Contabilidad Electrónica

Antecedentes La realidad actual de la actividad económica y las operaciones comerciales de las empresas y de las personas, cada vez más está sustentada en el apoyo de las tecnologías de la información. Desde el soporte a los procesos productivos, administrativos, hasta el comercio electrónico y el registro de la actividad diaria de las personas no se puede entender sin las aportaciones de la Tecnología de la Información. Uno de los principales retos en este contexto es el aprovechamiento efectivo y oportuno del, hasta hace unos años inimaginable, cúmulo de información disponible, tanto para las empresas como para las Administraciones Tributarias, de tal forma que se potencialice el logro sus respectivos objetivos.

Situación anterior

Situación anterior

Generalidades Con excepción de los asalariados y las personas físicas que obtengan ingresos por intereses o esporádicos como los premios o la enajenación de bienes, los contribuyentes están obligados a llevar contabilidad en términos de las disposiciones fiscales. A partir de 2014 se establece la obligación de llevar los registros y asientos contables a través de medios electrónicos e ingresar de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del SAT.

Generalidades Las modificaciones al Código Fiscal de la Federación no alteran las formas, criterios o procedimientos que actualmente aplican los contribuyentes para realizar sus registros y asientos contables. Actualmente la contabilidad, en papel o electrónico, la integran más de 30 elementos, como son: Libro diario, mayor y Libros sociales; Estados Financieros; Balanza de comprobación; Registros contables y sus pólizas, etc. La Contabilidad electrónica no implica un proceso de auditoría permanente o continuo, ni modifica los procedimientos y garantías asociados al ejercicio de facultades de comprobación.

Generalidades Para los efectos del artículo 28 del CFF y 33, Apartado B, fracción XI de su Reglamento los contribuyentes podrán llevar la documentación que integra su contabilidad, incluida la documentación comprobatoria que ampare operaciones realizadas, en idioma distinto al español, las autoridades fiscales podrán solicitar su traducción por perito autorizado por una autoridad competente. Tratándose de devoluciones y compensaciones, la documentación comprobatoria que ampare las operaciones de los contribuyentes deberá acompañarse de la traducción al idioma español.

Generalidades Los contribuyentes que estén obligados a llevar contabilidad y a ingresar de forma mensual su información contable, excepto los contribuyentes: Que tributen en el RIF Las personas físicas con actividad profesional (siempre que sus ingresos del ejercicio en que se trate no excedan de dos millones de pesos). Las sociedades, asociaciones civiles y fideicomisos autorizados para recibir donativos deducibles. Las demás personas físicas y las Asociaciones Religiosas que hayan optado por utilizar la herramienta electrónica “Mis cuentas”.

Generalidades Multa por no ingresar la información contable: Artículo 81 Frac. XLI Artículo 82 Frac. XXXVIII Sanción por incumplimiento: de $5,000 a $15,000

Generalidades del envío de la información contable La información se envía por Buzón tributario y requiere firma electrónica. De forma mensual únicamente se enviará: Balanza de comprobación. Catálogo de cuentas. Mediante complementarias se puede sustituir la información enviada para subsanar errores u omisiones.

Generalidades del envío de la información contable Los contribuyentes deberán poder generar información electrónica de sus pólizas contables y auxiliares generada a partir de julio de 2015 para entregarla al SAT sólo cuando: Se ejerzan las facultades de comprobación. Se ejerzan facultades de comprobación en los casos de terceros relacionados (compulsas). Se solicite o tramite una devolución o compensación.

Premisas de catálogo de cuentas El contribuyente no requiere modificar su catálogo de cuentas. Para su envío al SAT, las cuentas del catálogo del contribuyente deben asociarse a un valor del código publicado por el SAT, que resulte más apropiado de acuerdo con la naturaleza y preponderancia de la cuenta. El catálogo de cuentas deberá enviarse junto con la balanza de comprobación del mes en el que se adicionen o modifiquen cuentas de mayor o subcuentas del nivel que ya fueron reportadas.

Premisas de catálogo de cuentas

Premisas de balanza de comprobación Los contribuyentes no deben asociar en la balanza de comprobación el código agrupador del SAT. El contribuyente deberá enviar la balanza de comprobación con las cuentas en las que se registren saldos y/o movimientos. Las cuentas de orden que los contribuyentes utilicen para determinar el impuesto del ejercicio y que su cálculo deba realizarse en forma anual, podrán ser reportadas al cierre del ejercicio, en la balanza 12 o 13, según corresponda.

Premisas de balanza de comprobación

Premisas de pólizas Los contribuyentes deberán poder generar información electrónica de sus pólizas contables y auxiliares (de cuenta y de folios de los comprobantes fiscales) para entregarla sólo cuando el SAT lo solicite. En las pólizas deberán distinguir los folios fiscales que soporten la operación o bien, se podrá entregar un reporte auxiliar donde se relacionen dichos folios fiscales. Las pólizas y sus auxiliares de cuenta y subcuenta, serán aquellas que incluyan el nivel de detalle con el que los contribuyentes realicen sus registros contables.

Premisas de pólizas

Situación actual

Ejecución de la Auditoría Situación anterior Las balanzas de comprobación y las pólizas contables son entregadas en papel (carpetas). Los libros diario y mayor son entregados en ocasiones en papel o electrónico. Los papeles de trabajo que realiza el auditor son elaborados manualmente (Excel). Representa un costo para el contribuyente la entrega de información física (traslados, copias, viáticos, etc). Situación actual Las balanzas de comprobación y pólizas contables se enviarán en archivo electrónico estandarizado (XML). Los papeles de trabajo del auditor serán automatizados. Reducción de costos para el contribuyente respecto a la entrega de la información contable.

Uso de información - consistencia Contribuyentes o Sector Información de terceros CFDI y otros documentos electrónicos Contabilidad Electrónica Dictamen Pérdidas fiscales Pagos provisionales Entero de contribución (ISR) Declaraciones informativas

Uso de información La contabilidad electrónica es un insumo más para la autoridad fiscal, la cual no implica un auditoría permanente hacia el contribuyente. Envío mensual de contabilidad (Catálogo de cuentas y Balanza de comprobación) Balanzas de comprobación CFDI y documentos electrónicos La autoridad solicitará la aclaración al contribuyente Declaraciones y pagos Declaraciones informativas

Uso de información La información contable enviada por los contribuyentes es procesada de forma estandarizada con base en el código agrupador Se integra información para su análisis respecto del comportamiento del contribuyente en el tiempo. Detección automatizada de comportamientos atípicos Creación automatizada de cédulas de irregularidades que ayudarán al desahogo expedito de las revisiones realizadas por la autoridad fiscal.

Uso de información Se consideran entre otros los siguientes aspectos: Régimen Fiscal. Sector económico. Cruces específicos. Análisis financiero y correlación con comportamiento fiscal. Modelos de riesgos con diversas fuentes de información del SAT.

Beneficios Se programarán actos de fiscalización sobre rubros específicos haciendo más ágil la revisión. El contribuyente entregará en forma electrónica (XML) la contabilidad en facultades de comprobación a través del buzón tributario, evitando enviar un gran volumen de documentación física. Al enviar pólizas y auxiliares en archivo XML ya no habría necesidad de entregarlo físicamente, reduciendo costos de impresión y traslado entre otros.

Beneficios Se automatiza el procesamiento y validación de información y se reduce el tiempo requerido para concluir las auditorías y resolver devoluciones. Se crean oportunidades de mejora en los controles operativos, financieros y fiscales de los contribuyentes de forma integrada con la facturación electrónica y otros documentos digitales.

Gracias por su atención