I.- Introducción a los sistemas de información

I.1.- Sistemas y Tecnologías de la Información y de la Comunicación

Los sistemas de información juegan un papel cada vez más importante en las organizaciones, hasta el punto de condicionar su éxito o fracaso en un entorno económico y social tan turbulento como el que caracteriza al mundo actual. La información y las nuevas tecnologías que la soportan aparecen como un nuevo factor productivo que se suma a los factores tradicionales, trabajo y capital, diferenciándose de éstos últimos por su carácter de intangible.

El sistema de información actúa como el “sistema nervioso”, ya que se encarga de hacer llegar a tiempo la información que necesitan los distintos elementos de la organización (departamentos, áreas funcionales, equipos de trabajo, etc.), permitiendo de esta forma una actuación conjunta, coordinada, ágil y orientada hacia los resultados En la actualidad, este aspecto se considera clave, no para alcanzar el éxito, sino para garantizar la supervivencia de la organización.

I.2.- Conceptos sobre la información

Los datos reflejan hechos que ocurren dentro de la empresa y que se encuentran todavía sin procesar, mientras que la información se obtiene una vez que los datos se procesan, agregan y presentan de tal manera que puedan ser útiles a alguna persona dentro de la organización, de esta manera presentan un mayor valor que en su estado original. Transformación, Agregación y presentación Datos Información

I.3.- Características que debe cumplir la información

Exactitud: Debe ser precisa y libre de errores. Completa: Debe contener todos aquellos hechos que pudieran ser importantes. Económica: El costo en que se incurre para obtener la información debe ser menor que el beneficio proporcionada a la empresa. Confiable: Se debe garantizar la calidad de los datos utilizados, así como las fuentes de información.

Relevante: Debe ser útil para la toma de decisiones. Nivel de detalle: La información debería presentar el nivel de detalle indicado a la decisión que se destina. Oportuna: Se debe entregar la información a la persona correcta y en el momento en que la necesita para poder tomar una decisión. Verificable: Debe poder contrastarse y comprobarse en todo momento.

Existe un modelo basado en cinco bloques elementales que se compone de: Personas, actividades, datos, redes y tecnología. Software Empresa Estrategia Reglas Procedimientos Hardware Telecomu – nicaciones Bases de datos Interdependencia Sistemas de información Organización

El primer bloque “personas” engloba a todos aquellos que patrocinan y promueven el desarrollo de los sistemas de información, los usuarios (Directivos, mandos medios, supervisores, personal administrativo, etc.), los diseñadores y los programadores. Los datos son los insumos para crear información. Dentro del bloque de actividades se incluyen todos los procesos que lleva a cabo la empresa, así como el procesamiento de datos y la generación de información que sirven de soporte a los primeros procesos.

En las redes se analiza la descentralización de la empresa y la distribución de los otros bloques en diferentes lugares (Centros de producción, centros de distribución, corporativo, oficinas administrativas, etc.), así como la comunicación y coordinación entre todos esos lugares. Por último, el bloque de tecnología hace referencia tanto al hardware como al software que sirven de apoyo a los restantes integrantes del sistema de información.

I.4.- Procesos del sistema de información

El sistema se compone de inputs (datos) y outputs (información), los procesos que transforman los inputs en outputs son los llamados mecanismos de retroalimentación (feedback). Transformación, Agregación y presentación Datos Información Feedback

La captura de datos puede ser manual o automática, y lo más conveniente es realizar la captura de cada dato en el momento en que se produce el hecho al que esta asociado. En la etapa de procesado se transforman los datos a la entrada del sistema en información mediante una serie de cálculos, agregaciones, comparaciones, filtros, presentación, etc. Normalmente estas operaciones son realizadas con ayuda de sistemas informáticos. La información se plasma en una serie de documentos, reportes y gráficas para ser distribuida entre las personas de la empresa.

La información y los datos se almacenan generalmente en un soporte informático para poder ser reutilizados en cualquier momento. La retroalimentación de la información obtenida en todo este proceso se puede utilizar para realizar ajustes y detectar posibles errores en la captura de los datos y/o en su transformación. El verdadero valor de un sistema de información no está en la complejidad o en la calidad del sistema en sí mismo, sino en la utilización que la organización haga de él, y esto generalmente depende más de los factores humanos que de los factores tecnológicos.

Los sistemas de información pueden ser manuales o automatizados mediante una computadora, lo que es lo más normal en la actualidad. Sin embargo, el hecho de automatizar un sistema de información “manual” no garantiza una mayor eficacia en su funcionamiento, ya que en buena medida éste dependerá de la calidad de los datos con los que trabaje y el uso que haga la organización de la información obtenida. Además, si no se tiene en cuenta el impacto que puede tener la implantación de la tecnología desde un punto de vista humano y de organización, seguramente la automatización del sistema fracase debido al rechazo o al mal uso por parte de las personas.

I.5.- Clasificación de los sistema de información

De manera global existen dos tipos de sistemas de información de acuerdo a su función. Soporte a las actividades operativas Sistemas que se utilizan para actividades estructuradas como nómina, pedidos, contabilidad, administración de almacenes, etc. Soporte a las decisiones Puede proporcionarse a través de las propias aplicaciones de administración empresarial mediante las salidas de información existentes.