Camino una Gerencia por Resultados Introducción a las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (IPSAS por sus siglas en inglés) SAF

Índice Conductores del cambio 3 Objetivos de la presentación: 11 Definición de IPSAS 12 Viabilidad: ¿Son procedentes? 20 El futuro 28

Conductores del cambio Una evaluación de los elementos internos y externos que han puesto de manifiesto la necesidad de cambios en la OEA y en el ámbito internacional

Conductores del cambio Junta de Auditores Externos La Junta de Auditores Externos consideró en repetidas ocasiones que: Las normas de contabilidad de la OEA contribuyen a que los estados financieros no reflejen en su totalidad los pasivos y activos de la Organización y, La SG/OEA [debe] adoptar normas reconocidas internacionalmente tales como IPSAS, y debe asimismo involucrar a los auditores externos y otros expertos a fin de asesorarse con respecto a la transición a IPSAS.

Conductores del cambio Limitaciones del sistema contable de la OEA Las Normas no se han actualizado con respecto a las normas vigentes en otras instituciones y entidades gubernamentales similares, lo cual impide que los donantes y Estados Miembros puedan comparar fácilmente los resultados de la OEA con los de otras instituciones. Impiden a la OEA hacer una valoración completa de sus activos, pasivos y el costo de sus operaciones. Esto limita la eficacia de la planeación, la toma de decisiones, y no apoya un marco de gestión en base a resultados.

Conductores del cambio Limitaciones del sistema contable de la OEA (continuación) 3. Los estados financieros reflejan primordialmente lo que ocurre en vez de lo que se espera que ocurra, lo cual limita la manera en que se mide el impacto de las transacciones o las decisiones. Ejemplo: La OEA solo reconoce ingresos cuando el efectivo se recibe, y no registra recibos por acuerdos que han sido firmados. Por consiguiente, los posibles futuros flujos de caja no están siendo reflejados en los informes. De igual forma, los pagos por cesantía son registrados al momento en el que el funcionario cesa de prestar servicios a la OEA, pero el compromiso financiero que la Organización ha adquirido no es registrado durante el período en el cual el funcionario gana dichos beneficios. 4. Falta de consistencia en la metodología de contabilidad de los fondos administrados por la Organización.

Conductores del cambio Mandatos de la Asamblea General AG/RES.1 (XXXVIII-E/09, Sección III) Párrafo 18a: "Encomendar a la Secretaría General que continúe estudiando la viabilidad de implementar las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público con vistas a adoptarlas siguiendo la recomendación de los auditores, a partir del año fiscal que comienza el 1 de enero de 2011 y en períodos subsecuentes, e informar sobre los hallazgos de la Secretaría General, sus conclusiones y recomendaciones al Consejo Permanente a través de la CAAP. …” Párrafo 19b: que "la Secretaría General... tome las medidas necesarias que aseguren que los informes financieros y presupuestarios presentados ante la [CAAP] sean congruentes con los lineamientos prescritos en las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público..."

Conductores del cambio Tendencias en el Sector Público y Organismos Internacionales La crisis financiera mundial pone de manifiesto la interdependencia de las economías y de los mercados financieros; por ende, se destaca la necesidad de una norma común con la cual las entidades valoren e informen sobre lo que poseen y lo que deben. Al rededor de 113 países han adoptado o están en proceso de adoptar normal internacionales Costa Rica y Uruguay han establecido mandatos que encomiendan la adopción de IPSAS El gobierno de Brasil anunció un plan para la adopción de las IPSAS en 2012 Canadá hará una transición a IFRS en 2011, México en 2012 Los Estados Unidos publicó una guía para la implementación de contabilidad acumulativa La implementación de las IPSAS y las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS por sus siglas en inglés) está actualmente avanzando en organismos internacionales y otras organizaciones del Sistema de Naciones Unidas. El Banco Mundial y el Fondo Monetario preparan sus estados financieros en conformidad con IFRS La ONU implementará las IPSAS en Enero de 2010

