INTRODUCCION A LA DOCUMENTACION Clase 1

Concepto e importancia de la documentación Documentación.- Es el proceso de reunir documentos sobre un tema determinado y al tratamiento de esos documentos para su difusión precisa, exhaustiva e inmediata. Documentos mercantiles.- Comprobante de las actividades de compra-venta de un producto Documentos comerciales.-Son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la Ley.

Concepto e importancia de la documentación Importancia de la documentación.- Es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales, para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. Clasificacion de los documentos mercantiles

La normativa que regula la elaboración de los documentos comerciales Escritura de la fecha: La fecha debe ir con la misma letra que el resto del documento. Nunca se deben utilizar fechadores, ya que estos solo se utilizan para registrar la fecha de entrada y la salida. Claridad en la escritura: La letra debe ser clara y fácilmente legible. Hay que redactar la información con el mínimo de palabras, pero que resulte fácil de comprender. Si el documento se realiza a mano, utilizar buena caligrafía y evitar los tachones y borrones, que harán dudar la validez del documento. Numeración: Algunos de los documentos deben numerase de forma consecutiva. Esto debe realizarlo la imprenta que realice los formularios. Nunca utilizar numeradoras para evitar adulteraciones. Escritura de cantidades: Las cantidades deben ir tanto en número y en letra. Cuando se escriban cantidades que van a ser sumadas deben ir ordenadas y colocadas correctamente en columnas.

La normativa que regula la elaboración de los documentos comerciales Uso de comillas: Para ahorrar espacio y tiempo se pueden poner comillas cuando se repiten nombres, productos, unidades de peso, etc. Nunca se deben usar las comillas con cantidades numéricas. Espacios en blanco: Cuando un formato es muy grande suelen quedar líneas desocupadas. Estos espacios deben llenarse con una línea para evitar la alteración del documento. Anulación de documentos: Si al elaborar el documento se ha producido un error, no se debe romper o borrar el documento, solamente se debe anular este documento y repetirlo. Para anular un documento se debe cruzar este con la palabra “nulo”. Copia: Los documentos deben tener una copia según las necesidades e intereses de la empresa. Las copias deberán ser de otro color para que no se produzcan confusiones.

Ciencias relacionadas con la Documentación es el conjunto de actividades técnicas y científicas que tiene como finalidad el conocimiento de la información, de los materiales en que se presenta y del lugar en que se hace uso de ella Biblioteconomía es el estudio de referencia de los textos Bibliografía aplica métodos matemáticos y estadísticos a toda la literatura de carácter científico y a los autores que la producen, con el objetivo de estudiar y analizar la actividad científica Bibliometría se encargan de estudiar, analizar o discurrir sobre los procesos de comunicación como fenómenos en sí mismos Ciencias de la comunicación estudia métodos, procesos, técnicas, con el fin de almacenar, procesar y transmitir información y datos en formato digital.  Informática estudio, diseño, gestión y aplicación de las redes y servicios de comunicaciones, para el transporte, almacenamiento y procesado de cualquier tipo de información Telemática

Clasificación de los documentos Documentos mercantiles Corrientes De crédito compra venta Bancarios Ingresos y egresos de caja Letra de cambio Solicitud o requisición de compra Facturas de venta Tarjetas de identificación firmas Ventas al contado pagaré Facturas de compra Notas de debito Planilla de deposito Ventas a crédito cheque Notas de crédito Chequeras Aportes de los propietarios Carta de crédito Notas de debito Estados de cuenta Venta de bienes y servicios Notas de crédito Notas de debito Desembolsos por pagos menores Notas de crédito

Documentos para operaciones de compra-venta Orden de pedido Es un documento por el cual el/la vendedor/a y el/la consumidor/a expresan estar de acuerdo sobre el pedido y su precio; sobre todo en los casos en los que el objeto comprado no puede entregarse inmediatamente. El contrato de Compra-Venta. Es un documento en el que el vendedor se obliga a transferir la propiedad de un bien, por ejemplo, una casa o departamento, a un comprador que pagará el precio pactado.

Documentos para operaciones de compra-venta Factura. Es el documento que el/la vendedor/a entrega al/a la comprador/a para dar constancia de un acto de compraventa. Recibo. Es un documento que tiene como finalidad dar constancia de un pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su firma en el documento es la prueba de la desaparición parcial o total de la deuda.

Documentos para control de inventarios

Documentación crediticia y bancaria

Documentación gubernamental

Importancia del comercio Comercio.- Es todas las actividades socioeconomicas que consisten en el trueque de materiales libres en el mercado,ya se para su uso o para transformarlo o para venderlo Comerciante.- Es la persona que se dedica habitualmente al comercio.

Comercio Por el objetivo Por la cantidad Al contado fluvial Por los medios de transporte Por la cantidad Por los lugares Cuando se entrega o recibe un bien o serv. Se recibe dinero Diferentes medios que utiliza el comerciante para transportar Según el numero de productos que se abastecen Con relación al lugar donde se realiza Al contado fluvial Al por mayor Interno o nacional A crédito terrestre Al por menor Externo o internacional marítimo importación aéreo exportación

Auxiliares del comercio Son personas que ayudan a los comerciantes a efectuar sus operaciones. Hacen la labor de profesionistas mediante honorarios. Independientes Corredores comisionistas Dependientes Empleados o subalternos Factores Otros auxiliares del comercio Contadores públicos Agentes aduanales Notarios Licenciados en administración, publicistas, lic. en relaciones publicas e industriales.