¿QUE ES UN PROYECTO? Un proyecto es un conjunto de elementos relacionados en forma lógica, tecnológica y cronológica, que se ejecutan en un periodo determinado, que tienen como objetivo resolver un problema. 2

CARACTERISTICAS  ESTABLECER LA FECHA DE COMIENZO  ESCRIBIR EL TÌTULO DEL PROYECTO, EL NOMBRE DEL ADMINISTRADOR  ESCRIBIR NOTAS IMPORTANTES  ESTABLECER LA PROGRAMACIÒN DEL TRABAJO  ESPECIFICAR LAS TAREAS Y SUS DURACIONES.  DIVIDIR UNA TAREA EN SEGMENTOS  REORGANIZAR LA LISTA DE TAREAS  CREAR UN HITO.

ANTES DEL PROYECTO 1.DEFINIR EL PROYECTO, DETERMINANDO CUALES SON LAS TAREAS QUE HAY QUE REALIZAR PARA CONSEGUIRLO 2.IDENTIFICAR QUIÈN SE ENCARGARÀ DE CADA TAREA 3.DETALLAR CUÀNDO SE VA A COMENZAR CADA UNA DE ESAS TAREAS Y CUÀNTO SE VA A TARDAR EN REALIZARLAS 4.DETERMINAR EL COSTE TOTAL DEL PROYECTO

DURANTE EL PROYECTO 1.ANOTAR CUÀNDO SE HA COMENZADO Y TERMINADO EN REALIDAD CADA TAREA. 2.INDICANDO QUE PROBLEMAS VAN SURGIENDO. 3.REALIZAR LOS AJUSTES NECESARIOS AL PROYECTO ANTE SITUACIONES INESPERADAS, INFORMANDO DE LOS MISMOS A LAS PERSONAS IMPLICADAS EN EL PROYECTO. 4.MANTENER UN SEGUIMIENTO DE TODOS LOS ASPECTOS DEL PROYECTO.

AL FINALIZAR EL PROYECTO EVALUARLO PARA REALIZAR PROYECTOS MÀS EFECTIVOS EN EL FUTURO, TENIENDO EN CUENTA LAS SUGERENCIAS DE LAS PERSONAS PARTICIPANTES.

CREAR UN PROYECTO PARA PONER EN MARCHA EL PROYECTO, DEBE ESPECIFICAR UNA FECHA DE COMIENZO O DE FIN DEL PROYECTO Y ESTABLECER UNA PROGRAMACIÒN DE TRABAJO.

El Microsoft Project es un Software para administración, el cual esta creado para asistir a los administradores de proyectos en el diseño de planes, asignación de recursos a tareas, rastreo de progresos y análisis de cargas de trabajo. Aunque este software ha sido etiquetado como miembro de la familia Microsoft Office hasta el momento no ha sido incluido en ninguna de las ediciones de paquete de Office (quizá por ser un programa muy especializado) y se encuentra disponible en dos versiones, Standard y Professional.Microsoft

PANTALLA PRINCIPAL DE PROJECT

Las diez ventajas principales de Microsoft Office Project

Los tres factores que conforman cada proyecto son: Tiempo: el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programación del mismo. Dinero: el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas. Ámbito: los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo necesario para realizarlos.

MS Project programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta muchos factores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como días festivos y vacaciones. duración = trabajo / esfuerzo de recurso Duración es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea esté realizada. Trabajo es el esfuerzo necesario durante un período de tiempo para realizar una tarea. Esfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asignación.

Por ejemplo: Si tres pintores trabajan dos días en una tarea, con un esfuerzo de 8 horas diarias, el trabajo de cada recurso es 16 horas (2 días x 8 horas). El esfuerzo total de los recursos es 24 horas al día (3 pintores x 8 horas). El trabajo total en la tarea es 48 horas (2 días x 8 horas x 3 pintores). La duración es 2 días: 48 horas / (3 pintores x 8 horas). La comprensión de esta fórmula es importante para saber en qué forma los cambios que realiza en las tareas afectan a la programación del proyecto.

Definir El Calendario Del Proyecto Project proporciona tres calendarios base. Estándar: está establecido de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 7:00 p.m. con una hora libre a medio día. Turno de Noche: El calendario laboral está establecido desde las 11:00 p.m. hasta las 8:00 a.m. cinco días a la semana, con una hora libre de 3:00 a 4:00 de la mañana. 24 horas: está determinado para períodos de 24 horas todos los días de la semana, sin detenerse. Herramientas >>> Cambiar calendario laboral Para hacer el cambio de calendario, es recomendable saber cuales son los días de descanso que afectan la programación y las horas de trabajo que se vaya a implementar en el proyecto

Crear Un Calendario Nuevo Lo más recomendable es cada que se vaya a crear un nuevo proyecto, crear un calendario donde se defina los días que se van a trabajar, días que tiene un mes, horas a la semana, etc Herramientas >>> Opciones >>> Calendario Herramientas >>> Cambiar calendario Laboral >>> Crear Calendario Semana laborales >>> Detalles >>> Defina el calendario

Gestión de tareas de un Proyecto Por defecto, cuando se abre Microsoft Project aparece el Diagrama de Gantt. Si esto no ocurre haga clic en Ver – Diagrama de Gantt Teniendo esta vista abierta escriba el Nombre de las Tareas en el campo Nombre Pulse Enter para continuar con la siguiente El programa le mostrará una duración de 1día. Con el fin de recordarle que debe ingresar el periodo de duración de la actividad. El signo de interrogación significa que la duración de las actividades es ESTIMADA.

