Organización de los Estados Americanos Informe de la Junta de Auditores Externos para el Consejo Permanente 7 de mayo de de mayo de 2008

Presentación para el Secretario General Miembros de la Junta de Auditores Externos Bradford R. Higgins, Presidente Bradford R. Higgins, Presidente - Estados Unidos Terrance S. Bastian, Miembro Terrance S. Bastian, Miembro - Bahamas Joseph Freamo, Miembro Joseph Freamo, Miembro - Canadá Junta de Auditores Externos

Presentación para el Secretario General Responsabilidad de la Junta n Supervisar las auditorías de la OEA y los estados financieros de las entidades correspondientes. n Examinar las operaciones de la OEA y de las entidades correspondientes e identificar las cuestiones sobre control interno y las oportunidades para mejorar la eficiencia. n Evaluar los recursos, trabajo y planes de la Oficina del Inspector General. n Emitir un informe sobre estos temas dentro de los primeros cuatro meses del año.

Presentación para el Secretario General Ernst and Young realizó las siguientes auditorías: Fondo Regular, Fondos voluntarios y Fondos Específicos de la OEA Fondo Panamericano Leo S. Rowe (Rowe Pan American) Rowe Memorial Benefit Fund (Rowe Memorial) Fundación para las Américas Fondo del seguro médico (Beneficios médicos) Fondo Junta Interamericana de Defensa (JID) Fondo de Pensiones y Jubilaciones (Pensiones) Procedimientos acordados con relación al Fondo Regular y a los Fondos Específicos Recibieron opiniones (limpias) sin reservas. Una deficiencia significativa. Fortalecer el proceso de revisión de significativas cuentas y procesos. Resultados de la auditoría de los estados financieros

Presentación para el Secretario General Fondo Regular – Resultados financieros y proyecciones Notas: A Los ingresos son principalmente pago de cuotas pero también se incluyen ingresos por concepto de alquileres e intereses. Resultados financieros del Fondo Regular (en millones) Cuenta/partida Ingresos sin el Fondo de Reserva (A) $76.6$82.4$82.1$83.3$85.8 Fondos procedentes del Fondo de Reserva Desembolsos Aumento (reducción) de gastos de operación (3.7) Saldo del Fondo a fin de año $13.8$15.7$10.3$3.5$(3.5)

Presentación para el Secretario General SITUACIÓN FINANCIERA Recaudación de cuotas –La OEA tiene una insuficiencia financiera crónica porque las cuotas no se ajustan a los aumentos de costos obligatorios. –La situación se agrava debido al pago irregular (atrasado) de cuotas. –La situación de liquidez es inaceptable (no cumple con la política de la OEA de mantener un 30% de reserva). –Los requisitos financieros diarios afectan las decisiones de política estratégica.

Presentación para el Secretario General SITUACIÓN FINANCIERA Recursos presupuestarios* –Las cuotas anuales no están fijadas para cubrir el presupuesto de operaciones. –Continua disminución de las reservas críticas de efectivo. –La recomendación del Secretario General de un mecanismo semiautomático no ha sido implementada. –Para mantener los servicios actuales los Estados Miembros deben aportar fondos ajustados por la inflación. –Si los Estados Miembros no invierten en esta importante organización multilateral, la OEA no tendrá otra opción sino la de cortar drásticamente programas y actividades en los próximos cinco años. * - Nuevas recomendaciones.

Presentación para el Secretario General MODERNIZACIÓN Plan integrado de capital y bienes raíces* –Maximizar el potencial de las propiedades de la OEA, incluidas las estrategias alternativas de captación de fondos. –Tomar una decisión sobre las necesidades y metas en materia de bienes raíces. –Comenzar a atender las serias necesidades de mantenimiento que han sido postergadas. –Vender el Palacio Rosado y utilizar los fondos para cubrir algunas necesidades de gastos de mejoras de capital. Reubicar al personal de la JID a instalaciones aceptables. * - Nuevas recomendaciones.

Presentación para el Secretario General MODERNIZACIÓN Recuperación de costos administrativos y de supervisión –La Junta se sintió complacida al observar que la iniciativa del ICR fue implementada, lo cual permite una asignación de fondos más realista entre el Fondo Regular y los Fondos Específicos. –Es importante institucionalizar el proceso y asegurar que continúa siendo viable. –Brinda financiamiento creciente por la supervisión y responsabilidad de los Fondos Específicos.

Presentación para el Secretario General OTROS ASUNTOS SOBRE MODERNIZACIÓN La Junta reconoce varias iniciativas de modernización dentro de la OEA que conducirán a una mayor eficiencia, transparencia y responsabilidad. n Iniciativa STAMP* n Planificación y metas estratégicas* n Normas contables* n Sistemas financieros y contables n Gerencia de proyectos * - Nuevas recomendaciones.

Presentación para el Secretario General OTROS ASUNTOS SOBRE MODERNIZACIÓN n Dependencia de personal a corto plazo* n Planear para una fuerza laboral que envejece* n Descripciones de funciones n Reevaluar el proceso de compras* n Supervisión del proceso de contratación n Proceso de comprobantes de viajes* n Capacitación n Páginas en la Web* * - Nuevas recomendaciones.

Presentación para el Secretario General OTROS ASUNTOS DE CONTROL n Oficinas Nacionales n Listas de proveedores n Asuntos de sistemas de tecnología de la información n Avances contables* n Proceso de partida* n Evaluación del desempeño y proceso de premios* n Control y seguimiento de activos fijos n Propiedad de activos* n Información personal identificable* * - Nuevas recomendaciones.

Presentación para el Secretario General Asuntos sobre otras entidades de la OEA Fundación para las Américas* –Desarrollar un plan estratégico para apoyar el significativo crecimiento actual y el potencial de la Fundación a largo plazo. JID* –Considerar la consolidación de las funciones administrativas con la SG/OEA. * - Nuevas recomendaciones.

Presentación para el Secretario General Asuntos sobre la Oficina del Inspector General n Personal y presupuesto n Capacitación y desarrollo profesional n Revisión de las normas profesionales