Dependencias responsables: Asesores

Dependencias responsables: Asesores
REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL Version 1.0 Aprobado> Agosto 3 de 2007 Calle 28 No. 13A - 15 Piso 17 PBX: FAX: Página Web: NIT Dependencias responsables: Asesores División Administrativa División de Capacitación, Investigación y Desarrollo División Legal Oficina de Registro Grupo de Planeación Unidad de Control Interno Unidad de Divulgación y Prensa Unidad de Información Unidad de Sistemas Diseño de Carátula Camilo Gutiérrez Dirección del Proyecto División Administrativa Prohibida su reproducción parcial o total

C O N T E N I D O GENERALIDADES MODULO I Oficina de Asesores Página
Presentación ….....……………………..……...….. 15 Introducción ………………………………...…. 17 Objetivos …………………………………… Visión y Misión …………………………………..… 18 Perfil Institucional ………………………………..… 19 Organigrama ...…………………………………….. 21 Políticas instituciones ………………..…...…….… 22 MODULO I Oficina de Asesores Comisiones....……………………..……………... 24 Quejas y reclamos .……..……….…………… Negociaciones internacionales ..……………..… 26 Seminarios y eventos …….……….………… Otras actividades …………………..…….……... 28

División Administrativa
MODULO II División Administrativa Página 1.Grupo de Almacén, Bienes e Inventarios ¿Qué hace el Almacén? ……………………...…… 31 Generalidades del procedimiento para el ingreso de bienes a los inventarios de la entidad …...……… 31 Generalidades del procedimiento para la salida de bienes de los inventarios de la entidad .…………. 32 ¿En qué momento y cómo se elabora el pedido de papelería? ………………….……………………….. 32 ¿Qué relación tiene usted como servidor de la con el Grupo de Almacén, Bienes e Inventarios? Trabajo complementario……………………………. 33 Retiro temporal de bienes ………………………….. 33 ¿Qué hacer en el evento de requerir un elemento que no se haya solicitado previamente? …………. 34 2. Grupo de Compras ¿Qué hace el Grupo de Compras? …….………… 35 Tipos de contratos .………………………………… 35

Informes internos - depuración de los estados
Página Generalidades del procedimiento para adquirir bienes y servicios ………...………………………… 36 Plan de compras: Qué es? Cuando y cómo se elabora? …… .………………………………………. 36 ¿Qué relación tiene usted como servidor de la entidad con el Grupo de Compras? ..…………….… 37 ¿Qué hacer en el evento de requerir un bien o servicio que no esté incluido en el plan de compras? .…………………………………………... 38 Obligaciones de su dependencia respecto al plan de compras …...…………………..………………… 38 Su actuación en el plan de compras ……………. 38 Porqué al adquirir un elemento, éste no se recibe de manera inmediata?…………………………….. 39 Supervisión de contratos. Qué significa? ……….. 39 ¿Cuales son las cuantías a tener en cuenta en los procesos de contratación? ..……….………..….. 40 SICE. Qué significa? ..……………………….…… 41 3. Grupo de Contabilidad Antecedentes …………… ………………….…….. 42 Postulado de confiabilidad ………………….…….. 42 Postulado de utilidad social.…………………….… 42 Causación ………………………………………….. 43 Reconocimiento …………………………………….. 43 Prudencia .……………………………………….….. 43 Informes internos - depuración de los estados financieros………………………………………….… 44

4. Grupo de Presupuesto y Tesorería
Página Informes internos con destino a diferentes áreas de la entidad …….…………………….…….….….… 45 Informes externos ……………………….………...… 46 4. Grupo de Presupuesto y Tesorería La programación presupuestal …………………… 47 Disposiciones legales .……………………….….… 48 Principios de la programación…………….……..… 49 Modificaciones presupuestales ………... ……….. 50 Programa anual de caja …..…….………………… 51 Programación de giros .………………………… 5. Grupo de Recursos Humanos Ingreso, permanencia y retiro ………………….…. 53 Régimen salarial .………………………………….. 54 1. Asignación básica mensual …………………… 54 2. Prima de servicios …………………………….. 55 3. Prima de navidad ………………………………. 55 4. Bonificación por servicios ……………………… 55 5. Vacaciones ……………………………………… 55 6. Prima de vacaciones ………………………….. 56 7. Bonificación por recreación …………………… 56 8. Alimentación ……………………………………. 56 9. Transporte ………………………………………. 56 10. Horas extras …………………………………… 57 11. Viáticos ………………………………………… 57 12. Cesantías ……………………………………… 57 13. Subsidio familiar ……………………………… 58 14. Dotación ……………………………………….. 58

6. Otros Servicios Página Evaluación del desempeño y calificación de
Capacitación ………………………………………..… 59 Bienestar e incentivos ……………………………….. 59 Régimen del empleado público .……………………. 61 1. Licencia …………………………….………………. 61 2. Permiso …………………………………………….. 62 3. Comisión …………………………………………… 62 4. Encargo …………………………………………….. 62 5. Seguridad Social …………………………………… 62 6. Riesgos profesionales ……………………………. 63 7. Horario ………………………………………………. 63 8. Permisos ……………………………………………. 64 9. Carnet de identificación …………………………... 64 10. Normas de interés para un servidor público .….. 64 11. Otros aspectos ……………………………………. 64 6. Otros Servicios Manejo de Caja Menor.………………………………. 66 Servicios Generales.………………..……………….. 70 1. Reparación o mantenimiento de bienes a cargo del servidor o de uso institucional ....……………. 71 2. Servicio de fotocopiadora ………….…………..…. 72 3. Salida de bienes de la entidad ……….………..…. 73 4. Ingreso de bienes a la entidad ………………….… 74 5. Servicio de vigilancia ……………………………… 75 6. Servicio en las áreas de cafetería y bienestar ….. 76 Recepción ……………………………………………… 77

División de Capacitación, Investigación y Desarrollo
Página Manual de Comunicaciones …………………………… 84 MODULO III División de Capacitación, Investigación y Desarrollo 1. Capacitación externa ……………………..….…..…. 91 2. Capacitación abierta ……………………………..…. 91 3. Jueves Autoral..... ……………………………….….… 92 4. Convenios ………………………………….…………. 92 5. Comités OMPI ………………………………………… 93 6. Investigaciones ………………………………………. 93 7. Proyectos de difusión y sensibilización …………… 94 MODULO IV División Legal ¿Qué hace la División Legal? ………………………….. 96 ¿Quienes conforman la División Legal? ………………. 98 MODULO V Oficina de Registro ¿Qué hace la Oficina de Registro? ……………………… 100 Proceso de inscripción de una obra ……………………. 101

MODULO VI Grupo de Planeación
Página ¿Qué es la base de datos Ulrich? …………………… 101 ¿Qué es el registro en línea? ……….……………… ¿Qué información debo suministrar a un usuario sobre el registro? ……………………….…………. 102 ¿Con qué medios cuenta el usuario para enviar a nuestras oficinas las solicitudes de inscripción?...…. 103 ¿Quiénes conforman la Oficina de Registro? …….… 103 MODULO VI Grupo de Planeación ¿Qué es el Grupo de Planeación? …….…………… 105 Objetivo del Grupo de Planeación ………..………… 105 ¿Cuáles son las funciones del Grupo de Planeación? 106 ¿Qué actividades ejecuta el Grupo de Planeación?… 107 1. Elaboración y seguimiento del Plan de Acción de la Dirección Nacional de Derecho de Autor.…… 107 2. Elaboración del anteproyecto de presupuesto…..… 108 3. Elaboración y evaluación de los indicadores de gestión……..………………………………………….. 108 4. Evaluación de la prestación del servicio a los usuarios……………………………………………….. 109 5. Coordinación y seguimiento a los programas de cooperación …………….……………………………. 109

Unidad de Control Interno
Página 6. Coordinación de las relaciones con la Oficina Asesora de Planeación del Ministerio del Interior y de Justicia…………………………………………… 110 7. Rendición de Cuenta a la Contraloría General de la República ………………………………………. 110 MODULO VII Unidad de Control Interno ¿Qué se hace? ……………………………………… Sus funciones …………………………………………. 112 MODULO VIII Unidad de Información Correspondencia .…………………………………… 115 Envíos ……………………………………………… Mensajería …………………………………………… 115 Centro de Documentación .………………………… 116 Objetivos …………………………………………….. 116 Colección ……………………………………………. 117 - Publicaciones periódicas ……………………..… 117 - Suscripciones .………………………………….… 117 Organización …………………………………………. 117 Sistema de clasificación decimal Dewey ……….. 118

Unidad de Divulgación y Prensa
Página Gestión documental …………………………………. 119 Tabla de retención documental ………………….… 120 Ventajas de la organización documental en archivos de gestión……………………………….… 120 Transferencia documental ………………………… 121 Archivo central …………………………………… Funciones …………………………………………… 121 Archivo inactivo …………………………………….. 122 Eliminación documental ……...…………………… 122 ¿Cómo hacer Consultas en el Centro de Documentación?..………………………………… MODULO IX Unidad de Divulgación y Prensa Comunicación Interna.…………………………… ¿Y qué hay en el buenos días?.…………………… 125 ¿Y qué hay en la red autoral?...…………………… 125 Imagen corporativa…………………………………. 126 Medios de comunicación.…………………………. 127

MODULO X MODULO XI FORMATOS
Página MODULO X Unidad de Sistemas ¿Qué hace la Coordinación de Sistemas?.……… ¿Cómo está compuesta nuestra plataforma tecnológica?……….………....…………………… 129 ¿Cuáles son nuestros elementos de comunicación externos?...………………………………………….. 130 internos?...………………………………………….. 130 ¿Cómo podemos solicitar el apoyo de la Unidad de Sistemas? …….…………………………………. 130 ¿Cómo se presta el servicio de registro en línea?.. 131 MODULO XI FORMATOS División Administrativa 1. Autorización gastos de caja menor 2. Autorización toma de fotocopias …………………. 136 3. Boleta de permiso ……………………………… 4. Control de llamadas telefónicas ……………… 5. Control de salida de un bien de la entidad … 6. Control de ingreso de un bien a la entidad …

Unidad de Información Página
7. Control de ingreso y salida de bienes particulares 8. Relación de entrega de periódicos …………… 9. Formato solicitud de mantenimiento ………… Unidad de Información 10. Encuesta de servicios Centro de Documentación 11. Relación trámites de mensajería … 12. Formato único de inventario documental .…… 13. Paz y Salvo Centro de Documentación.……… 14. Préstamos Centro de Documentación……… 15. Solicitud préstamo Archivo Central …… 16. Solicitud de mensajería …………………………

¡HOLA! DESDE ESTE MOMENTO ERES LO MAS IMPORTANTE
Bienvenido Presentación Hemos diseñado este manual con el fin de suministrar la mayor información sobre la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR, respecto a la visión, misión, estructura organizacional, normatividad, políticas, reglamento y procedimientos, lo cual facilitará el proceso de inducción y reinducción dirigido a los servidores, en beneficio de todos y cada uno de quienes hacemos parte de la entidad. Personas como usted, vinculados luego de un riguroso proceso de selección, en donde la capacidad intelectual y personal han sido los parámetros fundamentales tenidos en cuenta para su incorporación a esta familia, deben conocer a profundidad todo lo atinente a la Dirección, como estrategia para su rápida integración y como mecanismo para propiciar un mayor valor agregado a la gestión institucional.

