CONVENIO MARCO Formación continua

OBJETIVO DE LA CAPACITACIÓN “Identificar las ventajas, finalidad y conveniencia de realizar compras públicas por medio de Convenio Marco”

LICITACIÓN PÚBLICA O PRIVADA INICIO “PROCESO DE ABASTECIMIENTO” Definición de requeriemiento 1 Selección del mecanismo de compra 2 LICITACIÓN PÚBLICA O PRIVADA Llamado y recepción de ofertas 3 Evaluación de ofertas 4 Convenio Marco Adjudicación oferta 5 Recibo de producto o servicio 6 FIN AHORRO DE ETAPAS Seguimiento y monitoreo de la compra 7

¿QUÉ ES UN CONVENIO MARCO? Es una modalidad de adquisición en la cual se establecen precios y condiciones de compra para bienes y servicios. Tales bienes y servicios se disponen en uno de los Catálogos Electrónicos mediante el cual los organismos públicos acceden directamente, pudiendo emitir una orden de compra a los proveedores licitados (a través de una licitación pública), simplificando con ello los procesos de compra ( Ver art. 2 del Reglamento de la Ley de Compras Públicas). En mercado público existen a la fecha dos tiendas electrónicas: ChileCompra Express y ChileCompra Libros.

1 2 A. EXISTEN 2 TIENDAS ELECTRÓNICAS CHILECOMPRA EXPRESS 2 CHILECOMPRA LIBROS Recordar que las dos tiendas son Convenio Marco

A.1. TIENDA CHILECOMPRALIBROS

II. VENTAJAS DE COMPRAR POR CONVENIO MARCO Precios y Condiciones ofrecidas mediante una licitación pública. Facilita el proceso de compra. El Ahorro trasciende en la gestión y no sólo en el precio. IMPORTANTE El Art. 9 del Reglamento de la Ley nº 19.886 de Compras Públicas nos señala que “ Cuando no procede la contratación a través de Convenio Marco, por regla general las entidades celebrarán sus Contratos de Suministro y/o Servicios a través de una Licitación Pública…”.

II. VENTAJAS AL COMPRAR POR CONVENIO MARCO LICITACIÓN X (1) Preguntas y Respuestas (0) Llamado a Licitación (5) Entrega Física, Factura y Pago (2) Entrega de Propuestas Comprador Tpo = 15 días Proveedor (4) Notificación Proveedor Adjudicado (3) Estudio y evaluación de Propuestas Si producto NO está en CM Convenio Marco Requerimiento Compra específica Orden de Compra Tpo = 2 días Adquisiciones Entrega Física, Factura y Pago Comprador Proveedor

III. ¿CÓMO SE GENERA UN CONVENIO MARCO? Se lleva a cabo por la Dirección de Compras y Contratación Pública quien licita los productos o servicios que necesita el Estado. IMPORTANTE La información entregada en los planes anuales sirve como parte del insumo para complementar continuamente el Convenio Marco. Si compramos con frecuencia algún producto o servicio que no se encuentra en el Convenio Marco, se puede solicitar a la Dirección de Compras y Contrataciones Públicas que evalúe los antecedentes y determine la oportunidad y conveniencia de hacer un convenio marco por ese bien servicio, Ej: C.M. Mediaguas (ONEMI), C.M. Servicio de Salud (FONASA), C.M. Prótesis y Órtesis (FONADIS Y JUNAEB), etc.

IV. ¿CUANDO DEBEMOS UTILIZAR UN CONVENIO MARCO La ley 19.886 de Compras Públicas establece que los organismos públicos estarán obligados a usar como primera opción de compra el Catálogo Electrónico (Convenio Marco), es decir, se debe consultar este Catálogo antes de realizar una licitación pública, privada o contratación directa (Art. Nº 30 letra D de la Ley de Compras Públicas). IMPORTANTE Mientras más usemos el Convenio más proveedores estarán interesados en participar de este sistema.

1 2 3 V. PASOS PARA REALIZAR UNA ADQUISICIÓN POR CONVENIO MARCO Revisar condiciones comerciales en bases y revisar ficha de resumen del producto Definición de requerimiento Revisar la posibilidad de incorporar el bien o servicio al convenio marco. (Se envía email a los proveedores solicitando colocar producto en catálogo, o se puede contactar al produc manager del convenio). Clausula: “Actualización de bienes y Servicios”. Búsqueda del bien en Catálogo Electrónico 2 Otros mecanismos de compra: Licitación Pública Licitación Privada Compra Directa SI NO Selección del mecanismo de compra Gestión de entrega y pago Compra de producto y emisión de OC Elaboración Cuadro Comparativo ¿Se encontró el producto en Convenio Marco? 3 Llamado y recepción de ofertas

