PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO INSTITUCIONAL PARA ÓRDENES DE CAMBIO

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1 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO INSTITUCIONAL PARA ÓRDENES DE CAMBIO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS INSTITUCIONALES EN MATERIA DE OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO INSTITUCIONAL PARA ÓRDENES DE CAMBIO CLAVE: PA-OP-24 JULIO DE 2005

2 1 de 20 ÍNDICE Página 1.- Desarrollo (Descripción de las Actividades) 2.- Diagrama de Flujo 3.- Marco Normativo 4.- Anexos 5.- Sección de Firmas de Autorización y Cambios

3 1.- Desarrollo (Descripción de las Actividades)
Dependencias Actividades Formatos INICIA PROCEDIMIENTO 1.- Detecta la necesidad de un cambio y lo solicita con la justificación respectiva. Las solicitudes de cambio con su respectiva justificación del Área Usuaria o cualquier otra, deben ser ingresadas a través del Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos. 2.- Recibe solicitud de cambio, revisa y analiza. Presenta al Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos el cambio con las alternativas de solución, en las que se analice factibilidad, estimados de costos y tiempo de ejecución y establece la necesidad de prórroga, en su caso. Analiza la factibilidad de otorgar anticipos para el convenio, si así esta pactado en el contrato, el cual no podrá exceder el porcentaje originalmente autorizado en el contrato. 3.- ¿Tiene saldo disponible en el Presupuesto de Inversión para pagar los trabajos derivados del cambio? SÍ:Continúa en la actividad No. 4A. NO:Pasa a la actividad No. 6. 4A.-Analiza el cambio presentado y determina su procedencia considerando las alternativas propuestas por la Residencia de Obra, si fuera necesario lo envía al Área Responsable de Ingeniería para su revisión, modificación y comentarios. En su caso, informa al Área Responsable de la Contratación y Área de Programación y Presupuesto. 4B.-Se entera y propone acciones pertinentes. 4C.-Se entera, verifica suficiencia presupuestal y en su caso propone acciones pertinentes. 5.-¿Procede el cambio? SÍ: Pasa a la actividad No. 8. NO: Continúa en la actividad No. 6. Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos, Residencia de Obra y/o Contratista Residencia de Obra Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Cédula de Procedencia de Cambio Área Responsable de la Contratación Área de Programación y Presupuesto Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos

4 1.- Desarrollo (Descripción de las Actividades) TERMINA PROCEDIMIENTO
Dependencias Actividades Formatos 6.-Cancela la solicitud de cambio e informa a las Áreas involucradas. 7.-Recibe improcedencia del cambio, y en su caso, comunica al Contratista. TERMINA PROCEDIMIENTO 8.- Recibe visto bueno del cambio, elabora Notificación de Cambio con alcances definidos y solicita preparación de propuesta al Contratista con toda la documentación necesaria, así como en su caso, el costo estimado, tiempo de ejecución y la necesidad de prórroga. Registra la Notificación de Cambio que proceda en el Sistema Informático de Seguimiento y Control y en la bitácora, en su caso, a través del Supervisor de Obra. 9.- Elabora propuesta de cambio, incluyendo en su caso, el presupuesto, programa de ejecución y las necesidades de prórroga que procedan y envía a la Residencia de Obra.   10.-Recibe propuesta dentro de los treinta días naturales siguientes a la solicitud; la analiza y en su caso, solicita al Área de Costos del Área Responsable de la Contratación, la autorización de Precios Unitarios Extraordinarios, debiendo dejar constancia por escrito de la aceptación de la propuesta. Ir al Procedimiento Administrativo Institucional para Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios. 11.-Ordena por escrito la ejecución de los trabajos, indepen-dientemente de la anotación en bitácora. En el caso de requerirse Precios Unitarios Extraordinarios preferentemente se buscará su autorización antes de iniciar los trabajos. 12.-Recibe orden e inicia los trabajos. Viene del Procedimiento Administrativo Institucional para Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios. Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Residencia de Obra Residencia de Obra Notificación de cambio Contratista Residencia de Obra Residencia de Obra Contratista