CARTA DE COMPORTAMIENTO ETICO
La carta de navegación para cada servidor desde el punto de vista ético, está resumido en el Nonálogo de Valores, el cual fue construido luego de reiteradas y extensas jornadas, en las cuales con el aporte de todos los servidores se logró identificar y socializar aquellas conductas que deben hacer parte de nuestra cotidianidad, siempre con el propósito de lograr la excelencia personal e institucional. Conoce y Comparte nuestro nonálogo ético: La conducta ética es un comportamiento esencial en la integridad institucional. Esta comprende los ideales por los que nos debemos esforzar y como debemos comportarnos. Este es nuestro código ético: Encuéntrame (1) Este es tú código (7) 1. Tolerancia 2. Sinceridad 3. Compromiso 4. Sentido de pertenencia 5. Actitud de servicio 6. Colaboración 7. Responsabilidad 8. Honestidad 9. Respeto (8) Conóceme (2) Trabaja en equipo (3) Crece con nosotros (6) Investiga (5) Descubre lo nuevo (4)

Introducción Objetivos ¡ ANIMO Y MUCHA SUERTE!
En este momento, eres nuestro (a) compañero (a) de labores y debes tener en cuenta que tu aporte va a ser muy importante en la marcha de nuestra entidad. Al pertenecer a la Dirección Nacional de Derecho de Autor, asumiste compromisos que cumplir a cabalidad. Como servidor público, tienes deberes y derechos cuya atención y observancia son indispensables, lo cual garantizará que la labor encomendada se realice bajo parámetros de eficiencia, economía y eficacia. El suministro del manual es un componente importante en el proceso de inducción o reinducción, razón por la cual, sugerimos una lectura minuciosa y oportuna de todos los temas incorporados en él, de tal manera que pueda tener una visión global de la entidad y el conocimiento necesario para profundizar en aquellos aspectos de interés para el nuevo servidor, una vez estés involucrado en los mencionados procesos. ¡ ANIMO Y MUCHA SUERTE! Brindar al servidor de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, un documento que le permita obtener información general relacionada con funciones, normas, políticas, derechos y deberes, de manera tal que la posibilidad de consulta sea ilimitada y los efectos de la misma, redunden en beneficio de la entidad. Objetivos

PARA MEMORIZAR Visión Misión
Posicionarse como una entidad dinámica y reconocida que contribuya en forma permanente a la plena vigencia del respeto al derecho de autor y los derechos conexos en Colombia. Misión Fortalecer la debida y adecuada protección de los titulares de derecho de autor y de los derechos conexos contribuyendo al desarrollo de una cultura de respeto a estos derechos. Inculcamos la noción del derecho de autor como un nuevo concepto de riqueza que genera empleo, impulsa el desarrollo de la nación, protege la creación de las obras literarias y artísticas que contribuyen a engrandecer la cultura, el conocimiento, el arte, el entretenimiento y la calidad de vida, y responde a los retos impuestos por los avances tecnológicos. Convertimos el conocimiento en oportunidad formando a los funcionarios de la entidad para que sean promotores y difusores del respeto por el derecho de autor y los derechos conexos.

Perfil Institucional ¿Qué es la Dirección Nacional de Derecho
de Autor? La Dirección Nacional de Derecho de Autor es una Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministerio del Interior y de Justicia, con personería jurídica, autonomía y patrimonio independiente. La entidad es el órgano gubernamental que se encarga del diseño, dirección, administración y ejecución de las políticas gubernamentales en materia de derecho de autor y derechos conexos. En tal calidad posee el llamado institucional de fortalecer la debida y adecuada protección de los diversos titulares del derecho de autor y los derechos conexos, contribuyendo a la formación, desarrollo y sustentación de una cultura nacional de respeto por los derechos de los diversos autores y titulares de las obras literarias y artísticas.

Dentro de este entorno, la acción institucional de la Dirección Nacional de Derecho de Autor involucra el estudio y proceso de expedición, de la normatividad autoral de nuestro país, así como la adhesión a los principales convenios internacionales sobre protección del derecho de autor y los derechos conexos. A la Dirección Nacional de Derecho de Autor, corresponde la administración del Registro Nacional de Derecho de Autor, el cual tiene por finalidad la inscripción de todo tipo de obras en el campo literario y artístico, así como los actos y contratos relacionados con la enajenación o cambio de dominio de éstas; todo con el fin de otorgar un título de publicidad y seguridad jurídica a los diversos titulares en este especial campo del derecho. El ámbito de las funciones de la entidad comprende todo el territorio nacional, teniendo como domicilio principal la ciudad de Bogotá y la estructura interna se organizará de la siguiente manera: 1. Dirección General 2. Subdirector General 2.1. Oficina de Registro 2.2. División Legal 2.3. División de Capacitación, Desarrollo e Investigación. 2.4. División Administrativa 3. Organos de Asesoría y Coordinación 3.1. Comisión de Personal 3.2. Comité Administrativo 3.3. Comité de Sistema de Control Interno

Organigrama

Políticas Institucionales
Búsqueda de la excelencia en todos los planes, proyectos y actividades tendientes a consolidar una cultura de respeto por el derecho de autor y los derechos conexos. Investigación y actualización constante en cuanto a los aspectos filosóficos, legislativos y jurisprudenciales del derecho de autor y los derechos conexos, con el fin de asegurar la efectiva y adecuada protección de los autores y titulares de estos derechos. Permanente actitud proactiva frente al cambio, especialmente en lo que concierne a la implementación de nuevas tecnologías que aseguren la excelencia en la prestación de los servicios de la entidad y otorguen los debidos patrones de seguridad a los usuarios del Registro Nacional del Derecho de Autor. Permanente actitud proactiva frente a la cooperación interinstitucional y a los programas de sinergia, destinados a alcanzar los fines esenciales del Estado.

Comisiones Ten presente…
Que ningún funcionario debe asistir a a reuniones, conferencias o seminarios o realizar visitas de observación relacionadas con sus funciones, sin la respectiva Resolución de Comisión Que el Director General designa a la persona que debe atender la comisión. Que la Oficina de Asesores solicita a la División Administrativa la comisión de dicha persona, señalando el lugar, la fecha y el tiempo de duración de la misma y adjuntando copia de la invitación. Que toda comisión que implique la aceptación de una invitación de un gobierno extranjero o un organismo internacional o una entidad particular requiere un Decreto de autorización. Para tal fin: La División Administrativa (previa firma del Director General) debe remitir al Ministerio del Interior y de Justicia la solicitud con el cuadro de autorización con mínimo 15 días de anticipación. Debe existir un acto administrativo (Resolución) por el cual se autoriza la comisión, y si es del caso, el pago de viáticos y transporte

Y... Sabías que… Quejas y Reclamos
Se reciben quejas y reclamos a través: Del Buzón ubicado a la entrada de la entidad La línea gratuita La página de Internet Las Quejas y Reclamos se tramitan a través del Director General Sabías que… Antes de dar respuesta siempre se conversa con el usuario y con la dependencia para averiguar el motivo de la queja. El tiempo para emitir respuesta a una queja o reclamo es de 15 días hábiles. Cada tres meses se envía un reporte de las quejas y reclamos tramitados a la Procuraduría Delegada para la Vigilancia Preventiva de la Función Pública de la Procuraduría General de la Nación, con copia a la Coordinación de Control Interno de la DNDA Y...

NEGOCIACIONES INTERNACIONALES
La DNDA… Participa en todos lo procesos de negociación, nacionales e internacionales, en donde se discuta el tema del derecho de autor. Asiste al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en los acuerdos comerciales que incluyen el tema del derecho de autor y los derechos conexos. Es el interlocutor del Estado con el sector privado… por lo tanto, concierta y discute con ellos las propuestas y posiciones que se llevan a la negociación Asiste a las reuniones, revisa los documentos producto de la negociación y emite conceptos y propuestas sobre los mismos. Participa en los procesos de adhesión e implementación de los tratados producto de dichas negociaciones Socializa y sensibiliza a la comunidad en general sobre las obligaciones contraidas en estos acuerdos internacionales

SEMINARIOS Y EVENTOS La Oficina de Asesores se encarga de…
Planear y desarrollar los seminarios y actividades académicas que buscan divulgar el tema del derecho de autor Organizar un seminario en el marco de la Feria Internacional del Libro de Bogotá. Para tal fin… Ubica los recursos para la financiación del evento (entre otras entidades en la Cámara Colombiana del Libro, la OMPI, el CERLALC) Define el tema, programa y los conferencistas Con el apoyo de las demás dependencias, se encarga de la logística del evento

ADEMAS... Recuerde que... La Oficina de Asesores y la Coordinación de Planeación organizan una audiencia pública de rendición de cuentas cada dos años. La Oficina de Asesores y la División de Capacitación participan en las iniciativas de carácter público y privado que propendan por crear y consolidar una cultura de derecho de autor y derechos conexos (ej. Convenio Antipiratería para Colombia, Plan Estratégico de la Propiedad Intelectual, la Agenda para el Desarrollo). La Oficina de Asesores está encargada de la sala de juntas, para lo cual se diseñó un aplicativo que permite solicitar y coordinar las reuniones que allí se adelantan. La Oficina de Asesores estará siempre dispuesta a colaborarle. Y...

NO OLVIDE.. Revisar y ponerle el visto bueno a las comunicaciones antes de pasarlas para firma del Director General Enviar al Director General las notas proyectadas junto con los antecedentes Colocarle fecha y versión a todos los documentos de trabajo Numerar las páginas de los documentos y comunicaciones que emita en su dependencia y graparlos

1. GRUPO DE ALMACEN, BIENES E INVENTARIOS
Su objetivo es el desarrollo de las actividades orientadas a la administración (recepción, registro, entrega y control) eficiente de los bienes, ya sea de aquellos que van a quedar en depósito o de los que van a ser distribuidos a las dependencias que los han requerido y se encuentran en tránsito. Es responsabilidad del Grupo de Almacén, registrar en forma ordenada y detallada los bienes devolutivos y de consumo que tiene la Dirección Nacional de Derecho de Autor, con anotación de las especificaciones respecto a identidad, clase, cantidad, valor y número de plaqueta; clasificándolos de acuerdo a su naturaleza, uso o destino. Esto garantiza que los inventarios que se produzcan sólo requieran su actualización mediante verificación física de las existencias y observación del estado de los elementos. ¿Qué hace? Procedimiento para ingreso de bienes a los inventarios El Coordinador del Grupo de Almacén, Bienes e Inventarios, es el encargado de adelantar este proceso soportado en la revisión de los elementos y de la documentación que respalda la adquisición. Registra la entrada de los bienes por los siguientes conceptos: Compra mediante contratos con o sin formalidades plenas Compras por caja menor Donaciones recibidas Sobrantes de inventario Por compensación Por traspasos de otras entidades Por demostración Por desmantelamiento

¿En qué momento y cómo se elabora
Generalidades del procedimiento para la salida de bienes de los inventarios de la entidad El Jefe de la División Administrativa autorizada la salida de elementos, el Grupo de Almacén, Bienes e Inventarios y procede a registrarlas, teniendo en cuenta los siguientes criterios: Suministro de bienes Entrega de elementos para producción o reconstrucción de otros bienes. Baja por merma, rotura, desuso o vencimiento. Baja de elementos devolutivos inservibles. Baja por hurto o robo Bajas por pérdida o deterioro de manera fortuita Baja por desmantelamiento Baja por donación o cesión de bienes a título gratuito Baja por traspaso de bienes ¿En qué momento y cómo se elabora un pedido de papelería? Para el cumplimiento de las funciones son necesarios recursos humanos y logísticos. Para tal efecto, se requiere que mensual y anualmente, cada dependencia haga una evaluación detallada y precisa de sus necesidades, en lo que tiene que ver con elementos de consumo (papelería) bajo parámetros de eficiencia, eficiencia y con el permanente criterio de contribuir a la racionalización de los recursos. Hay que tener en cuenta que en los primeros cinco (5) días de cada mes, se debe solicitar con oficio dirigido a la jefatura de la División Administrativa, los elementos necesarios en la dependencia. Si existen en almacén, se procederá a su entrega, o a su adquisición si no hay existencias.

