CONTROLAR LA INFORMACION DOCUMENTAL DE LA EMPRESA DE MANERA FISICA O ELECTRONICA
1. INTEGRAR EXPEDIENTES (ARCHIVOS) DE MANERA FISICA Y/O ELECTRONICA, DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS DE LA EMPRESA
1.1 EXPEDIENTES
El historiador H.G. Wells, en algunos de sus textos habla del OBJETO DE LA MATERIA FINES DE LA MATERIA El historiador H.G. Wells, en algunos de sus textos habla del “archivo de las rocas”
Esto quiere decir que el archivo, es mas viejo que la humanidad, ya que data de las de las eras geológicas del planeta
En nuestros días, el trabajo de las oficinas en las instituciones modernas ha sido designado con frecuencia con el nombre de “sistema nervioso”
Ya que es una parte vital e integral de la misma Ya que es una parte vital e integral de la misma. En empresas unitarias hasta la muy compleja encontramos dos clase de actividades bien distintas:
Actividades de la empresa Actividades primordiales fundamentales o primarias Actividades están representadas por la administración Ósea sus finalidades o propósitos de que se trate la producción En la oficina de mayor o menor amplitud y con trabajos de diversa índole
En general, la labor de la administración es de servicios y dentro de esos servicios esta el archivo
Este servicio es de INFORMACION; por tal razón y en un moderno concepto, esta actividad debe considerarse como el “registro de la información”
La mayoría de actividades están presididas, acompañadas y seguidas de un papel, se relacionan con la recopilación, registro y trasmisión de datos.
Antes de tomar decisiones se necesita de información necesaria y es así como la dirección en el momento oportuno dictar medidas para incrementar la producción, reducir costos, estimular al personal etc.
Entre los servicios que presta la oficina esta la del archivo que es factor importante en el desenvolvimiento de las instituciones publicas y privadas
La oficina elabora una multitud de documentos que son manejados ordenadamente, en los archivos con el propósito de proporcionar información
Sus faltas provocan desorden en negocios entorpecen la marcha institucional. El no conceder la importancia de este y la falta de preparación del personal, imposibilitan la correcta resolución de asuntos.
Hoy en día los archivos en un concepto actual un lugar preferente, ya que el acervo de sus documentos significa la historia de la institución.
Los archivos en su aspecto informativo tiene, una múltiple función: Histórica Analítica previsora supervisora
TERMINOLOGIA
ARCHIVONOMIA Se ocupa o refiere a la administración de los archivos, que comprende la planeación, la organización, la integración, la ejecución y el control de los mismos
LA PLANEACION LA CONSTITUYEN: Las metas o finalidades, las ideas y doctrinas, los planes y normas generales
LA ORGANIZACIÓN representada por los programas de trabajo y procedimientos de ejecución para la conexión y ejecución y coordinación, sistemática y metódica, de los elementos que constituyen los archivos para satisfacer sus fines eficientemente.
LA INTEGRACION Que con apoyo en lo anterior, pone en armónica cooperación a aquellos elementos representados por los factores materiales y humanos para aún mejor aprovechamiento.
LA EJECUCION Ósea la aplicación de los sistemas y de los métodos de archivo guiados por una serie de normas generales, o particulares que hacen del archivo un todo orgánico con amplia capacidad para clasificar, catalogar, ordenar, conservar y manejar los documentos
CONTROL Como instrumento de medición y corrección de lo planteado, de lo organizado, de lo dirigido y de las tareas y su ejecución.
El termino archivonomia, Como expresión de la organización y administración de los archivos, es un neologismo formado (a semejanza de la voz Biblioteconomía)
Con la palabra archivo, existente en todas las lenguas y nome (gr Con la palabra archivo, existente en todas las lenguas y nome (gr.) que significa regla, para designar correctamente esta materia y en un moderno concepto como “REGISTRO DE LA INFORMACION”
ARCHIVO DEL LATIN----------archivum Significa----------lugar o paraje que se conservan con separación y seguridad papeles o documentos. Fig. lugar secreto y reservado, deposito de cosas de cierta importancia o curiosidad
De lo anterior se dan tres conceptos sobre archivo: Primer concepto Conjunto de documentos
Segundo concepto: Conjunto de documentos debidamente ordenados para su fácil consulta
Tercer concepto: Lugar destinado a contener los documentos, se llama también por extensión.