5 1.- Desarrollo (Descripción de las Actividades) TERMINA PROCEDIMIENTO
Dependencias Actividades Formatos 13.-Elabora Dictamen Técnico que funde y motive la justificación de cambio, incluyendo en su caso, monto y/o plazo, enviándose copia al Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos. 14.-¿Cuenta con presupuesto el contrato? SÍ: Pasa a la actividad No. 18. NO: Continúa en la actividad No. 15. 15.-Recibe petición, elabora y envía solicitud de traspaso de fondos. 16.-Realiza traspaso en el Sistema Institucional de Presupuesto, redirecciona presupuesto y envía. 17.-Recibe comprobante de suficiencia presupuestal y verifica. Envía copia a la Residencia de Obra. 18.-Elabora Orden de Cambio, incluyendo todas las notificaciones y anexos que la conforman, con su monto y plazo que correspondan en su caso, registrándola en el Sistema Informático de Seguimiento y Control. 19.-Integra la documentación soporte del convenio (Órdenes de Cambio, Cédula de Procedencia, Dictamen Técnico o Memoria Justificativa y en su caso, Anexos Técnicos y Económicos, y Porcentaje de Anticipos). Solicita la elaboración del convenio correspondiente. 20.-Recibe solicitud con la documentación soporte y gestiona Convenio ante el Área Responsable de la Contratación.   21.-Recibe solicitud con la documentación soporte y registra en el Sistema Informático de Seguimiento y Control. Ir al Procedimiento Administrativo Institucional para Celebración de Convenios Modificatorios o Adicionales de Contratos. TERMINA PROCEDIMIENTO Residencia de Obra Dictamen Técnico Residencia de Obra Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Área de Programación y Presupuesto Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Residencia de Obra Orden de Cambio Residencia de Obra Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Área Responsable de la Contratación

6 5 de 20 2.- Diagrama de Flujo INICIA PROCEDIMIENTO
Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Área Responsable de la Contratación Área de Programación y Presupuesto Contratista Residencia de Obra Actividades Formatos INICIA PROCEDIMIENTO 1.- Detecta la necesidad de un cambio y lo solicita con la justificación respectiva. Las solicitudes de cambio con su respectiva justificación del Área Usuaria o cualquier otra, deben ser ingresadas a través del Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos. 2.- Recibe solicitud de cambio, re-visa y analiza. Presenta al Área Responsable de la Ejecu-ción de los Trabajos el cambio con las alternativas de solu-ción, en las que se analice fac-tibilidad, estimados de costos y tiempo de ejecución y estable-ce la necesidad de prórroga, en su caso. Analiza la factibilidad de otorgar anticipos para el con-venio, si así esta pactado en el contrato, el cual no podrá exceder el porcentaje origi-nalmente autorizado en el contrato. 3.- ¿Tiene saldo disponible en el Presupuesto de Inversión para pagar los trabajos derivados del cambio? SÍ: Continúa en la actividad No.4A. NO: Pasa a la actividad No.6. Inicio Inicio Inicio 1 1 1 2 NO 3 A SÍ I

7 Cédula de Proceden-cia de Cambio
2.- Diagrama de Flujo Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Área Responsable de la Contratación Área de Programación y Presupuesto Contratista Residencia de Obra Actividades Formatos I 4A 4B 4C 4A.-Analiza el cambio presen-tado y determina su proce-dencia considerando las alternativas propuestas por la Residencia de Obra, si fuera necesario lo envía al Área Responsable de Ingeniería para su revisión, modificación y comentarios. En su caso, informa al Área Responsable de la Contratación y Área de Programación y Presupuesto. 4B.-Se entera y propone acciones pertinentes. 4C.-Se entera, verifica sufi-ciencia presupuestal y en su caso propone acciones pertinentes. 5.-¿Procede el cambio? SÍ: Pasa a la actividad No. 8. NO: Continúa en la actividad No. 6. 6.- Cancela la solicitud de cambio e informa a las Áreas involucradas. Cédula de Proceden-cia de Cambio SÍ 5 B NO A 6 II