Trabajo complementario Retiro temporal de bienes
¿Qué relación tiene usted como servidor de la entidad con el Grupo de Almacén, Bienes e Inventarios? Cuando usted se vincula a la entidad, el Coordinador del Grupo de Almacén, Bienes e Inventarios le hace entrega formal de los elementos que va a requerir en su labor (computador, escritorio, papeleras, etc.), y que conforman el inventario de bienes que quedan bajo su responsabilidad (fiscal y administrativa), los cuales deberá devolver en el mismo estado, en el momento en que se surta su traslado a otra dependencia o su retiro definitivo de la entidad. En consideración a lo antes expuesto, es compromiso de cada servidor velar por el uso adecuado y la conservación de todos los bienes (devolutivos), entregados para el desempeño de sus labores. La responsabilidad por el deterioro o la pérdida de cualquiera de ellos sin causa justificada, deberá asumirse en los términos consignados en las normas y procedimientos institucionales vigentes. Trabajo complementario Retiro temporal de bienes En el evento que usted requiera laborar en jornada adicional a la establecida, especialmente los fines de semana, debe solicitar al Coordinador de Almacén, el préstamo de las llaves para ingreso a la entidad, previa autorización para su entrada al edificio. Las llaves quedarán bajo su responsabilidad, por lo que usted deberá abrir, cerrar y tomar las medidas de seguridad necesarias y hacer la devolución de las mismas, el siguiente día hábil. Cuando la entidad participe en eventos feriales, el encargado de organizar el evento debe informar por escrito a la División Administrativa y

diligenciar el formato denominado “Salida temporal de bienes”, disponible en la portería de la entidad, con una antelación no menor a 5 días. No olvide solicitar el amparo de los bienes, haciendo extensiva la póliza mientras los elementos estén fuera de la entidad. Otros elementos que se pueden retirar siguiendo el mismo trámite, son los equipos y bienes que presentan fallas y requieren de ser revisados y reparados por las empresas de mantenimiento. En este evento no se requiere extensión de la póliza que ampara los bienes. ¿Qué hacer en el evento de requerir un elemento que no se haya solicitado previamente? Las dependencias de la entidad, deben solicitar los elementos necesarios para el desarrollo de sus actividades dentro de los primeros cinco días de cada mes, sin embargo, cuando de manera imprevista se presenta alguna necesidad, debe diligenciarse el formato de pedido extraordinario de elementos , el cual deberá llevar el Vo. Bo. del jefe de la dependencia, y remitirlo a la jefatura de la División Administrativa para su revisión y autorización.

¡Hola, soy contratación!
2. GRUPO DE COMPRAS Tipos de contratos Sin formalidades con formalidades ¡Hola, soy contratación! Que hace el Grupo de Compras? Consolida el plan de compras, aplica reglas y procedimientos para la celebración, ejecución y liquidación de contratos, que permitan la obtención de bienes y servicios, cualquiera que sea su objeto o valor. Porqué los tipos de contratos? Por su cuantía Menor cuantía Mayor Cuantía CONTRATOS Sin formalidades plenas Con formalidades plenas 2 oferentes, si el valor del contrato no supera los 12.5 S.M.L.M.V. 10 oferentes, si el valor del contrato va entre 12,5 y 15 S.M.L.M.V. 10 oferentes si el valor del contrato va entre 62,5 y 125 S.M.L.M.V. 10 oferentes, si el valor del contrato va entre 15 y 62,5 S.M.L.M.V. Previa invitación pública

Generalidades del procedimiento para adquirir bienes y servicios
Identificar el tipo de bien o servicio con sus especificaciones técnicas. Hacer la solicitud escrita del bien y/o servicio y justificar la necesidad. Verificar si el bien y/o servicio se encuentra incluido en el plan de compras y y si hay existencias en el almacén. Dar cumplimiento a todas las exigencias relacionadas con las etapas precontractual, contractual y postcontractual. Realizar la liquidación del contrato, cuando sea necesario conforme a lo dispuesto en el Estatuto de contratación pública. Plan de compras: Qué es, cuando y cómo se elabora ? Tipo de contrato Código SICE Descripción bien o servicio Unidad de Medida Canti- dad Valor Unitario Valor Total Mes Proyecta Contratar Con formalidades Máquina brilladora 1500 RPM, motor 2 HP Ref Bi 16” Unidad 2 3 Con formalidades Carpetas celugu iahorizontal 280 grs oficio Paquete x 100 U 5 32.300 6 Qué es? Es un documento en el que se consignan las necesidades de bienes y servicios, identificando cantidad , precio, fecha de adquisición y codificación SICE (clase, subclase, grupos y atributos), requeridos en la entidad durante una vigencia, acorde con la disponibilidad presupuestal. Cuando se elabora? Se elabora con la participación de todas las dependencias durante los meses de mayo y junio de la vigencia anterior a su ejecución. Ejemplo: el plan de compras del se inicia en marzo de 2006, consolida el 30 de junio del Para ello, se realizan las siguientes actividades:

Cómo se elabora el plan de compras?
Remitir los formatos pre-establecidos a las dependencias para identificar las necesidades. Recibir la información y consolidar. Solicitar al Grupo de almacén un listado de existencias de bienes, incluyendo precios y consumos históricos. Cruzar la información de necesidades, consumos históricos, presupuesto estimado, precios de adquisición y existencias, para generar un proyecto del plan de compras. Convocar al Comité Administrativo de la entidad para presentar el proyecto del plan de compras, Consolidar el 30 de junio de cada año, el plan de compras para la siguiente vigencia, acorde con las políticas y directrices establecidas por el Comité Administrativo. Ajustar en el mes de diciembre el plan de compras al presupuesto asignado a la entidad en el decreto de liquidación de presupuesto. Qué relación tiene usted como servidor público de la entidad con el Grupo de Compras? Directamente: cuando ha sido designado supervisor de un contrato. Indirectamente: cuando requiere un bien o servicio, el cual debe solici-tarlo directamente a su jefe inmediato y a su vez este hará la petición escrita a la jefatura de la División Administrativa.

Qué hacer en el evento de requerir un bien o
servicio que no esté incluido en el plan de compras? Remitir solicitud escrita por medio del jefe de su dependencia a la jefatura de la División Administrativa. Evaluar la solicitud, y si es procedente la petición, proyectar una modificación al plan de compras, sin modificar el presupuesto asignado para la adquisición de bienes o servicios. Ajustar el plan de compras de la entidad, si la modificación es aprobada por el Ordenador del Gasto. Elabora plan de compras en el formato del SICE y remitir al operador del SICE (Contraloría General de la República) en medio electrónico. Iniciar el proceso de contratación para adquirir el bien o servicio aprobado. Qué obligación tiene su dependencia en el momento de hacer la solicitud de bienes y servicios ? Analizar en asocio con todos los servidores de la dependencia, la necesidad de bienes o servicios, precisando las cantidades, las características técnicas y la época de la necesidad, acompañándola de la justificación pertinente. Qué actuación tiene usted ante la jefatura de su dependencia para elaborar el plan de compras? Informar y justificar las necesidades de bienes y / o servicios que le permitan cumplir con sus funciones.

Te gustaría saber, porqué al requerir un
elemento, éste no se recibe de manera inmediata ? La entidad debe primero realizar un procedimiento para la contratación administrativa (Ley 80 de 1993), el cual incluye tres etapas: Precontractual, Contractual y Post-contractual. La adquisición de cualquier bien o servicio, por insignificante que sea, requiere previamente el cumplimiento de las etapas antes citadas, para lo cual se requiere tiempo que permita dar cumplimiento a las exigencias contempladas en el Estatuto de Contratación. ......Por lo expuesto anteriormente, lo que quieres HOY no es posible entregártelo MAÑANA...... ¿Qué es la supervisión de contratos ? ¿Cualquier servidor puede ser supervisor de un contrato ? SI. El Ordenador del Gasto puede nombrarlo supervisor de un contrato en aquellos eventos en que usted tenga los conocimientos necesarios respecto a un bien o servicio que requiera la entidad.

¿Cuál es su función como supervisor de un contrato?
Actuar como delegado de la administración y responder ante ella por las acciones y omisiones del contratista. Es una función eminentemente técnica, Debe estar en permanente contacto con la jefatura de la División Administrativa, para informar sobre el desarrollo del contrato. ¿Cuales son las cuantías a tener en cuenta en los procesos de contratación ?

Que Significa? Es un sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal, conformado por el Catálogo Unico de Bienes y Servicios (CUBS) y el Registro Unico de Precios de Referencia (RUPR), el cual permite consultar los bienes y servicios con precios actualizados en línea y en tiempo real, para garantizar una contratación sin detrimento de los recursos del Estado. El SICE detecta diferentes tipos de irregularidades en el proceso de contratación estatal, basado en la información de oferta, demanda y contratos registrados por los usuarios del sistema. Nuestro propósito con esta inducción es invitarlo a familiarizarse e integrarse con nuestra entidad. ES ESTE MOMENTO USTED ES LO MAS IMPORTANTE B I E N V E N I D O

Postulados de la Contabilidad Pública
3. GRUPO DE CONTABILIDAD Antecedentes El grupo de Contabilidad fue creado con la Resolución No. 006 del 24 de enero de 1997, siendo el principal centro de recopilación de la información que generan las diferentes áreas de la institución, con el objetivo de clasificar, resumir y producir información estandarizada que revele la situación financiera, económica y social de la entidad. Postulados de la Contabilidad Pública Postulados de Confiabilidad Considerando que los usuarios requieren información contable razonable que soporte sus decisiones, el postulado de confiabilidad se enuncia de la siguiente manera: La información contable pública busca revelar con razonabilidad, los hechos financieros, económicos y sociales de los entes públicos, garantizando que ésta no privilegie a usuarios específicos. Postulado de utilidad social Considerando que la información contable debe coadyuvar a generar un impacto positivo en la sociedad, el postulado de utilidad social se enuncia de la siguiente forma: La información contable pretende que, mediante su adecuada utilización, se empleen en forma transparente los recursos públicos en procura del beneficio colectivo.

Reconocimiento Prudencia
Causación Norma general de contabilidad pública por la cual el registro de ingreso o egreso debe hacerse en función de la corriente real de bienes y servicios que los mismos representan, y no en el momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera derivada de aquello. Los hechos financieros, económicos y sociales deben registrarse en el momento en que sucedan, independientemente del instante en que se produzca la corriente de efectivo que se deriva de éstos. El registro se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del período. Reconocimiento Los hechos financieros, económicos y sociales se reconocerán en función de los eventos y transacciones que los generan, empleando técnicas cuantitativas o cualitativas. Prudencia En relación con los ingresos, deben contabilizarse únicamente los realizados durante el período contable y no los potenciales o sometidos a condición alguna. Igualmente y con referencia a los gastos deben contabilizarse no sólo los realizados, sino también aquellos potenciales, desde cuando se tenga conocimiento, es decir, aquellos que supongan riesgos previsibles o pérdidas eventuales, cuyo origen se determine en el período actual o en períodos anteriores

Depuracion de los estados financieros diferentes áreas de la entidad
Informes Internos Depuracion de los estados financieros Informe de caja menor: mensualmente. Arqueos de caja menor: por lo menos una vez al mes. Conciliaciones bancarias: mensualmente. Informe de cuentas por cobrar: mensualmente. Conciliación con Almacén: mensualmente. Ejecución de contratos: mensualmente. Análisis ejecución presupuestal Res. 36. Informe cruce de cuentas Presupuesto VS Tesorería. Informe cruce de cuentas Presupuesto VS Contabilidad. Informes internos con destino a diferentes áreas de la entidad Anexos y formulario de retención en la fuente: mensualmente. (Pagaduría). Anexos y formulario de retención del impuesto de Industria, Comercio, tableros y avisos: bimestralmente. (Pagaduría). Informe de austeridad del gasto: trimestralmente. (Control Interno). Informe de gastos administrativos y operativos (nómina): mensualmente. (Intranet). Relación de comprobantes de Tesorería: mensualmente. (Jefe División Administrativa). Porcentajes de retención en la fuente: semestralmente. (Recursos Humanos).

diferentes áreas de la entidad
Certificados de ingresos y retenciones: anualmente. (Recursos Humanos). Certificados de retención en la fuente: anualmente. (Proveedores). Informes internos con destino a diferentes áreas de la entidad Anexos y formulario de retención en la fuente: mensualmente. (Pagaduría). Anexos y formulario de retención del impuesto de Industria, Comercio, tableros y avisos: bimestralmente. (Pagaduría). Informe de austeridad del gasto: trimestralmente. (Control Interno). Informe de gastos administrativos y operativos (nómina): mensualmente. (Intranet). Relación de comprobantes de Tesorería: mensualmente. (Jefe División Administrativa). Porcentajes de retención en la fuente: semestralmente. (Recursos Humanos). Certificados de ingresos y retenciones: anualmente. (Recursos Humanos). Certificados de retención en la fuente: anualmente. (Proveedores).

