FUNDACIÓN CAMINOS DE ESPERANZA – TALITA KUMI

Presentación del tema: "FUNDACIÓN CAMINOS DE ESPERANZA – TALITA KUMI"— Transcripción de la presentación:

1 FUNDACIÓN CAMINOS DE ESPERANZA – TALITA KUMI
MEJORAMIENTO DE PROCESOS

2 Contenido: La Fundación Planteamiento del problema
Objetivos de la investigación Marco teórico Análisis de la situación actual Mejoras aplicadas Aplicación en la fundación Aporte real del trabajo para la fundación Conclusiones y recomendaciones

3 La Fundación: Caminos de Esperanza – Talita Kumi es una organización sin fines de lucro que tiene como objetivo principal brindar un espacio de seguridad y familiaridad para niñas y adolescentes en situación de riesgo. Es sustentada económicamente por un círculo ecuménico alemán. Cuenta con dos casas de acogida con capacidad para 40 individuos.

4 Personal Casa de Acogida TK I Casa de Permanencia TK II Psicología
Trabajo Social Educadoras Casa de Permanencia TK II Administración Psicología Trabajo Social Educadoras Instructoras Profesora

5 GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE TALENTO HUMANO
Acogida Evaluación y Orientación Convivencia y Ejecución de A.Formativas Transferencia Ejecución de Talleres y Desarrollo Profesional Salida de la Persona Acogida ACTIVIDADES PRIMARIAS GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE TALENTO HUMANO GESTIÓN ADMINISTRATIVA ACTIVIDADES SECUNDARIAS GESTIÓN FINANCIERA PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL GESTIÓN DE AYUDA Y DONACIONES EXTERNAS

6 Planteamiento del Problema:
Procesos Talita - Kumi Problemas dentro de todas las unidades de trabajo, el personal y sus competencias. Informales Desorganizados Organización frágil y con un alta probabilidad de que los objetivos propuestos no se lleguen a cumplir.

7 Objetivos de Investigación:
Objetivo General: Contribuir al mejoramiento de los procesos priorizados en la Fundación Caminos de Esperanza – Talita Kumi, mediante la modernización de los procesos, a fin dar solución a problemas determinados previamente. Objetivos Específicos: Aplicar la metodología de mejora. Definir sistemas de medición y control acorde a las necesidades de la institución. Difundir la documentación desarrollada.

8 Marco Teórico: Mejoramiento de Procesos: ACTIVIDADES BÁSICAS
Obtener el compromiso de la alta dirección. Establecer un consejo directivo de mejoramiento Conseguir la participación total de la administración Establecer equipos de mejoramiento de los sistemas Conseguir la participación individual Asegurar la participación de los empleados formando equipos de trabajo Desarrollar actividades con la participación de los proveedores Establecer actividades que aseguren la calidad de los sistemas Desarrollar e implantar planes de mejoramiento Metodología de solución a los problemas que enfrenta una institución, constituyéndose en una herramienta importante a la hora de dinamizar y modernizar dicha institución. (Pérez & Soto, 2013)

9 Marco Teórico: Herramientas de Modernización:
Eliminación de la burocracia. Eliminación de la duplicación. Evaluación del valor agregado. Simplificación. Reducción del tiempo del ciclo del proceso. Prueba de errores. Eficiencia en la utilización de los equipo. Lenguaje simple. Estandarización. Alianza con proveedores. Mejoramiento de situaciones importantes. Automatización y/o mecanización.

10 Marco Teórico Medición y Control de Procesos: INDICADORES
MANUAL DE PROCESOS Documento que registra el conjunto de procesos, discriminando en actividades que realizan un servicio, un departamento o toda la institución. (Mejía, 2006) “la expresión cuantitativa del comportamiento y desempeño de un proceso, cuya magnitud, al ser comparada con algún nivel de referencia, puede estar señalando una desviación sobre la cual se toman acciones correctivas o preventivas según el caso.” (Pérez J. C., 2013)

11 Situación Actual De los procesos levantados se priorizó los siguientes procesos y subproces: PROCESO C.D Acogida A Evaluación Personal y Familiar B.1 Convivencia y Ejecución de Actividades Formativas C Transferencia D Ejecución de Talleres de Apoyo y Desarrollo Profesional E Salida de la Persona Acogida F Recepción de Donaciones G.1 Uso de vehículo I.1