Conductores del cambio Beneficios al adoptar IPSAS en la OEA La contabilidad de base acumulativa, las definiciones normalizadas, los criterios de comprobación y los requerimientos de informes conforme a las IPSAS tienen todos como objetivo dar información útil a quienes toman decisiones. Los planes estratégicos y los informes tendrán una mayor relevancia y transparencia, que a su vez provee una base para que los Estados Miembros determinen si se está haciendo un uso eficaz y efectivo de los recursos. Las IPSAS favorecen los controles internos y la gestión en base a resultados. Su adopción facilitará una gestión uniforme de todos los fondos (Regular, Específicos, Voluntario, Fideicomisos y Fondos de Servicios). Permitirán además la comparación con instituciones similares y pronosticar el flujo futuro de todos los recursos de la Organización. Los pasivos y activos que antes no eran cuantificados o cuya magnitud se registraba imprecisamente aparecerán ahora en los estados financieros.

Conductores del cambio Beneficios al adoptar IPSAS en la OEA La contabilidad de base acumulativa (o de devengo) significa que por primera vez la OEA reconocerá las obligaciones pasadas, presentes y futuras de sus recursos. No hay nada nuevo. Estas no son obligaciones nuevas pero conforme a las normas contables específicas de la OEA no están debidamente cuantificadas. Ello las hace "invisibles" o registradas con valores inferiores.

Objetivos de la presentación Definición de IPSAS Conocimiento inicial de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (IPSAS) Viabilidad: Son procedentes? El impacto de las IPSAS en el funcionamiento de la Secretaría General (SG/OEA) El futuro

1. Definición de IPSAS Provee una breve explicación sobre las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público y los beneficios de acatarlas

Definición de IPSAS ¿Qué hace el área de contabilidad y cuál es su importancia? Captura, mide y prepara informes financieros sobre la situación económica de una entidad (i.e, transacciones que generan ingresos o gastos). Las partes interesadas (Estados Miembros, donantes, personal directivo) utilizan los informes para evaluar el desempeño y tomar decisiones eficaces. A fin de aumentar al máximo la confiabilidad y utilidad de la información financiera presentada, las normas de contabilidad aplicadas deben ser integrales, ampliamente aceptadas y deben además promover la transparencia.

Definición de IPSAS Métodos contables La contabilidad con base de efectivo es una metodología que reconoce ingresos cuando el efectivo es recibido. Los gastos son registrados cuando se hace el desembolso. La contabilidad con base acumulada (o devengo) es una metodología que mide el desempeño y posición financiera de la organización mediante el reconocimiento del ingreso cuando se gana y el gasto cuando se contrae la obligación y no cuando el efectivo se desembolsa. La OEA usa un método híbrido (‘base modificada”) que combina elementos de las dos metodologías anteriormente mencionadas. Los ingresos son reconocidos cuando el efectivo se recibe y los gastos se reconocen en su totalidad cuando los compromisos se contraen.

Definición de IPSAS Por qué las IPSAS? Un conjunto de normas de contabilidad de alta calidad, de aplicación mundial, desarrolladas en forma independiente y que requieren que las cuentas se presenten sobre una "base acumulativa." (i.e., todos los pasivos y activos están registrados). Las IPSAS con emitidas por la Consejo de Normas Contables Internacionales para el Sector Público (IPSAS Board en inglés) de la Federación Internacional de Contadores (IFAC por sus siglas en inglés). 23 Estados Miembros son también miembros de la IFAC. Canadá, Brasil México y Estados Unidos están representados en la Junta Directiva de la IFAC Están hechas específicamente para el sector público y se consideran como mejores prácticas para el sector público (gobiernos, entidades gubernamentales, organizaciones no gubernamentales y organismos internacionales). Canadá Chile Colombia Costa Rica República Dominicana Argentina Bahamas Barbados Bolivia Brasil Guatemala Guyana Haití Honduras Jamaica México Nicaragua Panamá Paraguay Perú Trinidad y Tobago Estados Unidos Uruguay www.ipsas.org

Definición de IPSAS Generalidades Reconocimiento: Define lo que son activos, pasivos, ingresos y gastos, y cuándo deben ser registrados. Medición/Validación: Establece un método estandarizado para la valoración de activos, pasivos, ingresos y gastos. Información financiera: Prescribe el formato y contenido de los informes, incluyendo el tipo de declaraciones que deben consignarse en los informes con el fin de incrementar la transparencia.