Informes externos Contaduría General de la Nación: trimestralmente.
Contraloría General de la República: semestralmente. (Rendición de cuenta). Comisión Legal de Cuentas de la Cámara de Representantes: anualmente. Dirección General del Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico: anualmente. Unidad de Inversiones y Finanzas Públicas de Departamento Nacional de Planeación: anualmente. Diferentes entidades del estado: trimestralmente. (Operaciones Recíprocas).

4. GRUPO DE PRESUPUESTO Y TESORERIA
ASPECTOS GENERALES DE LAS ETAPAS DEL PROCESO PRESUPUESTAL DE LOS ORGANOS QUE CONFORMAN EL PRESUPUESTO GENERAL DE LA NACION LA PROGRAMACION PRESUPUESTAL Calendario de Programación del Presupuesto General de la Nación. 1. La Oficina de Planeación de cada organismo que conforma una sección presupuestal, enviará a la Dirección General del Presupuesto Nacional, antes del 15 de marzo del año en curso, su anteproyecto de presupuesto para la vigencia fiscal siguiente. 2. Para los efectos de la programación integral, podrán conformarse comités funcionales de presupuesto que operarán a partir del 15 de abril del año en curso, con funcionarios del órgano respectivo, de la Dirección General de Presupuesto y del Departamento Nacional de Planeación. 3. La Dirección General de Presupuesto Nacional enviará al Congreso de la República copia del anteproyecto a más tardar en la primera semana de abril. 4. La Dirección General del Presupuesto Nacional enviará a la Dirección General de Crédito Público, antes de 15 de abril del año en curso, la relación del servicio de la deuda de los Establecimientos Públicos Nacionales, para su verificación.

5. La Dirección General de Crédito Público presentará a la
Dirección General de Presupuesto Nacional, antes del 30 de abril del año en curso, el anteproyecto de presupuesto del servicio de la deuda pública del próximo año. 6. La Dirección General de Crédito Público remitirá a la Dirección General del Presupuesto Nacional, antes del 30 de abril del año en curso, el resultado de la evaluación efectuada al servicio de la deuda. 7. El Departamento Nacional de Planeación enviará a la Dirección General de Presupuesto Nacional el anteproyecto del presupuesto de inversión antes del 20 de junio del año en curso. 8. El Gobierno Nacional, por conducto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, someterá a consideración del Congreso de la República el proyecto de Presupuesto General de la Nación y su informe económico, dentro de los diez (10) primeros días de las sesiones ordinarias de ese cuerpo legislativo. DISPOSICIONES LEGALES Las bases legales de las diferentes etapas y procesos del Presupuesto General de la Nación, se encuentran contempladas en las disposiciones incluidas en el Título XII, capítulos 3 y 4 de la Constitución Política Nacional de la República de Colombia, en las normas consignadas en las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 y 225 de 1995 que conforman el estatuto orgánico del Presupuesto, compiladas en el decreto 111 de 1996, en los Decretos 568 y 2260 de 1996 y demás normas reglamentarias.

PRINCIPIOS DE LA PROGRAMACION
Según el artículo 12 del Estatuto Orgánico, los principios del sistema presupuestal, son: Planificación: El Presupuesto General de la Nación debe guardar concordancia con los contenidos del Plan Nacional de Desarrollo, del Plan Nacional de Inversiones, del Plan Financiero y del Plan Operativo Anual de Inversiones. Anualidad: El año fiscal comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumir compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción. Universalidad: El presupuesto contiene la totalidad de los gastos públicos que se espere realizar durante la vigencia fiscal respectiva.. En consecuencia, ninguna autoridad podrá efectuar gastos públicos, erogaciones con cargo al Tesoro o transferir crédito alguno, que no figuren en el presupuesto. Unidad de Caja: Con el recaudo de todas las rentas y recursos de capital se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el Presupuesto General de la Nación. Programación Integral: Todo programa presupuestal debe contemplar simultáneamente los gastos de inversión y de funcionamiento que las exigencias técnicas y administrativas demanden como necesarios para su ejecución y operación, de conformidad con los procedimientos y normas legales vigentes. El programa presupuestal incluye las obras complementarias que garanticen su cabal ejecución. Especialización: Las apropiaciones deben referirse a cada órgano de administración, a su objeto y funciones, y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas. Inembargabilidad: Sin inembargables las rentas incorporadas en el Presupuesto General dela Nación, así como los bienes y derechos de lo órganos que lo conforman. No obstante lo anterior, los funcionarios competentes, deberán adoptar las medidas conducentes al pago de las sentencias en contra de los órganos

respectivos, dentro de los plazos establecidos para ello, y respetarán en su integridad los derechos reconocidos a terceros en estas sentencias. También son inembargables las cesiones y participaciones de que trata el capítulo 4 de título XII de la Constitución Política. Los funcionarios judiciales se abstendrán de decretar órdenes de embargo cuando no se ajusten a los dispuesto en el presente artículo, so pena de mala conducta. Coherencia Macroeconómica: El presupuesto es compatible con las metas macroeconómicas fijadas por el gobierno en coordinación con la Junta Directiva del Banco de la República. Homeóstasis Presupuestal: El crecimiento real del Presupuesto de Rentas, incluida la totalidad de los créditos adicionales de cualquier naturaleza, debe guardar congruencia con el crecimiento de la economía, de tal manera que no genere desequilibrio macroeconómico. MODIFICACIONES PRESUPUESTALES Si durante la ejecución del Presupuesto General de la Nación fuese necesario modificar el monto del presupuesto para complementar los recursos insuficientes, ampliar los servicios existentes o establecer nuevos servicios autorizados por la ley, para tales efectos, la modificación se realizará preferiblemente mediante un contracrédito en la vigencia en curso. Cuando no sea posible, las adiciones presupuestales podrán efectuarse cuando se cumpla con alguno de los siguientes requisitos:

Tener carácter de extraordinarios e imprescindibles, frente a la
estimación inicial de gastos. Contar con mayores ingresos. PROGRAMA ANUAL DE CAJA Es el instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles en la Cuenta Unica Nacional para efectuar el pago de los compromisos asumidos en desarrollo de las apropiaciones presupuestales y financiadas con recursos de La Nación. El CONFIS hará un seguimiento trimestral al PAC con el objeto de definir o modificar los montos máximos de pago mensuales por entidad, teniendo en cuenta el monto global de PAC aprobado, las prioridades del gasto, el nivel de ejecución y las restricciones fiscales y financieras. PROGRAMACION DE GIROS La División de Giros y Cuentas Corrientes de La Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional, recibirá de las entidades fuera de línea la programación mensual, la cual debe contemplar la totalidad de los recursos requeridos para el mes inmediatamente siguiente. La División de Giros situará los recursos los días lunes y martes únicamente. Los recursos solicitados en días diferentes a los señalados, serán trasladados para el lunes de la semana inmediatamente siguiente.

ESTE ESPACIO ES TODO TUYO LA PARTE HUMANA DE LA GESTION HUMANA
5. GRUPO DE RECURSOS HUMANOS ESTE ESPACIO ES TODO TUYO LA PARTE HUMANA DE LA GESTION HUMANA

Ingreso, permanencia y retiro
El ingreso a la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor, se efectúa de acuerdo con la naturaleza del empleo atendiendo a la clasificación de los mismos, así: ¡BIENVENIDO! Libre nombramiento y remoción: provisión y retiro discrecional por parte de la autoridad nominadora. Carrera administrativa: su provisión se hace previo proceso de selección ó concurso de méritos, realizado por la Comisión Nacional del Servicio Civil. ¡ESTABILIDAD LABORAL! Permanencia La permanencia en la entidad, está sujeta a la evaluación satisfactoria del desempeño, para los empleos pertenecientes a carrera administrativa y libre nombramiento.

Régimen Salarial 1. Asignacion básica mensual Retiro
El retiro del servicio público se produce en los siguientes casos: Por declaratoria de insubsistencia del nombramiento en los empleos de libre nombramiento y remoción. Por declaratoria de insubsistencia del nombramiento, como consecuencia del resultado no satisfactorio en la evaluación del desempeño laboral de un empleado de carrera administrativa. Por renuncia regularmente aceptada. Por haber obtenido la pensión de jubilación o vejez. Por invalidez absoluta. Por edad de retiro forzoso. Por destitución, como consecuencia de un proceso disciplinario. Por declaratoria de vacancia del empleo en el caso de abandono del mismo. Por revocatoria del nombramiento por no acreditar los requisitos para el desempeño del empleo, de conformidad con el artículo 5 de la Ley de 995, y las normas que adicionen o modifiquen. Por orden o decisión judicial. Por supresión del empleo. Por muerte. Régimen Salarial Lo constituyen todas las sumas que habitual y periódicamente recibe el servidor como retribución por su servicio, así: 1. Asignacion básica mensual Corresponde a la remuneración que anualmente el Gobierno Nacional aprueba para cada cargo, determinación que se adopta por decreto.

4. Bonificación por Servicios
2. Prima de Servicios Se recibe en el mes de julio de cada vigencia cuando el servidor tiene como mínimo seis (6) meses de servicio y proporcionalmente por mes completo laborado, liquidándose de acuerdo con los siguientes factores: 1/2 de la asignación básica mensual 1/24 de la bonificación por servicios 3. Prima de Navidad Se reconoce en el mes de diciembre de cada vigencia por mes completo laborado y se liquida de acuerdo con los siguientes factores: Asignación básica mensual Incremento por antigüedad (los que tengan este derecho) Auxilio de transporte (para los que tengan este derecho) Subsidio de alimentación (para los que tengan este derecho) 1/12 por bonificación de servicios. 1/12 de prima de servicios. 1/12 de prima de vacaciones. 4. Bonificación por Servicios Esta prestación se reconoce en el mes en el cual el servidor cumple un año de servicio, valor que será equivalente al 50% o al 35 % de la asignación básica mensual, dependiendo del rango que establezca el Gobierno Nacional anualmente. 5. Vacaciones Se causan cuando el servidor cumple un (1) año de servicio en la entidad o proporcionalmente al tiempo laborado, y se cancelan en el mes previsto para su disfrute. Para su liquidación, se tienen en cuenta los siguientes factores:

7. Bonificación por Recreación
Asignación básica mensual Incremento por antigüedad (Para quienes tengan derecho a este factor) Auxilio de transporte (Para quienes tengan derecho a recibirlo) Subsidio de alimentación (Para los que tengan derecho a recibirlo) 1/12 por bonificación de servicios 1/12 de prima de servicios 6. Prima de Vacaciones Corresponde a quince (15) días de sueldo de vacaciones, liquidado con los factores prestacionales descritos en el punto anterior. Esta prestación se cancela en el mes en el cual al servidor se le haga el pago de las vacaciones. 7. Bonificación por Recreación Corresponde a dos (2) días de la asignación básica mensual, la cual se cancela en el mes en el cual al servidor se le efectúe el pago de las vacaciones. 8. Alimentación Se reconoce mensualmente a los servidores que tengan derecho, de acuerdo con el rango que establezca el Gobierno Nacional anualmente. 9. Transporte Se reconoce mensualmente a los servidores que devenguen hasta dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes, y su cuantía se fija anualmente.

