 Es el manejo de bienes de conformidad a las necesidades de la administración central de la Alcaldía de San José de Cúcuta mediante la asignación de bienes de consumo y activos fijos.  Esta actividad controla, resguarda, supervisa y fiscaliza los bienes adquiridos por la Administración Municipal, con el fin de velar por su conservación, guarda, custodia y uso. ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

ALMACENISTA GENERAL RESPONSABLE DEL SUBPROCESO

 Físicos: Oficinas, Bodega, Equipos de computo, teléfono, impresoras, Papelería en general.  Tecnológicos : Internet, software Visual TNS, módulos Almacén y Activos fijos. RECURSOS

ACTIVIDADES

Documento técnico que facilita identificar las acciones de planificación, a través de unos procesos y procedimientos definidos. Responsables:  El Jefe de Adquisición de Bienes y Servicios  Y su equipo de trabajo Se reúnen una vez al año para realizar la respectiva Planeación Anual de las actividades a desarrollar, para la evaluación y seguimiento que permita medir la eficiencia, eficacia y efectividad del subproceso. ELABORACIÓN PLAN DE GESTION, SEGUIMIENTO Y EVALUACION

El Plan de Compras se convierte en una herramienta de gestión administrativa efectiva para el uso racional y estratégico de los recursos públicos. Es un instrumento que le permite al Estado cumplir con su misión, de programación y planificación, que se convierte en una herramienta para apoyar el control de gestión. Contribuye efectivamente a realizar una correcta y oportuna ejecución del presupuesto, pues además de formar parte para su proyección, durante la vigencia fiscal se convierte en un elemento para su seguimiento. Además permite medir la efectividad administrativa de la alcaldía de San José de Cúcuta CONSOLIDACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS

 Comprende la recepción y constatación de los bienes adquiridos. Esta actividad tiene como fin de administrar, controlar, resguardar, supervisar y fiscalizar los bienes adquiridos por la Administración Municipal, con el fin de velar por su conservación, guarda, custodia y uso. Procedimiento: 1.Se recepcionan los documentos allegados por los proveedores 2.El almacenista general recibe los bienes, verificando las especificaciones 3.Se realiza el ingreso al sistema TNS modulo almacén, elabora la entrada y se imprime, para la firma del almacenista general, se entrega una copia al proveedor y se archiva copia de la misma junto con los soportes. 4.Para la asignación de los bienes de consumo o activos fijos se verifican las solicitudes allegadas 5.Se realiza físicamente la entrega de los bienes, generando la salida de almacén en el sistema, para la firma del funcionario que recibe. 6.Mensualmente se consolida esta información y la envía a la oficina de contabilidad. ADMINISTRACIÓN DE BIENES

 Permite la conservación o buen estado de los espacios, equipos, edificios, muebles y enseres de todas las instalaciones que comprende la Alcaldía de San José de Cúcuta. Procedimiento: 1.Se recepcionan las solicitudes de las oficinas para que se coordine el servicio de mantenimiento. 2.El Almacenista General emite la orden con el fin de atender dichas necesidades. 3.Luego se realiza el mantenimiento. 4.El funcionario delegado para la actividad diligencia la planilla de mantenimiento y solicita la firma de quien recibe el servicio. MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA

Es un trabajo ordenado y muy laborioso. La elaboración y correcta gestión de los inventarios es, sin duda, el mejor comienzo para la protección del patrimonio, además de constituirse en un aliado a la hora de contratar una póliza de seguros. Procedimiento: 1.Se recepcionan todos los oficios de traslado de funcionarios, traslados de equipos y actos administrativos. 2.Se verifica con el número de cedula del funcionario en el modulo Activos Fijos TNS el inventario que tiene a su cargo, luego comprueba si existe físicamente y se le informa al Almacenista General de las novedades encontradas (faltantes, sobrantes o inservibles), si no existe ninguna diferencia se hace la actualización del respectivo inventario. INVENTARIO FÍSICO

 Constitución Política de Colombia  Manual de Contratación municipal, Resolución 0112 del 29 de enero de 2009  Estatuto de Presupuesto Municipal  Decreto 3512 de 2003 (SICE O SECOP)  Decreto 1015 de 2013 (Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública).  Resolución 0293 del 10 de mayo de 2005 de la Alcaldía de San José de Cúcuta (manejo de almacén)  Resolución 0292 del 10 de mayo de 2005 (Comité de Bajas) NORMOGRAMA