Guías SAFER Taller Manuel Jimber 17/10/2015 Guías SAFER Taller Manuel Jimber 17/10/2015

Se hacen copias de respaldo de los datos y de la configuración de las aplicaciones y los sistemas hardware son redundantes. Sistemas Críticos duplicados (servidores de B.D. Aplicaciones, comunicaciones) Copias de seguridad cifradas y se transfieren fuera del sitio por lo menos semanalmente. Las copias de se restauran en entornos de prueba mensualmente. 1 1 Los fallos de hardware y software son inevitables. Sin hardware de respaldo redundante, demoras en la operación del sistema pueden afectar a la restauración de la continuidad del negocio. Sin copias de seguridad de datos, la información clínica y administrativa clave se puede perder

Hay políticas y procedimientos para los tiempos de parada y de reactivación del EHR y se revisan con regularidad ¿Cuando se baja el EHR? ¿Quién estará a Cargo durante la parada? ¿Quién introduce los datos? ¿El personal está entrenado y evaluado? Se hacen simulaciones 2 2 La falta de preparación para los inevitables tiempos de parada del EHR aumenta en gran medida la posibilidad de errores en la atención del paciente durante estos tiempos difíciles.

Se utilizan estándares para introducir las listas de alergias, listas de problemas y resultados de las pruebas diagnósticas RxNorm para medicamentos NDF-RT de codificación para las clases de medicamentos. SNOMED-CT para codificación de los alérgenos, las reacciones, y la gravedad SNOMED-CT, CIE- 10, o CIE-9 para codificación de los problemas clínicos y diagnósticos. LOINC y SNOMED-CT para codificación de los resultados de laboratorio clínico Resultados de laboratorio anormales se codifican como tales 3 3 No se pueden utilizar datos de texto libre para la lógica de ayuda a la decisión clínica para comprobar si hay errores de entrada de datos o notificar a los médicos acerca de la nueva información importante. No se pueden utilizar datos de texto libre para la lógica de ayuda a la decisión clínica para comprobar si hay errores de entrada de datos o notificar a los médicos acerca de la nueva información importante.

El EHR cuenta con grupos de peticiones basadas en la evidencia y formularios tipo para condiciones clínicas comunes, procedimientos y servicios. El contenido clínico se desarrolla o modifica en base en la evidencia y con el consenso de los expertos, con reconocimiento a nivel nacional recomendaciones para el soporte a la decisión clínica (CDS) basadas en el consenso. NDF-RT de codificación para las clases de medicamentos. Se utilizan las Directrices de la Agencia del Medicamento para crear conjuntos de peticiones. Existen conjuntos de órdenes para las 10 condiciones clínicas s y procedimientos más comunes. 4 4 Exigir a los médicos a introducir órdenes particulares para las prácticas clínicas de rutina aumenta el riesgo de pasar por alto uno o más elementos. Permitir a los clínicos crear individualmente conjuntos de órdenes corre el riesgo de institucionalizar las malas prácticas.

El EHR dispone de funciones interactivas de soporte a la decisión clínica ( advertencias interruptivas, sugerencias pasivas, o botones de información) Alertas de resultados anormales de las pruebas de laboratorio. Comprobación de los niveles de interacción fármaco-fármaco Comprobación de interacciones fármaco-alergia. Comprobaciones de "Alergia inversa" cuando se introduce un nuevo alérgeno para un paciente. Soporte a la interacción Fármaco-Dieta Comprobación de interacciones fármaco- enfermedad (por ejemplo, Accutane o tetraciclina prescrita para una mujer embarazada). Comprobación de interacciones con la edad de Medicamento- paciente (por ejemplo, medicamentos contraindicados en los ancianos). Apoyo para dosificación máxima de medicamentos (dosis, todos los días, y toda la vida), mínimo, renal, basado en el peso, y la edad apropiada 5 5 Los procedimientos de soporte a la decisión clínica interactiva ayudan a reducir los riesgos asociados con peticiones inapropiadas, contraindicadas, y dosis no terapéuticas (es decir, menores o sobredosis), y proporcionan conocimientos clínicos en el momento adecuado a los clínicos.

Se prueban las modificaciones hardware, software y los Interfaces sistema- sistema (antes y después de la puesta en funcionamiento) Debe probarse el Hardware y el software tanto antes como después de la entrada en funcionamiento. Incluyendo pruebas con pacientes expresamente creados para pruebas Deben simularse los procesos clínicos de alta prioridad utilizando médicos reales Se prueban las aplicaciones y las interfaces sistema-sistema para asegurar que no se pierden datos ni se introducen, muestran o transmiten incorrectamente. Se prueba que los interfaces son capaces de enviar, recibir, reconocer y cancelar órdenes y resultados existentes entre los disitntos sistemas: Laboratorio, Farmacia radiología, CPOE, Los registros de errores son inspeccionados regularmente y los errores son corregidos 6 6 La falta de pruebas sobre las nuevas funciones o modificaciones del hardware y software junto con las pruebas de los interfaces sistema- sistema, tanto antes como después de su puesta en producción, aumenta el riesgo de errores involuntarios y daño al paciente. Cambios de rutina pueden causar efectos secundarios inesperados que conducen a funcionalidades incompletas o poco fiables.