10. Horas Extras 11. Viáticos 12. Cesantías
Reconocimiento que se hace a algunos servidores por la labor realizada adicional a la jornada laboral. Para su pago mensual, deben haber sido autorizadas previamente por el Jefe de la División Administrativa. Se cancelarán a los empleos que determine el Gobierno Nacional en el Decreto de salarios de cada vigencia. 11. Viáticos Los empleados públicos que deban viajar dentro y fuera del país en comisión de servicios, tendrán derecho al reconocimiento y pago de viáticos y gastos de transporte, de acuerdo con la tabla de liquidación que anualmente expide el Gobierno Nacional. 12. Cesantías Es un auxilio monetario equivalente a un mes de sueldo por año de servicio contínuos o discontinúos, proporcional a las fracciones de año. Se gira mensualmente al Fondo Nacional del Ahorro, teniéndose en cuenta los siguientes factores para su liquidación: Asignación básica mensual Incremento por antigüedad (los que tengan derecho a este factor) Auxilio de transporte (para los que tengan derecho a recibirlo) Subsidio de alimentación (para los que tengan derecho a recibirlo) Bonificación de servicios Prima de vacaciones Prima de servicios Prima de Navidad Incapacidad por enfermedad Licencia de maternidad

Evaluación del desempeño y calificación de servicios
13. Subsidio Familiar Tiene derecho al subsidio familiar en dinero, especie y servicios, los servidores cuya remuneración mensual, fija o variable, no sobrepase pase los cuatro (4) salarios mínimos legales mensuales vigentes, y sumados sus ingresos con los de su cónyuge o compañero permanente, no sobrepasen seis (6) salarios mínimos legales mensuales vigentes. 14. Dotación Consiste en el suministro gratuito cada cuatro (4) meses, de un par (1) de zapatos y un (1) vestido de labor, siempre que su remuneración sea inferior a dos (2) veces el salario mínimo legal mensual vigente. Esta prestación se reconoce a los empleados que hayan cumplido más de tres (3) meses al servicio de la entidad. Evaluación del desempeño y calificación de servicios El objetivo general de la evaluación del desempeño es estudiar, analizar y examinar las foralezas y debilidades de los servidores en sus respectivos puestos de trabajo. A tráves del análisis del rendimiento individual se llega al análisis del entorno de un organismo, de su estructura, políticas, planes, programas, sistemas y controles, lo cual permite identificar las áreas potenciales de éste en el cumplimiento de unas funciones y objetivos precisos.

Bienestar e incentivos
El desempeño laboral de los empleados de carrera deberá ser evaluado respecto a los objetivos previamente concertados entre superior inmediato y servidor público, teniendo en cuenta factores y objetivos, medibles, cuantificables y verificables, del 01 de febrero al 31 de enero de la siguiente vigencia. Adicionalmente, anualmente se realiza una evaluación del desempeño para los servidores de los niveles profesional, técnico y asistencial, de carrera administrativa y de libre nombramiento y remoción, con el fin de seleccionar el mejor servidor de cada nivel y otorgar el plan de incentivos. Capacitación La capacitación institucional busca incrementar la capacidad individual y colectiva para el cumplimiento de la misión institucional, la mejor prestación del servicio, el eficaz desempeño en el cargo y el desarrollo integral del servidor, para lo cual, anualmente se formula un plan de capacitación, basado en las necesidades individuales de cada dependencia. El mencionado plan de capacitación incluye el proceso de inducción al nuevo personal, para lo cual se elabora un programa con cada jefe de dependencia, a fin de dar a conocer los aspectos relevantes de cada dependencia. En desarrollo del proceso de inducción, se hace entrega de formatos, formularios de afiliaciones y normas que debe conocer todo servidor público. Bienestar e incentivos Se orienta a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del servidor, el incremento de su nivel de vida y el de su familia, para lo cual, en el mes de enero de cada vigencia, se hace una reunión con asistencia de todos los servidores, en la cual se identifican las actividades a realizar, su costo y la forma de financiación de los mismos.

Es importante resaltar el esfuerzo de la entidad para mejorar la calidad de vida laboral concepto dentro del cual se trabaja para ofrecer jornadas de atención visual, sala de bienestar, servicio de cafeteria, pago oportuno de nómina y de las transferencias para cubrir la seguridad social. Otro aspecto importante es la afiliación de la empresa y los servidores a la Caja de Compensación Familiar de COLSUBSIDIO. Su objetivo es implementar las acciones con miras a propiciar el bienestar de sus afiliados y sus familias, a través de planes de crédito, recreación, vivienda, salud, educación formal y no formal y subsidio de escolaridad, siempre y cuando el servidor no tenga una asignación básica mensual superior a los cuatro (4) salarios mínimos legales mensuales vigentes. INCENTIVOS Dan reconocimiento al desempeño del mejor empleado de la entidad en cada uno de los niveles jerárquicos que lo conforman, así como los equipos de trabajo que alcancen niveles de excelencia. Tendrán derecho a incentivos todos los empleados de carrera, así como de libre nombramiento y remoción de los niveles Profesional, Técnico y Asistencial, los cuales podrán ser pecuniarios y no pecuniarios, acorde con las siguientes políticas:

Régimen del empleado público
Pecuniarios Son aquellos estímulos representados en dinero, los cuales estarán sujetos a la disponibilidad de recursos, entregados al mejor equipo de trabajo de acuerdo con los criterios, la organización y los procedimientos establecidos para la evaluación que se adelante cada año. No Pecuniarios Son aquellos estímulos representados en becas, subsidios o créditos para la educación formal o no formal, participación en proyectos especiales, publicación de trabajos en medios de circulación nacional y/o reconocimiento público por la labor meritoria de individuos o equipos de trabajo cuyo desempeño se encuentre en niveles de excelencia. Régimen del empleado público La condición de servidor público le permite a los empleados de la entidad, hacerse acreedores a una de las siguientes condiciones: 1. Licencia Un servidor se encuentra en licencia remunerada o no remunerada, cuando transitoriamente se separa del ejercicio de su cargo. Dependiendo de la causa, esta puede ser: La Licencia ordinaria se da por solicitud propia y sin sueldo hasta por sesenta (60) días al año: ésta podrá prorrogarse hasta por treinta (30) días. La Licencia por enfermedad se concede con el certificado de incapacidad expedido por la entidad promotora de salud a la cual se encuentra afiliado el servidor, y en la nómina se cancela sobre el % de la asignación básica mensual. La Licencia por maternidad, corresponde al reconocimiento del 100% de la asignación básica mensual, por el término de doce (12) semanas, y avalada y certificada previamente por la E.P.S., documento que debe remitirse al Grupo de Recursos Humanos.

2. Permiso 3. Comisión 4. Encargo 5. Seguridad Social
La Licencia por paternidad garantiza cuatro (4) días de licencia remunerada, en el caso que el padre este cotizando al sistema general de seguridad social en salud. Cuando los dos (2) padres estén cotizando, se concederán al padre ocho (8) días de licencia remunerada de paternidad, previa solicitud. 2. Permiso El servidor tiene derecho hasta tres (3) días de permiso remunerado concedidos por el Director General siempre y cuando medie justa causa., y por el término de un (1) día o menos previa autorización del Jefe inmediato. 3. Comisión El servidor se encuentra en comisión cuando, por disposición de la autoridad competente, ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de trabajo o atiende transitoriamente actividades oficiales, distintas a las inherentes al empleo de donde es titular. Las comisiones pueden ser de servicio, estudio o para atender invitaciones de gobiernos extranjeros, organismos internacionales o de instituciones privadas. 4. Encargo Hay encargo en un empleo cuando se designa temporalmente a un servidor para asumir, total o parcialmente las funciones de otro empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, desvinculándose o no de las funciones propias de su cargo. 5. Seguridad Social A partir de la expedición de la Ley 100 de 1993, el servidor podrá voluntariamente elegir la empresa promotora de salud y el fondo de pensiones al cual desea afiliarse. Para ello, mensualmente se efectúan los aportes por estos conceptos de acuerdo con las siguientes condiciones:

DESCUENTOS DEL TRABAJADOR APORTE DE LA ENTIDAD
CONCEPTO SALUD 33.33% 66.66% PENSION 25% 75% FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 1%, PARA QUIENES DEVENGUEN MAS DE CUATRO (4) SALARIOS MINIMOS LEGALES VIGENTES 6. Riesgos profesionales Todos los servidores de la Dirección Nacional de Derecho de Autor se encuentran afiliados a una administradora de riesgos profesionales, quien ofrece servicios de asesoría en salud ocupacional y protección laboral. Es importante tener en cuenta que en el momento de presentarse un accidente laboral, hay que reportarlo inmediatamente al Grupo de Recursos Humanos, con el fin de adelantar los trámites necesarios. En caso de una incapacidad por accidente laboral, el pago de la misma se hará sobre el 100% de la asignación básica mensual. 7. Horario Los servidores de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, deben dedicar la totalidad del tiempo reglamentario de trabajo a las funciones encomendadas, en el horario de 8:00 a.m., a 5:30 p.m.

9. Carnet de Identificación
8. Permisos Cuando el servidor tenga la necesidad de retirarse del sitio de trabajo o no pueda concurrir a él, deberá justificarlo ante el superior inmediato con la debida anticipación, para lo cual diligenciará la boleta de permiso que será entregada previamente al Grupo de Recursos Humanos. En caso de fuerza mayor o cualquier otro impedimento de carácter grave que impida el trámite antes citado, se deberá dar aviso oportuno a la jefatura de la dependencia, quién a su vez comunicará el hecho al Grupo de Recursos Humanos. Una vez superada la situación, debe tramitarse la boleta de permiso ante el jefe inmediato. Cuando se trate de un permiso médico, se anexará el antecedente correspondiente. 9. Carnet de Identificación Como mecanismo de identificación, seguridad y para acceder al edificio, se dispondrá de dos (2) carnets, los cuales se entregarán a cada servidor en el momento de su vinculación a la entidad. El institucional deberá ser portado de manera permanente dentro de las instalaciones, y el carnet suministrado por la administración del edificio, requerido para ingreso y salida del mismo 10. Normas de interés para un servidor público Ley 190 de 1995, Estatuto Anticorrupción. Ley 734 de 2002, Código Unico Disciplinario. Resolución de 2004, por la cual se fija la política ambiental en la D.N.D.A. Ley de , por la cual se adoptan medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamiento en el marco de las relaciones de trabajo. Plan de Desarrollo cuatrienal MECI Gestión de Calidad

11. Otros Aspectos Horario de almuerzo: Establecido en dos (2) turnos asignados por el jefe de cada dependencia, dentro de los horarios comprendidos entre las 12:00 m. a 1:00 p.m. y 1:00 a 2:00 p.m. Servicio de café: Se presta mediante autoservicio en dos puestos de café ubicados en el corredor occidental y en la cafetería de la entidad, para el servicio diario de dos (2) tintos por servidor. Comisión de personal: Regulada por las Ley de , conformada por (2) dos representantes de la entidad, designados por el Director General y dos (2) representantes de los empleados quienes deben ser de carrera administrativa, estos últimos serán elegidos por un período de (2) dos años. Comité paritario de salud ocupacional: Conformado por dos (2) representantes del Director General y los (2) dos representantes elegidos por los servidores para conformar la comisión de personal, los cuales tienen a su cargo la programación e implementación de las actividades dirigidas a promover y garantizar la seguridad industrial en la entidad, con la asesoría y apoyo de la administradora de riesgos de COLMENA. Reglamento interno: Regulado por las normas de administración de personal que disponga el Gobierno Nacional, para los servidores públicos. Manejo de personal de servicio generales: Orientado por la Coordinadora del Grupo de Recursos Humanos, quién periódicamente efectúa visitas en las áreas físicas de la entidad, con el fin de detectar aquellas actividades que son susceptibles de mejorar para ofrecer un buen servicio.

MANEJO Resolución del Ministerio de Hacienda y Crédito Público
El Ministerio de Hacienda y Crédito Público emite anualmente una resolución reglamentando la constitución y funcionamiento de las cajas menores. Resolución de la Dirección Nacional de Derecho de Autor La Dirección Nacional de Derecho de Autor emite anualmente una una resolución, constituyendo la caja menor de la entidad y designando el responsable de su manejo. ¿Cuál es el horario de atención? 8:30 a.m. A 9:30 a.m.

Cuáles son los requisitos para el formato de autorización del gasto?
Fecha de solicitud Nombre del servidor que solicita el dinero Número de cédula del servidor Valor solicitado Descripción del gasto Firma del autorizado Firma del Jefe de la Dependencia que solicita el dinero Visto bueno del Jefe de la División Administrativa (El espacio del valor real del gasto se deja en blanco)

¿Cuáles son los requisitos que deben tener los soportes del gasto (factura)?
Descripción del establecimiento comercial que realiza la venta (Nombre, Nit, dirección, teléfono). Si es persona natural, nombre con número de cédula. Descripción del producto, valor y cantidad. Firma al dorso de la persona que realiza la compra y del Jefe de la División Administrativa. ¿Cuál es el plazo para la legalización de los gastos? El servidor autorizado debe legalizar los gastos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a partir de la fecha de entrega del dinero.