VI. ¿CÓMO COMPRO DENTRO DEL CATÁLOGO ELECTRÓNICO? Puedo comprar un producto o servicio eligiendo por: Marca Cobertura (Disponibilidad en Regiones) Plazos de entrega Cantidad por unidad de medida Precio Descuentos por volumen ofrecidos Costo de Fletes Servicio de pre y post venta Criterios de Eficiencia Energética y compras sustentables (Directivas). Otros (diseño, origen del producto, garantías, etc)

IMPORTANTE Es fundamental que revise los documentos adjuntos a la ficha de los proveedores de los respectivos Convenios Marco, ya que en ellos podría encontrar condiciones comerciales que podrían hacer más conveniente su adquisición. Si usted realizará una compra de gran volumen, revise en las Bases de Licitación la clausula de “Grandes Compras” (Ver procedimiento de Grandes Compras). En el caso de ChileCompra Libros revisar la clausula de “Compras Mayores”.

PROCEDIMIENTO DE GRANDES COMPRAS EN CONVENIO MARCO (COMPRAS SUPERIORES A 1000 UTM) 2 3 4 Si necesita realizar una compra mayor a 1000 UTM, contacte vía email a los ejecutivos de CM* indicando la intención de compra y solicitando los proveedores del rubro de ese producto o servicio. Estos ejecutivos enviarán al comprador una lista con los proveedores adjudicados. Luego, los compradores reciben la información vía email e invitan a todos los proveedores de la lista. Los proveedores que aceptan participar en la oferta, publican su oferta en el catálogo en el ícono de “Ofertas Especiales”, el día de compra señalado. El comprador revisa las ofertas, y en un plazo no menor a 10 días seguidos genera un cuadro comparativo donde evaluará las ofertas según los criterios y ponderaciones establecidos en el convenio. Este cuadro comparativo deberá ser adjuntado a la orden de compra y resolución respectiva. Comprador adjudica la mejor oferta y podría suscribir un Acuerdo Complementario (plazos de entrega, entrega diferida, etc). Importante: (Art.14 bis)”…cuadro que será adjuntado a la orden de compra que se emita y servirá de fundamento de la resolución que apruebe la adquisición”.

VII. ANTE PROVEEDORES EN IGUALDAD DE CONDICIONES: 1. PREFIERA A PROVEEDORES DE SU REGIÓN 2. PREFIERA PRODUCTOS Y SERVICIOS ENERGETICAMENTE MÁS EFICIENTES 3. AL TENER DUDAS SOBRE LOS PRODUCTOS O SERVICIOS PUEDE CONTACTAR A LOS PROVEEDORES O PRODUC MANAGERS

VIII. PRINCIPALES CLAUSULAS Y CONSEJOS DE USO DE CONVENIO MARCO   Compromiso del Mejor Precio. Descuentos Especiales (Ofertas). Incorporar el valor del flete en el precio final, si es que procede. 4) Otras monedas de uso en Convenio Marco. 5) Veracidad de la información. 6) Acuerdos Complementarios. 7) Mantención de la oferta en el Catálogo. 8) Rechazo OC (clausula: “operativa”). 9) Sanciones y Multas. 10) Procedimiento para aplicación de sanciones.

1. COMPROMISO DEL MEJOR PRECIO Los proveedores se comprometen a mantener en Convenio Marco el mejor precio ofertado a sus clientes para los bienes y servicios adjudicados. En caso que ofrezcan mejores precios a cualquiera de sus clientes, estos deberán verse reflejados en el Catálogo Electrónico de Convenios Marco.

2. DESCUENTOS ESPECIALES (ofertas) Los proveedores cuando lo estimen conveniente podrán otorgar descuentos especiales para todas las Entidades sobre los precios fijados en el convenio, independiente del monto de la compra que se trate. Estos precios con descuentos especiales tendrán el carácter de oferta y se deberán mantener por un plazo mínimos establecidos en cada una de las bases de licitación. Ofertas especiales solidarias para todas las entidades Por sobre los precios fijados en el convenio marco Duración mínima 5 días hábiles

3. INCORPORAR EL VALOR DEL FLETE EN EL PRECIO FINAL, SI ES QUE PROCEDE. No olvidar las condiciones comerciales que presentan los fletes. Revisar los cobros asociados al despacho de un producto e incluirlos, si procede, en el precio final del producto. Comunicarse con el proveedor en el caso de dudas con el valor final. Recordar que el cálculo del flete es manual, el comprador es quien lo calcula e incorpora a la Orden de Compra.

4. OTRAS MONEDAS DE USO EN CONVENIO MARCO Existen convenios marco que debido a la naturaleza de su industria se encuentran valorizados en otras monedas tales como Dólar o UF, esto permite tanto a compradores como a proveedores mantenerse acordes a los vaivenes de la economía. La conversión de estas monedas a pesos chilenos se realiza en base al día en que la OC de compra es emitida por el Organismo comprador.

5. VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN Las condiciones reflejadas en la ficha de descripción del producto o servicio son las mismas en las cuales estos productos fueron adjudicados al proveedor. Esto se cumple tanto para los precios, fotografías, descripción y atributos variables. El proveedor es el responsable de la información publicada en el sitio.

6. ACUERDOS COMPLEMENTARIOS Por acuerdo entre las entidades y el proveedor adjudicado, podrá suscribirse un acuerdo complementario, en el cual se consigne el monto de la garantía de Fiel Cumplimiento de acuerdo a lo establecido en artículo 68 del Reglamento de Compras, que en este caso corresponde a un 5% del monto total del mencionado acuerdo, y se especifiquen las condiciones particulares de la adquisición, tales como: condiciones y oportunidad de entrega, despachos diferidos, entre otros. Contrato definitivo Se basa en las condiciones del CM de referencia Se puede adicionar condiciones especiales Se pueden concordar entregas diferidas Se pueden establecer modalidades de pago

Es deber y derecho del proveedor: 7. MANTENCIÓN DE LA OFERTA EN EL CATÁLOGO Es deber y derecho del proveedor: BLOQUEAR SUS PRODUCTOS Por falta de stock del proveedor. Por estar descontinuados en el mercado. Cuando ha sido rechazada su solicitud (ChileCompra) por alza de precios. INCORPORAR SUS NUEVOS PRODUCTOS Por necesidades especiales a solicitud de los compradores. Por aparición de estos nuevos productos en el mercado (envío de solicitud a ChileCompra).

8. RECHAZO DE LA ORDEN DE COMPRA Los proveedores adjudicados no podrán rechazar las Ordenes de Compra válidamente emitidas, salvo: Existencia de deuda vencida de la Entidad que emite la Orden de Compra con el proveedor destinatario de la misma. Deuda que se encuentre informada en el ranking de Reclamos Pendientes, disponibles en el Sistema Electrónico que la Dirección de Compras disponga para ello. Que el valor de la OC recepcionada sea inferior al valor mínimo declarado por el oferente en su oferta dentro del catálogo, información que se encuentra disponible en la “ficha del proveedor” en “condiciones comerciales”.

9. SANCIONES Y MULTAS 1. Multas Los proveedores podrán ser sancionados por las Entidades con el pago de una multa por atraso en la entrega del producto, la cual podrá hacerse efectiva a través de descuentos en el respectivo pago. La multa por atraso en la entrega se aplicará por cada día hábil de atraso, y se calculará como un % del valor del producto, siendo aplicable a las cantidades que se entreguen atrasadas, respecto del plazo de entrega acordado. Este porcentaje se encuentra definido en cada una de las bases de licitación en CM.

9. SANCIONES Y MULTAS 2. Suspensión Temporal del Catálogo Electrónico: Los proveedores podrán ser sancionados por la DCCP con la suspensión temporal en el Catálogo Electrónico de todos o parte de los productos que tiene en Convenio Marco, en los siguientes casos: A) Atrasos en la entrega de los productos superiores a 10 días hábiles. Cabe señalar que en este caso, el tiempo de suspensión temporal en el catálogo corresponderá al doble del tiempo de atraso en que incurrió el proveedor, en cuyo caso el plazo de suspensión será en días hábiles.

9. SANCIONES Y MULTAS B) 3 reclamos mensuales de una o más Entidades. Cabe señalar que en este caso el tiempo de suspensión temporal en el catálogo será por un período de 7 días hábiles. C) Entre 4 y 6 reclamos mensuales de una o más Entidades. Cabe señalar que en este caso el tiempo de suspensión temporal en el catálogo será por un período de 15 días hábiles.

10. PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN DE SANCIONES Para que la DCCP proceda a aplicar al proveedor la sanción de Suspensión Temporal del Catálogo Electrónico o la del Cobro de la Boleta de Garantía por Fiel Cumplimiento de Contrato, deberá ceñirse al siguiente procedimiento: La Entidad afectada deberá remitir a la DCCP un certificado emitido por el Jefe del Servicio o quien tenga las atribuciones, donde conste lo siguiente: El número de la Orden de Compra La fecha de Emisión de la Orden de Compra Los productos con rezago y sus respectivas cantidades rezagadas más los correspondientes días hábiles de atraso La explicación del proveedor si la hubiere Adjuntar una copia de dicha Orden de Compra

10. PROCEDIMIENTO DE APLICACIÓN DE SANCIONES B) Deberá requerirse expresamente por parte del comprador a la DCCP la aplicación de alguna de las sanciones antes mencionadas. C) Además de esto, se solicitará al proveedor respectivo un informe detallado del caso expuesto por el comprador, en el cual realizará todos los descargos correspondientes.

PRODUC MANAGERS EMAILS GLORIA VENEGAS gloria.venegas@chilecompra.cl ÁNGELA SANCHEZ angela.sanchez@chilecompra.cl

CONVENIO MARCO Formación continua