Clase 3 -Procesador de Texto Microsoft Word

ÁREA DE TRABAJO Barra de Menús Barras de Herramientas Zona de Edición Barras de Desplazamiento Barra de Estado

Área de Trabajo Barra de menús Es una barra con opciones desplegables que abarca la totalidad de opciones de Word. Todas aquellas acciones dentro de los menús que tengan un icono indican que el mismo comando se encuentra en alguna de las barras de herramientas. (ej: Formato Fuente, Ortografía y gramática, Abrir documento, Imprimir, Insertar Tabla ,etc). Aquellas opciones con elipsis (los puntos ...) indican que se abre otro cuadro de dialogo con más opciones (ej. Formato Fuente..., Archivo Nuevo..., etc.)

Área de Trabajo Barras de herramientas Contienen íconos que permiten llevar a cabo algunas de las funciones presentes en los menús. Barra estándar: Contiene opciones a través de iconos para crear un nuevo documento, abrir, guardar, imprimir etc. estos iconos toman los últimos valores establecidos en las ventanas de abrir, guardar como, imprimir, etc. acciones para copiar, mover, pegar formato, deshacer acciones o rehacerlas, insertar tabla, etc. Barra de formato: Tiene opciones a través de iconos para modificar el formato de la fuente (tipo y tamaño), estilos, alinear texto, viñetas y bordes, etc.

Área de Trabajo Barras de herramientas En cada uno de los íconos de las barras se lee una leyenda correspondiente a la acción asociada, al colocar el puntero del Mouse sobre el ícono correspondiente. Otras barras como de dibujo, web, etc., se pueden activar y desactivar con el menú contextual sobre las barras de herramientas. Manejo de las barras: Se puede arrastrar las barras haciendo clic sobre su margen izq y sin soltar arrastrar a otro lugar de la pantalla, pasando a ser una barra flotante (Ventana que se puede arrastrar por su titulo o cerrar).

Área de Trabajo Barras de desplazamiento Están visibles cuando el contenido del documento abarca mas que el tamaño de la pantalla, ya sea vertical u horizontal. Barra de estado Aparece al final del documento y me indica la posición en que se encuentra el punto de inserción en el documento (Página, Sección, Línea, Columna). Indica también el idioma que se está utilizando, si se está comprobando ortografía y gramática, etc.

Área de Trabajo Zona de edición Es el espacio del documento donde se puede escribir y donde se pueden insertar elementos como tablas, gráficos e imágenes. Es el lugar donde el procesador va guardando la información que va a conformar al documento final.

MENÚ ARCHIVO Nuevo Abrir Permite elegir qué tipo de archivo nuevo voy a crear, o si me voy a basar en alguna de las plantillas que ofrece Word. Word ofrece también asistentes para crear documentos con estructuras predefinidas. La opción documento en blanco se basa en la plantilla Normal.dot de Word con formato preestablecido que se puede modificar. Abrir Abre una ventana que me permite explorar las carpetas dentro de las unidades de la PC (disco, disquete, CD), para seleccionar el archivo que deseo abrir.

MENÚ ARCHIVO Plantillas Una plantilla es un documento base en el que puede definir todo lo que necesite una sola vez para no volver a hacerlo jamás. Puede predeterminar márgenes, encabezados, formatos, estilos, etc. Cuando genere un documento nuevo a partir de una plantilla (de hecho siempre lo hace ya que cada documento nuevo se basa en la plantilla llamada Normal dot, que es la plantilla por defecto), se entregará una copia en blanco (Documento 1, 2, etc.), preservando así el original.