Archivar: Es la acción de guardar ordenadamente los documentos, de acuerdo con los procedimientos que señalan los sistemas y los métodos.
Archivista El que tiene a su cargo un archivo o que, o como técnico en la materia, interviene o trabaja en los archivos.
Archivero. Mueble archivador seccional destinado a contener los documentos, facilitando su manejo y conservación.
EXPEDIENTE Conjunto de documentos relativos a un mismo asunto, ordenados coherentemente, foliados y cocidos dentro de una carpeta.
EXPEDIENTE es un término con origen en el vocablo latino : expedĭens, que procede de expedīre (“dar curso”, “convenir”).
El concepto tiene diversos usos y significados de acuerdo al contexto.
Un expediente es el conjunto de los papeles y documentos que corresponden a un determinado asunto o negocio. También puede tratarse de la serie ordenada de actuaciones administrativas o judiciales
ARCHIVO Conjunto de documentos pertenecientes a una persona o institución, ordenados siguiendo un método establecido.
DIVISION DE ARCHIVO
LOS ARCHIVOS SE DIVIDEN Y SUBDIVIDEN: PRIMERO. POR SU ORGANIZACIÓN: Archivos Centrales B) Archivos Locales
SEGUNDO POR SUS ASUNTOS Archivos generales archivos parciales
Por la documentación que contiene: ARCHIVOS OFICIALES TERCERO Por la documentación que contiene: ARCHIVOS OFICIALES ARCHIVOS ESPECIALES ARCHIVOS PARTICULARES
CUARTO POR SU DESTINO: ARCHIVOS PUBLICOS B) ARCHIVOS PRIVADOS C) ARCHIVOS SECRETOS
POR AL METODO EMPLEADO EN SU MANEJO: B) ARCHIVOS INDIRECTOS QUINTO POR AL METODO EMPLEADO EN SU MANEJO: ARCHIVOS DIRECTOS B) ARCHIVOS INDIRECTOS
POR LA CALIDAD O CANTIDAD DE DOCUMENTOS: ARCHIVOS CUANTITATIVOS SEXTO POR LA CALIDAD O CANTIDAD DE DOCUMENTOS: ARCHIVOS CUANTITATIVOS B) ARCHIVOS CUALITATIVOS
POR ASIGNATURA EMPLEADA: ARCHIVOS NUMERICOS B) ARCHIVOS ALFABETICOS SEPTIMO POR ASIGNATURA EMPLEADA: ARCHIVOS NUMERICOS B) ARCHIVOS ALFABETICOS
PRIMERO POR SU ORGANIZACIÓN:
POR SU ORGANIZACIÓN: A) Archivos Centrales B) Archivos Locales
A) Archivos centrales Son unidades de servicios que, que concentrando toda la documentación de una institución, atienden a los referidos servicios para todas y cada una de las distintas dependencias;
es decir, existe un solo archivo, se forma un expediente único para cada asunto o negocio, con la documentación formulada por la transmisión hecha por las diversas dependencias
B) Archivos Locales Son contrarios a los anteriores en servicio se localiza en cada dependencia de la institución, como consecuencia, se forman tantos expedientes,
como intervenciones hagan aquellas en la tramitación de un asunto o negocio, para hacer así ventajosamente ágil el proceso del despacho en las oficinas tramitadoras.
SEGUNDO POR SUS ASUNTOS
POR SUS ASUNTOS Archivos generales archivos parciales
Archivos generales Contienen todo el genero de asuntos de la institución; corresponden a una organización centralizada, o bien, a una unidad de concentración de expediente de asuntos terminados en su tramitación, por las diversas dependencias que conservan sus archivos locales en proceso de operación.
archivos parciales Están constituidos por documentos de una sola naturaleza, o de asuntos similares.
