35 años de investigación, innovando con energía I-GCN-007 rev. 0 Instrucción para el control de los registros del PIGCN 1 Octubre 2013 Adoctrinamiento de actualización del PIGCN

35 años de investigación, innovando con energía Objetivo y alcance de la reuniónObjetivo y alcance de la reunión AntecedenteAntecedente Instrucción I-GCN-007 rev. 0Instrucción I-GCN-007 rev. 0 ResponsabilidadesResponsabilidades ConclusionesConclusiones 2 Índice

35 años de investigación, innovando con energía Objetivo. Conocer las responsabilidades establecidas en la I- GCN-007 rev. 0 para llevar a cabo el control de los registros del PIGCN. Alcance. La aplicación de la I-GCN-007 rev. 0 en los proyectos Importantes para la seguridad, tanto en la Gerencia como su interrelación con el archivo dual. 3 Objetivo y Alcance de la reunión

35 años de investigación, innovando con energía 4 Antecedentes 4. Organización para atender el proyecto Nombramiento RCDR

35 años de investigación, innovando con energía Antecedentes Del procedimiento P-COC-012 rev. 7 se eliminó todo lo relacionado al control de registros del PIGCN. Establecer de manera clara y específica los requisitos que establece la norma ANSI/ASME N “Requirements for collection, storage and maintenance of Quality Assurance Records for Nuclear Power Plants”. Dar a conocer el listado de los registros clasificados en permanentes y no permanentes que establece la norma ANSI/ASME N Considerar lo establecido en el SGI para la integración de los expedientes de los proyectos del IIE. Todo lo anterior se documentó en la I-GCN-007 “Instrucción para el control de los registros del PIGCN”.

35 años de investigación, innovando con energía 6 Instrucción I-GCN-007 rev. 0

35 años de investigación, innovando con energía Objetivo: Definir el método y asignar las responsabilidades para asegurar que los registros del PIGCN se recopilan, almacenan, disponen y mantienen con la finalidad de que cuando se necesiten, estén disponibles, legibles y recuperables sin demora injustificada. Referencias: P-COC-012Procedimiento para controlar los registros del SGI. 10CFR50 Appendix B Quality assurance criteria for Nuclear Power Plants and Fuel Reprocessing Plants (Title 10, Code of Federal Regulation, Part 50, appendix B). ANSI/ASME N Requirements for collection, storage and maintenance of quality assurance records for Nuclear Power Plants. PAS-13Participación de garantía de calidad en el proceso de contratación de servicios importantes para la seguridad (procedimiento de seguridad nuclear de la CNLV). 7 Objetivo y referencias

35 años de investigación, innovando con energía Instalación Archivo dual: Se refiere a la ubicación física de las instalaciones para el almacenaje dual de los registros, las cuales deberán ser lo suficientemente remotas, de tal forma que se elimine la probabilidad de que un mismo evento dañe las instalaciones. En el IIE la instalación del archivo dual se ubica en las oficinas del IIE en Veracruz. 8 Definiciones Oficina del IIE en Veracruz

35 años de investigación, innovando con energía Registro permanente (ANSI/ASME N45.2.9): Son aquellos registros que tienen un valor significativo para la CNLV y que sirven para: Demostrar la capacidad para la operación segura de la planta. El mantenimiento, re-trabajo, reparación, re-emplazo o modificación de un ítem de la planta. Determinar las causas de un accidente o mal funcionamiento de un ítem de la planta. Proveer los datos iniciales que servirán de base de comparación con los datos adquiridos en inspecciones posteriores. Registro no permanente (ANSI/ASME N45.2.9): Son los registros requeridos para mostrar la evidencia de que una actividad se llevó a cabo de acuerdo con los requerimientos aplicables, sin embargo no es necesario retenerlos por el tiempo de vida del ítem debido a que no cuenta con alguno de los criterios descritos para los registros permanentes. 9 Definiciones

35 años de investigación, innovando con energía 4.1Generalidades.  Al inicio de un proyecto I/S, la persona responsable de la Jefatura del Proyecto designa al RCDR del proyecto.  El responsable del área designa al RAG (responsable del archivo de la Gerencia).  Durante la ejecución de los proyectos, las y los JP´s y RCDR´s de proyecto, integran los registros generados y hacen la entrega trimestralmente al RAG.  Al finalizar los proyectos, las y los RCDR´s de proyectos I/S hacen entrega de una copia al RCDR del PIGCN para su resguardo en el archivo dual.  De acuerdo a lo indicado en el procedimiento P-COC-012, los registros y documentos de proyectos I/S deben estar disponibles para su acceso por parte de Garantía de Calidad de la CNLV o de Garantía de Calidad y auditores internos del IIE. 10 Desarrollo

