Modelado de Procesos de Negocios del Departamento de Informática Área Infraestructura y Servicios Marcos Díaz Joel Morera Víctor Peña y Lillo Eduardo Solís Jackeline Triviño Igor Venegas Departamento de Informática Universidad Técnica Federico Santa María 15 de noviembre de 2006

Introducción El área de Infraestructura y Servicios tiene como objetivo velar por el correcto funcionamiento de los servicios tecnológicos que provee el departamento, tales como correo electrónico, páginas web, Internet, DNS, cuentas de usuario, etc. y como consecuencia de lo anterior vela también por el soporte técnico de los mismos. Se debe mantener en buen estado la infraestructura del departamento, particularmente de los equipos computacionales que existen tanto en los laboratorios del departamento como en las instalaciones administrativas del mismo. Marcos Díaz, Joel Morera, Víctor Peña y Lillo, Eduardo Solís, Jackeline Triviño & Igor Venegas

Organigrama Marcos Díaz, Joel Morera, Víctor Peña y Lillo, Eduardo Solís, Jackeline Triviño & Igor Venegas

Laboratorios Laboratorio de Sistemas Distribuidos Laboratorio de Computación Laboratorio de Integración Tecnológica Laboratorio de Sistemas y Gestión Laboratorio de Desarrollo de Software Laboratorio Ada Lovelace Unidad de Servicios de Computación e Internet (uSCI) Marcos Díaz, Joel Morera, Víctor Peña y Lillo, Eduardo Solís, Jackeline Triviño & Igor Venegas

Procesos Cinco macro-procesos encontrados: Administración de equipos Computacionales Relacionado con la compra, manutención, reparación y dada de baja a los equipos computacionales del departamento. Administración de la Infraestructura Tiene relación con la compra, manutención, reparación de la infraestructura del departamento. Marcos Díaz, Joel Morera, Víctor Peña y Lillo, Eduardo Solís, Jackeline Triviño & Igor Venegas

Procesos Administración de Servicios Hace relación a mantener en correcto funcionamiento los servicios públicos y privados que presta el departamento. Gestión y Apoyo a Proyectos Tiene que ver con la gestión y apoyo a proyectos concursables que se realiza año en el departamento. Marcos Díaz, Joel Morera, Víctor Peña y Lillo, Eduardo Solís, Jackeline Triviño & Igor Venegas

Procesos Gestión Administrativa En este macro proceso quedan descritas todas aquellas funciones administrativas que son necesarias para coordinar y organizar las actividades que se realizan dentro del área de Infraestructura y Servicios en el Departamento de Informática. Marcos Díaz, Joel Morera, Víctor Peña y Lillo, Eduardo Solís, Jackeline Triviño & Igor Venegas

Administración de equipos Computacionales Descripción de procesos Laboratorios Dar de baja equipos y muebles Compra de Equipos Computacionales Reparaciones de Equipos Computacionales Manutención de Equipos Computacionales Marcos Díaz, Joel Morera, Víctor Peña y Lillo, Eduardo Solís, Jackeline Triviño & Igor Venegas

Administración de equipos Computacionales Departamento Administrar los equipos de comunicaciones Administrar espacio en discos y respaldo de información Evaluar software requerido por áreas académicas del departamento Marcos Díaz, Joel Morera, Víctor Peña y Lillo, Eduardo Solís, Jackeline Triviño & Igor Venegas

Administración de la Infraestructura Laboratorios Compra de Muebles Compra de Insumos Limpieza y Manutención de Artefactos en General Reparación de Artefactos en General Mantener las tablas relacionadas al servidor actualizadas Marcos Díaz, Joel Morera, Víctor Peña y Lillo, Eduardo Solís, Jackeline Triviño & Igor Venegas

Administración de la Infraestructura Departamento Compra de Muebles Compra de Insumos Limpieza y manutención de artefactos en general Reparación de artefactos en general Marcos Díaz, Joel Morera, Víctor Peña y Lillo, Eduardo Solís, Jackeline Triviño & Igor Venegas

Administración de Servicios Laboratorios Coordinación Cursos Académicos Crear y Eliminar Cuentas Cursos de Capacitación Manutención de Servicios de Red Servicios de Impresión Marcos Díaz, Joel Morera, Víctor Peña y Lillo, Eduardo Solís, Jackeline Triviño & Igor Venegas

Administración de Servicios Departamento Administrar y planificar técnicamente los servicios de red e Internet del Departamento de Informática. Operar, supervisar y mantener la red departamental. Configurar y mantener servicios de red Supervisar estructura y/o contenidos de las páginas web y demás servicios públicos Administrar claves de acceso de los servidores Marcos Díaz, Joel Morera, Víctor Peña y Lillo, Eduardo Solís, Jackeline Triviño & Igor Venegas

