INTRODUCCIÓN AL ENFOQUE DE PROCESOS

INTRODUCCIÓN Todas las organizaciones no son más que un conjunto de procesos, tanto técnicos como sociales en su naturaleza. Estos procesos son típicamente actividades de negocio que la empresa ejecuta y que producen valor, satisfacen las necesidades de sus clientes y generan ingresos. El manejo adecuado de los procesos es la clave del éxito organizacional.

El enfoque de procesos debe iniciar con un profundo entendimiento de: Los insumos de los procesos Las transacciones Los productos de los procesos La forma como tales procesos interaccionan unos con otros.

LOS PROCESOS SE ENCUENTRAN A LA BASE DE LA TOMA DE DECISIONES Para mejorarlos (i.e. aplicar Calidad Total y Tecnologías de Aseguramiento) Para hacer cambios radicales (e.g. aplicar Reingeniería) Dos errores clásicos en lo que respecta a procesos: Actuar en base a excepciones Atacar efectos y no causas.

QUE SE ENTIENDE POR PROCESO Conjunto de actividades de trabajo inter-relacionadas. Caracterizadas por entradas y salidas específicas. Idealmente que agreguen valor Caracterizan totalmente a un servicio o producto.

TIPOS DE PROCESOS Hay tres tipos de procesos: CORE PROCESS: Las actividades principales que generan los productos por los cuales los clientes pagan. PROCESOS DE SOPORTE TÉCNICO: Incluyen todas aquellas actividades que influencian el desempeño de los procesos principales. PROCESOS DE SOPORTE SOCIAL: Incluyen todas las actividades que influencian el desempeño de la fuerza de trabajo.

SIPOC Template Triggers: Suppliers Inputs Process Scope Output Customers Enter the various inputs to this activity Start: Description: End: Controls: Control 1 Control 2 Control 3 Control 4 Volumetrics: Volumetric 1 Volumetric 2 Volumetric 3 Volumetric 4

Una vez que esto ha sido completamente entendido, entonces ya es posible: Entender como los procesos interactúan en el “sistema de negocio” de la compañía. Localizar fallas en los procesos que están ocasionando problemas sistemicos. Determinar que fallas en los procesos técnicos son causadas por fallas en los sistemas sociales. Evaluar cuales actividades agregan valor para el cliente. Mapear y mejorar los flujos de trabajo. Identificar procesos que necesitan ser rediseñados o áreas de trabajo que necesitan ser reestructuradas. Mejorar la eficiencia y la satisfacción del cliente.

EL ANALISIS DE VALOR AGREGADO Base de la Reingeniería de Procesos

DEFINICIONES Desperdicio: Todo aquello que sea superior a la cantidad mínima de recursos para lograr un objetivo específico. Valor Agregado: Se dice que un paso o actividad AGREGA VALOR cuando después de realizarlo uno se encuentra más cerca del objetivo que antes de efectuarlo.

ANALISIS DE VALOR AGREGADO AVA es una metodología que contribuye a evaluar un proceso desde el punto de vista del valor que cada etapa agrega al producto final, minimizando el desperdicio ocasionado por pasos o actividades innecesarias.

PASOS PARA REALIZAR UN ANÁLISIS DE VALOR AGREGADO 1.- Identificar claramente el proceso que se desea analizar. Esto puede resultar menos trivial de lo que parece. Para esto es necesario identificar claramente el OBJETIVO del proceso, ¿Qué pretendemos al realizar el proceso?

2. - Una vez definido el proceso, corresponde la DESCRIPCION del mismo 2.- Una vez definido el proceso, corresponde la DESCRIPCION del mismo. Esto puede materializarse listando todos los PASOS que son necesarios para desarrollar el proceso.

3.- Seguidamente se ejecuta el Análisis de Valor Agregado para cada paso. La pregunta que hay que contestar en cada caso es: ¿Agrega o no agrega valor ese paso?.

4.- Una vez que tenemos la lista completa de pasos con la respuesta correspondiente para cada uno acerca de si agrega valor o no, decimos que hemos analizado el proceso en forma local. Lo que sigue es un análisis global en el que se observa el proceso como un todo y se trata de determinar factores como los siguientes: Fragmentación: Es decir, desde el punto de vista del cliente ¿Cuantas personas o departa-mentos intervienen en el proceso? Flujos: la manera en que se intercambian documentos, datos o información y la forma en que se deben desplazar las personas. Frecuencia: ¿Cuantas veces se realiza el proceso en un período determinado?

ALGUNAS FILOSOFIAS OUTSOURCING. BENCHMARKING. JUST IN TIME (JIT) EMPOWERMENT