Menú Archivo: Guardar Hay dos opciones en la barra de menús para guardar un documento: El comando Guardar como abre una ventana que me permite elegir donde (unidad y carpeta) voy a guardar el documento, así como el nombre con el cual lo voy a guardar y el formato que voy a usar para guardarlo. El comando Guardar produce las mismas acciones que el comando Guardar como. Cuando se selecciona esta opción con un documento que ya existe lo guarda en la misma ubicación de donde se lo abrió, sin abrir ningún cuadro de diálogo. Cuando se selecciona la opción Guardar con un documento nuevo sin nombre, se abre la misma ventana que para Guardar como.continuar

MENÚ ARCHIVO Configurar página Vista preliminar Permite definir el espacio de los márgenes (superior, inferior, derecho, izquierdo, encabezado y pie, simétricos) como también el tamaño del papel a usar en la impresión (muestra diferentes tipos) o personalizar su alto y ancho, etc. Vista preliminar Abre una ventana completa con una barra de herramientas propia que permiten tener una Vista Previa de la imagen del documento antes de imprimir .En esta vista se pueden aplicar acciones como formato, insertar imagen ,corrección ortográfica, insertar tabla, etc.

MENÚ ARCHIVO Imprimir Abre una ventana que permite definir si se imprime la página activa, la selección, determinados nros. de pagina, un rango de páginas, todo el documento, etc. También permite determinar nro. de copias, y si las páginas de cada copia van intercaladas o no. Se puede elegir imprimir otras partes del documento, como comentarios, resumen, estilos, etc. Además hay opciones para imprimir en calidad alta o borrador, incluir o no campos o dibujos, etc. También se puede elegir en que impresora se va a imprimir (si hay más de una definida).

Nota 1: El Spooler de Impresión (Cola de Impresión) Cuando se mandan trabajos a imprimir, éstos se encolan en un spooler o “cola” de impresión. Cuando se desea cancelar uno o todos los trabajos de esta cola, nunca se debe apagar o poner en pausa la impresora, sino que se debe acceder inmediatamente a la cola de impresión de la impresora y cancelar desde allí el o los trabajos pendientes.

Nota 2: Acceso a la cola de impresión Puede ser que al haber instalado la impresora halla quedado el ícono de la misma en la barra de tareas cerca de la hora. Si es este el caso, se hace doble click en el ícono. Si no está el ícono en la barra de tareas, se accede mediante INICIO CONFIGURACION IMPRESORAS, y cuando se abre la ventana de las impresoras se hace doble click en el ícono de la impresora a la que se ha mandado la impresión.

Administración de la cola de impresión En la ventana correspondiente a la impresora seleccionada se encuentra la lista de trabajos pendientes para ser impresos con su estado actual (estado de pausa, imprimiendo o error) sobre la cual es posible seleccionar el o los trabajos y cancelarlos (sacarlos de la cola) con el menú DOCUMENTO-CANCELAR IMPRESIÓN. Es posible vaciar íntegramente la cola, haciéndolo con IMPRESORA-PURGAR TRABAJOS DE IMPRESIÓN.

MENÚ EDICION Permite mover y copiar, deshacer y rehacer, seleccionar y borrar, buscar y reemplazar. La acciones de mover o copiar información (texto, imagen, tabla) pueden tener como destino otra parte del mismo doc., otro doc. de Word u otra aplicación Windows. Se utilizan tres comandos: Copiar, Cortar y Pegar. Se debe seleccionar previamente la información a mover o copiar. Las acciones son: Para copiar: 1- Copiar (lugar origen) 2- Pegar (lugar destino) Para mover: 1- Cortar (lugar origen) 2- Pegar (lugar destino)

Selección de texto Seleccionar una palabra: llevando el cursor del mouse sobre la palabra y haciendo doble click sobre ella. Seleccionar una línea de texto: se lleva el puntero del mouse hacia la izquierda de la línea y cuando el mouse se transforma en flecha se hace click. Seleccionar un párrafo: se lleva el puntero del mouse hacia la izquierda de la línea y cuando el mouse se transforma en flecha se hace doble click. Seleccionar todo el documento: se lleva el puntero del mouse hacia la izquierda de la línea y cuando el mouse se transforma en flecha se hace triple click. Otra forma de seleccionar: Tecla Shift + alguna tecla de movimiento (  ).