8 TERMINA PROCEDIMIENTO
7 de 20 2.- Diagrama de Flujo Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Área Responsable de la Contratación Área de Programación y Presupuesto Contratista Residencia de Obra Actividades Formatos II 7 7.-Recibe improcedencia del cambio, y en su caso, comunica al Contratista. TERMINA PROCEDIMIENTO 8.- Recibe visto bueno del cambio, elabora Notificación de Cambio con alcances defi-nidos y solicita preparación de propuesta al Contratista con toda la documentación necesaria, así como en su caso, el costo estimado, tiempo de ejecución y la ne-cesidad de prórroga. Registra la Notificación de Cambio que proceda en el Sistema Infor-mático de Seguimiento y Control y en la bitácora, en su caso, a través del Supervisor de Obra. 9.- Elabora propuesta de cambio, incluyendo en su caso, el presupuesto, programa de ejecución y las necesidades de prórroga que procedan y envía a la Residencia de Obra.   Fin B 8 Notifica-ción de cambio 9 III

9 8 de 20 2.- Diagrama de Flujo III 10
Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Área Responsable de la Contratación Área de Programación y Presupuesto Contratista Residencia de Obra Actividades Formatos III 10 10.-Recibe propuesta dentro de los treinta días naturales siguientes a la solicitud; la analiza y en su caso, solicita al Área de Costos del Área Responsable de la Contra-tación, la autorización de Pre-cios Unitarios Extraordinarios, debiendo dejar constancia por escrito de la aceptación de la propuesta. Ir al Procedimiento Adminis-trativo Institucional para Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios. 11.-Ordena por escrito la ejecu-ción de los trabajos, indepen-dientemente de la anotación en bitácora. En el caso de requerirse Precios Unitarios Extraordinarios preferente-mente se buscará su autori-zación antes de iniciar los trabajos. 12.-Recibe orden e inicia los trabajos. Viene del Procedimiento Administrativo Institucional para Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios. 13.-Elabora Dictamen Técnico que funde y motive la justi-ficación de cambio, inclu-yendo en su caso, monto y/o plazo, enviándose copia al Área Responsable de la Eje-cución de los Trabajos. Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios 11 11 12 Autorización de Precios Unitarios Extraordinarios 11 13 Dictamen Técnico IV

10 9 de 20 2.- Diagrama de Flujo IV SÍ 14
Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Área Responsable de la Contratación Área de Programación y Presupuesto Contratista Residencia de Obra Actividades Formatos IV SÍ 14 14.-¿Cuenta con presupuesto el contrato? SÍ: Pasa a la actividad No. 18. NO: Continúa en la actividad No. 15. 15.-Recibe petición, elabora y envía solicitud de traspaso de fondos. 16.-Realiza traspaso en el Sistema Institucional de Pre-supuesto, redirecciona pre-supuesto y envía. 17.-Recibe comprobante de suficiencia presupuestal y verifica. Envía copia a la Residencia de Obra. 18.-Elabora Orden de Cambio, incluyendo todas las notifi-caciones y anexos que la conforman, con su monto y plazo que correspondan en su caso, registrándola en el Sistema Informático de Seguimiento y Control. 19.-Integra la documentación soporte del convenio (Órde-nes de Cambio, Cédula de Procedencia, Dictamen Téc-nico o Memoria Justificativa y en su caso, Anexos Técnicos y Económicos, y Porcentaje de Anticipos). Solicita la elaboración del convenio correspondiente. NO 15 16 17 11 18 Orden de Cambio 11 19 V

11 TERMINA PROCEDIMIENTO
10 de 20 2.- Diagrama de Flujo Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos Área Responsable de la Contratación Área de Programación y Presupuesto Contratista Residencia de Obra Actividades Formatos V 11 20 20.-Recibe solicitud con la docu-mentación soporte y gestiona Convenio ante el Área Responsable de la Contratación. 21.-Recibe solicitud con la documentación soporte y registra en el Sistema Informático de Seguimiento y Control. Ir al Procedimiento Admi-nistrativo Institucional para Celebración de Convenios Modificatorios o Adicionales de Contratos. TERMINA PROCEDIMIENTO 11 21 Celebración de Convenios Modificatorios o Adicionales de Contratos Fin