TERCERO Por la documentación que contiene:
Por la documentación que contiene: ARCHIVOS OFICIALES ARCHIVOS ESPECIALES ARCHIVOS PARTICULARES
Contienen documentos de las instituciones publicas o gubernamentales. ARCHIVOS OFICIALES Contienen documentos de las instituciones publicas o gubernamentales.
Contienen documentos de determinadas instituciones o entidades B) ARCHIVOS ESPECIALES Contienen documentos de determinadas instituciones o entidades
ARCHIVOS PARTICULARES Contienen documentos de las personas o familias.
CUARTO POR SU DESTINO:
Integración de los archivos:
Integración de los archivos: 5.- higiene de los archivos Local 2. Mobiliario y equipo 3. Documentación 4. Personal 5.- higiene de los archivos
Local Es necesario que el archivista tenga una idea general sobre este particular; en primer lugar, debe buscar la funcionalidad del local
debe buscar la funcionalidad del local a las necesidades propias de la oficina y no la oficina
3.- LA DOCUMENTACION
Es el elemento mas importante entre los que integran los archivos, la archivonomía y sus técnicas están destinadas a aquella.
La documentación como ciencia, según Otlet, se divide en cinco grandes ramas: Bibliografía Biblioteconomía Enciclopedia Archivística museografía
La documentación en las oficinas, se origina, por una parte, en lo que llamamos correspondencia (acción de corresponderse, según la academia de la lengua)
Y, por la otra en una multiplicidad de documentos muy diversos que se generan en las propias oficinas. Todos van a constituir el acervo de los archivos.
Si por documento se entiende “todo aquello en que se haga constar un hecho”, sin importar la metería, en el archivo, la mayoría se presenta en papel, conteniendo una serie de datos para referirse
A ese “hecho” se traduce en lo mas importante para el archivista: El ASUNTO, es decir, de aquello que trata el documento: su parte medular, fundamental y su contenido
La documentación tiene una gran variedad de nombres, de formas o características:
Así hay documentación Oficial, Mercantil, Industrial, Financiera, Contable, Particular etc.
4.- EL PERSONAL
Técnico en la materia, osea en la archivonomía, debe ser archivista Técnico en la materia, osea en la archivonomía, debe ser archivista. Dominio completo en la clasificación, catalogación, formación de expedientes, manejo, conservación y control de los documentos.
5.- HIGIENE EN LOS ARCHIVOS
Los documentos, muebles y locales deben ser motivo de limpieza, para evitar el polvo y sus consecuencias.
Hay que someterlos a periódicas fumigaciones y abolir estrictamente, la practica viciosa de humedecer, con esponja los documentos.
El uso de dedales de goma es una obligación de quienes los consulten o los manejen
6.- LOS ELEMENTOS AUXILIARES PARA EL ORDENAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS
Lo fundamental para su orden documentario es el sistema o método que se adopte para su clasificación, pero en su ayuda se utilizan principalmente las carpeta,
Las guías principales, y auxiliares o sub guías, los marbetes y los jinetes. La capeta Entra en la formación del expediente, recoge en su interior los documentos que lo foman, hechas en cartoncillo o cartulina en tamaño de oficio o de carta.
Las guías principales y auxiliares o sub guías Las guías principales y auxiliares o sub guías. De material muy resistente (cartón), en tamaño carta u oficio, o que para los catálogos, tienen en su borde superior una pestaña o apéndice que, contando de izquierda a derecha, son los diversos cortes que se conocen según su numero:
Guía del primer corte guía del segundo corte, del tercero etc Guía del primer corte guía del segundo corte, del tercero etc. Existen de uno, dos tres o mas cortes y esas pestañas están destinadas a contener la inscripción ya alfabética, ya numérica o combinadas que van a servir como guía. (tal como su nombre lo indica)
los marbetes de las gavetas o de las guías Son metálicos y están destinados a indicar, en el primer caso, el contenido de la gaveta mediante letras o números y,
en el segundo caso sustituyen ventajosamente, por su durabilidad, a los apéndices o pestañas de las guías en sus diversos cortes
Los jinetes metálicos y en varios colores Los jinetes metálicos y en varios colores. Indican, mediante el color clave,, los distintos accidentes que se requiera señalar en los expedientes o en los catálogos.