Buscar y reemplazar Buscar texto En el cuadro Buscar, escriba el texto que desee localizar. Haga clic en Buscar siguiente. Si desea establecer alguna opción de búsqueda pulse el botón Más y elija la opción de hacer coincidir la búsqueda.   Reemplazar texto En el menú Edición, haga clic en Reemplazar. En el cuadro Reemplazar con, escriba el texto que sustituirá al anterior.        

MENÚ VER Vistas Desde este menú se pueden activar 4 vistas diferentes del documento sobre el editor (botones en margen izq. de la barra de desplazamiento horizontal). Ellas son: Vista Normal Vista Diseño Web Vista Diseño de impresión Vista Esquema

MENÚ VER Regla Encabezado y Pie de Pagina Esta opción me permite activar la regla sobre los márgenes superior e izquierdo del editor (permite modificar manualmente márgenes, sangrías y tabulación). La regla se activa en Vista normal y de Diseño de Página. Encabezado y Pie de Pagina Esta opción me permite definir en el documento activo el encabezado y pie, como también su formato. Al activarlo, el documento se pone en gris y una barra flotante específica se abre para definir el contenido del encabezamiento y/o pie de pagina.

MENÚ INSERTAR Permite: Insertar salto de página o columna o sección a partir del lugar del cursor. Insertar comentario a parte del texto. Insertar imagen (desde archivo, prediseñadas, con Wordart). Insertar un cuadro de texto para escribir en él. Insertar objeto: permite insertar en el documento activo distintos tipos de objetos: archivos de sonido, diapositivas, imagen de Corel, de Excel, de WordPad, presentación de PowerPoint, etc.

Insertar saltos Insertar saltos de página Permite dar un salto a la pagina siguiente a partir de donde se encuentra el punto de insercion. Insertar saltos de columna Si se desea acomodar el contenido de una columna y así equilibrar el texto en una u otra, es posible insertar saltos de columna: Este salto se inserta habiendo ubicado previamente el punto de inserción en la línea correcta.

Trabajar con Secciones Si en un mismo documento, o página, se desean establecer distintos formatos (como por ejemplo un título de lado a lado y un texto a dos columnas debajo de él), es necesario determinar diferentes secciones. Se logra con el menú INSERTAR - SALTO - SECCION. Si se desea que el salto de sección no provoque el salto de página, se debe elegir la opción Salto de Sección Continuo. Si se desea que la nueva sección comience en una nueva página, se debe elegir la opción Salto de Sección en Página siguiente.

MENÚ FORMATO Fuente (tiene comandos en la barra de formato) Permite elegir en fuente el tipo y tamaño de la letra, como así también su estilo (negrita, cursiva, etc.), el subrayado, color y efectos. Se puede seleccionar el texto previamente o cambiar su formato antes de comenzar a escribir. Párrafo (conviene seleccionar antes los párrafos) Permite establecer su formato en cuanto a la alineación del párrafo, al espaciado entre párrafos, sangrías, interlineado (espacio entre renglones) y con una vista previa antes de aceptar el cambio. Si utilizamos la regla (superior), podemos también modificar la sangría, tabulación y los márgenes.

MENÚ FORMATO Numeración y viñetas Bordes y sombreado Formato columnas Permite darle a la selección o a partir del punto de inserción un formato de viñetas, números o esquema numerado (hay varios modelos que se pueden personalizar en tipo y cuerpo, sangrías). Bordes y sombreado Permite darle un estilo a los bordes (o a algunos de ellos) del texto o párrafo seleccionado, o darle borde a toda la pagina, como también elegir el sombreado. Formato columnas Permite establecer si el contenido del documento será en columnas (tipo periodísticas), el número de columnas, el ancho de cada una y el espaciado entre ellas.