12 11 de 20 3.- Marco Normativo ACTIVIDAD L.O.P.S.R.M. (ARTÍCULO)
R.L.O.P.S.R.M. POBALINES (PUNTO) 1 59 pfo. 8 74 pfo. 1 6.7 pfos. 2 y 3 2 50 – VI 84 - XV 6.7.2 4A 6.7.6 8 70 9 10 77 pfo. 1 6.7.7 pfo.2 11 77 pfo. 2 6.7.7 pfo. 1 12 13 69 pfo. 1 6.7.3 15 74 pfo. 2 16 17 18 19 59 pfo.1 6.7.1 20 6.7.8 21 6.7 pfo.4 L.O.P.S.R.M.- Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, con reformas y adiciones del mes de julio de 2005 R.L.O.P.S.R.M.- Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas POBALINES.- Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas, para Petróleos Mexicanos, Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales

13 12 de 20 4.- ANEXOS Página 4.1.- Cédula de procedencia de la solicitud de cambio 4.2.- Notificación de cambio 4.3.- Dictamen técnico 4.4.- Orden de cambio del contrato

14 CÉDULA DE PROCEDENCIA DE LA SOLICITUD DE CAMBIO No._______
DATOS DEL CONTRATO CONTRATO No. ____________________ CONTRATISTA: ____________________________ OBJETO DEL CONTRATO: MOTIVO DE CAMBIO: PROBLEMÁTICA ACTUAL: CAMBIO PROPUESTO: SE REQUIERE: MONTO EN PESOS ______________ PLAZO _____________ PRÓRROGA________________ MONTO EN DOLARES ____________ Número de Hojas presentadas como soporte: ________________ 1 2 3 4 5 6 8 9 7 10 DETERMINACIÓN ACERCA DE LA PROCEDENCIA DE LA SOLICITUD DE CAMBIO PROCEDE: SI ( ) NO ( ) ACCIONES PROPUESTAS : ______________________________________________________________________________ 11 12 13 DETERMINA PROCEDENCIA ÁREA RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS NOMBRE: _____________________________ FIRMA: _______________________________ 14 14 C.c.p. Área Responsable de la Contratación. Área de Programación y Presupuesto. Descripción Diagrama

15 INSTRUCTIVO DE LLENADO
Nombre del Formato: Cédula de Procedencia de la Solicitud de Cambio No._______ DATOS INSTRUCCIONES 1 Se indica Número del contrato. 2 Se indica Nombre del Contratista. 3 Describir el objeto del contrato. 4 Explicar el porque del cambio. 5 Narrar la problemática actual. 6 Se indica el cambio propuesto. 7 Se indica importe del monto del contrato. 8 Se indica los días del plazo requeridos por el cambio. 9 Se indica los días de prórroga por el cambio. 10 Se indica la cantidad de hojas del soporte. 11 Se indica si procede el cambio. 12 Se indica si no procede el cambio. 13 Describir las acciones propuestas. 14 Nombre y firma del Área Responsable de la Ejecución de los Trabajos.

16 NOTIFICACION DE CAMBIO
CONTRATISTA: NOTIFICACION DE CAMBIO No.: DIRECCIÓN Contrato No.: Fecha efectiva DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO: __ Proceder con el trabajo __ Requiere precios extraordinarios Planos / Datos ADJUNTOS __ Se autoriza extensión de tiempo Entregar propuesta en ____ días __________________________ Firma Autorizada del Supervisor de Obra: Nombre: Fecha: Representante de PEP (Residente): 1 3 2 4 5 6 7 10 8 11 9 12 13 14 OFICIO DEL CONTRATISTA No. ACUSO RECIBO Y ACEPTACIÓN ACUSO RECIBO CON COMENTARIOS LA PROPUESTA SERA PRESENTADA SE ANEXA CONTRATISTA FECHA NOMBRE / CARGO Firma del Representate Autorizado 15 16 17 18 19 20 Descripción Diagrama