35 años de investigación, innovando con energía 4.2 Contenido de los expedientes (carpetas) de los proyectos I/S.  Se describe en el F-02/I-GCN Desarrollo

35 años de investigación, innovando con energía 4.3Identificación de los registros.  La/el RCDR del PIGCN utiliza el formato F-01/I-GCN-007 para generar la lista maestra de registros del PIGCN y de proyectos I/S que emite en el SECOD y la mantiene actualizada.  Las y los JP´s, determinan los registros de sus proyectos, considerando: a)El anexo técnico del proyecto (formato F-02/P-COC-007) b)Los requisitos de GC aplicables (formato F-01/I-GCN-001), c)La lista maestra de registros del PIGCN y de proyectos I/S, emitida en el SECOD.  Para documentar la identificación de los registros a generar, las/los JP´s podrán: a)Utilizar el formato F-02/I-GCN-007 como un índice y marcar con una X aquellos registros y documentos que no aplican al proyecto. b)Si cuentan con un formato equivalente pueden hacer uso de él. 12 Desarrollo

35 años de investigación, innovando con energía 4.4Conservación de los registros. Para los registros del PIGCN y de los proyectos I/S, los JP´s con apoyo de su RA deben considerar condiciones para la conservación de: a)Los registros de tipo “convencional”. que se generan en el IIE (como son papel, medios de respaldo electrónico u óptico) no requieren condiciones especiales de control de humedad, temperatura, presión y luz, tanto en las instalaciones de Cuernavaca como en las de Veracruz. b)Las áreas contarán con la ubicación del extintor para incendios más cercano (25 metros o menos) por si se requiere utilizar en caso de emergencia. c)Para los registros de tipo “especial” (como son radiográfico, fotográfico, negativo, microfilm), se seguirán las recomendaciones de almacenamiento y empaque del fabricante, incluyendo, cuando sea necesario, equipo para el control de la humedad, temperatura, presión y luz con la finalidad de evitar cualquier daño que pudiera ocurrir por luz excesiva, campos magnéticos y temperatura (en cumplimiento con la normativa nuclear Apéndice B del código 10CFR50 y ANSI/ASME N45.2.9). 13 Desarrollo

35 años de investigación, innovando con energía 4.5Generación de los registros durante la ejecución del proyecto.  El personal que genera un registro, lo envía a revisión y aprobación.  Una vez que el registro tiene las firmas de revisión y aprobación, el JP realiza la entrega al RCDR del proyecto. a)El plazo para realizar la entrega es de 5 días hábiles. b)El RCDR debe firmar de recibido y fechar en la parte posterior del registro o donde no oculte información.  La codificación de los registros. a)Los registros, se codificarán de acuerdo a la clave sugerida en la lista maestra de registros de calidad del PIGCN y proyectos I/S. b)Aquellas gerencias que cuentan con una metodología ya establecida podrán continuar utilizándola. c)A los registros del SGI que aun no definan su codificación, se recomienda utilizar la siguiente: REG/AAA/NNNNN/XXX/aaaa d)El código del registro, se colocará en la parte superior derecha de la hoja del registro. 14 Desarrollo

35 años de investigación, innovando con energía 4.6Almacenamiento, protección y acceso durante la ejecución del proyecto.  La/el JP determina el área para registros.  Debe ser un lugar que la/el RCDR de proyecto pueda resguardar con llave.  Considerar previsiones contra inundaciones, roedores, etc.  La/el RCDR del proyecto: a)Recibe los registros y verifica contra el F-02/ I-GCN-007 o su equivalente. b)Envía copia trimestral o al final del proyecto al RCDR del PIGCN, según convenga. c)Prepara las carpetas y las identifican. d)Establece junto con su JP, las reglas para el acceso y control. e)Al finalizar el proyecto, prepara el paquete final para que la/el JP haga la entrega al cliente y envía una copia al RAG y al RCDR-del PIGCN. 15 Desarrollo

35 años de investigación, innovando con energía 4.7Almacenamiento, protección y acceso de proyectos terminados.  El área de almacenamiento a)Se encuentra dentro de los edificios del IIE. b)La/el RA determina su ubicación dentro del área a su cargo c)Debe contar con mobiliario apropiado. d)Resguardarse con llave por el RAG.  Las carpetas, folders o contenedores donde se archivan los registros se colocarán en estantes, libreros o soportes considerando una altura mínima de 60 cms del suelo para prevenir su deterioro por inundación.  Al término del proyecto o conforme se generen los registros, las y los JP´s entregan por escrito, los registros a las y los RA´s para su resguardo y control.  Las y los RAG´s y RA´s son los responsables de autorizar el acceso a los registros a terceras personas, esto con la finalidad de evitar su pérdida y asegurar su conservación.  En el encabezado del formato F-02/I-GCN-007 se indica el personal autorizado que tiene acceso a los registros. 16 Desarrollo