Gestión y Apoyo a Proyectos Laboratorios Formular y dirigir proyectos Departamento Postulación a Proyectos Marcos Díaz, Joel Morera, Víctor Peña y Lillo, Eduardo Solís, Jackeline Triviño & Igor Venegas

Gestión Administrativa Laboratorios Redactar memo Reuniones de Coordinación Selección de Ayudantes Revisar Cuenta Monetaria Depositar dinero de Cursos Autorización del Uso del Laboratorio Marcos Díaz, Joel Morera, Víctor Peña y Lillo, Eduardo Solís, Jackeline Triviño & Igor Venegas

Gestión Administrativa Departamento Revisar Cuenta Monetaria Marcos Díaz, Joel Morera, Víctor Peña y Lillo, Eduardo Solís, Jackeline Triviño & Igor Venegas

Conclusiones Proceso de Administración de equipos Computacionales. No existe una estructura formal de petición, renovación, falla de equipo. No se utiliza el software de inventario de equipos que el departamento posee, el cual permitiría una actualización mas optima del estado actual de cada uno de los equipos computacionales. Realizar manutención preventiva de los equipos computacionales ya que se efectúa no en forma periódica en cada uno de los laboratorios. Marcos Díaz, Joel Morera, Víctor Peña y Lillo, Eduardo Solís, Jackeline Triviño & Igor Venegas

Conclusiones Proceso de Administración de la Infraestructura. Debería existir un manual común para todos los laboratorios que estipulará que hacer en caso de problemas de infraestructura, con quién contactarse y teléfonos. Esto ya que muchas veces se recurre a las personas erróneas perdiendo tiempo desde la detección del problema a su solución Marcos Díaz, Joel Morera, Víctor Peña y Lillo, Eduardo Solís, Jackeline Triviño & Igor Venegas

Conclusiones Proceso de Administración de Servicios. Al parecer no habría un proceso formal de respaldos. Sólo lo ideado actualmente por José Miguel y que lo mantiene sólo él.  No existen convenios de quiénes deben enviar las noticias, ni se conoce quién es el encargado oficial de ello. Demasiada informalidad y falta de notificación. Los profesores no envían casi nunca las noticias para agregar al portal Marcos Díaz, Joel Morera, Víctor Peña y Lillo, Eduardo Solís, Jackeline Triviño & Igor Venegas

Conclusiones Proceso de Gestión y Apoyo a Proyectos. Es necesario contar con una herramienta que permita seguir el trabajo asignado a cada ayudante del laboratorio para agilizar el proceso de fijar reuniones y consecuentemente asignar nuevas responsabilidades a cada uno de ellos. Debería existir un sistema para solicitar apertura de puertos, accesos a rama LDAP, ya que actualmente solo aquellos que conocen el procedimiento informal lo realizan siempre y cuando conozcan la forma y tengan tiempo. Marcos Díaz, Joel Morera, Víctor Peña y Lillo, Eduardo Solís, Jackeline Triviño & Igor Venegas

Conclusiones Debería hacer un registro de las autorizaciones, sus beneficiarios y las sus condiciones a modo de tener un historial que pueda ser consultado cuando sea necesario, sobre todo para recuperar llaves, casilleros y mantener informados tanto al alumnado como a los profesores y por que no al departamento. No existe una clara diferenciación entre cuando ocupar los dineros del laboratorio o solicitarlo al área de infraestructura y servicios o solicitarlos directamente al departamento. Esto afecta esta actividad ya que no se puede determinar si los gastos incurridos son necesarios o no. Marcos Díaz, Joel Morera, Víctor Peña y Lillo, Eduardo Solís, Jackeline Triviño & Igor Venegas

Recomendaciones Las personas encargadas del área tienen muy poca disponibilidad de tiempo, lo que conlleva a una cantidad de entrevistas mínimas. Las personas encargadas del no tienen un gran conocimiento de lo que realmente sucede, ya que los grandes gestores son los coordinadores de los laboratorios. Por esta razón es que en un principio costó determinar bien las tareas y procesos principales. Marcos Díaz, Joel Morera, Víctor Peña y Lillo, Eduardo Solís, Jackeline Triviño & Igor Venegas

Recomendaciones Esta área está compuesta por la acción de los laboratorios; la mayoría de la gente que trabaja en y para esta área tiene relación con los laboratorios. Siendo la causa el numero de estos. Se encontró que existen muchos procesos repetidos entre los laboratorios, pero que se hacen de maneras diferentes. En vista de esto es que se recomienda que se unifiquen todos ellos; que se tomen todas las maneras de hacer un proceso y se determine, en base a la experiencia, una metodología óptima de realizarlo. Marcos Díaz, Joel Morera, Víctor Peña y Lillo, Eduardo Solís, Jackeline Triviño & Igor Venegas