TE GUSTARIA SABER QUE OTROS SERVICIOS TE PRESTAMOS?
Reparación o mantenimiento de bienes a cargo del servidor. Reparación o mantenimiento de bienes de uso institucional. Servicio de fotocopiadora, Autorización para entrada y salida de bienes de la entidad. Habilitación de espacios para servicio de cafetería y bienestar. Es importante saber que para realizar las reparaciones o mantenimientos antes mencionados, se utilizan recursos provenientes de la caja menor, y que dichos servicios deben tener el carácter urgente y ser de mínima cuantía, de tal manera que no se requiera para su ejecución la elaboración de contrato escrito. Reparación o mantenimiento de bienes a cargo del servidor o de uso institucional Hacer la solicitud escrita con el visto bueno de su jefe inmediato y remitir a la Coordinadora de Compras, quien verificará el tipo de daño y procederá a adelantar el trámite para atender el requerimiento.

Servicio de Fotocopiadora
Para recibir el servicio de fotocopiado, siga las siguientes instrucciones: 1 2 Solicite la clave de su dependencia al jefe inmediato, para activar la fotocopiadora Diligencie el FORMATO (Control de Fotoco- pias anotando el número de copias y obtenga el visto bueno de su jefe inmediato. 3 4 Entregue el formato diligenciado al asistente de compras, quien verificará la autori- zación y hará entrega de la llave Tome papel carta u oficio que necesite para fotocopiar, el cual se lo proveerá la dependencia a la cual pertenece Active la clave, fotocopie, desactive la clave, tome nota del No. de copias, apague la fotocopiadora y corrija el formato si es necesario. 6 Cierre el sitio y devuelva la llave 5

Control para la salida de bienes
Salida de bienes de la entidad Como mecanismo de control para salvaguardia de los bienes públicos, la entidad ha creado un breve procedimiento, que debe cumplir cualquier servidor que pretenda sacar algún elemento de la sede administrativa. El trámite se describe a continuación: Control para la salida de bienes 1 2 Identificar el No. de la plaqueta de inventario del bien que requiere y diligencie el formato (Salida de bienes) Obtener la firma del jefe de la dependencia responsa ble del bien en el formato correspondiente 3 4 Obtener la firma en el formato del Coordinador de Almacén, Bienes e Inventarios Obtener la firma del supervisor del contrato de vigilancia 5 Firma del servidor público responsable de la salida del bien, indicando si el retiro es temporal o definitivo ¿Qué más debes saber? Si un bien debe salir de la entidad para ser utilizado en una actividad institucional, es necesario que el servidor responsable del evento lo comunique por escrito a la División Administrativa con una semana de anticipación, con el propósito de solicitar a la compañía de seguros extender el amparo de dicho bien. La omisión de la citada obligación, limita el amparo que debe tener cualquier bien público.

Control de entrada de bienes
Ingreso de bienes a la entidad La entidad tiene la obligación de controlar el ingreso de los bienes y realizar los tramites administrativos para su legalización, dependiendo de la forma como fueron adquiridos. Control de entrada de bienes Compra de bienes El ingreso no implica registro detallado en algún formato El ingreso del bien se realiza y verifica en el almacén con el contrato respectivo. Bienes de terceros Verificar la característica del ingreso: 1. Préstamo a la entidad 2. Propiedad de un servidor 3. Ingreso temporal mientras se repara un bien Diligenciar el formato exis tente, consignando el nombre del servidor res ponsable, motivo y hora. 1. Firma del servidor que que ingresa o recibe el bien 2. Firma del vigilante de turno.

Servicio de vigilancia
Protege los bienes y las personas Controla la identidad de las personas que ingresan al piso 17 Te recibe todas las mañanas Esta alerta y dispuesta a prestar un buen servicio Recibe a nuestros usuarios Nuestros vigilantes son amables. Dejemos que hagan su trabajo adecuadamente. Si los distraes, todos podemos estar en peligro. Quienes son nuestros vigilantes? Son empleados de una empresa de privada contratada por la Dirección Nacional de Derecho de Autor para prestar el servicio de vigilancia en la sede administrativa. La supervisión de esta labor, ha sido asignada a la Coordinadora de Compras.

Servicios en las áreas de cafetería y bienestar
¿Qué derechos tienes? Al traer el almuerzo, se puede calentar en el horno microhondas de la cafetería Se tiene disponible una zona comedor para poder almorzar con tranquilidad Durante la hora de almuerzo, se puede ver televisión en el área de bienestar Hay una mesa de ping-pong y ajedrez para disfrutar en los tiempos libres no laborales. ¿Qué no debes hacer? No exceder el tiempo autorizado para almorzar Otros compañeros necesitan el espacio para almorzar No ingresar a la zona de cafetería cuando hayan dos compañeros allí, pues el espacio es muy pequeño Espere un momento...... No hablar en tono alto, porque hay usuarios en consulta muy cerca Dejar la zona del comedor, cafetería y bienestar limpias y en orden, tal como las encontraron

¡HOLA! SOY TU MEDIO DE COMUNICACION Como operar el teléfono digital
Algunos consejos para facilitar la comunicación... Como operar el teléfono digital Llamada Directa o externa Marque el código 0 u oprima la tecla directo. Llamada Interna Descuelgue y marque el número de la extensión, tendrá contacto con cualquier dependencia Consulta Si está comunicado externamente y requiere hacer una consulta interna: a. Marque la extensión b. Para devolverse a la conver- sación inicial, debe retomar el botón por donde ingreso su llamada c. Si en la extensión no le contestan, cuelgue y retome el botón por donde recibió su llamada inicial. Conferencia entre 3 a. Teniendo una primera llamada oprima la exten- sión o marque 9 seguido del número externo que va a comunicar, si su llamada es externa b. Para unir la conferencia oprima la tecla en su display correspondiente a CONFER

Rellamada Interna Programar desvío Cancelar desvío Redial
Se puede programar por el sistema cuando el abonado al que llama se encuentra ocupado. Automáticamente le res- ponderá la llamada al quedar libre. Su teléfono timbrará primero y al descolgar timbrará el de su abonado. a. Sobre el tono de ocupado, oprima la tecla RELLAMADA en su display y cuelgue. (o marque el código 63). Programar desvío Para direccionar el teléfono durante su ausencia al sitio donde vayan a ser recibidas sus llamadas. a. Marque 91 seguido de la extensión deseada Cancelar desvío El servicio de desvío se cancela para seguir recibiendo sus llamadas en su propia extensión. a. Marque 90 y cuelgue Redial Este servicio le permitirá llamar a su último número externo marcado. a. Marque el código 77. Captura directa Captura por grupo Puede capturar llamadas que estén llegando a otra extensión, sin levantarse de su puesto a. Marque 71 seguido del nú- mero de la extensión que timbra Si escucha timbrar una extensión de su área y desea capturarla, marque el código 72 directamente

Cambio de código personal
Programar candado Este servicio le permite bloquear su extensión para evitar que cualquier persona realice llamadas externas desde su teléfono. a. Marque el código 75 y en seguida marque su clave personal, la cual será (1515) si usted no la ha cambiado, y luego oprima la tecla correspondiente a SI (1) y cuelgue Cancelar candado Con este servicio cancelará el bloqueo antes programado a. Marque el código 75 seguido de su clave personal, la cual será (1515) si usted no la ha cambiado; luego oprima la tecla correspondiente a NO (2) y cuelgue Cambio de código personal a. Si desea tener un código personal, puede crearlo así: Oprima la tecla (i), Oprima la tecla CONFIG, Oprima la tecla USUARIO, Oprima la tecla CLAVE, Marque 1515 seguido de código personal con 4 dígitos Oprima la tecla VALIDA Cuelgue (ó marque el código clave nueva + valido)

Extensiones por dependencia
Pulsos a multifrecuencia Si desea realizar una llamada de consultas de saldos a bancos o ingresar a operadoras Automáticas... a. Marque el código 69 antes de empezar a seguir las instrucciones de la máquina a la cual esta llamando. Extensiones por dependencia Dirección General 111 Director General 112 Director General 113 Secretaria Director General 114 Secretaria Asesores Director General 125 Asesor Director General 127 Asesor Director General 132 Coordinador Divulgación y Prensa Oficina de Registro 117 Secretaria 118 Jefe Oficina de Registro 133 Técnicos Administrativos 136 Asistente

División Administrativa
División Legal 119 Secretaria 120 Jefe División Legal 138 Asistente 141 Asistente División Administrativa 121 Coordinador Grupo de Compras 122 Jefe División Administrativa 123 Secretaria 123 Coordinador Almacén Bienes e Inventario 131 Coordinador Recursos Humanos 139 Coordinador Presupuesto y Tesorería 140 Cafetería 145 Coordinador de Contabilidad

División de Capacitación, Investigación y Desarrollo
Coordinadores (Planeación, Sistemas y Control Interno) 124 Secretaria 142 Coordinador de Sistemas 200 143 Coordinador Grupo de Planeación 144 Coordinador de Control Interno Unidad de Información 126 Secretaria y ´Técnicos Administrativos 130 Radicación -Técnicos Administrativos 135 Coordinador Unidad de Información División de Capacitación, Investigación y Desarrollo 116 Jefe División de Capacitación, Investigación y Desarrollo 147 Asistente y Técnico Administrativo 134 Sala de atención a usuarios

Las comunicaciones en la Dirección Nacional de Derecho de Autor,
deben identificar la imagen corporativa de la entidad. Por esta razón es importante lograr uniformidad de criterios en las comunicaciones internas y externas, para que sean cordiales y eficientes. A continuación se relacionan las normas que se deben aplicar en la información tanto interna como externa de la entidad: A. Dirección General: Las citas que se concreten con personas, entidades o funcionarios en las que se requiera la presencia del Director General, deben informarse con 8 días de anticipación (salvo en el caso que la cita sea de carácter urgente) a la Secretaria de la Dirección para ser incluidas en la respectiva agenda de citas. Las comunicaciones internas dirigidas al Director general deben hacerse en forma de oficio. Los oficios para la firma del Director General, deben terminar con expresiones como: “Cordialmente”, “Cordial saludo”, “Con sentimientos de consideración y aprecio”. Los oficios para la firma del Director General y que pertenezcan a actividades de este despacho, deben remitirse por correo interno a la secretaria del Director. Ella asigna el código y la ruta respectiva de acuerdo con la tabla de retención de la Dirección. Una vez suscrito el documento por parte del Director General, la secretaria de la Dirección continúa con el proceso de radicación. La correspondencia elaborada en las diferentes dependencias de la entidad, debe tomar como fuente el tipo de letra Times New Roman, tamaño 14 puntos, incluidas las comunicaciones que se envíen al Ministerio del Interior. B. Dependencias: Todas las comunicaciones escritas deben ser recibidas y tramitadas por la secretaria de cada dependencia, con el objeto de facilitar el control y seguimiento. Los oficios externos se radican, los memorandos no se radican.

Las comunicaciones internas entre dependencias deben hacerse en forma de oficio y mantener el pie de página donde se encuentra la ruta de acceso respectiva a las Tablas de Retención Documental; si la comunicación es informativa puede realizarse en forma de memorando. Es importante recordar que se debe trabajar la correspondencia en las plantillas. Encabezado del oficio: Escriba el nombre de la ciudad así: Bogotá, D.C., Debajo de la frase Bogotá, D.C., se debe escribir el código de la serie perteneciente a la Tabla de Retención Documental. Sí es un oficio informativo, elaborado en el disco duro del computador, no se asigna código de tabla de retención pero si debe mantener el pie de página de la ruta del documento. Relacione la persona, el cargo y la empresa. El nombre debe ir resaltado y en mayúsculas; para el cargo sólo las iniciales en mayúsculas. Los oficios deben llevar el asunto de la comunicación, la identificación de los anexos si los hay y si es una respuesta a una comunicación, se debe colocar en la parte inferior izquierda el número de radicación de entrada. La correspondencia externa que prepare un servidor para la firma del superior debe presentarse así: * Primero el original * Luego los anexos * Posteriormente la copia * A continuación el sobre con la cara marcada de frente para facilitar su revisión. * Siempre que se elabore un documento nuevo utilice las plantillas, así automáticamente aparecerá impreso el pie de página correspondiente al nombre del archivo y la ruta de acceso a la tabla de retención sobre la cual está trabajando.