Definición de IPSAS De Contabilidad de Caja a Contabilidad de Base Acumulada Deja de lado la contabilidad de efectivo, la cual se enfoca primordialmente en el recibo y desembolso de efectivo, hacia la contabilidad acumulativa, la permite establecer los costos de las actividades de una organización independientemente de cuándo se recibe o se gasta el efectivo. La contabilidad de base acumulativa fomenta la eficiencia en el desempeño dado que se busca alinear los resultados con el uso de recursos.

Definición de IPSAS Contabilidad de caja modificada vs Definición de IPSAS Contabilidad de caja modificada vs. la base acumulativa Reconocimiento de pasivos: Beneficios por cese de contrato de un funcionario Al firmar un contrato Contabilidad de caja modificada (OEA) P1 P2 P3 P4 P5 P6 Obligación/Gastos $ 6,000 - Período de desempeño La actividad económica que se reconoce es la firma del contrato, no el desempeño. Base acumulativa (IPSAS) P1 P2 P3 P4 P5 P6 Obligación/Gastos $ 1,000 Período de desempeño Se busca que los costos coincidan con el período de desempeño.

Definición de IPSAS Contabilidad de caja modificada vs Definición de IPSAS Contabilidad de caja modificada vs. la base acumulativa Reconocimiento de pasivos: Beneficios por cese de contrato de un funcionario Contabilidad de caja modificada (OEA) P1 P2 P3 P4 P5 P6 Funcionario contratado por seis años - $ 48,000 Período de desempeño Se reconoce el costo al momento de la terminación, no mientras el funcionario acumula los beneficios. Base acumulativa (IPSAS) P1 P2 P3 P4 P5 P6 Funcionario contratado por seis años $ 8,000 Período de desempeño El costo coincide con los servicios prestados por el funcionario.

2. Viabilidad: ¿Son procedentes? Un análisis de deficiencias entre las normas de la OEA y las IPSAS y una exposición de la idoneidad de estas últimas para las operaciones de la Organización

IPSAS: ¿Son procedentes? GobiernosNacionales Normas financieras de la OEA Normas Internacionales El marco institucional financiero difiere en áreas importantes de los principios de contabilidad generalmente aceptados En las Normas Generales (capítulos del IV al IX) establecen directrices amplias En el Reglamento Presupuestario y Financiero se describe la aplicación detallada de las normas

Análisis de deficiencias Elementos afectados Prestaciones para los funcionarios (cese de contrato, licencia anual) Reconocimiento de gastos (obligaciones) Inversiones (valor justo) Estados financieros (flujo de caja, datos, informes presupuestarios) Avances por Contabilizar (viajes/anticipos contables) Bienes y equipo (capitalización, depreciación) Ingresos (cuotas/ofrecimientos acuerdos para fondos específicos) IPSAS pertinentes Según el método contable que utiliza la OEA actualmente, algunos eventos económicos no son reconocidos conforme a las IPSAS.

