La incidencia de factores tecnológicos en la preservación y conservación de documentos de archivos en ambientes digitales XXVII Congreso Archivístico Nacional Conservación preventiva: Mejores prácticas de seguridad y preservación mayores posibilidades de acceso y difusión San José – Costa Rica – Julio de 2015 Cláudia Lacombe Rocha Arquivo Nacional - Brasil

Legado archivístico digital No toda la información que circula es documento archivístico, pero una gran parte de ella es. Hojas de cálculo

Documento codificado en sistema binario, accesible e interpretable por el ordenador... + … elaborado o recibido durante el curso de una actividad práctica ─ ya sea como instrumento o derivado de esa actividad ─ y que es separado (apartado, guardado) para acción posterior o como referencia. Un documento digital que es tratado y manejado como un documento archivístico. Documento Archivístico digital

Legado archivístico digital Siglo XXI Individuos Organizaciones Gobiernos Creación de documentos archivísticos exclusivamente en formato digital

Documento Archivístico digital Benefícios : Menos espacio físico Aumento de productividad Optimización de los flujos de trabajo Fácil acceso a la información Facilidad para la generación y distribución de datos / información

Documento Archivístico digital es un documento oficial Sirve para La administración rendir cuenta de sus actividades El ciudadano ejercer sus derechos Se necesita preservar su: acceso autenticidad

Documento Archivístico digital Dificultad : Fragilidad intrinseca del almacenamiento digital -> degradación de los soportes Rápido avance de la tecnología digital -> obsolescencia de hardware, software y formatos Complejidad y costes de la preservación digital Incapacidad de los actuales sistemas informaticos para asegurar la preservación a largo plazo Dependencia social de la información digital

Documento Archivístico digital Dificultad : 1. Fragilidad intrinseca del almacenamiento digital Degradación de los soportes

Documento Archivístico digital Dificultad : 2. Rápido avance de la tecnología digital X obsolescencia hardware, software y formatos

Documento Archivístico digital Dificultad : 3. Complejidad y costes de la preservación digital

Documento Archivístico digital Dificultad : 4. Incapacidad de los actuales sistemas informaticos para asegurar la preservación a largo plazo

Documento Archivístico digital Dificultad : 5. Dependencia social de la información digital: Gobierno, instituciones y individuos dependen de documentos digitales para el ejercicio de sus actividades no disponibles en otro formato

Documento Archivístico digital el principal desafío producir, mantener y preservar documentos confiables, auténticos y accesibles ¿ Cómo hacerlo? Gestión archivística de documentos Preservación digital

Gestión archivística de documentos digitales Identificación de los documentos archivísticos digitales entre la información digital; Implementación de política y procedimientos de gestión archivística de documentos: non digitales y digitales; Implementación de sistema de gestión archivística para los documentos digitales desde su creación; Profesionales de administración, de archivo y informática en la concepción, proyecto, implantación y administración del sistema.

Preservación digital Conjunto de acciones de gestión y técnicas necesarias para superar los cambios tecnológicos y la fragilidad de los suportes, garantizando el acceso y la interpretación de los documentos digitales por el tiempo que sea necesario. (Glossário CTDE, 2009)

Preservación digital Estrategias clave para la preservación digital: Normalización La adopción de formatos abiertos Otros procedimientos utilizados: El monitoreo constante Metadatos de preservación Ejemplos de acciones de gestión: Preservación de la tecnología Encapsulación Emulación Migración

Preservación de la tecnología Museo tecnológico: mantenimiento de la plataforma tecnológica en desuso

Emulación Ejecución de software y hardware antiguos, desde una computadora moderna, por medio de un software emulador. + Software emulador

Migración Refrescamiento: Transferencia de un documento digital desde un soporte que se está volviendo obsoleto, deteriorado físicamente o inestable para otro más nuevo. Conversión de formato: Transferência de un documento digital desde un formato de archivo para otro más actual o estandarizado..DOC.PD F.DOC (nueva versión)

Normalización La reducción del número de formatos de archivo en el repositorio de documentos digitales con el fin de simplificar el mantenimiento. Ejemplo de táctica a ser utilizada: Por lo creador: conversión de documentos textuales para PDF Por lo preservador: definición de formatos estándar en le repositorio

Preservación digital Estrategias clave para la preservación digital: Normalización La adopción de formatos abiertos Otros procedimientos utilizados: El monitoreo constante Metadatos de preservación Ejemplos de acciones de gestión: Preservación de la tecnología Encapsulación Emulación Migración

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