DOCUMENTACION COMERCIAL Y ADMINISTRATIVA “Documentos comerciales”

DOCUMENTOS MERCANT I LES Se denomina documentos mercantiles como las actividades de compraventa de un producto y lo que se realiza para que ese producto se venda más. Los documentos mercantiles se dividen en negociables y no negociables. Los primeros sustituyen al dinero en efectivo y se pueden intercambiar por él. Dentro de esta categoría están las Letras de Cambio, Pagarés y Cheques.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES Comprobantes de Ventas Documentos corrientes Comprobantes de compras Solicitud de compra Orden de compra Las notas de débito Facturas Boletas de venta

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES Comprobantes de operaciones bancarias Comprobantes de Ventas Documentos de Crédito, son los que se basan en la confianza que una persona tiene con otra, y en los cuales se hace constar un compromiso o una obligación contraída entre ambos. Los principales documentos de crédito son: Cheque, Pagaré, Letra de Cambio, Giro y Tarjetas de Crédito. Los cheques Pagares

En todo documento de crédito intervienen generalmente tres personas: Librador: es la persona que emite un título de crédito, como lo pueden ser los cheques pagares, es decir quien firma un documento para su pago. Librado: Librador es la institución a la que se le va a entregar el título de crédito para que sea pagado. Beneficiario: es la persona que la cobra.

REQUISICION DE COMPRA Es una autorización del Departamento de Compras, con el fin de abastecer bienes o servicios.

ELEMENTOS DE LA REQUISICION DE COMPRA Nombre del solicitante Departamento del solicitante Centro de costo del solicitante Número de proyecto Nombre del artículo Código o número del artículo Cantidad solicitada Fecha de entrega requerida Proveedor o sugerencia del mismo

COTIZACION DE COMPRA Documento que el departamento de compras usa en una negociación. Documento informativo que no genera registro contable. Cotización de un valor mobiliario o título valor Tasación oficial que se hace, en función de criterios pre-establecidos, que dependen de las órdenes de compra y de venta de ese título valor.

NOTA DE PEDIDO Documento que utilizan las empresas, para que los clientes soliciten los artículos deseados. Se extienden por duplicado o triplicado, según las necesidades de la empresa, el original queda para la empresa proveedora y la copia se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido. En este documento se indica la cantidad, calidad, precio unitario, y condiciones en que se solicitan las mercaderías, en calidad de venta.

ORDEN DE COMPRA Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar mercaderías a un determinado proveedor, cuando se encuentran en una misma localidad. Su finalidad es documentar en un formulario propio, toda adquisición autorizada por la empresa. Es el documento formal que utiliza el departamento de compras, para solicitar la mercadería que requiere.

EMISION DE UNA ORDEN DE COMPRA Antes de emitir la orden de compra, debe enviarse una solicitud de cotización a cada uno de los proveedores, que pueden abastecer de las mercaderías requeridas. Luego de las cotizaciones enviadas por los proveedores, se procederá a emitir la orden de compra, a nombre del proveedor elegido. Se extiende el documento por duplicado, el original se envía al proveedor y la copia queda en la empresa, que solicita la mercadería.

GUIA DE REMISION Documento que se emplea en el comercio, para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente, según su nota de pedido Sirve para que el comercio tenga testimonio, de los artículos que se han entregado en las condiciones solicitadas, y aprobado por el departamento de ventas. El que lo emite es el remitente, ya sea persona natural o jurídica, y es el que envía el bien. El transportista está en la obligación de conservar una copia para la SUNAT, y para mantener una copia en archivo.

REQUISITOS DE UNA GUIA DE REMISION Membrete o razón social del vendedor Numeración correlativa Lugar y fecha Nombre o razón social del comprador Dirección del cliente Detalle de los artículos Cantidad (indicando si son docenas, cientos, etc.) Precio unitario y total Firma del vendedor Firma del cliente, comprador o persona que recibe los artículos.

IMPORTANCIA DE LA GUIA DE REMISION Con la guía de remisión, se materializa el derecho del vendedor y la obligación del comprador, justifica la salida de las mercaderías del depósito, entonces constituye un elemento importante en la documentación mercantil.

OPERACIONES DE COMPRA VENTA La Solicitud de Presupuesto Presentación por parte del fabricante o los distribuidores de productos, de una oferta de precios y condiciones de pago, a las personas que lo solicitan, sobre los productos en los que estén interesados.

OPERACIONES DE COMPRA VENTA La Compra Puede realizarse de distintas formas: Mediante la adquisición directa del mismo Tras la aceptación de un presupuesto anterior Solicitando el envío de determinados artículos Por medio de la formalización de impresos proporcionados por los mismos vendedores. Por contratos entre los vendedores y los compradores

OPERACIONES DE COMPRA VENTA La Facturación El Pago Proceso por el cual la parte vendedora, hace un informe sobre todos los artículos que el comprador desea adquirir (en el informe debe citarse el precio de los artículos), con el fin de obtener el cobro de los mismos. Proceso por el cual el comprador abona al vendedor el importe de los artículos o servicios adquiridos.