IPSAS ¿Qué cambia? Cuotas & Otros ingresos (Fondo Regular, FEMCIDI, Fondos Específicos) En lugar de registrar ingresos por concepto de cuotas o contribuciones cuando se recibe el efectivo, se registran un recibo cuando el compromiso se vuelve vinculante, sin importar la fecha real del pago (resolución sobre el presupuesto, acuerdos firmados). 2. Prestaciones a los funcionarios (Licencia anual, viaje al país de origen, repatriación) Las prestaciones acumuladas ya no serán reconocidas sólo cuando se hagan los desembolso, sino que registraran conforme el funcionario devengue tales prestaciones. 3. Activos fijos (Edificios, equipo, terrenos) Conforme al sistema actual el total de una compra (incluidos costos para inicio de operación) se registra como gasto al momento de la compra. Conforme a las IPSAS, este costo se repartirá a lo largo de la vida útil del activo. Es posible consignar los activos a valor de mercado. 4. Obligaciones & Gastos (Contratos) En la actualidad, los compromisos para gastar dinero en períodos futuros son registrados como gastos en su totalidad incluso antes de que se reciba el servicio. Las IPSAS estipulan que los gastos deben registrarse cuando se entrega el producto o servicio.

IPSAS ¿Qué cambia? (continuación…) 5. Instrumentos financieros (Inversiones) En la actualidad, las inversiones son registradas a precio de compra, lo cual no refleja ninguna fluctuación posible en su precio de mercado. Conforme a las IPSAS, el valor justo de mercado de las inversiones de la OEA se ajustará al final de cada período de informe. 6. Avances por contabilizar (anticipos contables, anticipos de viajes) En lugar de registrar inmediatamente un gasto por el valor total en la cuenta de avances, se registrará una cuenta por cobrar a los funcionarios. Los gastos actuales se registrarán como tales cuando se reciba el bien o servicio. 7. Estados financieros Los estados financieros tendrán declaraciones más elaboradas que permitan fomentar la transparencia y la responsabilidad. Se requiere un Estado de Flujo de Caja; y los estados financieros deben ser reconciliados con los presupuestos.

IPSAS ¿Qué cambia? Únicamente para uso ilustrativo

IPSAS ¿Qué cambia? Únicamente para uso ilustrativo

IPSAS ¿Qué cambia? Únicamente para uso ilustrativo

3. El futuro Describe el progreso alcanzado a la fecha como fundamento de este esfuerzo mayor de modernización y, en particular, la transición a las IPSAS

Reporte de Avance Acción tomada en la OEA Planificación de proyecto Se elaboró un Plan de Implementación para las IPSAS. 2. Análisis Análisis de deficiencias: empresa de contabilidad publica elaboró una comparación detallada de las Normas Generales de la OEA y las IPSAS (2007). Cuantificación inicial de los pasivos de nómina como parte de la normalización de los métodos de contratación y empleo de recursos humanos. 3. Capacidad Técnica La OEA forma parte del Grupo de Trabajo IPSAS de la ONU con el fin de mantenerse al tanto de los acontecimientos, compartir conocimientos y buscar soluciones. Capacitación inicial: Sesión de orientación conjunta con la OPS sobre la adopción de las IPSAS , seminarios de actualización técnica sobre las IPSAS , programas de capacitación y certificación para gerentes (CGFM) 4. Implementación Documentación de procesos existentes y cambios necesarios para facilitar la transición a la contabilidad de base acumulativa. Normalización de costos de proyectos y formatos de presupuestos.

Siguientes pasos (continuación…) SAF y la SG/OEA cuantificaran las implicaciones financieras de adoptar las IPSAS Valorizaciones recientes estiman el valor de las propiedades de la OEA en $343 millones. Los pasivos no reconocidos (licencia anual, beneficios médicos, etc.) figuran alrededor de $100 millones. Llevar a cabo un análisis de los cambios necesarios para que el sistema financiero existente pueda incluir los requerimientos de las IPSAS En el Informe Anual 2009 se incluirán algunos formatos y datos requeridos conforme a las IPSAS. Segundo informe de avances a la CAAP en marzo de 2010 Conseguir la aprobación de los órganos gubernativos para adoptar las normas en junio de 2010 Recomendar y adoptar cambios a las Normas Generales para junio de 2011 Iniciar la contabilidad y generación de informes conforme a las IPSAS en enero de 2012 CP23202S-2