1 La Función Administrativa de Control Fundamentos de Control La función administrativa de control se refiere a los procesos utilizados para garantizar.

Presentación del tema: "1 La Función Administrativa de Control Fundamentos de Control La función administrativa de control se refiere a los procesos utilizados para garantizar."— Transcripción de la presentación:

1 1 La Función Administrativa de Control Fundamentos de Control La función administrativa de control se refiere a los procesos utilizados para garantizar que, mediante las conductas y el desempeño, se cumpla con los objetivos, los procedimientos y las reglas de una organización. Planeamiento: proceso formal de elaborar estrategias, tácticas, metas y asignar recursos. Control: Garantiza que las decisiones, acciones y resultados sean congruentes con los planes. Plan => Resultados deseados; Control => Resultados reales Control: Proporciona información esencial

2 2 Tipos de Control Controles Preventivos: Mecanismos destinados a disminuir errores y minimizar las acciones correctivas. - Reglamentos, normas, procedimientos de selección, programas de capacitación. Controles Correctivos: Mecanismos destinados a reducir o eliminar conductas o resultados indeseables.

3 3 Fuentes de Control Grupos interesados: Presiones externas. Sindicatos, organismos gubernamentales, clientes, proveedores. Organizacional: Reglas y procedimientos formales que previenen y corrigen desvíos. Grupal: Normas y valores que comparte el equipo de trabajo (premios y castigos). Autocontrol individual: Opera consciente o inconscientemente en cada persona (conocimientos, habilidades, actitudes y normas de conducta)

4 4 Ejemplos de mecanismos de control Fuente de ControlControl PreventivoControl Correctivo Grupos interesadosCupos para contratación por grupos sociales vulnerables Cambio de política para atraer personal calificado OrganizacionalPresupuestoSanción por violar la norma de no fumar Equipo de TrabajoAsignación de productividad al sector Aislamiento de un trabajador que no cumple IndividualNo almorzar para entregar el trabajo en tiempo Revisión del trabajo por no estar satisfecho con él

5 5 Controles eficaces Una forma de evaluar la cantidad de controles organizacionales formales necesarios es comparar los costos y beneficios Conductas y resultados deseables Costos y beneficios de los controles organizacionales Costos y beneficios de usar controles alternativos (mayor medida en el control del equipo o en el autocontrol individual) Modelo de Costo-Beneficio: 1. Control muy reducido: Los costos exceden a los beneficios 2. Control se incrementa: Aumenta la eficacia (beneficio mayor que el costo) 3. Control excesivo: Los costos exceden a los beneficios

6 6 Modelo costo-beneficio del control organizacional Bajo Pérdida Punto equilibrio Alto Cambio efectividad Punto equilibrio Pérdida Costos y beneficios Alto Costo del control Beneficio neto óptimo Optimo Cantidad control organizacional

7 7 Criterios para los controles eficaces 1. Vinculación con las metas deseadas. 2. Objetividad (imparcial, no puede ser manipulado en beneficio personal) 3. Integridad (comprende todas las metas deseadas y las conductas esperadas) 4. Oportunidad (provee información en tiempo para tomar medidas de mejora) 5. Aceptabilidad (las personas lo reconocen como necesario y apropiado)

8 8 Modelo de Control Correctivo Proceso para detectar, eliminar o reducir desviaciones de las normas establecidas por la organización. Pasos: 1. Definición del subsistema a controlar (organización, departamento, grupo o individuos). Se orienta a controlar insumos, procesos o productos 2. Identificación de características básicas (identificar la información a obtener: características a medir -costos, beneficios-) Principio de selectividad (número reducido de atributos explica gran número de efectos-Pareto-)

9 9 Modelo de Control Correctivo 3. Establecimiento de estándares: criterios sobre los que se evaluarán los atributos (cualitativos y cuantitativos) Metas o estándares de desempeño: Inventarios: El inventario de producto final debe mantenerse en el nivel de ventas pronosticadas para el mes siguiente Productividad Rotación del personal Desperdicios de producción

10 10 Modelo de Control Correctivo 4. Recopilación de la información (en forma manual o automática) 5. Realizar comparaciones: determinar diferencias entre lo que ocurre y lo que debería ocurrir. 6. Diagnóstico y corrección de los problemas: evaluar los tipos, grados y causas de las desviaciones (Plan de Mejora)

11 11 Tipos Básicos de Control 1. Controles Burocráticos y Controles Orgánicos - Controles Burocráticos o Mecanicistas: uso de reglas y procedimientos, autoridad descendente, descripción estricta de funciones por escrito - Controles Orgánicos: implica el uso de autoridad flexible, descripciones generales de funciones, autocontroles individuales

