COMBINACION DE CORRESPONDENCIA EN WORD

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COMBINACION DE CORRESPONDENCIA EN WORD La combinación de correspondencia nos facilita el enviar un mismo documento a destinatarios diferentes creando el documento principal por una parte y por otra el listado de las personas a las que se envía la información. En esta versión de Office XP cambiaron los pasos para realizar la combinación de correspondencia como se hacía con las versiones 97 y 2000. Antes de comenzar, se requiere tener el listado o la base de datos de las personas a quienes se les va a enviar la información. Dicho listado puede estar en formato de tabla en Word, desde Excel o Access; lo importante es que tenga el nombre del campo en cada columna como por ejemplo: Nombre, Puesto, Departamento, etc.

COMBINACION DE CARTAS 1. Cerrar el archivo donde se encuentra el listado 2. Abrir el archivo donde se encuentra la carta 3. Seleccionar el menú VER-BARRA DE HERRAMIENTAS-COMBINAR CORRESPONDENCIA 4. Elegir el botón Configuración del documento principal de la barra de herramientas de combinar correspondencia 5. Seleccionar en tipo de documento: Cartas 6. Después seleccionar el siguiente botón Abrir origen de datos y 7. Buscar el archivo del listado y seleccionar Abrir

COMBINACION DE CARTAS 8. Seleccionar el siguiente botón que se llama Insertar campos combinados, elegir cada uno de los campos y presionar el botón Insertar, cuando se termine de agregar los campos, se cierra la ventana y podemos dar retorno entre cada campo para que se coloquen cada uno en un renglón.

COMBINACION DE CARTAS 9. A continuación seleccionar el botón Combinar en un documento nuevo y elegir la opción Todos para que abra otro documento con la carta y los datos del listado combinados.

COMBINACION DE ETIQUETAS Para combinar etiquetas se requiere hacer los pasos anteriores del 1 al 4. 5. Seleccionar en el tipo de documento la opción Etiquetas 6. Desplegará una ventana para elegir el tipo de etiquetas 7. Seleccionar la impresión en Láser o en Matriz 8. En Información de etiquetas, elegir Avery estándar EE.UU. 9. Seleccionar del número de producto de las etiquetas (generalmente en el paquete aparece en número de modelo) 10. Aparecerá la hoja con las líneas del tamaño y número de etiquetas según el modelo escogido

COMBINACION DE ETIQUETAS 11. Seleccionamos el botón de Abrir origen de datos. En este ejemplo ahora utilizaremos el archivo creado en Excel en el que por tener varias hojas, se elige cuál de las hojas es donde se encuentran los datos y si la primera fila contiene los títulos de las columnas.

COMBINACION DE ETIQUETAS ANTES DE COMBINAR LAS ETIQUETAS: casi siempre se generan 2 páginas en donde el último renglón se pasa a la siguiente página. Para evitarlo, se puede disminuir a “0 cm.” el margen del pie de página dentro del menú Archivo-Configurar página-pie de página en la pestaña Diseño.

COMBINACION DE SOBRES Igualmente se seguirán los pasos del 1 al 4 5. Seleccionar Sobres 6. Aparece una ventana donde se selecciona el tamaño del sobre y la forma como se va a imprimir 7. La página se configurará automáticamente al tamaño seleccionado