En este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista de tareas, por lo tanto el programa está preparado para organizar las tareas con una estructura jerárquica desde la perspectiva más amplia a la más detallada. Las tareas se dividen en dos tipos: Tarea de Resumen: Son tareas con un nivel superior al de las otras tareas. Normalmente estas tareas representan los capítulos en los que se compone el proyecto. Ejemplo: preliminares, concretos, etc. Subtareas: Son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen. Estas son tareas reales asignadas a recursos. A su vez estas subtareas pueden ser tareas de resumen de otras subtareas. Ejemplo: Excavación de 0 – 2 m, instalación de mesón de acero inoxidable. Organización de Tareas en Esquemas

Señala la tarea que vaya a modificar En Proyecto haga clic en Esquema Aplicar Sangría Señale toda la fila de la tarea que vaya a convertir en una subtarea Haga clic en el botón derecho del Mouse Clic en Aplicar sangría Para anular la sangría seleccione la tarea que desee, repita el anterior procedimiento pero al final haga clic en Anular Sangría Otra forma mas sencilla: Al generar tareas y subtareas aparecen los signos más y menos que permiten mostrar y ocultar las subtareas

EJERCICIOS

PROGRAMA DE CAPACITACIÓN 2015

Duración estimada y real de un proyecto. Project por defecto tiene configurada la programación manual de las tareas. no se asigna ninguna duración a las tareas que se digitan. Para realizar una programación automática, seleccione las tareas deseadas y seleccione Tarea | Tareas | Autoprogramar. Cómo …

Project al autoprogramar coloca una duración correspondiente a un día al crear una tarea.. Duración de Tareas

Para realizar por defecto una programación automática para todas las tareas nuevas, seleccione Archivo | Opciones | Programación | Opciones de programación de este proyecto… y seleccione “Programada automáticamente” en la opción “Nuevas tareas creadas”. Cómo …

Duración de Tareas En Project puede registrar la duración de las tareas en diferentes unidades de tiempo: minutos (m), horas (h), días (d), semanas (s) y meses (ms). Al digitar las duraciones, digite el valor numérico seguido de la abreviatura de la duración (mostrada anteriormente entre paréntesis) y luego presione.

Duración de Tareas Digite las duraciones mostradas para las tareas marcadas en la siguiente imagen:

Duración de Tareas Hay variaciones en el Diagrama de Gantt, en la duración mostrada en la tarea resumen y las duraciones modificadas quedan sin signo de pregunta. Compruebe

Tipos de Duración de Tareas Estimada: la duración registrada se considera una estimación poco confiable. Este tipo de duración viene por defecto y está identificada por un signo de pregunta (?). Específica: la duración registrada se considera como una muy buena estimación de lo que será la duración real de la tarea. Si no es estimada se considera específica.

Tipos de Duración de Tareas Para modificar el tipo de duración de la tarea, dé doble clic sobre la tarea, seleccione la cejilla “General” o “Avanzado” en la ventana “Información de la Tarea” y marque\desmarque la casilla ‘Estimada’. Cómo …

Modificar Unidad de Tiempo por Defecto Seleccione Archivo | Opciones | Programación | Opciones de programación de este proyecto: y sustituya el parámetro del campo “Mostrar duración en”. Cómo … Puede seleccionar Minutos, Horas, Días, Semanas o Meses

Creación de Subtareas La Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) tiene una estructura o esquema Fase\Tareas que no se ve reflejado aún en Pro ject.

Creación de Subtareas Seleccione las tareas indicadas en la siguiente imagen y aplíqueles la sangría. Practique, además, la anulación de sangría.

Creación de Subtareas Resultados esperados:

Tareas Predecesoras Hitos

Creación de un Hito Tarea especial con duración de 0 (o una pequeña duración). Representa un evento especial en el desarrollo del proyecto. Ejemplos: Fin de una fase, cierre del proyecto, firma de un acuerdo, entre otros.

Creación de un Hito Método 1. Digite 0 en la duración de la tarea. Método 2. Dé doble clic sobre la tarea, seleccione la cejilla “Avanzado” en la ventana “Información de la Tarea” y marque\desmarque la casilla “Marcar la tarea como hito”. Cómo …

Creación de un Hito

Resultados esperados:

¿QUE ES UNA ACTIVIDAD?  Las actividades de un proyecto son aquellos trabajos en que se puede dividir el proyecto. Las actividades deben ser:  Específicas y no generales, es decir buscar el detalle suficiente sin irnos al demasiado detalle

EJEMPLO PRACTICO  Titulo:  Titulo: Preparación de una fiesta en Microsoft Project  Calendario: CalendarioHoras DomingoHoras no laborables Lunes-Viernes8:00AM-5:00 PM SábadoHoras no laborables