ANALISIS DE LA EMPRESA PRESENTADO POR: CLAUDIA VARGAS ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTACION

MANEJO DE LA DOCUMENTACION GELSA S.A. Vamos hacer un análisis de la empresa GELSA S.A. ( GRUPO EMPRESARIAL EN LINEA S.A.) compañía dedicada a los juegos de suerte y azar, para Bogotá y Cundinamarca. El cual vamos a elaborar en cuatro pasos: DEPENDENCIA ENCARGADA ENCARGADOS Y FUNCIONES PARA EL MANEJO SANCIONES AL MAL MANEJO PROCESOS A MEJORAR

¿QUÉ DEPENDENCIA ES LA ENCARGADA DE LA DOCUMENTACIÓN? En GELSA S.A. Los encargados de la documentación son las Analistas de Operaciones, ellas son quienes recepcionan la documentación ya que son las secretarias de los directores comerciales y las cuales rinden cuentas a la Gerencia Comercial, ellas almacenan toda la documentación ya sean copias o originales, desde un comuniquémonos hasta los contratos de nuestras asesoras. Ellas son las encargadas ya que el núcleo de nuestra empresa es el departamento comercial por esta razón son quienes reciben toda la documentación y directamente las encargadas de entregar por cada departamento de la compañía.

¿TIENE ELABORADOS PROCESOS DONDE SE MENCIONEN ENCARGADOS Y FUNCIONES PARA EL TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN? DESCRIBA. Si, nuestras analistas después de recepcionar, verificar y revisar cada documento que ingresa a nuestras oficinas y compañía, guardan en su archivo una copia y empiezan a enviar a nuestra oficina principal cada documento, dependiendo del departamento al que le pertenezca este. Ya sea contabilidad, recursos humanos, control interno, mercadeo, línea de negocios o servicio al cliente etc. Allí queda ya en cada área su respectiva documentación para ser archivada.

¿EXISTEN SANCIONES DEBIDO AL MAL MANEJO DE LA DOCUMENTACIÓN? ¿CUÁLES? Claro que existen sanciones, ya sea para la analista de operaciones, el mensajero que la transporta o el personal que la recibe y la archiva en la principal. Si se llega a extraviar algún documento dependiendo de su importancia, Son enviados a descargos y allí se analiza la gravedad del manejo de la documentación. Y se toma su respectiva decisión, existen ocasiones en donde el mal manejo de estos documentos o la perdida puede dar cancelación de contrato.

¿QUÉ PROCESOS CREE QUE SE PUEDEN MEJORAR? La comunicación antes de enviar un documento, ¿Por qué? ya que es mejor que al momento de entregar o enviar algo todo debe quedar por escrito ya sea un correo al momento de enviar el documento o una firma de recibido, por si se llegara a perder saber quien fue el responsable y así se adquiere mejor responsabilidad al momento de manejar estos.