DOCUMENTACION Toda la correspondencia del BANCO esta direccionada por el departamento de Promoción y divulgación a cargo de un auxiliar de correspondencia quien maneja toda la correspondencia interna y externa en apoyo del auxiliar. También se tiene un departamento llamado USI encargado del manejo del archivo inactivo del BANCO
1. Toda la correspondencia externa se radica en recepción y es etiquetada por una maquina con sello, fecha y hora de entrega. 2. El auxiliar de correspondencia a diario y de acuerdo a la urgencia se encarga de la entrega de la correspondencia en cada departamento, para ello se entrega relacionando en el libro de correspondencia, firma, hora de entrega, fecha y documento que se entrega. 3. En cuanto a la documentación interna se le radica al auxiliar de correspondencia en minutas en donde se relaciona a que departamento se debe entregar, que documento es, fecha, hora y quien lo envía. PASOS
PASOS 4. Para facilitar la entrega de la documentación se manejan horarios, si las diligencias son en la mañana se radican el día antes en la tarde, si son en la tarde se radican en la mañana. 5. En cuanto al departamento de documental se solicitan los libros en la USI por medio de correo describiendo el libro y este es remitido al área en un tiempo no mayor a cinco días, posteriormente debe ser entregado nuevamente para entrega del libro, estos son enviados y recogidos por medio del auxiliar, en el momento en que conteste el correo la persona encarga de suministrar este
SANCIONES Si existen sanciones como llamados de atención a la hoja de vida, descargos por la no oportuna entrega de correspondencia, pago de sanciones de mora por no tramite y hasta despido con justa causa si es un desacato por la no atención a la urgencia de los documentos ejemplos tutelas, visitas, convenios entre otras. MEJORAS La correspondencia debe ser entregada de forma inmediata y no en los tiempos establecidos que existen actualmente. Que si los mensajeros no pueden realizar una vuelta a tiempo sea informada el área con tiempo para que esta pueda solucionada y evitar el retraso del proceso.