GESTIÓN DOCUMENTAL I GRUPO 6 UNIDAD I OBJETOS DE APRENDIZAJE DISPOSICION DE DOCUMENTOS   LINA MARÍA SUÁREZ PARRA C.C. 43.593.230 DIANA CAROLINA MADARIAGA FLÓREZ C.C. 1.014.187.941 TUTOR JAIRO HERNÁN DÍAZ ARIAS UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD, CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA ARCHIVÍSTICA GESTION DOCUMENTAL I Grupo 06 BOGOTA, MAYO 2015

DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS Imagen: https://roiunlimited.wordpress.com/2011/04/27/los-negocios-electronicos-y-la-saturacion-de-contenido-a-nivel-mundial/ DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

Concepto Normatividad Actividades del proceso Flujo del proceso CONTENIDO Concepto Normatividad Actividades del proceso Flujo del proceso

La disposición final de los documentos, es la valoración de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital - archivo de gestión , central o histórico de acuerdo con lo dispuesto en las herramientas archivísticas Tablas de Retención,- TRD o las Tablas de Valoración Documental – TVD. Imagen: http://www.medranoasesores.com.co/medrano/descarga-documentos.html

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS – FORMATO TRD Imagen consulta en línea: http://es.slideshare.net/caergosa/tablas-de-retencin-documental-10262577

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS – FORMATO TVD Imagen consultada en línea: http://es.slideshare.net/scarchivistas/acuerdo-002-de-2004-lineamientos-bsicos-para-la-organizacin-de-fondos-acumulados

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS Constitución Política de 1991. Artículos 63, 70, 71, 72 Ley 47 de 1920 Ley 14 de 1936 Ley 163 de 1959 Ley 39 de 1981. Artículos 1, 2, 3 y 4. Ley 80 de 1993 Decreto 2527 de 1950 Decreto 3354 de 1954 Decreto 264 de 1963 Decreto 960 de 1970 Decreto 2620 de 1993 Decreto 2649 de 1993 Decreto 998 de 1997

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS Decreto 1145 de 2004 Decreto 2578 de 2012 Acuerdo AGN 007 de 1994. Artículos 18, 23 y 25 Acuerdo AGN 08 de 1995 Acuerdo AGN 04 de 2013 Circular AGN 03 de 2001 Circular AGN 01 de 2004 NTC 3723 NTC 4080 NTC 5174 NTC 5238 Directriz presidencial – Cero Papel – Guías SINAE

Imagen consulta en línea: http://es. slideshare

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES CONSERVACIÓN TOTAL (Documentos Testimoniales) