Para el adecuado uso del correo electrónico es importante tener en cuenta que hay algunas reglas que se deben seguir. Estas reglas buscan que no perdamos, ni hagamos perder tiempo a nuestros compañeros y que el correo se llene de correo basura. Hoy en día el correo electrónico es una herramienta obligada que ocupa bastante tiempo de nuestro día laboral. Para lograr un adecuado uso, es importante seguir las siguientes reglas: Sea conciso y directo en sus mensajes, no escriba más de una pantalla (salvo casos realmente necesarios). No envíe chistes o cadenas al correo de trabajo. Los errores son fatales. Use el corrector de ortografía. No escriba en mayúsculas. Es el equivalente escrito de gritar
Escribir siempre el asunto y evitar escribir un asunto no pertinente al tema. No envíe archivos pesados que demoran en bajar y al responder a todos un correo con un archivo adjunto, borre primero el archivo adjunto. Cuando se solicite algo, agradece por adelantado el favor, para después no responder el correo solamente dando las gracias. En correos que van y vienen, siempre escriba arriba para que debajo queden los textos recibidos.
No olvide firmar los correos: Cada mail debe llevar su nombre completo, el del área al que pertenece y el de la Institución, el cargo que ocupa y sus teléfonos. Cuando escribimos un mensaje y lo enviamos por correo electrónico no contamos con la ventaja de la comunicación mediante gestos o comunicación no verbal como sucede cuando conversamos cara a cara.
Si usted recibe un que lo irrita, Nunca lo conteste inmediatamente. Tómese su tiempo para pensar si conviene hablar con esa persona o al menos, redactar la respuesta más cuidadosa. Una vez que empieza el ida y vuelta de s explosivos, la intención original queda en el olvido y los rencores ganan el centro de la escena, dañando seriamente la relación. Incluso, muchas personas reenvían copias.