando las razones DE LA SOLICITUD DEL FONDO Obtener la autorización del Presidente Ejecutivo Aprobada la solicitud será enviada al Vicepresidente Estos recursos no serán utilizados para mantener cuentas. En caso de que el administrador incurra en pagos no contemplados, se objetará por escrito con sus razones PROGRAMACIÓN Y APERTURA DEL FONDO DE CAJA CHICA. En función de las necesidades de las áreas correspondientes que lo soliciten y la disponibilidad presupuestaria. El valor máximo por cada pago no podrá sobrepasar el 20% incluido impuestos del monto asignado como Fondo de Caja Chica. En caso contrario, se realizará con aprobación de la máxima autoridad hasta el 40% del fondo. CUANTIA DE LOS DESEMBOLSOS

4 CAMBIO DE ADMINISTRADOR
DESIGNACIÓN, UTILIZACIÓN Y PROHIBICIÓN Ser empleado o funcionario de la Empresa. DESIGNACIÓN UTILIZACIÓN Y PROHIBICION ES DEL FONDO DE CAJA CHICA DESIGNACIÓN DE LA CUSTODIA, MANEJO Y CONTROL. La designación de la custodia la realizará la máxima autoridad de cada área. Haber recibido la inducción del manejo de Caja Chica por parte de las autoridades. En caso de vacaciones, enfermedad, comisión o ausencia temporal justificada de la persona responsable, el superior jerárquico se encargará de su administración. En caso de rotación o traslado administrativo de la persona responsable, la máxima autoridad delegará a otra persona con una acta de custodia saliente y otra acta de custodia entrante. CAMBIO DE ADMINISTRADOR Se utiliza para pagar la adquisición en efectivo con visto bueno del jefe inmediato. Arreglo Adquisición de registros oficiales Adquisición de mapas, planos, etc. Suministros y materiales de menor cuantía Adquisición útil de aseo y limpieza. Certificados de cheques, etc. UTILIZACIÓN DEL FONDO Pago de servicios personales. Gastos de uso personal de los funcionario o empleados Anticipo de viáticos. Cambio de cheques personales. Reposición de gastos con fechas anteriores, etc. PROHIBICIONES

5 MANEJO, USO Y REPOSICIÓN
No se incluirá facturas o planillas de pago que por su naturaleza no están determinadas para el fin al cual fueron destinadas. Los gastos se resumirán en un formulario en orden numérico y secuencial, legalizada con firma de responsabilidad, haciendo constar las retenciones. El responsable de la custodia velará que se cumpla todas estas normas de control y el incumplimiento dará lugar a establecer responsabilidades. MANEJO Y USO DEL FONDO DE CAJA CHICA MANEJO, USO Y REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA RESPONSABILIDAD Y LIQUIDACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA Cuando esté utilizado el 60% del Fondo de Caja Chica Por efectos del Régimen Tributario los comprobantes de venta y retenciones deben quedar contabilizados en el mismo mes. Entregar con los documentos soporte. DOCUMENTOS PARA EL TRÁMITE DE RESPONSABILIDAD La orden de pago por concepto de reposición. El formato consolidado de pagos y retenciones. Soporte de los pagos originales. Las copias de los comprobantes de retención. En los comprobantes de venta, debe incluir en anverso el cancelado y el reverso el sello de responsabilidad del área.

6 Libro voluntario que no necesita legalizarlo
LIBRO CAJA CHICA Es un Libro voluntario que no necesita legalizarlo Un memorado autorizado por el gerente se designa un monto determinado. Mediante Este libro De este libro es renovable se liquida los que se ha gastado y se rembolsa automáticamente por el mismo importe gastado para que se mantenga siempre con l monto fijado. Según el memorando, por eso se llama FONDO FIJO Es destinado para los gastos menudos y diarios de la empresa tales como: Movilidad local, Útiles de escritorios, correos, llamadas por teléfono, faxes, etc. Este fondo estará a cargo de un cajero; este fondo debe ser cuidado celosamente en su utilización, debiendo ser gastado en oros fines y propósito de la empresa El importe Es en forma resumida en cada quincena o fin de mes recibe el nombre de centralización El arqueo REGISTROS La trasferencia Se hace en cualquier momento y de manera sorpresiva y debe ser arqueado por el gerente, administrador o contador. EN LA COLUJMNA DEL DEBE: importe del dinero disponible en caja EN LA COLUMNA DEL HABER: importe de egresos Un libro contable o también los movimientos son contralados en formatos especiales llamado VOHUCHER, conjuntamente con los comprobantes sustentados. Se puede utilizar

7 El manejo correcto de la cuenta caja chica le va a posibilitar aplicar en forma personal y profesional. Se transfiere que el fondo es manejado por 2 personas diferentes, el Contador solo emite el cheque y contabiliza, mientras la persona encargada del manejo de este fondo, deberá conocer la parte legal y tendrá que manejar con ética profesional. CONCLUSIONES

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9 COMPROBANTE DE CAJA MENUDA
FECHA: ____________________________ NO. ____________________ PAGADO A: _________________________ CANTIDAD ______________ POR: ______________________________ CARGUESE A: _______________________ APROBADO POR: _____________________ PAGO RECIBIDO: ____________________ CIA. ________________________________

10 Distribución de los Cargos
LIBRO DE CAJA MENUDA Fondo de Caja Menuda Fecha Descripción No. Comp. Distribución de los Cargos General Nombre de la Cuenta Recibido Pagado Útiles de Oficina ITBMS Flete y Acarreo Viáticos y Pases 0.00 31 TOTALES EFECTIVO EN CAJA

11 Distribución de los Cargos
PRÁCTICA 1 LIBRO DE CAJA MENUDA Fondo de Caja Menuda Fecha Descripción No. Comp. Distribución de los Cargos General Nombre de la Cuenta Recibido Pagado Útiles de Oficina ITBMS Flete y Acarreo Viáticos y Pases 60.00 ENERO 1 FONDO DE CAJA 15.52 DOC DE PAPEL 48 14.50 1.02 1.75 3 PAGO DE TRANSPORTE 49 8.83 4 400 CARTUCHOS 50 0.58 8.25 G.VARIOS 3.29 5 ITBMS DE FACTURA 647 51 ITBMS DE MOBILIARIO 3.00 20 TRANSPORTE DE MERCANCIA 52 3.20 24 INTERESES NO PAGADOS 53 INTERESES POR PAGAR 8.03 27 ARTICULOS DE LIMPIEZA 54 7.50 0.53 43.62 31 TOTALES 22.00 2.13 4.75 0.00 14.74 16.38 EFECTIVO EN CAJA CH No.179 REEMBOLSO