Unidad 2 “Automatización del Flujo de Trabajo” Universidad Nacional de Luján Departamento de Ciencias Básicas División Estadística y Sistemas Unidad 2 “Automatización del Flujo de Trabajo” Sistemas de Información I

Evolución del Software Empresarial Automatización de procesos manuales Automatización del Flujo de Trabajo Workflow Lic. Mario G. Oloriz

¿Que es el Workflow? Herramienta para automatizar y agilizar procesos. Un documento que necesita moverse de un lugar a otro hasta concluir un trámite. La información fluye mediante formularios electrónicos según Rutas y Reglas predefinidas Sistemas Tradicionales: Registro y procesamiento de documentos. Sistema Workflow:Administración sin documentos. Lic. Mario G. Oloriz

Workflow - Definición: “Automatización de los procesos que se usan diariamente en una empresa. Una aplicación de Workflow automatiza la secuencia de acciones, actividades y tareas usadas para ejecutar los procesos, incluyendo monitoreo en cada instante del proceso, así como las herramientas para administrar el proceso mismo". "Flujo de trabajo es la secuencia de acciones y pasos usados en procesos de negocios. Flujo de trabajo automatizado aplica tecnología al proceso, aunque no necesariamente en cada acción". Lic. Mario G. Oloriz

¿Que ventajas presenta un sistema Workflow? Desaparecen los “tiempos muertos” Optimización del tiempo total de la transacción. Evita la duplicación de tareas. La información es colectada en la fuente, sin “intermediarios”. Todos conocen el estado de las transacciones. Integración de controles administrativos con sistemas informáticos. Lic. Mario G. Oloriz

Sistemas de Información: Están compuestos, generalmente, por cuatro subsistemas: Subsistema de captura o entrada de información Subsistema de almacenamiento de información Subsistema de procesamiento de información Subsistema de salida o distribución de información Lic. Mario G. Oloriz

Tipos de Workflow: Desde lo tecnológico Basados en imágenes de documentos Basados en mensajes (email) Notificaciones, recibos, reenvio basado en reglas, llenado automático, firma digital Basados en bases de datos Arquitectura cliente/servidor Corren sobre sistemas comerciales Lic. Mario G. Oloriz

Tipos de Workflow: Desde lo operacional Workflow Transaccional o de Producción Existen políticas claras y complejas impuestas por la empresa, desarrolladas durante el tiempo. Bajo nivel de cambios en los procedimientos, con transacciones recurrentes. Mucho trabajo realizado por personal no calificado: auditorías frecuentes. Ejemplos: procesamiento de préstamos, pólizas de seguros, procesamiento de reclamos. Lic. Mario G. Oloriz

Tipos de Workflow: Desde lo operacional Workflow Ad-Hoc Apoyan procesos que pueden cambiar y no tan intensivos en transacciones. Ejemplos: definición de un nuevo producto, marketing de un producto existente, contratar una nueva persona. Existen fechas límites y responsables, pero éstos pueden cambiar Lic. Mario G. Oloriz

Tipos de Workflow: Desde lo operacional Workflow Administrativo Usualmente basado en sistemas de e-mail, maneja tareas administrativas rutinarias. E-mail con extensiones tales como: Creación de formularios simples. Ruteo de formularios. Iteración para completar formularios. Fechas críticas, notificaciones, alarmas. Lic. Mario G. Oloriz

CONCLUSIONES: Las aplicaciones Workflow reducen drásticamente el tiempo no productivo en los procesos dentro de las empresas.(según los trabajos realizados la reducción alcanza al 80%). Muchas personas se confunden y piensan que estas soluciones tratan de reemplazar la tecnología en sus empresas, y en realidad lo que se trata es de usar la tecnología actual para aumentar la productividad. Lic. Mario G. Oloriz

Conclusiones Workflow no es hacer reingeniería de procesos. El workflow no se convertirá en parte del sistema operacional. La automatización workflow no es difícil. El problema es no equivocarse en la magnitud del proyecto. Lic. Mario G. Oloriz