TEMA 9 EL ARCHIVO JOSÉ DANIEL GONZÁLEZ RUIZ 1º GS ADMÓN. Y FINANZAS

1.Archivo de la información en soporte papel * Clasificación y ordenación de documentos * Normas y sistemas de clasificación * Archivo: concepto, objetivos y condiciones * Tipos de archivos * Organización y clasificación de un archivo de oficina * El proceso de archivo * Permanencia de los documentos en el archivo * Destrucción de documentos

1.1 Clasificación y ordenación de documentos A las empresas llegan documentos que será preciso guardar y ordenar para poder consultarlos en el futuro o por obligación legal Acceder a la documentación con facilidad y rapidez. Tener un control de toda la documentación que entra y sale de la empresa. Cumplir con las exigencias legales de conservación de determinados documentos durante un plazo determinado.

1.2 Normas y sistemas de clasificación - Se debe elegir un orden de clasificación que sea fácil de comprender y sencillo de utilizar. Para que el trabajo sea eficiente, se debe partir de unas normas generales: - El sistema elegido debe ser apropiado a las necesidades de cada empresa o departamento. - En caso de duda se debe utilizar la clasificación alfabética. * Alfabética * Numérica También existen diferentes sistemas de clasificación: * Geográfica * Temática * Cronológica * Mixta

1.3 Archivo: concepto, objetivos y condiciones Pueden tener dos significados: 1) Conjunto de documentos de una empresa debidamente ordenados y clasificados de manera útil y eficaz. 2) Lugar donde se conservan todos estos documentos. > El archivo de una herramienta imprescindible que persigue unos objetivos muy concretos: De naturaleza legal De carácter técnico

1.4 Tipos de archivos Existen distintos tipos de archivos en función del propósito al que se destinen: Los papeles se almacenan en carpetas. Archivo de documentos Se utilizan microfotografías para reducir el tamaño del documento original, grabando la imagen en una película. Archivo de microfilm La información se almacena en el ordenador Archivo informatizado

1.5 Organización y clasificación de un archivo de oficina Los archivos se pueden organizar atendiendo a dos criterios: Según el grado de autonomía Según el grado de utilización Distinguimos: Distinguimos: Archivo centralizado Archivo descentralizado Archivo activo Archivo semiactivo Archivo inactivo, definitivo o pasivo

1.6 El proceso de archivo 1) Revisar 2) Separar > Hay que seguir una serie de pasos para sistematizar un archivo: 3) Clasificar 4) Referenciar 5) Prearchivar 6) Archivar > Cuando se trabaja con un archivo es importante respetar unas normas: - No deben extraerse documentos de los ficheros, sino el fichero completo. - Si resulta imprescindible extraer un documento, es aconsejable dejar una nota. - Cuando se saque un fichero, hay que reemplazarlo lo antes posible. - Se aconseja utilizar un sistema de control.

1.7 Permanencia de los documentos en el archivo Es necesario conservar sólo lo estrictamente necesario, tanto desde el punto de vista práctico como legal *Según el Código de Comercio, los empresarios conservarán los libros concernientes a su negocio debidamente ordenados durante 6 años. * En cuanto los datos de documentos internos que no afecten a terceros pierden actualidad, pueden ser eliminados. * Otros documentos deben conservarse indefinidamente como aquellos que derivan derecho de propiedad. * Los documentos laborales, los libros de visitas y de matrícula y otros libros contables tienen que conservarse al menos 5 años.

1.8 Destrucción de documentos Cuando los documentos ya no son necesarios para la empresa, se recomienda destruirlos. El proceso de destrucción variará según el tipo de documento: Documentos confidenciales Documentos no confidenciales De cualquier manera pero sin tirarlo a la papelera ya que muchos documentos pueden tener datos personales Mediante máquinas que lo dejan reducidos a virutas

2. Archivo de la información en soporte informático * Las bases de datos para el tratamiento de la información En el proceso informático, distinguimos dos áreas fundamentales: * Procedimientos de protección de datos

2.1 Las bases de datos para el tratamiento de la información Para guardar, recuperar y conservar toda la información de una empresa se utilizan los sistemas informáticos La gestión de estos sistemas informáticos se realiza a través de programas específicos de gestión de datos: las bases de datos Una base de datos es un sistema formado por una serie de datos, organizados y relacionados entre sí, junto con el programa necesario parra su gestión. B.D. relacionales B.D. jerárquicas B.D. en red B.D. orientadas a objetos

2.2 Procedimientos de protección de datos Se deben seguir una serie de procedimientos de protección de datos para evitar el uso indebido de los mismos Perspectiva legal Perspectiva física Perspectiva de seguridad

3. Organización en carpetas del correo electrónico y otros sistemas de comunicación telemática Para evitar situaciones donde, debido a una gran cantidad de correos no encontramos el dato que buscamos, se emplean carpetas con la finalidad de ordenar los mensajes. Es un programa que actúa como gestor de correo y de noticias. Nos permite crear, enviar y recibir mensajes. Desde el menú Archivo de Outlook Express podemos gestionar las carpetas como queramos. Existe otro tipo de acceso al correo a través de una interfaz web, llamado web mail.