CONBINACION DE CORRESPONDENCIA

COMBINACION DE CORRESPONDENCIA Esta es la introducción a una serie de artículos que describen los pasos básicos del proceso de combinación de correspondencia tomando las cartas como ejemplo. Este sitio es un lugar excelente para obtener una visión general del proceso. La serie incluye: Paso 1: elegir un tipo de documento y un documento principal Paso 2: conectarse a un archivo de datos y seleccionar registros Paso 3: agregar campos al documento principal Paso 4: obtener una vista preliminar de la combinación y completarla Una vez obtenida la visión general, podrá mejorar sus conocimientos sobre el uso de la combinación de correspondencia para crear etiquetas, sobres, faxes, mensajes de correo electrónico y directorios haciendo clic en un vínculo del cuadro

Las posibilidades de la combinación de correspondencia Puede usar la combinación de correspondencia para crear un conjunto de documentos que sean prácticamente iguales pero contengan elementos exclusivos. Por ejemplo, en el caso de una carta que anuncie un nuevo producto, el logotipo de la organización y el texto sobre el producto aparecerán en todas las cartas, pero la dirección y la línea de saludo serán distintas en cada una de ellas.

Puede usar la combinación de correspondencia para crear los siguientes elementos: Un conjunto de etiquetas o sobres   El remite será el mismo en todas las etiquetas o sobres, pero la dirección de destino es única en cada uno de ellos. Un conjunto de cartas de formulario, mensajes de correo electrónico o faxes.   El contenido básico es el mismo en todas las cartas, mensajes o faxes, pero cada uno de ellos contiene información específica de cada destinatario, como el nombre, la dirección o cualquier otro datos personal. Un conjunto de cupones numerados   Los cupones son idénticos en todo excepto en que cada uno de ellos contiene un número exclusivo. Podría tardar horas en crear por separado cada carta, mensaje, etiqueta, sobre o cupón. Ahí es donde entra en juego la combinación de correspondencia. Con la característica de combinación de correspondencia, lo único que debe hacer es crear un documento que contenga la información que es igual en todas las versiones y agregar marcadores de posición para la información que es exclusiva de cada versión. Word se encarga del resto.

Comenzar el proceso de combinación de correspondencia Para iniciar el proceso de combinación de correo: Inicie Word. Se abrirá un documento en blanco de manera predeterminada. Déjelo abierto. Si lo cierra, el paso siguiente no funcionará. En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y haga clic en Combinar correspondencia. Nota En Word 2002, en el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y haga clic en el Asistente para combinar correspondencia. Se abrirá el panel Combinación de correspondencia. Puede desplazarse por el proceso de combinación de correspondencia utilizando los hipervínculos del panel de tareas. Sugerencia También puede realizar una combinación de correspondencia utilizando los botones de la barra de herramientas Combinación de correspondencia (menú Ver, submenú Barras de herramientas, comando Combinar correspondencia). No obstante, le resultará probablemente más sencillo usar el panel de tareas hasta que se familiarice con el proceso. Siguiente paso Paso 1: elegir un tipo de documento y un documento principal

COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA PARA CARTAS MODELO Una de las tareas más habituales en una oficina, es el envío de una misma carta a diferentes destinatarios, Mediante la opción Combinar correspondencia para cartas modelo Microsoft Word nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.

ELEMENTOS FUNDAMENTALES Origen de Datos Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Access, de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar. En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna.

Paso 1 de 6 Este asistente contempla seis pasos: En el paso uno tendremos que seleccionar el tipo de documento que se desea crear, como deseamos crear Cartas modelo debemos activar la opción:

Paso 2 de 6 Aquí tendremos que definir el documento inicial, que es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en ese momento

Paso 3 de 6 Ahora seleccionaremos el origen de datos, podemos utilizar una lista ya existente, o simplemente escribir una lista nueva.

SELECCIONAR ARCHIVOS DE ORIGEN DE DATOS Al Examinar… se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos, en el que indicaremos la ruta de dónde obtener los datos

Origen de datos Como el origen de datos es un libro de Microsoft Excel se tendrá que seleccionar la tabla donde se encuentran los datos…

Paso 4 de 6 En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y añadimos los campos de combinación. Para ello debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.

Paso 5 de 6 En este paso examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del origen de datos. Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, podemos Buscar un destinatario... concreto, excluir al destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algún error detectado

Paso 6 de 6 Si queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales.... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado será un documento normal sin combinación.