Se revisan periódicamente el conocimiento clínico, las reglas y la lógica incorporada en el EHR y siempre que se realicen cambios en los sistemas relacionados Se revisan al menos dos veces al año los grupos de peticiones, valores por defecto, plantillas de formularios, materiales educativos para pacientes y recordatorios de mantenimiento de la salud Se revisan cuando sea necesario (por ejemplo, a raíz de comentarios de los usuarios, cambios en los estándares de práctica clínica, o alertas del fabricante) Se revisan cuando lo aconseja la evidencia reciente y las mejores prácticas. 7 7 El conocimiento médico está en constante evolución. La falta de revisión y actualización del contenido clínico puede dar lugar a prácticas obsoletas que continúan mucho después de que se deben ser suspendidas o actualizadas.

Las políticas y los procedimientos aseguran la identificación precisa del paciente en cada paso en el flujo de trabajo clínico La información del paciente es visible en todas las pantallas e impresiones e incluye: Apellidos, nombre, fecha de nacimiento, edad calculada en unidades apropiadas para la edad, sexo, número de historia clínica, localización de ingreso o domicilio, fotografía reciente (recomendado), y el médico responsable (opcional) El índice maestro de pacientes emplea un algoritmo de coincidencia probabilístico que utiliza el nombre y apellidos del paciente, fecha de nacimiento, sexo y código postal o número de teléfono o número de seguro social El sistema genera una alerta emergente cuando un usuario intenta crear un registro para un nuevo paciente o mira un paciente con el mismo nombre y apellido que otro paciente ya existente. Antes de permitir que el usuario cambie el paciente actual (y mostrar datos de otro paciente), el sistema comprueba que todos los datos introducidos se han guardado (es decir, con firma). 8 8 La mala identificación del paciente es uno de los problemas de seguridad más comunes en los EHR y puede dar lugar tanto a problemas de confidencialidad como de integridad de datos cuando la información protegida se introduce en la historia clínica equivocada y no aparece en la historia clínica correcta. La identificación precisa y consistente del paciente es una de las medidas de seguridad del paciente más importantes de un sistema de salud EHR.

Se muestra claramente la información necesaria para identificar con precisión al paciente en las pantallas e impresiones Apellido,nombre de pila, Fecha de nacimiento (con la edad calculada), Género,NHC, Ubicación de ingreso (o domicilio), Fotografía reciente (opcional), Médico responsable Se supervisa la tasa de ID de pacientes duplicados 9 9 Si los médicos no pueden identificar claramente al paciente con el que están trabajando, se está incrementando el riesgo de introducir datos del EHR en el registro equivocado o confiar en información del paciente equivocado, lo que provocará errores en el cuidado y tratamiento de los pacientes, lo cual se encuentra entre los tipos más comunes de errores en el sistemas de salud EHR modernos.

La interfaz hombre-máquina es fácil de usar y su diseño asegura que la información requerida es visible, legible y comprensible Visible: Las columnas de datos son lo suficientemente amplias para ver los datos críticos, Legible: Se utilizan tamaños de letra adecuados y contraste, Comprensible: se utilizan únicamente abreviaturas normalizadas; las peticiones y resultados más recientes están claramente marcadas, Consistente: funciones similares tienen etiquetas similares; funciones diferentes tienen diferentes etiquetas, elementos que se relacionan o tienen funciones similares, se agrupan y se muestran juntos en lugar de alfabéticamente, El tiempo de respuesta del sistema es adecuado menos de 3 segundos; máximo de 10 segundos Los campos de datos de entrada de los usuarios son lo suficientemente grandes como para introducir la información requerida, y las opciones de selección están claramente definidas y son fáciles de seleccionar. 10 Los médicos están constantemente bajo la presión del tiempo. Las interfaces de usuario que son difíciles de ver, comprender y utilizar aumentan significativamente el riesgo de error y el daño al paciente.

Se puede seguir en el sistema el estado de las peticiones Se notifica a los usuarios las acciones clave relativas a sus órdenes, Se interrumpe la medicación ordenada las renovaciones de los antibióticos que no son procesadas, Los usuarios pueden realizar un seguimiento del estado de las peticiones Hay una distinción clara (por ejemplo, tipo de letra o color diferente) entre los datos recién introducidos y los copiados, 11 A menudo ocurren errores cuando los usuarios asumen que las peticiones introducidas en el ordenador se realizarán tal como se especifican. Para facilitar un bucle cerrado de comunicación y el seguimiento de las tareas y peticiones, el EHR debe proporcionar a los usuarios información acerca de su estado.