12 12 Características de los controles burocrático y orgánico Controles BurocráticosControles Orgánicos Reglas y procedimientos detalladosSolo en caso necesario Autoridad descendente (énfasis en el poder del puesto) Autoridad flexible (por la experiencia) Descripción de funciones para conductas diarias Descripción de funciones para resultados Retribuciones extrínsecas (salario y premios) para el control Retribuciones extrínsecas e intrínsecas (significación del trabajo) Desconfianza en los controles grupalesAdopción de controles grupales No reconoce una “cultura organizacional”Reconoce a la “cultura organizacional” como medio de integración

13 13 Tipos Básicos de Control 2. Controles del Mercado: Uso de datos como el monitoreo de ventas, precios, costos, para tomar decisiones y evaluar resultados. A. Reparto de utilidades: proporcionan a los empleados ingresos complementarios basados en los ingresos de la organización o de una unidad (comisión por ventas) B. Monitoreo de Clientes: obtención de retroalimentación de los clientes respecto a la calidad de los bienes y servicios (opiniones, comentarios, encuestas)

14 14 Tipos Básicos de Control - Los planes de reparto de utilidades se usan para:  Aumentar la identificación de los empleados con las metas de utilidades de la empresa  Lograr una estructura salarial más flexible  Atraer y retener empleados, mejorando el control de selección y disminuyendo rotación  Establecer un sistema de recompensas más equitativo, ayudando a desarrollar una cultura organizacional que reconozca el logro y el desempeño

15 15 Tipos Básicos de Control 3. Controles Financieros: Previenen o corrigen desviaciones en la asignación de recursos financieros. - Análisis financiero comparado: comparación de los resultados financieros en dos o más períodos, puede compararse con otra empresa similar (publicación de resultados) Análisis de Razones (Ratios o Indicadores): Cociente entre dos cifras significativas seleccionadas: Rentabilidad, Liquidez, Apalancamiento, Actividad

16 16 Razones Financieras TipoEjemploCálculoInterpretación RentabilidadRendimiento de la Inversión Utilidades después de impuestos/ Activos Totales Productividad de los Activos LiquidezRazón ActualActivos Circulantes/ Pasivos Circulantes Liquidez a Corto Plazo ActividadRotación de Inventario Ventas/ InventarioEficiencia en la Gestión de los Inventarios ApalancamientoRazón de DeudaDeuda Total/ Activos Totales Cómo se financia la empresa

17 17 Tipos Básicos de Control - Presupuestación: Proceso de la clasificación de los gastos previstos y su vinculación con las metas fijadas. 1. Contribuye a la planificación 2. Fundamenta la asignación de recursos 3. Apoya al control de la utilización de los recursos Ejemplos: Presupuesto de ventas, de producción (Plan Agregado de la Producción, de Personal, de I+D)

18 18 Tipos Básicos de Control 4. Controles Contables: Costo basado en las Actividades (ABC): Sistema que permite medir con exactitud el costo de producción. Se focaliza en las “actividades de producción” como centros de costos. No todos los productos tienen la misma mezcla de actividades. Si un producto no requiere el uso de una actividad, su costo sería cero para esa actividad. Dos perspectivas: - Visión de Costos: Flujo de costos de los recursos a las actividades y de las actividades a los productos - Visión de Procesos: Flujo de costos de la información sobre insumos a las actividades y de las actividades a la evaluación de desempeño

19 19 Tipos Básicos de Control El uso del costo basado en actividades produce los siguientes beneficios: Los costos se determinan por actividad en lugar de cargarse a gastos generales Las asignaciones de costos se basan en la porción de actividades que pueden rastrearse en forma directa, en oposición al volumen de producción Pueden rastrearse los costos relacionados con una actividad para un producto particular Cambia la forma de pensar respecto al análisis de costos tradicional

20 20 Modelo de costo basado en actividades Recursos Bienes y servicios Asignación costos a actividades Asignación de costos a recursos Actividades Información sobre insumos Evaluación desempeño Punto de vista de costos Punto de vista del Proceso Los recursos son consumidos por actividades y las actividades por bienes y servicios

21 21 Tipos Básicos de Control 5. Controles Automatizados: Automatización: Uso de dispositivos y procesos autorregulados que operan sin la intervención de personas. Controles mecánicos: métodos que sirven como instrumentos para la prevención y corrección de desviaciones de los resultados deseados (Sistemas de Instrumentación y Control, Robótica). - Robots operados por computadoras - Control automático de plantas químicas, centrales eléctricas, etc.

22 22 Control externo:Ley Sarbanes-Oxley Aprobada por el Congreso de USA en el 2002 Se centra en la definición de las responsabilidades de los ejecutivos de primer nivel y directores con los accionistas y el público en general Los requerimientos de la ley se dividen en 3 categorías: certificación, auditoría y revelación