LAS FACTURAS ELECTRÓNICAS Por Laura Llanos Carretero

ÍNDICE. 1.Aspectos generales:¿Qué es la factura electrónica? 2.Requisitos de todas las facturas. 3.Obligaciones legales para el expedidor. 4.Obligaciones legales para el destinatario. 5.Beneficios. 6.Modalidades. 7.Formatos usados.

Aspectos generales: ¿Qué es la factura electrónica? La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos y telemáticos firmados digitalmente con certificados reconocidos.

Requisitos de todas las facturas. Los campos obligatorios de una factura son: N º de factura Fecha expedición Razón social emisor y receptor NIF emisor y receptor Domicilio emisor y receptor Descripción de las operaciones Tipo impositivo Cuota tributaria Fecha prestación del servicio

Obligaciones legales para el expedidor. Reglamento sobre facturación electrónica. Creación de la factura. Firma electrónica reconocida. Remisión telemática. Conservación de copia o matriz de la factura. Contabilización y anotación en registros de IVA. Conservación durante el periodo de prescripción. Garantía de accesibilidad completa. Subcontratación a un tercero (sin perder responsabilidad).

Obligaciones legales para el destinatario. Recepción de la factura por medio electrónico. Contabilización y anotación en registros de IVA. Conservación durante el periodo de prescripción. Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa.

Beneficios. Entre los motivos que hacen posible el ahorro se encuentran: Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío. Ahorro en el gasto de papelería. Facilidad en los procesos de auditoría. Mayor seguridad en el resguardo de los documentos. Menos posibilidad de falsificación. Agilidad en la localización de información. Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos. Procesos administrativos más rápidos y eficientes.

Modalidades. En la factura electrónica, para garantizar la autenticidad e integridad existen tres vías: La firma electrónica reconocida. La remisión mediante un sistema EDI que aporte integridad y autenticidad. Otro sistema que a juicio del Departamento de Inspección Tributaria de la AEAT otorgue autenticidad e integridad.

Formatos usados. Las modalidades más habituales son: PDF EDIFACT XML

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