Formato de Fuentes 1.- Se selecciona el texto. 2.- Se selecciona el menú FORMATO-FUENTE Se abre una ventana en donde es posible especificar el tipo de fuente, el tamaño, el color, el espaciado entre ellas, subrayado o algún efecto ó usando los íconos de formato para texto de la Barra de Herramientas.

Formato de Párrafo 1.- Se selecciona el o los párrafos. 2.- Se selecciona el menú FORMATO-PARRAFO. En esta ventana se establecen márgenes, sangrías, espacios entre párrafos, alineación de párrafos, interlineados de párrafos ó usando los íconos de formato de párrafo de la Barra de Herramientas.

Bordes y Sombreado Esta opción de formato, se aplica para darle una mejor presentación al documento. Para aplicar esta herramienta primero se debe seleccionar las líneas de texto o párrafo o páginas que deseo mejorar. Bordes: una vez seleccionado, desde el menú formato se elige la opción BORDES Y SOMBREADO, se abre un cuadro donde la ficha bordes muestra las opciones de valor, estilo y ancho del borde. Sombreado: una vez seleccionado se ingresa al menú FORMATO-BORDES Y SOMBREADO, y se elige la ficha sombreado, donde el cuadro de diálogo me permite elegir el relleno y la trama.

Numeración y Viñetas Esta opción de formato permite modificar la forma de estructurar un documento. Se ingresa desde FORMATO en la opción NUMERACION Y VIÑETAS (habiendo seleccionado el texto). Aparece un cuadro de diálogo con tres fichas: Viñeta: muestra una serie de opciones de viñeta y un botón (personalizar) para configurar la viñeta a gusto del usuario. Numeración: permite elegir la estructura de números deseada. Esquema Numerado: presenta opciones para estructurar el documento en diferentes estilos y niveles.

Crear estilos Los estilos son formatos predefinidos previamente y guardados para su posterior uso, el cual adquiere una forma rápida y cómoda de trabajar con documentos. La forma más rápida para crear un nuevo estilo de párrafo es dar formato a un párrafo, seleccionarlo y, a continuación, basar el nuevo estilo en el formato y en las demás propiedades aplicadas al texto seleccionado. 1. Seleccione el texto que contiene el formato que desee incluir en el estilo. 2. Haga clic en el cuadro Estilo. 3. Sobrescriba el nombre del estilo existente para crear el del nuevo estilo. 4. Presione la tecla ENTRAR.

Sobre formatos: Repetir Formatos Se puede repetir formatos que hayan sido recientemente puestos, con el menú EDICION – REHACER... Esto sirve para cuando se desea aplicar un mismo formato en varios lugares del texto. Copiar Formatos Es posible copiar formatos de un lugar a otro con el ícono copiar formato de la barra de herramientas (brocha). Técnica: Se selecciona el párrafo o palabra que tiene el formato que se desea copiar. Se selecciona la brocha haciendo click sobre ella. Se ubica el cursor del Mouse en el texto que debe recibir el formato y se lo pinta con la brocha.

Trabajar con columnas Con FORMATO – COLUMNAS se abre una ventana en donde es posible elegir cuántas columnas voy a usar, la distancia entre las mismas, si se desea separar las columnas con una línea o no, y si el formato seleccionado se va a aplicar a todo el texto, a todo el documento o solo a la selección. Nota: El formato a dos o más columnas sólo es visible en el modo DISEÑO DE PAGINA.

MENÚ HERRAMIENTAS Ortografía y Gramática Combinar correspondencia Permite activar y desactivar la herramienta de corrección ortográfica y gramatical. Combinar correspondencia Permite a partir de una carta modelo u otro tipo de documento y tomando una base de datos crear un documento con la combinación de todas las cartas a imprimir o enviar.