35 años de investigación, innovando con energía 4.8Almacenamiento, protección y acceso en la instalación dual.  El archivo dual del IIE está ubicado en las oficinas del IIE en Veracruz.  La/el RCDR del PIGCN: a)Recibe registros de los RCDR´s de proyecto (trimestralmente y al finalizar el proyecto). b)Asigna la ubicación dentro del área destinada para el almacenamiento de los registros. c)Cuenta con un índice que considera el número del proyecto para su fácil ubicación dentro del área de almacenamiento.  La/el RCDR del PIGCN, RGC y Gerente de la GCC, tienen la responsabilidad de autorizar el acceso a la instalación del archivo dual. 17 Desarrollo

35 años de investigación, innovando con energía 4.9Tiempo de retención, recuperación y disposición de los registros.  Las y los RCDR´s de proyecto, retienen los registros durante la vigencia del proyecto y al finalizar realizan la entrega al JP y RCDR del PIGCN.  Para recuperar registros dirigirse a: JP, RCDR, RA o RAG.  Al término del proyecto, se retienen 5 años o lo que indique la norma ANSI/ASME N  La disposición final de los registros es en el 1er piso del edificio 31, por el tiempo (años) que correspondan para completar los 12 años (cumplir normativa).  Al término de este plazo serán recuperados y donados por la Gerencia de Recursos Materiales para elaboración de los libros gratuitos de texto.  Los registros del tipo permanente que genere el IIE, serán transferidos y entregados a la CNLV en el paquete final del proyecto, sin embargo guardará una copia como indica el punto anterior. 18 Desarrollo

35 años de investigación, innovando con energía 4.10Entrega del paquete final de registros a la CNLV, conforme a lo establecido en el procedimiento P-GCN-012.  La/el JP notifica al área de la GCN/CFE, la terminación del paquete final para su revisión y la emisión del CAF correspondiente. 4.11Auditorías.  El control de los registros está sujeto al proceso de auditorías. 19 Desarrollo

35 años de investigación, innovando con energía  Responsable del área. Designa al RAG y el área para almacenar los documentos y registros. Autoriza el acceso a los documentos y registros. Determina el destino final de los registros.  Gerente de Calidad y Competitividad. Aprueba el presente procedimiento para el control de los registros. Designa el área de la instalación Dual. Designa al RCDR del PIGCN, aplicando el procedimiento P-GCN-017. Autoriza el acceso a los documentos y registros. Jefe de Proyecto Identifica los registros del proyecto en el formato F-02/I-GCN-007. Envía a la o al RCDR los registros que se generen. Se interrelaciona con el RCDR. Elabora el paquete final y solicita la emisión del CAF. Autoriza el acceso a los registros a terceras personas durante la vigencia del proyecto Responsabilidades

35 años de investigación, innovando con energía  Responsable del Control de Documentos y Registros del proyecto. Es consiente del valor que tienen los registros I/S. Recibe, resguarda y controla los registros. Cuando finaliza el proyecto entrega los registros al RAG. Previa autorización, permite el acceso a los registros. Envía trimestralmente copia al RCDR del PIGCN.  Responsable del Archivo de la Gerencia. Recibe los registros de los proyectos I/S que finalizaron en su área. Resguarda los registros durante el tiempo de retención establecido. Previa autorización del RA, permite el acceso.  Responsable del Control de Documentos y Registros del PIGCN. Recibe los registros que genera el PIGCN. Controla los registros del archivo dual. Previa autorización de la o el Gerente de la GCC o RGC, permite el acceso a los documentos y registros a terceras personas Responsabilidades

35 años de investigación, innovando con energía 22 Conclusiones Realizar la implantación de esta instrucción en los nuevos proyectos I/S. Cualquier duda o aclaración preguntar a los IGC´s de la GCC o de su área y al RGC. Si no cuentan con proyectos I/S, se recomienda elegir un proyecto convencional para hacer la implantación, aclarar dudas y generar evidencias de la implantación..

35 años de investigación, innovando con energía 23 Instituto de Investigaciones Eléctricas Reforma No.113. Col. Palmira Cuernavaca, Morelos, México (777) ext Gerencia de Calidad y Competitividad Grupo de Garantía de Calidad Gracias por su atención Calidad no es un objetivo, es un compromiso permanente