7.- la organización de los archivos en relación con las instituciones.
Las oficinas, dentro las instituciones, adoptan generalmente una organización departamental o una centralizada.
en la organización departamental Se encuentra una unidad que se basta a si misma para todos sus servicios; todas las diversas actividades están bajo el control de un jefe,
provisto de la capacidad y autoridad necesarias, para atender íntegramente todas las labores; esta forma de organización cuenta dentro su departamento con sus propios taquimecanógrafos, sus corresponsales, sus agentes de compras etc (archivo especial)
En la organización centralizada Todas las tareas comunes a las diversas dependencias se realizan o ejecutan en unidades centrales de servicios, y cada labor de finalidad especifica corresponderá a un departamento o sesión.
9.- Sistema de archivos:
El análisis de un documento revela la existencia de una serie de datos, que bien pueden ser todos los que a continuación se enumeran, o alguno, o algunos de ellos:
Una numeración; un lugar; una fecha; día; mes y año; un nombre o nombres de personas físicas o morales; y sobre todo un asunto como parte esencial.
De la ponderación que se considere a cada uno de estos datos, en su importancia relativa, se originan los sistemas de archivo.
La elección del sistema de archivo , descansa en el principio de ser adaptable a la documentación y responder a las tareas de la institución.
De allí la existencia de los sistemas de archivo: Archivo Numérico b) archivo Alfabético c) Archivo Geográfico d) Archivo Cronológico e) archivo Por asuntos f) Las combinaciones entre si
1.- archivo Numérico en este sistema se le asigna un numero progresivo a cada expediente, sin tomar en cuenta ningún otro elemento.
cada asunto esta constituido por la serie de documentos que al mismo tiempo se refieran.
En este sistema presenta prácticamente, gran facilidad para su manejo, no requiere de mayores técnicas en su empleo.
Para su localización u ordenación de los expedientes en los muebles archivadores, se usan guías divisionarias
en las que se distribuyen estos en las que se distribuyen estos. Anotando en sus pestañas las series numéricas de 50 en 50 o de 100 en 100
b) Archivo Alfabético En este sistema de archivos, la documentación correspondiente a cada asunto, se agrupa alrededor de los nombres son,
En este caso el factor o elemento preponderante En este caso el factor o elemento preponderante. De tal manera que cada expediente se forma con los documentos que se refieren a las personas físicas,
O morales estos expedientes se ordenan entonces por riguroso orden alfabético de los nombres de los individuos o instituciones.
Este ordenamiento de los expedientes se hace por un arreglo sucesivo de palabras, es decir,
El orden alfabético se contrae a las letras de cada palabra y al no de las letras sucesivas de dos o mas palabras. ejemplo
Instituto superior de estudios contables Instituto tecnológico de monterrey
López, Andrés López , Apolonio López, López Aurelio López , Martínez López, Martínez Carlós
c) Archivo Geográfico En este sistema de archivar los documentos por el nombre de la localidad en que residen los interesados en los asuntos, es decir,
Los documentos de un solo asunto para formar un expediente, se agrupan o ligan por el lugar, o sea, naciones, estados, ciudades, provincias etc.
Para su ordenamiento de los expedientes dentro de los muebles archivadores, se usan guias divisionarias a cinco cortes en cuyas pestañas
Se anotan los nombres geográficos en el orden de su división política, nación o estado o ciudad o pueblo etc.
LA CATALOGACION
LA CATALOGRAFIA. De catalogo y graphein LA CATALOGRAFIA. De catalogo y graphein. Describir: descripción y estudio de los catálogos- arte de formar los catálogos..
CATALOGOS SU OBJETO E IMPORTANCIA
El objetivo primordial de los catálogos es el de proporcionar los medios para hacer las investigaciones en los archivos
Pues en ellos existe una descripción sintética de sus asuntos con el contenido de sus características esenciales.
CATALOGO DEFINICION
Registro o lista ordenada conforme a un sistema o plan determinado, que se forma anotando en tarjetas los principales datos documentarios que puedan caracterizar a un asunto.