Ortografía y Gramática Para abrir esta herramienta, se elige el icono de corrección sobre la barra de herramientas (ó el menu HERRAMIENTAS-ORTOGRAFIA Y GRAMATICA) y aparece un cuadro de diálogo, en donde, se puede elegir de entre las sugerencias para corregir el error, o se puede incorporar al diccionario o se puede descartar la corrección. La corrección de errores ortográficos y gramaticales puede efectuarse mientras se escribe, esto se llama corrección automática. Para cambiar las opciones de ortografía y gramática, se debe entrar al menú HERRAMIENTAS - OPCIONES y se elige la ficha Ortografía y Gramática. En ella se encuentran casilleros de chequeo, para elegir condiciones de revisión ortográfica y gramatical.

Combinar Correspondencia Puede utilizar Combinar correspondencia para crear cartas modelo, etiquetas postales, sobres o catálogos. Combinar correspondencia le guía en el proceso de organizar los datos de direcciones, combinarlos en un documento genérico e imprimir los documentos personalizados obtenidos.

MENÚ TABLA Permite insertar una tabla nueva, estableciendo nro. de filas, columnas, autoformato. Es posible insertar fila/s o columna/s, eliminar fila o columnas, dar alto de fila, ancho de columnas, combinar celdas, dividir celdas, eliminar celdas, alinear los datos de la tabla, borrar los datos, darles formato. También permite convertir el texto o tabla seleccionados en tabla o texto respectivamente.

Insertar Tablas Se coloca el cursor en el lugar donde se desea insertar la Tabla y se usa el menú TABLA - INSERTAR TABLA. Se debe especificar el número de filas y columnas que deberá tener la tabla. Al insertar la tabla, puede quedar con bordes o con líneas punteadas que separan las celdas. La tabla se divide en filas y columnas. Cada fila o columna puede cambiar su tamaño. Esto se hace pasando el mouse sobre la línea de la tabla, y cuando el mismo se convierte en una doble flecha, se hace click y se estira. Los formatos de fuente, párrafo, bordes y sombreados a la tabla o a un conjunto de celdas se aplican seleccionando y usando el menú FORMATO o la barra de herramientas de formato.

MENÚ TABLA Insertar filas o columnas Se ubica el cursor en la fila o columna apropiada y se elige TABLA – INSERTAR FILA o INSERTAR COLUMNA. Eliminar una fila o columna Se selecciona la fila o columna que se desea borrar, luego se elige TABLA – ELIMINAR FILA O ELIMINAR COLUMNA.

MENÚ TABLA Unir celdas Se seleccionan las celdas que se desean unir. Se elige TABLA – COMBINAR CELDAS. Dividir celdas Se selecciona la celda, y luego se usa TABLA – DIVIDIR CELDAS, y se especifica en cuántas columnas se va a dividir.

MENÚ TABLA Agregar filas desde el inferior de la tabla Se ubica el cursor en la última celda inferior derecha, fuera de ella y luego se presiona ENTER. Formato a las Tablas Se selecciona la o las celdas, o filas o columnas y se aplican formatos con el menú FORMATO.

MENÚ VENTANA La opciones de este menú me permiten ver todos los documentos de Word abiertos en la misma sesión de trabajo. Puede ver simultáneamente varios documentos Word abiertos mediante el uso del comando Organizar todo del menú Ventana. La opción Dividir me permite dividir la ventana para ver diferentes porciones de un mismo documento.

MENÚ AYUDA ? Desde el Menú AYUDA Seleccionar la opción Ayuda de Microsoft Word Si el Ayudante está activado, aparecerá en pantalla. Si el Ayudante está desactivado, aparecerá la ventana de ayuda. Para escribir una pregunta en la ventana de ayuda, se debe hacer clic en la ficha Asistente para Ayuda. Para desplazarse por una tabla de contenido de la ayuda, se debe hacer clic en la ficha Contenido. Cuando se desea buscar palabras o frases específicas, hacer clic en la ficha Índice.