DOCUMENTOS DE PAGO Boleta de Venta Usos Consigna el importe más no detalla el IGV Estos comprobantes no dan derecho al crédito fiscal ni pueden utilizarse para sustentar gastos y/o costos para efectos tributarios. Podrán ser utilizados a fin de sustentar gasto o costos para efecto tributario, salvo en los casos que la ley no lo permita. Tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes o la prestación de servicios, en operaciones con consumidores, y en operaciones realizadas por los sujetos del Régimen Único Simplificado.

CLASES DE BOLETA Boletas por Honorarios Por la prestación de servicios a través del ejercicio individual de cualquier profesión, arte, ciencia u oficio. Por todo otro servicio que genere rentas de cuarta categoría, salvo lo establecido en el numeral 5 del artículo 7 del Reglamento. Boletas de Venta En operaciones con consumidores usualmente finales En operaciones realizadas por lo sujetos del RUS

DOCUMENTOS DE PAGO Factura Uso Cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas, que tengan derecho al crédito fiscal. Cuando el comprador o usuario lo solicite, a fin de sustentar gasto o costo para efecto tributario. Sólo se emitirán a favor del adquiriente o usuario, que posea número de Registro Único de Contribuyente RUC, exceptuándose de este requisito a las operaciones de exportación. Factura Acredita la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. Debe ser extendida por triplicado, y sirve para justificar los registros en los libros respectivos.

CLASES DE FACTURA Factura a la Plaza Se llama factura de plaza, a la que se extiende cuando las ventas se realizan en la localidad donde radica el vendedor; por ejemplo: si nosotros compramos mercaderías a la casa Milne y Cía. de Lima, para venderlas en un establecimiento ubicado en Lima, la factura de plaza no ocasiona ningún gasto como transportes, embalaje, etc.   Factura de Expedición Se llama factura de expedición, a la que se extiende cuando la venta se realiza a compradores que radican en localidades diferentes a la del vendedor; ocasionando gastos de embalaje, transportes, seguros, etc., por ejemplo, cuando compran mercaderías a la casa Ferreyros y Cía, que está en Lima, de las diferentes provincias del país.

Recibos por Honorarios DOCUMENTOS DE PAGO Recibos por Honorarios Los recibos por honorarios constan de un original que se entrega al que contrató el servicio, y dos copias, una de ellas es para la SUNAT y la otra la debe archivar la persona que ha emitido. Tienen una vigencia de 24 meses contados a partir de la fecha en que fueron autorizados por la SUNAT. Son comprobantes de pago que deben entregar las personas que ejercen una profesión, oficio, ciencia, o arte, en forma independiente e individual, al momento de cobrar sus honorarios por los servicios prestados, y que para efectos del impuesto a la renta genera rentas de cuarta categoría. Si el profesional, técnico, etc. prestara sus servicios en forma asociativa, ya no genera rentas de cuarta, sino Rentas de Tercera Categoría. En este caso ya no está obligado a emitir recibo por honorarios, sino factura o boleta de venta.

DOCUMENTOS DE PAGO Liquidación de compra Documento que acredita las adquisiciones que efectúen las personas naturales o jurídicas, sociedades conyugales, sucesiones indivisas, sociedades de hecho y otros entes colectivos a productos y/o acopiadoras de productos primarios. Pueden emitir estos documentos, los contribuyentes del Régimen General y del Régimen Especial del Impuesto a la Renta que realizan operaciones con vendedores que no están inscritos en el RUC. Las Liquidaciones de Compra permiten ejercer el derecho al crédito fiscal siempre que el IGV sea retenido y pagado por el comprador (PDT - 617), quien actúa como agente de retención.

DOCUMENTOS DE PAGO Recibo de arrendamiento Es un contrato en que una parte (arrendador), permite el uso de un objeto mueble o inmueble, y otra (arrendatario), que paga un precio (canon). El contrato de arrendamiento se hace a través de un contrato escrito o verbalmente. Para fijar el canon de arrendamiento, se debe tener en cuenta que éste será máximo el uno por ciento (1%), del valor comercial del inmueble. Un contrato de arrendamiento de vivienda urbana puede terminar por mutuo acuerdo de las partes, en cualquier tiempo.

DOCUMENTOS DE PAGO TRIBUTOS .Los tributos constituyen una prestación pecuniaria, de carácter coercitivo ó coercible, los mismos se clasifican de la siguiente manera: TASA IMPUESTO CONTRIBUCIONES