Los documentos con más de una página se deben numerar y grapar.
Cuando vaya a radicar un oficio debe llevar a la Oficina de Radicación, el original y una (1) copia del mismo, las cuales tienen el siguiente destino: el original para el destinatario y una copia para la dependencia que produce el documento. Cuando se reciban peticiones que estipulen tiempo para dar respuesta a las mismas, debe responderse en los términos establecidos. Cuando anille un documento, debe colocar un rótulo de frente y en la mitad de la pasta identificando el contenido. Utilice el color de la carátula asignado a la dependencia. Al empastar un documento, la identificación del contenido debe colocarse al frente y en el lomo. C . Utilización de equipos. C.1. Uso de impresora láser Area de Coordinadores. Los servidores deberán tener completamente listo el documento al imprimir. Los interesados en hacer impresiones deberán acercarse al área de coordinadores y constatar que la impresora no está siendo usada por otra persona. Si la impresora está desocupada, el servidor deberá colocar en las bandejas de la misma el papel respectivo y una ficha en la cartelera del área para efectos de apartar el turno. Estas fichas se encuentran en cada dependencia o grupo de trabajo. El servidor deberá enviar la impresión e inmediatamente acercarse a recoger las hojas impresas junto con la ficha respectiva.

Solamente deberán ser enviadas impresiones que cumplan en orden con los anteriores pasos.
Cuando por razones del servicio se requiera utilizar un elemento, equipo o instalación a cargo de otro servidor, se debe solicitar el permiso correspondiente y al terminar, se debe entregar en el estado como se recibió. D. Comunicación telefónica Al responder el teléfono debe hacerse en la siguiente forma: “Area de ....buenos días (tardes)”, habla con…Identificarse con su nombre y apellido) Responder el auricular antes del tercer timbre. Atender el teléfono del compañero, cuando éste no se encuentre. Contestar con un tono de voz amable, agradable que impacte positivamente. Solucione las consultas de quien llama y procure no hacerlo esperar demasiado o transferir la llamada a varias áreas. Devuelva las llamadas lo más pronto posible. Tenga un control de mensajes. Desvíe su teléfono al ausentarse de la oficina. Durante las horas de almuerzo establezca turnos. Despídase del usuario agradeciendo su llamada. La comunicación telefónica eficiente es un compromiso de todos.

Temario: Capacitación externa Capacitación abierta Jueves Autorales
Convenios Comités OMPI Investigaciones Proyectos de difusión y sensibilización 90

1. Capacitación externa 2. Capacitación abierta
La División de Capacitación, Investigación y Desarrollo lleva a cabo charlas informativas sobre el derecho de autor y los derechos conexos conforme a un portafolio de conferencias que se encuentra publicado en la página web de la entidad . Para llevarlas a cabo los interesados vía , teléfono o de manera personal, realizan una solicitud y se coordina el lugar, la fecha y el transporte y alojamiento del conferencista si hay lugar a ello. Las charlas son gratuitas pero los gastos en que se incurran deben ser cubiertos por el interesado. Los conferencistas son los abogados de la entidad, que prestan sus servicios en las diferentes oficinas y divisiones. 2. Capacitación abierta De igual manera, esta División coordina un plan de charlas anual sobre el derecho de autor y los derechos conexos, las cuales se informan al público a través del Boletín Electrónico de la entidad, por la persona encargada de la recepción, por medio de la cartelera de la entidad y nos colaboran en la difusión de este plan de capacitaciones otras entidades que publican la noticia en sus propios boletines. La inscripción a estas charlas igualmente, puede realizarlas el interesado en asistir, por Internet, teléfono o de manera personal en la entidad. Estas charlas se dictan en la Sala de Capacitación “Ulrich Uchtenhagen” en la Dirección Nacional de Derecho de Autor y de igual manera son de carácter gratuito.

3. Jueves Autoral 4. Convenios
La División de Capacitación, Investigación y Desarrollo realiza aproximadamente 30 charlas al año para los funcionarios de la entidad, sobre temas relacionados con el derecho de autor y los derechos conexos y sobre otros temas de interés. Estas se llevan a cabo en la entidad, en lo posible, todos los jueves del año de 8:00 a.m. a 10:00 a.m 4. Convenios Con el fin de articular acciones con entidades públicas y privadas y de esta manera difundir el derecho de autor, realizamos convenios con universidades y diferentes entidades tanto públicas como privadas de carácter nacional o internacional. En este sentido y hasta la fecha, hemos desarrollado convenios y se encuentran vigentes los suscritos con: la Universidad Nacional (sobre prácticas universitarias), La Universidad Externado de Colombia (capacitaciones a estudiantes de consultorio jurídico), las oficinas de Derecho de Autor de Cuba y El Salvador, el gobierno de España (sobre intercambio de información) y Colciencias (sobre capacitación a funcionarios y multiplicadores), entre otros. De igual manera, la Dirección Nacional de Derecho de Autor, hace parte del Convenio Antipiratería para Colombia, en cuyo seno se llevan a cabo planes y programas de capacitación y difusión del derecho de autor y derechos conexos, con el fin de contrarrestar el flagelo de la piratería en nuestro país.

5. Comités OMPI 6. Investigaciones
La Dirección Nacional de Derecho de Autor a través de la División de Capacitación, Investigación y Desarrollo coordina la participación en los foros que se llevan a cabo en la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI) en los que se debate el tema del derecho de autor y los derechos conexos. Actualmente estos foros son: El Comité Permanente sobre Derecho e Autor y los Derechos Conexos, El Comité Intergubernamental sobre Propiedad intelectual y Recursos Genéticos, Conocimientos Tradicionales y Folclore, La Agenda para el Desarrollo y adicionalmente participa en el Plan Estratégico de Propiedad Intelectual que se lleva a cabo en el país, con base en un documento Guía para Auditoría sobre Propiedad Intelectual de la OMPI. Este tipo de Comités tiene como objetivo la discusión de estos temas y la protección del derecho de autor y derechos conexos a nivel internacional. 6. Investigaciones Esta División realiza estudios sobre el derecho de autor y los derechos conexos de manera directa y con la colaboración de estudiantes que realizan sus prácticas universitarias en la División.

7. Proyectos de difusión y sensibilización
La División de Capacitación, Investigación y Desarrollo participa en los proyectos de sensibilización y difusión del derecho de autor y los derechos conexos que se llevan a cabo directamente por la entidad o en unión con otras entidades y gremios que requieren del apoyo de la Dirección Nacional de Derecho de Autor. Así por ejemplo, hemos colaborado con la Campaña Marca el Límite de la BSA, los proyectos que año tras año desarrolla el CERLALC, con la capacitaciones que lleva a cabo SAYCO y con las capacitaciones que lleva a cabo la Embajada Americana, entre otros. Cualquier información adicional, no dudes en preguntar. Extensiones 116 y 147.

¿Qué hace la División Legal?
Ejerce funciones de inspección y vigilancia sobre las Sociedades de Gestión Colectiva Atiende demandas en las que estén involucrados los intereses de la DNDA Absuelve consultas vía telefónica Emite conceptos relacionados con derecho de autor y derechos conexos

Somos Legal Atiende jornadas de capacitación sobre derecho de autor y derechos conexos Hace seguimiento y participa en la elaboración de proyectos de ley relacionados con la temática autoral Enumera las resoluciones emitidas por la DNDA Ejerce control de legalidad sobre los contratos suscritos por la entidad

Somos legal ¿Quiénes conforman la División Legal?
La legal está compuesa por cinco funcionarios: una secretaria, un contador, dos asesores y un jefe de división

¿Qué hace la Oficina de Registro?
Administra el Registro Nacional de Derecho de Autor. Registra las obras literarias y artísticas. Dispone para sus usuarios los siguientes formularios de inscripción: obra literarias inédita y editada, obras artísticas y musicales, obras audiovisuales, software, fonogramas y el de actos y contratos. Expide certificaciones tanto de trámite como de inscripción de obras, prestaciones y de actos y contratos. Niega aquellas solicitudes que no sean procedentes y no correspondan a las categorías de obras protegidas por le derecho de autor. Atiende de forma personal y telefónicamente las consultas de cómo se lleva a cabo el trámite de inscripción.

Proceso de inscripción de una obra
¿Qué es la base de datos Ulrich? Es una base de datos desarrollada en SQL Server donada por la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual - OMPI, que permite de forma amigable radicar todas las solicitudes que llegan a la entidad, y que además cuenta con el módulo de registro de obras que permite inscribir las solicitudes, consultar los registros, imprimir los certificados de inscripción, imprimir los certificados de trámite, realizar consultas paramétricas y sacar estadísticas.

¿Qué es el registro en línea?
Es un nuevo servicio que permitirá a la entidad el poder brindar a sus usuarios para que realicen de forma electrónica y a través de Internet las solicitudes de inscripción de sus obras, prestaciones y de actos y contratos. ¿Qué información debo suministrar a un usuario sobre el registro? Se debe indicar que para tramitar el registro de una obra, prestación o de un acto o contrato ante la Dirección Nacional de Derecho de Autor, debe realizar los siguientes pasos: Obtener el formulario de registro, que lo puede reclamar e nuestras oficinas, o a través de nuestra página web: Si desea realizar el registro en línea debe ingresar a nuestra página web e ingresar al ícono sobre registro en línea y seguir las instrucciones que consta de cuatro pasos. Indicar al usuario que lea con atención las instrucciones que aparecen al respaldo del formulario, o en la página web. Diligenciar el formulario, cuidando que toda la información consignada quede lo suficientemente clara.

¿Quiénes conforman la Oficina de Registro?
¿Con qué medios cuenta el usuario para enviar a nuestras oficinas las solicitudes de inscripción? Puede entregar de forma personal la solicitud en nuestras oficinas en jornada continua de lunes a viernes de 8:30 a.m. – 5:00 p.m., o a través de un tercero mediante autorización. Si vive fuera de la ciudad puede enviar la solicitud a través del servicio de correo o si lo prefiere contamos con un convenio de correo con la empresa Servientrega Efectivo S.A., cancelando el valor del importe y distinguiendo el código de usuario que es el que corresponde a nuestra entidad. ¿Quiénes conforman la Oficina de Registro? La Oficina de Registro esta compuesta por siete funcionarios: una secretaria, cuatro técnicos, un abogado asesor y un jefe de oficina.

¿Qué es el Grupo de Planeación?
Mediante la Resolución No. 997 de 1994, se creó al interior de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, el grupo de planeación con el fin de atender la identificación, diseño, ejecución y seguimiento de los planes de desarrollo institucional de la entidad. Objetivo del Grupo de Planeación de la Dirección Nacional de Derecho de Autor El Grupo de Planeación, en su calidad de grupo de trabajo, tiene como objetivo primordial el realizar labores de apoyo técnico y administrativo en todo lo relacionado con los asuntos atinentes a la identificación, diseño y ejecución de los planes de desarrollo institucional de la Dirección Nacional de Derecho de Autor

¿Cuáles son las funciones del Grupo de Planeación?
Coordinar el diseño, ejecución, seguimiento y evaluación del plan de desarrollo institucional de la entidad. Servir como órgano consultor en la formulación de planes y programas relacionados con el derecho de autor y derechos conexos. Identificar y diseñar los planes, programas y proyectos de inversión, efectuando su estudio de factibilidad. Elaborar los anteproyectos de presupuesto para su presentación al Ministerio de Hacienda. Presentar los planes y proyectos de inversión de la entidad a Planeación Nacional. Coordinar todos los proyectos de estudio o investigación que la entidad emprenda, ya sea por cuenta propia o mediante la contratación de servicios especializados. Programar y realizar investigaciones en lo concerniente a los aspectos estadísticos, presupuestales o financieros de la entidad. Diseñar, implementar y evaluar los indicadores de gestión de la entidad.