12 Determinación de soluciones a problemas y métodos de control
Talleres Determinación de soluciones a problemas y métodos de control Indicadores Plan de Trabajo Análisis grupal

13 Resultados C.D PROCESO OPORTUNIDADES DE MEJORA ACCIÓN TOMADA E
Ejecución de Talleres de Apoyo y de Desarrollo Profesional Busca ser más eficientes a través del uso de equipos. Se está elaborando un plan de capacitación al personal para el uso de tecnología. (anexo 7) Lograr un trabajo más eficiente a través de métodos estandarizados. Se implementó el plan de división grupal por edad o rasgos similares y se coloca los horarios de trabajo visibles en carteleras. Se está elaborando un plan para realizar talleres formales o cursos con miras a formar oficios . Mejorar la transferencia de la información. Se realizó un plan de reuniones semanales de equipo para evaluar la percepción de cada área con respecto a la niña. (flujogramas) F Salida de la persona acogida Identificar actividades que generen valor agregado al proceso. Se identificó las vías generales que puede tomar el proceso de salida. (flujogramas) Disponer de un proceso de salida plenamente identificado. Se definió el proceso de salida. (descripción del proceso) C.D PROCESO OPORTUNIDADES DE MEJORA ACCIÓN TOMADA G.1. Recepción de Donaciones Garantizar que el proceso sea efectivo y eficiente. Se definió la responsable de la gestión de donaciones: Administradora. (descripción del proceso) Busca ser más eficientes a través del uso de equipos. Se está elaborando un plan de capacitación al personal para el uso de tecnología. (anexo 7) I.1. Uso del vehículo Simplificar el proceso. Se priorizó los fines de uso del vehículo. (flujogramas) C.D PROCESO OPORTUNIDADES DE MEJORA ACCIÓN TOMADA C Convivencia y Ejecución de Actividades Formativa Mejorar la transferencia de la información. Se realizó un plan de reuniones semanales de equipo para evaluar la percepción de cada área con respecto a la niña. (Flujogramas) Disponer de información clara, oportuna y precisa. Las educadoras requieren información de las evaluaciones que se aplican a las niñas. Para lo cual se elaboró un formato con el fin de brindar información relevante acerca de las características de la niña. (anexo 5) Mejorar el trato de la información. Se estandarizó el formato de los informes. (anexo 5) Eliminación de la duplicación en cuanto a información obtenida de la niña. Se estandarizó el formato de los informes y documentos pertinentes. (anexo 5) Buscar ser más eficientes a través del uso de equipos. Se está elaborando un plan de capacitación al personal para el uso de tecnología. (anexo 7) C.D PROCESO OPORTUNIDADES DE MEJORA ACCIÓN TOMADA A Acogida Garantizar que el proceso sea efectivo y eficiente. Se definió la responsable del proceso de acogida: Psicóloga Clínica. Lograr eficiencia con el uso de tecnología. Se elaboró un documento explícito que transmite la información pertinente de forma visual a la niña (anexo 4) y se está elaborando un plan de capacitación para el personal en uso de tecnología. Mejorar el desempeño de las personas que están a cargo de la Acogida de la niña. Se está buscando al especialista que brinde el respaldo necesario para elaborar un documento en el que se evidencie rasgos generales para evaluación. Disponer de reglas y políticas claras. Se realizó el primer borrador del reglamento interno (anexo 6) C.D PROCESO OPORTUNIDADES DE MEJORA ACCIÓN TOMADA B.1 Evaluación Personal y Familiar Garantizar que el proceso sea efectivo y eficiente. Se contrató una psicóloga clínica a tiempo completo en la casa de Acogida I. Mejorar el desempeño del personal. Se está elaborando un plan de capacitación para el personal en temas relevantes.(anexo 6) Eliminación de la duplicación en cuanto a información obtenida de la niña. Se estandarizó el formato de los informes y documentos pertinentes. (anexo 5) Disponer de información relevante y oportuna. Se realizó la Ficha Médica Interna recogiendo los datos que los especialistas evalúan al momento de la cita médica. (anexo) Se está elaborando una base de datos con centros de salud cercanos y buscando especialistas que puedan colaborar en la fundación. Buscar ser más eficientes a través del uso de equipos. Se está elaborando un plan de capacitación al personal para el uso de tecnología. (anexo 7) C.D PROCESO OPORTUNIDADES DE MEJORA ACCIÓN TOMADA D Transferencia Mejorar la transferencia de la información. Se realizó un plan de reuniones mensuales de equipo de las dos casas. (flujogramas) Disminuir el tiempo de ciclo del proceso. Se implementó el proceso de evaluación psicológica y de trabajo social para determinar la viabilidad de la transferencia. (flujogramas) Disponer de información clara, oportuna y precisa. Se elaboró un documento con el perfil de la niña. (anexo 5) Se realizó un plan de reuniones semanales de equipo para evaluar la percepción de cada área con respecto a la niña. (flujogramas) Eliminación de la duplicación en datos de los informes. Se estandarizó el formato de los informes. (anexo5) Busca ser más eficientes a través del uso de equipos. Se está elaborando un plan de capacitación al personal para el uso de tecnología. (anexo 7) Garantizar que el proceso sea efectivo y eficiente. Se definió el responsable del proceso de Transferencia: Trabajadora Social casa 1 y 2. (descripción del proceso) Aplicar un sistema prueba de errores Se implementó el sistema de visita de contacto con permanencia de un día. (anexo 6)

