Informe de los avances de la gestión universitaria de los grupos coordinados por la Vicerrectoría Ejecutiva

Índice I.Comisión para la desconcentración del sistema contable: Antecedentes Actividades Asuntos tratados Resultados II.Nuevos lineamientos para el ejercicio de fondos externos III.Modificaciones para agilizar la comprobación IV.Proyectos en desarrollo

Antecedentes: Se crea por acuerdo del Consejo de Rectores. Surge debido al problema originado por el atraso en las comprobaciones. La propuesta inicial es llevar a cabo la desconcentración del sistema de contabilidad institucional. La Vicerrectoría preside las sesiones y coordina los trabajos. A la fecha ha sesionado en 12 ocasiones, que suman aproximadamente 30 horas de trabajo colectivo. Comisión para la desconcentración del Sistema Contable I. Comisión para la Desconcentración del Sistema Contable

Actividades: Análisis de sistemas contables internos. Recopilación, análisis y síntesis de los documentos: Plan Maestro para la desconcentración del sistema de Contabilidad (DF) Análisis de estructuras de las coordinaciones de finanzas (CGAdva) Revisión del marco normativo (Abogado Gral) Estrategia para el desarrollo del sistema (CGTI) Causas por las que existen saldos sin comprobar de los ejercicios 2007 y 2008 (VE) URE’s, chequeras y su distribución en la Red (VE) Políticas y normas del Presupuesto de Ingresos y Egresos relacionadas con la contabilidad, y en particular, con la comprobación (VE) Se realizaron encuestas, cuestionarios, entrevistas, peticiones y búsquedas para recabar información. Se elaboraron y analizaron mapeos de diversos procesos y procedimientos. Comisión para la desconcentración del Sistema Contable

Asuntos tratados: Presentación del diagnóstico y los avances de la Comisión ante el Consejo de Rectores. Sesión del Consejo Técnico de Finanzas en el que se dieron a conocer los avances de la comisión, y las modificaciones a SIIAU-Web para simplificar las operaciones contables. Análisis de los procedimientos actuales de ingresos de la institución. Seguimiento de los saldos por comprobar. Causas de los saldos por comprobar relacionadas con registro de bienes patrimoniales. Informe sobre la gestión con deudores para recuperar saldos por comprobar. Análisis del procedimiento actual de registro de bienes patrimoniales para proponer estrategias de automatización, simplificación y validación electrónica. Estudio de costos de las comprobaciones del CUCEA. Implicaciones normativas de la desconcentración de la contabilidad en cuanto a la validación de la comprobación y resguardo de documentos. Comisión para la desconcentración del Sistema Contable

Resultados: Se han presentado propuestas y se han tomado decisiones para mejorar y simplificar el sistema contable: 1.Propuesta de automatización del procedimiento de la “nota de débito” en el registro patrimonial de bienes. 2.Mejoras al Sistema SIIAU-Web. 3.Firma electrónica. Comisión para la desconcentración del Sistema Contable

1.Propuesta de automatización del procedimiento de la “nota de débito” en el registro patrimonial de bienes patrimoniales. Surge del análisis del proceso actual de la nota de débito, con el objetivo de crear una funcionalidad en el sistema que permita a la Dirección de Finanzas validar electrónicamente las notas de débito, para que la Coordinación General de Patrimonio pueda verificar dicha validación en línea y poder continuar con el proceso. Se reduce significativamente el tiempo para finalizar el trámite Se elimina la utilización de papel en un tramite de alta patrimonial La actualización constante de los inventarios de las dependencias Estatus: La Coordinación General de Tecnologías de la información trabaja actualmente con la Coordinación General de Patrimonio para su desarrollo e implementación. Comisión para la desconcentración del Sistema Contable

2. Mejoras al Sistema SIIAU-Web. Módulos: Depósitos por recurso Depósitos concentradora y ejecutora Pago a proveedor y comprobación de efectivo Funcionalidades: Filtro por proyecto Reporte de gastos por comprobar Comprobación de efectivo/pago a proveedor Pagos directos Techo Fip’s Comisión para la desconcentración del Sistema Contable