CATALOGACION
Es enumerar y describir sistemática y metódicamente los documentos que forman los archivos
la numeración y descripción se hace mediante “asientos” o “noticias” que se redactan en tarjetas de cartulinas de forma rectangular de 127 x 76mm. (3 x 5´´)
DIVISION DE LOS CATALOGOS
Se dividen en dos grandes grupos: 1. - Catálogos Generales 2 Se dividen en dos grandes grupos: 1.- Catálogos Generales 2.- Catálogos Especiales
Catalogo sistemático o metódico b) Catalogo diccionario 1.- Catálogos Generales Se subdividen en: Catalogo sistemático o metódico b) Catalogo diccionario
2.- Catálogos Especiales Son de gran variedad, sujetos a su formación a las necesidades, o modalidades, de las instituciones o de los archivo.
Los diversos nombres de los catálogos Especiales los toman de su finalidad y de la clase de cedulas que los integren, según se detalla en el capitulo siguiente:
LAS CLASES DE LOS CATALOGOS
Los catálogos son resultantes del conjunto de asientos o noticias ordenadas según la clasificación adoptada. En consecuencia los catálogos son de las clases y de las finalidades siguientes:
1.- CATALOGO SISTEMATICO O METODICO Es el que ordena sus asientos según los números clasificadores, asignados a los documentos o a los expedientes de acuerdo con un sistema de clasificación determinado.
2.- CATALOGO DICCIONARIO Es el que ordena alfabéticamente las cedulas de catalogación de nombres, materias, asuntos, lugar, analíticas y adicionales.
3.- CATALOGO ONOMASTICO El que arregla sus asientos en un orden alfabético de apellidos y nombres de las personas que intervienen en los asuntos.
4.- CATALOGO CLASIFICADO O DE CLASES El que arregla sus registros o asientos de acuerdo con las grandes ramas de los conocimientos humanos, que ordenan alfabéticamente.
5.- CATALOGO DE MATERIAS Y ASUNTOS Es el ordenamiento alfabético de las cedulas de las materias o de los asuntos que se tratan los documentos y los expedientes.
6.- CATALOGO TOPOGRAFICO Es el que ordena sus asientos de acuerdo con la colocación que tienen los expedientes en los estantes.
7.- CATALOGO GEOGRAFICO Es el que ordena sus noticias por la región o lugar relativos a los asuntos.
8.- CATALOGO CRONOLOGICO Es aquel que arregla sus cedulas por orden de fechas relativas a los documentos o a los expedientes.
LA FORMACION DE LOS CATALOGOS
El catalogo es el elemento de consulta, no de lectura, y sus recursos son para las investigaciones que conducen de un punto a otro, por eso su presentación tiene una importancia extrema:
una legibilidad máxima, de modo que la vista pueda descubrir fácilmente el elemento deseado, con atracción de otros
1.- ASIENTO O NOTICIA Es el registro por el cual se describe un asunto, documento, expediente etc.
En un catalogo anotando sus principales datos por todas aquellas partes por donde las investigaciones sean posibles.
Existen dos clases de asientos: 1. - principales 2 Existen dos clases de asientos: 1.- principales 2.- auxiliares o secundarios
1.- Asientos principales Materia o asunto b) Onomásticas C) alfabéticas
Los asientos principales tienen generalmente como encabezado el nombre o nombres, asunto o materia y del cual se derivan.
2.- asientos Auxiliares o secundarios Adicionales b) Analíticos c) De referencia d) De extensión
ELEMENTOS DE LA REDACCION DE LOS ASIENTOS DE LOS CATALOGOS
ELEMENTOS En la redacción de los asientos de las cedulas de catalogación de los archivos, generalmente se anotan:
1.- la clasificación 2.- el encabezamiento 3.-el subencabezamiento 4.-la fecha y 5.- el extracto del asunto
1.- La clasificación Constituida por una formula, una clave o simplemente una serie numérica, escrita en el Angulo superior izquierdo de la cedula. Determina el ordenamiento de los asuntos, documentos o expedientes.