14

15 Aplicación en la fundación
Se empleó criterios de calidad desarrollando herramientas de modernización de procesos con el fin de lograr una mejora sustentada. Se direccionó a la fundación a la aplicación del uso del ciclo de Deming (plantear, hacer, verificar, actuar) con el propósito de crear una cultura de análisis e identificaciones de soluciones basado en datos reales.

16 Productos entregados a la fundación
Aplicación de las mejoras propuestas. Análisis comparativo de valor agregado. Análisis de valor de los procesos mejorados. Manual de Procesos. Descripción de los procesos. Descripción de actividades Representación gráfica de los procesos. Anexos

17 Aporte real: La Fundación vio un alto potencial de fortalecimiento al visualizar las mejoras que se realizaron en los procesos que actualmente maneja la fundación. La Fundación cuenta con información ordenada, procesos mejorados y claramente definidos. Se entregó un modelo de control de procesos en base a indicadores, lo cual a partir de un análisis permite determinar mejoras a partiendo de datos reales.

18 ANTES DESPUÉS Procesos de acuerdo al criterio del personal de turno Procesos descritos y documentados No existe capacitación al personal Fundación desarrollando un plan de capacitación Fundación enfocada a las funciones Fundación enfocada al mejoramiento de procesos Personal con desconocimiento del alcance de su función Personal con un panorama claro de sus actividades Fundación con una panorama incierto de requerimiento de recursos Fundación con requerimientos claros de recursos Fundación con documentos dispersos Fundación que implementa estandarización de formatos en sus documentos Fundación con problemas identificados Fundación implementando plan de acción para solución de problemas

19 CONCLUSIONES: La Fundación Caminos de Esperanza es una organización de carácter social en la que se ha logrado implementar mejoramiento de procesos, partiendo de un análisis global de cada unidad de trabajo. Aún cuando en la fundación se manejan niveles burocráticos, se ha logrado enfocar actividades que promueven la participación de sus colaboradores con el fin de lograr un empoderamiento de sus puestos de trabajo y la participación activa en planes de mejora.

20 La importancia de contar con una planificación adecuada en todos los niveles de la fundación, logró ser un factor determinante para enfocar el proceso de una manera más productiva para el desarrollo personal de las niñas y adolescentes acogidas.

21 RECOMENDACIONES: Es necesario que el manual de procesos sea actualizado de acuerdo a los requerimientos de la fundación y se debe tomar en cuenta que no es un documento que pretende mostrar procesos estáticos, sino que busca dar una directriz al camino que se debe tomar para logar llegar a los objetivos. Resulta fundamental realizar capacitaciones periódicas al personal con el fin de lograr involucramiento en los procesos. Además resultaría importante contar con un plan anual de capacitación enfocada a lograr destrezas requeridas en el personal para mejorar el desempeño en sus actividades.

22