3. Firma Electrónica Avanzada Se llevó a cabo el taller “Firma Electrónica y Emisión de Certificados”, en el que se dio a conocer: Qué es la firma electrónica avanzada Cuál es su sustento legal Para qué sirve Cuáles son los requerimientos tecnológicos Cuáles son los avances, las implicaciones y las posibilidades que hay para implantar la firma electrónica en la UdeG. Las dependencias de la administración general expusieron sus propuestas de los procesos en los que se podría implantar la firma electrónica. Comisión para la desconcentración del Sistema Contable

3. Firma Electrónica Avanzada Asuntos pendientes: ¿Cuál es la postura de la Universidad ante la ley y reglamento sobre la firma electrónica certificada del Estado de Jalisco y sus municipios? En caso de ser viable esta propuesta, ¿Cuáles son los pasos institucionales para la implementación de la firma electrónica? ¿Se cuenta con la infraestructura tecnológica necesaria para la realización de este proyecto en la Red Universitaria? ¿Debe la Universidad de Guadalajara ser una entidad certificadora? Comisión para la desconcentración del Sistema Contable

II. Nuevos lineamientos para el ejercicio de fondos externos La Vicerrectoría Ejecutiva, Dirección de Finanzas, Coordinación General Administrativa y Coordinación de Planeación y Desarrollo elaboraron los nuevos lineamientos para el ejercicio del Fondo Federal Extraordinario para incremento de la Matrícula Los cambios principales en el ejercicio de este recurso son los siguientes: El monto total de este fondo permanecerá en las cuentas generales de la UdeG, y los pagos al proveedor los realizará Dirección de Finanzas. Por tratarse de un fondo federal extraordinario, además de la administración propia de la obra que se realiza en cada Centro Universitario, se definió un administrador único del fondo. Nuevos lineamientos para el ejercicio de fondos externos

Ventajas: Estandarización de la información de captura de los proyectos y el cierre simultáneo de los mismos. Simplificación del ejercicio de recursos al evitar manejo de diversas chequeras, conciliaciones, trámites de vales, y proceso de comprobación. No se incrementarán las actividades cotidianas de los coordinadores de finanzas. Se optimiza la disponibilidad de recursos en cuentas generales, que facilita la inversión y el incremento de productos financieros. Permite un control sobre el ejercicio del fondo conforme los lineamientos de la SEP, lo que brinda ventajas al momento de ser auditados. Facilita la planeación en materia de inversión de obra para ejercicios fiscales y concursos de fondos extraordinarios posteriores. Se cuenta con una revisión cuantitativa de las estimaciones por parte de Servicios Generales de la Administración General, lo que dará certidumbre en los avances físico-financieros de la obra conforme los lineamientos de la SEP. Nuevos lineamientos para el ejercicio de fondos externos

III. Modificaciones para agilizar el proceso de entrega de comprobaciones del ejercicio Propuesta de la Dirección de Finanzas y la Contraloría General, aprobadas por la Comisión de Hacienda: Cambio de objeto de gasto entre los títulos 71,72,73 ó 75, lo que permite comprobar en los conceptos de gasto que se ejerció el recurso, indistintamente a la programación de éstos. Cambio de objeto de gasto del apartado de contratos a los títulos 71,72,73 ó 75, sólo cuando efectivamente se demuestre que no hay contratación y previa validación de la CGRH. En el caso de los recursos asignados para la compra de libros en FIL 2008, se podrá comprobar los recursos en los proyectos que cada entidad presupuestal determine. Modificaciones para agilizar el proceso de entrega de comprobaciones del ejercicio 2009

VI. Innovación de la Gestión Académica y Administrativa Consolidación del Sistema Contable Institucional Nueva versión del SIIAU Sistema robusto, incluyente, integral, interoperable y accesible a todo tipo de usuarios. Portal Web Pago electrónico Simplificación al proceso de baja de bienes patrimoniales Padrón institucional de proveedores para la facturación electrónica Proyecto de actualización normativa relacionada con el Sistema Contable Institucional Estructuras organizacionales eficientes en las Coordinaciones de Finanzas Innovación de la Gestión Académica y Administrativa