Los médicos tienen capacidad para anular las intervenciones clínicas generadas por ordenador, cuando lo consideren necesario Las alertas de stop sólo se utilizan para los errores potenciales más atroces. Se monitorizan y evalúan las anulaciones de las Alertas de Stop las alertas con altas tasas de anulación son revisadas. 12 Las computadoras no pueden ejercer la medicina. No permitir que los médicos puedan anular las intervenciones generadas por ordenador implica que las computadoras tienen acceso a datos más precisos y mejores conocimientos médicos y experiencia que los clínicos. Esto rara vez es cierto.

El EHR se utiliza para hacer peticiones de medicamentos, pruebas diagnósticas y procedimientos Se controla la tasa de CPOE (es decir, el número de peticiones electrónicas introducidas por los clínicos dividido por el número total de órdenes introducidas El porcentaje de peticiones verbales o en papel que se introduce el personal auxiliar es menor del 10 por ciento Se disuade del uso de texto libre y las peticiones "misceláneas" proporcionanando los apoyos apropiados. Hay políticas y procedimientos adecuados que identifican con claridad y gestionan los riesgos asociados con las peticiones que se siguen realizando fuera del EHR 13 Un uso parcial de un EHR significa que los médicos deben buscar en dos lugares separados para encontrar las peticiones más recientes, lo que aumenta el riesgo potencial de perder o retrasar a las peticiones críticas. Los sistemas híbridos, parte el electrónicos y parte papel, son particularmente peligrosos

Hay expertos disponibles para entrenar, probar y proporcionar apoyo continuo para los usuarios clínicos del EHR Todos los médicos reciben una formación adecuada sobre el uso del EHR. Se realiza una evaluación de la necesidad de este tipo de formación especializada más allá de una formación genérica para todo el sistema. Los formadores tienen formación avanzada sobre el EHR y / o informática Los formadores están disponibles antes y después de entrada en funcionamiento, y proporcionan un apoyo continuo para los usuarios durante la optimización de EHR. Se ha formado y examinado a todos los médicos en el uso básico del EHR y las operaciones del CPOE antes de entregarles sus credenciales de acceso Se monitoriza la tasa de capacitación de los médicos Cuando cualquiera de las categorías de usuarios del EHR solicita formación,, se facilita con prontitud Hay procesos para identificar las oportunidades de capacitación que permitan optimizar el uso seguro de los EHR 14 Los médicos no pueden utilizar los EHR con seguridad si no han sido capacitados y no tienen acceso a la asistencia cuando sea necesario. Los EHR son herramientas complejas. Con el fin de maximizar la seguridad del paciente, no se debe esperar a que los médicos "aprendan los conceptos básicos en el trabajo."

Se han establecido peticiones predefinidas para los medicamentos y pruebas diagnósticas más comunes (laboratorio / radiología) Existen mecanismos para hacer peticiones completas de: Medicamentos más comunes. pruebas de laboratorio más comunes estudios radiológicos más comunes 15 La variación innecesaria de la práctica clínica debe ser minimizada. Obligar a los médicos a introducir valores específicos que luego se adaptan a una lista de valores permitidos o seleccionar entre un conjunto de posibles valores aumenta la variabilidad y puede dar lugar a errores

Se monitorizan las métricas clave de seguridad del EHR relacionadas con la práctica / organización Tasa de tiempo de actividad EHR Tiempo de respuesta del sistema Eventos adversos graves relacionados con el EHR Tasa de error de paciente erróneo Potencial 16 La medición y seguimiento de los indicadores clave de rendimiento es esencial para la mejora de la seguridad

Se informa a todos los responsables de los riesgos relacionados con la seguridad del paciente de los EHR y se toman medidas para hacerles frente La organización identifica claramente a través de las políticas y procedimientos cómo tratar los informes de riesgos de seguridad del EHR La organización mantiene relaciones con alguna organización de seguridad del pacienteEventos adversos graves relacionados con el EHR Se supervisa el número total de errores de software reportados relacionados con el EHR Se supervisa la tasa de reparación de error grave del EHR 17 Garantizar que los riesgos del EHR relacionados con la seguridad del paciente se identifican sistemáticamente, informan, y se abordan es esencial para mejorar la seguridad de los EHR.

Las actividades para optimizar la seguridad y el uso seguro de los EHR incluyen el compromiso clínico. Participan médicosadministradorespacientesIT / Informática consejo de administración Dirección Gerencia calidadexpertos legales 18 A menos que los médicos se incluyan en las decisiones que afectan a su uso del EHR, estos pueden no comprender o aceptar los cambios, lo que aumenta los riesgos. Los médicos deben participar en la identificación de oportunidades para le EHR para apoyar un uso clínico seguro y eficaz.

Muchas Gracias