2.- el encabezamiento. Esta constituido por la palabra o frases (palabras de orden) por la que se determina el lugar alfabético o clasificado de las cedulas en los catálogos.
3.- el subencabezamiento Constituido por la palabra o frase que completamente o aclare el concepto expresado por el encabezamiento.
4.- la fecha Es la fecha o año en que se trata el asunto o se cataloga.
5.- el extracto del asunto Es una descripción clara, breve y concisa del asunto.
Clasificación ENCABEZAMIENTO Subencabezamiento Fecha Clasificación ENCABEZAMIENTO Subencabezamiento Fecha.- EXTRACTO Iníciales
REGLAS CARTOGRAFICAS
Estas reglas que se refieren a la redacción de los asientos noticias de las cedulas de catalogación según los diversos sistemas de archivos.
Son aplicables a la inscripción o registro que se hace en los apéndices o pestañas de los expedientes. En caso que el método adoptado lo requiera.
Encabezamientos. Su redacción 1 Encabezamientos. Su redacción 1.- NOMBRE Escríbase el nombre de la persona anteponiendo el apellido con mayúsculas compactas y dando, a continuación el nombre separado por una coma, con la inicial mayúscula solamente
Ejmplo: Eva Hernández Guadalupe Marun HERNANDEZ, Eva MARUN, Guadalupe
2.- apellidos compuestos Los apellidos compuestos se consideran como el principal al que sigue inmediatamente después del nombre.
Ejemplo: Ernesto Flores Baca FLORES BACA, Ernesto
ORDENAMIENTO
Es el catalogo sistemático las cedulas se arreglan según el sistema adoptado. Desde el simple orden de la serie numérica progresiva
(archivo numérico simple) hasta el de clasificadores y dentro de cada clasificador por numeración progresiva de expedientes.
PERSONAL DE BANCO 1 301
FORMACION DE LOS EXPEDIENTES
EXPEDIENTES
El expediente debe formarse, estrictamente, con el conjunto de documentos referentes a un mismo asunto o negocio constituyendo su historia completa.
Al iniciarse un asunto, se abre la carpeta y las cedulas de catalogación necesarias, completándose con aquellas que exija el desarrollo ulterior de los propios asuntos por nuevas modalidades.
BC BB BA B AC AB AA A
FORMACION DE EXPEDIENTES 4.- colocación de expedientes 1.- Ordenamiento 2.- costuras 3.- legajos 4.- colocación de expedientes
(cartas, oficios, telegramas o escritos de cualquier especie) 1.- Ordenamiento Los documentos (cartas, oficios, telegramas o escritos de cualquier especie)
Por riguroso orden cronológico b) Por orden lógico de desarrollo. Recibidos o redactados por la institución, se ordenan dentro del expediente por dos métodos: Por riguroso orden cronológico b) Por orden lógico de desarrollo.
Según la documentación, se emplean los métodos descritos o se combinan.
En cuanto al orden, pueden seguirse también dos medios: delante hacia atrás o viceversa, de atrás hacia adelante.
En el primer caso , el documento mas antiguo al fondo, y el mas reciente al frente. Este ordenamiento es muy practico,
por que generalmente las consultas de antecedentes se refieren a las gestiones o tramites mas recientes
2.- costuras Los documentos se deben asegurarse dentro de la carpeta por medio de broches metálicos, aboliendo el obsoleto empleo del hilo y la aguja.
3. - legajos Los expedientes tienen un grueso, generalmente de 25 mm 3.- legajos Los expedientes tienen un grueso, generalmente de 25 mm. Cuando es mayor el volumen de los documentos,
los expediente se dividen en legajos que son parte de un expediente como lo son los tomos a la obra.
4.- colocación de expedientes Los expedientes se arreglan siguiendo el orden numérico o alfabético, según el sistema, distribuyéndose entre guías,
del tamaño correspondiente a los muebles, en idéntica forma Que las cedulas del catalogo sistemático o metódico.
1.4 Equipo y mobiliario 2. Controlar los Expedientes de acuerdo con los Requerimientos y Lineamientos de la Empresa de manera Manual y/o Electrónica.