DISEÑO DE CONSULTAS
En Access las tareas básicas de gestión de la base de datos las realizan las consultas. Mediante las consultas podemos gestionar la información almacenada en la base de datos de manera selectiva. Podremos seleccionar, actualizar, eliminar, añadir datos, etc. Vamos a utilizar principalmente dos tipos de consultas: Consultas de selección: Permiten seleccionar registros de una o más tablas. Son las que se ejecutan de manera predeterminada por Access. Consultas de acción: Permiten modificar datos de una o más tabla. Están diseñadas para agregar, modificar o actualizar los datos contenidos en las tablas, o también podremos crear nuevas tablas con los resultados obtenidos en la consulta. Las consultas de acción se indican en Access mediante la adición del signo de admiración ¡ delante del nombre de la consulta. Es importante señalar que las modificaciones efectuadas en las tablas por las consultas de acción no se pueden deshacer con la orden Deshacer del menú de Edición. Las consultas de acción de clasifican en:
Consultas de Actualización. Permiten añadir datos, reemplazar los datos existentes o eliminar algunos registros. Para deshacer los cambios realizados deberemos ejecutar otra consulta que invierta los términos. Consultas de Eliminación. Permiten eliminar algunos o todos los registros que cumplen unas determinadas condiciones. Una consulta de eliminación solo permite eliminar registros completos, no los datos de campos específicos. Creación de una consulta. Abriremos la consulta. Teclearemos el botón Nuevo de la ficha consulta de la ventana Base de datos. Seleccionaremos la opción Vista diseño. Agregaremos las tablas que contengan la información que deseamos gestionar. Agregaremos los campos de las tablas seleccionadas. Si no estuvieran definidas, estableceríamos las relaciones entre las tablas agregadas. Estableceríamos los criterios o condiciones de selección de registros, el orden de clasificación de los registros y las condiciones y visualización de los campos. Guardar la consulta con el nombre deseado.