LOS REGISTROS Y ARCHIVOS EN LA ADMINISTRACIÓN

Las oficinas de registro Las oficinas de registro son los lugares donde el ciudadano puede presentar las solicitudes, escritos y comunicaciones que vayan dirigidos a las administraciones públicas. A su vez, son los lugares donde la Administración registra los documentos que remite al ciudadano, a entidades privadas o a la propia Administración.

Funciones de las oficinas de registro La recepción y salida de solicitudes, escritos y comunicaciones. La expedición de recibos de la presentación. La anotación de asientos de entrada o salida. La remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones. La expedición de copias selladas de los documentos originales. La realización de cotejos y compulsas. Cualesquiera otras que se les atribuyan legal o reglamentariamente.

Clases de oficinas de registro Oficinas de registro general: tienen la consideración de oficina de registro general aquellas que ejercen funciones de recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones para uno o varios órganos administrativos Oficinas de registro auxiliares: son las que ejercen idénticas funciones y para los mismos órganos administrativos que la oficina de registro general, pero se encuentran situadas en dependencias diferentes de aquella

Estructura general de los registros de la Administración

Oficinas Integradas de Atención a la Ciudadanía. La Red 060 Se trata de una red de espacios comunes de atención a la ciudadanía que permite la prestación de servicios integrados de información, orientación, atención y tramitación administrativa, coordinando las competencias y las actuaciones de las Administraciones central y autonómica y las entidades locales que se adhieren al convenio.

Categorías de oficinas integradas Oficinas de contacto. Prestan servicios de nivel primario consistentes en recepción, registro y remisión de comunicaciones del ciudadano. Oficinas de información. Además de los servicios expresados para las oficinas de contacto, desarrollan servicios de nivel intermedio consistentes en la atención y orientación personalizada sobre los servicios públicos e informaciones más relevantes de las administraciones intervinientes. Oficinas de gestión integral. Además de los propios de las dos categorías anteriores, asumen un nivel avanzado definido por la prestación de servicios integrales de gestión que comprenden la tramitación conjunta de procedimientos y trámites de competencias de las distintas administraciones intervinientes.

Registro de entrada y salida Cada registro de documentos tiene dos secciones, una en la que se asientan los documentos o escritos recibidos (entradas), y otra en la que se asientan los documentos o escritos emitidos (salidas), a otros órganos o particulares Operaciones de registro. Asiento documental. Registros, comunicaciones y notificaciones electrónicas. Registro de las comunicaciones de un mismo texto cursadas a varios destinatarios. Registro de los escritos firmados por un colectivo. Justificante de la documentación presentada.

El archivo Se puede definir el archivo, en sentido general, como una colección ordenada de la documentación de una o más entidades o individuos que se conserva con fines determinados: políticos, jurídicos, científicos, económicos, etc.

Ciclo de los documentos en los archivos

El archivo de oficina Archivo de oficina o de gestión es el quese forma en la unidad u oficina productora de documentos. Corresponde a la primera etapa de la vida de los documentos, y en él deben permanecer estos documentos mientras dura la formación de los expedientes, e incluso al terminar esta si las necesidades de consulta son frecuentes

Los grupos documentales Los documentos administrativos pueden aparecer de forma aislada, como, por ejemplo, una comunicación entre la Administración y los ciudadanos, o se puede tratar de comunicaciones entre distintos órganos de la Administración.

Los registros públicos La Administración pública dispone de unidades administrativas específicas, denominadas registros públicos, encargadas de determinados procesos de gestión de la información y la documentación, de gran importancia por ser instrumentos públicos de consulta. El Registro Civil. El Registro Mercantil. El Registro de la Propiedad.