17 INSTRUCTIVO DE LLENADO
Nombre del Formato: Notificación de Cambio DATOS INSTRUCCIONES 1 Se indica Nombre del Contratista 2 Se indica Dirección del Contratista 3 Se indica No. de notificación de cambio ( se numera de manera progresiva) 4 Se indica Número del contrato 5 Se indica Fecha real de autorización 6 Descripción detallada del cambio indicando el porque del mismo 7 Se indica ( si o no ) se proceda con el trabajo. 8 Se indica ( si o no ) requiere precios extraordinarios 9 Se marca con un “X,” si se anexan planos / datos, de lo contrario se deja en blanco. 10 Se indica ( si o no ) se autoriza extensión de tiempo. 11 Se indica el ( no. de días ) en que se entregue la propuesta. 12 Espacio para indicar cualquier otro requerimiento importante no indicado anteriormente. 13 Se indica el Nombre, firma del Supervisor autorizado y fecha de firma. 14 Se indica el Nombre y firma del Residente y fecha de firma. 15 Se indica el No. de oficio de la compañía Contratista. 16 Se marca con una “X”, si se acepta sin observaciones. 17 Se marca con una “X”, si contiene observaciones. 18 Se marca con una “X”, si posteriormente se anexa propuesta. 19 Se marca con una “X”, si anexa propuesta. 20 Nombre, cargo y firma del representante autorizado y fecha de firma.

18 17 de 20 DICTAMEN TÉCNICO NOTIFICACIÓN DE CAMBIO No.: CONTRATO No.:
FECHA: DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO: FUNDAMENTO NORMATIVO: ANTECEDENTES DEL CONTRATO: JUSTIFICACIÓN DEL CAMBIO: DECLARACIÓN DE VERIFICACIÓN PRESUPUESTAL: 1 2 3 4 5 6 7 8 DICTAMINA EL CAMBIO RESIDENTE NOMBRE: _____________________________ FIRMA: _______________________________ 9 9 Descripción Diagrama

19 INSTRUCTIVO DE LLENADO
Nombre del Formato: Dictamen Técnico DATOS INSTRUCCIONES 1 Se indica Número de la Notificación de Cambio. 2 Se indica Número del Contrato. 3 Se indica Fecha de firma del dictamen. 4 Descripción completa del cambio. 5 Se indican los artículos de la Ley, Reglamento, Políticas, Bases y Lineamientos Internos y Criterios Normativos, para fundamentar el cambio. 6 Descripción del alcance general de la obra y mencionar los convenios que se hubieran celebrado con anterioridad. 7 Se detalla la modificación y cambios pretendidos, señalando los montos o plazo, así como los porcentajes respecto a las condiciones originales adjuntando en su caso, el presupuesto estimado y la modificación o actualización del programa convenido. 8 Se declara que se verificó la disponibilidad presupuestal en caso de ampliación de monto. Si no existiere incremento al monto no aplica esta sección. 9 Se indican Nombre y firma del Residente de Obra.

20 ORDEN DE CAMBIO DEL CONTRATO
CONTRATISTA: CONTRATO NO.: DIRECCIÓN: ORDEN DE CAMBIO No.: Por la Presente el Contratista y la Residencia de Obra acuerdan, incorporar los cambios siguientes: Monto: Plazo: Otros: Anexos Firma Autorizada del Contratista: Fecha NOMBRE Y CARGO Oficios de solicitud ( Contratista, Supervisión, Área solicitante, etc.) Ingeniería ( planos ) Anexo de Precios Unitarios Extraordinarios Notas de Bitácora Precios Unitarios Extraordinarios Modificación a programas Notificación(es) de cambio No(s).____ Elaboró Supervisor Autorizó Residente Fecha Fecha Descripción Diagrama

21 5.- Sección de Firmas de Autorización
Elaboró: Revisó: Aprobó: Ing. Eugenio Enrique Abreu Menéndez Ing. Alberto Malagamba Moguel Representantes de Pemex Exploración y Producción en la MOP Ing. Bernardo Bosch Hernández Secretario Ejecutivo de la CCSMOP Gerente de Control de Gestión Dirección Corporativa de Ingeniería y Desarrollo de Proyectos Ing. Federico Martínez Salas Presidente de la CCSMOP Director Corporativo de Ingeniería y Desarrollo de Proyectos Sección de Cambios Hoja No. Estado Revisión No. Descripción Iniciales, firma y fecha Revisó Aprobó