Septiembre, 2013 Contraloría Interna del ICAMEX Caso exitoso

Antecedentes Derivado de los proyectos de investigación agropecuaria y hortoflorícola realizados por la Dirección de Investigación del ICAMEX a través de sus Jefes de Departamento y personal técnico, tanto en las instalaciones de los diferentes Centros de Investigación y Transferencia de Tecnología como en terrenos de productores cooperantes, se generan productos y subproductos. Básicamente y sin demeritar el resto de los materiales, existe importante producción de semilla de maíz, haba, avena, triticale (tanto comercial como de progenitores), vegetales y frutas como fresa, aguacate, chile manzano, jitomate, aguacate, pimiento, flores de diversas variedades así como incremento natural de ovinos y bovinos. Se desconocía el uso final de todo ello puesto que no se realizaba reporte alguno de cosechas ni al Director de Investigación ni a la Dirección de Administración y Finanzas, con la finalidad de que pudiera tenerse un control físico de existencias en los almacenes de los CITT’s por una parte y por otra, el reflejo contable en estados financieros. Si bien año con año el Comité de Arrendamientos, Adquisiciones de Inmuebles y Enajenaciones autorizaba las tarifas de venta respectivas, no se conocían las cantidades totales de existencias.

Propuestas de la Contraloría InternaResultados 1.- Reportar existencias mensualmente a la Dirección de Administración y Finanzas. 2.- Generar un formato de reporte con la participación de los involucrados para enriquecerlo y elaborarlo de acuerdo a las necesidades. 3.- Fortalecer controles administrativos de almacenes para contar con un registro de existencias sistematizado, actualizado y registrado contablemente (Consideración del Comisario). 4.- Generar un Manual de Procedimientos. 1.- Mensualmente, los Encargados de CITT’s reportan los movimientos de sus existencias, justificando los mismos. 2.- La Jefe del Departamento de Adquisiciones y Servicios Generales alimenta el sistema establecido para este control. 3.- En trámite la inclusión en estados financieros y la autorización del Manual de Procedimientos.

REPORTE DE EXISTENCIAS DE PRODUCTOS Y SUBPRODUCTOS CENTRO DE INVESTIGACIÓN Y TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA: ____________________________________ PERIODO DE REPORTE:_____________________________________ FECHA DE REPORTE:_______________________________________ CLAVEPRODUCTO UNIDAD DE MEDIDA CLASIFICACION INVENTARIO INICIAL DEL PERIODO ENTRADASSALIDAS INVENTARIO FINAL DEL PERIODO ST ACLARACIONES: ELABORO: VO. BO. ENCARGADO DEL RANCHODIRECTOR DE INVESTIGACIÓN NOMBRE Y FIRMA ST = STATUS:1.-COMPRAS4.-MERMA7.-CONVENIO10.-OTROS 2.-COSECHA5.-VENTA8.-DONACIÓN 3.-CONSUMO INTERNO6.-NACIMIENTO9.-MUERTE Formato de reporte mensual