¿Qué actividades ejecuta el Grupo de Planeación?
1. Elaboración y seguimiento del Plan de Acción de la Dirección Nacional de Derecho de Autor De conformidad con lo dispuesto en la Ley 152 de 1994, todas las entidades del Estado deben diseñar el "Plan Indicativo" de desarrollo institucional para cuatro años; período que coincide con el período para el cual es elegido el Presidente de la República. Para la ejecución del "Plan Indicativo" cuatrienial, la Dirección Nacional de Derecho de Autor formula anualmente un "Plan de Acción", que contiene todos los proyectos e iniciativas que cada una de sus dependencias propone para el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales fijadas dentro de dicho Plan Indicativo. Reunión anual de planeación: Es una reunión que la DNDA realiza al final de cada año (usualmente a mediados del mes de diciembre), en la cual se presentan, se discuten y se aprueban los proyectos e iniciativas que cada una de sus dependencias adelantará en el año siguiente. El consolidado de estos proyectos de denomina el "Plan de Acción de la DNDA". Seguimiento del Plan de Acción: El Grupo de Planeación realiza trimestralmente el seguimiento y evaluación del Plan de Acción de la DNDA y presenta el respectivo informe a la Dirección General.

2. Elaboración del anteproyecto de presupuesto
El Grupo de Planeación es el encargado de elaborar anualmente el "Anteproyecto de Presupuesto" de la entidad, el cual debe presentarse al Ministerio de Hacienda, usualmente a mediados del mes de marzo de cada vigencia. Este anteproyecto, una vez analizado por la Dirección General del Presupuesto Público Nacional, es incorporado en el "Proyecto de Presupuesto General de la Nación", para su respectiva aprobación por parte del Congreso de la República. 3. Elaboración y evaluación de los indicadores de gestión Dentro de las políticas gubernamentales encaminadas a lograr la eficiencia, eficacia y economía en los organismos de la administración pública, las entidades del estado están obligadas a diseñar y establecer indicadores para medir el alcance de su gestión institucional. La DNDA tiene establecidos, para cada dependencia, una serie de indicadores que miden el cumplimiento y alcance de los objetivos y metas institucionales de cada una de ellas. Evaluación y seguimiento: El grupo de Planeación realiza semestralmente la evaluación de los indicadores de gestión de cada una de las dependencias de la DNDA, presentando un informe a la Dirección General.

4. Evaluación de la prestación del servicio a los usuarios
El Grupo de Planeación de la DNDA realiza y evalúa, mediante encuestas mensuales a los usuarios que visitan nuestra sede, la calidad, eficiencia y oportunidad de la prestación de los servicios de la DNDA. 5. Coordinación y seguimiento a los programas de cooperación Muchos de los proyectos e iniciativas que desarrolla la DNDA, se ejecutan mediante programas de cooperación con diferentes organizaciones tanto nacionales como internacionales. La preparación de estos proyectos y su respectivo seguimiento, corresponde al Grupo de Planeación de la entidad.

7. Rendición de Cuenta a la Contraloría General de la República
6. Coordinación de las relaciones con la Oficina Asesora de Planeación del Ministerio del Interior y de Justicia La Dirección Nacional de Derecho de Autor es una entidad adscrita al Ministerio del Interior y de Justicia, en tal calidad debe ejecutar labores de coordinación institucional con dicho Ministerio, particularmente en lo relacionado con los proyectos de inversión y con el Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo. 7. Rendición de Cuenta a la Contraloría General de la República Dentro del proceso de rendición anual de cuenta a la Contraloría General de la República, el Grupo de Planeación prepara y suministra a la información correspondiente a la ejecución del Plan de Acción y los Indicadores de Gestión de la DNDA.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO OFICINA DE CONTROL INTERNO
Qué se hace? Controlar que los controles establecidos en cada una de las dependencias funcionen con eficiencia, eficacia y economía. Asesorar a la Dirección en la continuidad del proceso administrativo, revaluación de planes e introducción de correctivos. Control Interno Proceso retroalimentador y de mejoramiento continuo. Sus funciones . Valoración del riesgo . Asesorar . Realizar evaluación . Fomentar la cultura del control. . Relación con los entes externos Distinguir entre: SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y OFICINA DE CONTROL INTERNO

Correspondencia MANUA L D E I NDUCC ÓN 114

Correspondencia Envíos Mensajería
Recibo de documentos de entrada (correo externo) Recibo de documentos de salida (correo interno) Recepción de fax - correo electrónico Radicación en el sistema ulrich Envíos Una vez a la semana verifica con efectivo S.A. lista de consignaciones Consulta en Ulrich números de radicados Elabora guía de correo Servientrega Actualiza en Ulrich con número de guía Servientrega Atención de consultas telefónicas Mensajería Atención de diligencias diarias de cada dependencia Elaboración de hoja de ruta según prioridad de diligencias Entrega de reportes y copia con acuse de recibo a cada dependencia Trámite correo certificado adpostal

Centro de documentación
Fondo bibliográfico especializado en derechos de autor y conexos, constituido por títulos en base de datos winisis, dirigido a investigadores, académicos, autores, estudiantes y público en general. Objetivos Suministrar información organizada para recuperación de documentos especificos. Integrar procesos técnicos catalografícos con criterio unificado para el intercambio de información. Garantizar el flujo de información actualizada en apoyo al trabajo de investigadores, autores, compositores, estudiantes, y ciudadanos en general

Colección Organización Publicaciones periódicas
OMPI, CERLALC, DAT, Sociedad de Gestión de Autores y Editores (España) Fondo Documental José Arcadio Plazas Suscripciones Revista Europea de Propiedad Intelectual, Revista Internacional de Derecho de Autor Suscripción Diario Oficial Conceptos y Resoluciones División Legal Organización Sistema de clasificación Asigna un número denominado SIGNATURA TOPOGRÁFICA a cada uno de los libros y documentos; la signatura, es el código único utilizado para identificar, ubicar en el estante, controlar préstamo y llevar el inventario de los libros.

EL SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DECIMAL DEWEY DISEÑADO POR MELVIL DEWEY
CLASES PRINCIPALES 000 GENERALIDADES 100 FILOSOFIA Y SICOLOGIA 200 RELIGIÓN CIENCIAS SOCIALES 340 DERECHO DERECHO DE AUTOR 400 LENGUAS 500 CIENCIAS NATURALES Y MATEMATICAS 600 TECNOLOGÍA 700 ARTES 800 LITERATURA 900 GEOGRAFIA E HISTORIA

Gestión documental Creación de Documentos Consulta Permanente 1
1 Archivo Gestión Creación de Documentos – Consulta Permanente 2 Archivo Central Utilidad de la información consulta esporádica 3 Archivo Inactivo Valor histórico de los documentos

Tabla de retención documental
Lista codificada de series y subseries documentales Organización archivística de acuerdo con la función administrativa Determina tiempos de conservación en cada etapa del ciclo vital de los documentos Ventajas de la organización documental en archivos de gestión Evitar la pérdida de información importante Almacenamiento adecuado para la conservación de documentos en el Archivo de Gestión Unificar el proceso de organización de la información con TÉCNICAS ajustadas a la GESTIÓN DOCUMENTAL Recuperación eficaz de la información

Transferencia documental
Es la remisión de los documentos organizados en los archivos de gestión al archivo central de conformidad con el tiempo estipulado en la t.r.d. Archivo central Conserva los documentos que son transferidos del archivo de gestión con aplicación de las tablas de retención documental para consulta exporádica. Funciones Recibe y organiza archivos de gestión Registra en base de datos por dependencias y series documentales Atención de consulta de las dependencias Recibe de registro semanalmente obras inéditas y editadas Envío a la biblioteca nacional de obras editadas

Eliminación documental
Archivo inactivo Conserva los documentos transferidos del archivo central al archivo inactivo con aplicación de las tablas de retención documental, tienen consulta esporádica y poseen valor permanente o histórico. Eliminación documental Proceso de destrucción de documentos que han perdido valor informativo, administrativo, legal y fiscal y que carecen de relevancia para la gestión administrativa. Cada funcionario semestralmente debe hacer descarte por selección natural, de la información que ha perdido utilidad y no debe ser conservada o enviada al archivo central

¿Cómo hacer consultas en el centro de documentación?
1. En la base de datos WINISIS buscar por el titulo del libro o documento, el autor y/o la palabra clave. 2. Según indicación de la base de datos ubicar el número y la colección, anotar los datos completos en el formato de solicitud de préstamo 3. Enviar a la Unidad de Información oportunamente para recuperación RECUERDE: Una vez satisfecha la consulta 4. Devolver a la Unidad de Información los documentos y/o libros para su reubicación en los estantes

¿Y qué hay en el Buenos Días?
Comunicación Interna ¿Y qué hay en el Buenos Días? El Buenos Días es un boletín diario que contiene las noticias más destacadas en materia de derecho de autor y derechos conexos, publicadas en los diferentes medios de comunicación nacionales e internacionales. ¿Y qué hay en la Red Autoral? La página de intranet contiene la información que todas las dependencias de la entidad necesitan divulgar al interior de la misma.

La Unidad de Divulgación y Prensa presta apoyo a todas las dependencias en la organización logística de los diferentes eventos en los que la entidad participa Imagen Corporativa

Medios de comunicación
La administración y el uso apropiado de todo el material audiovisual, publicaciones, folletos y demás elementos utilizados para la promoción de la entidad, está a cargo de la Unidad de Divulgación y Prensa. Medios de comunicación Elaboración de los boletines de prensa Envío y seguimiento a los medios de comunicación Publicación de notas en los diferentes medios de comunicación

¿Qué hace la Coordinación de Sistemas?
Implementar las actividades necesarias para que la plataforma tecnológica de la Dirección Nacional de Derecho de Autor, contribuya activamente en el cumplimiento de los objetivos institucionales. ¿Cómo está compuesta nuestra plataforma tecnológica? Red 2 Servidores 3 switches de 24 puertos cada uno Cableado estructurado para 50 puestos de trabajo (voz y datos) Computadores 50 computadores de escritorio Acceso a Internet :ADSL de 600 kbps Acceso a Datacenter (Registro en Línea): Banda Ancha de 2Mb Periféricos 4 impresoras laser 2 impresoras de inyección 9 impresoras de matriz de punto 2 scanners Soporte eléctrico 6 UPS’s Sala de capacitación 1 computador portátil 1 camara para videoconferencias 2 videoproyectores 1 DVD 1 Televisor de plasma 42”

¿Cuáles son nuestros elementos de comunicación externos?
Acceso a Internet Sitio web Cuentas de correo institucional Correos electrónicos de las dependencias ¿Cuáles son nuestros elementos de comunicación internos? Cuentas de correo interno para todos los funcionarios Intranet ¿Cómo podemos solicitar el apoyo de la Unidad de Sistemas? Llamando a: Asistente de Sistemas Ext 200 Coordinador de Sistemas Ext 142 Secretaria de Coordinadores Ext 124

¿Cómo se presta el servicio de Registro en Línea?
http 1 2 Servidor Web Base de Datos Usuario Web Aplicativo Ulrich 3 Usuario Web Funcionario Dirección Nacional de Derecho de Autor Respuesta Aplicativo de Registro en Línea Proceso llevado a cabo por el usuario Web. Proceso llevado a cabo por la Dirección Nacional de Derecho de Autor.

¿Cómo se presta el servicio de Registro en Línea?
1. El usuario ingresa a la página de Registro en Línea a través del sitio web de la DNDA, selecciona el tipo de obra que desea registrar y diligencia el formulario correspondiente a su solicitud 2. El usuario envía los datos y las obras adjuntas a través de Internet Recibe la notificación de radicación de su solicitud al correo electrónico que registró Consulta el estado de su trámite a través de la página web Recibe por correo electrónico la respuesta a su solicitud (aceptación, devolución o rechazo) 3. El funcionario analiza la solicitud y verifica los documentos adjuntados por el usuario como soporte a través del módulo de Administración del aplicativo de Registro en Línea. 4. El funcionario envía la respuesta correspondiente según el caso: Si la solicitud es aprobada, se envía por correo electrónico el Certificado de Registro Si la solicitud es devuelta se le envía una notificación informándo de las razones de la devolución y de la forma de subsanarlas. Si la solicitud es rechazada se le envía una notificación informándolas razones por las cuales se rechazó su solicitud En todo momento el usuario puede consultar el estado de su trámite a través del módulo de consultas de la página web. El funcionario puede igualmente consultar las solicitudes y sus datos a través del aplicativo Ulrich

Dependencias responsables: Asesores

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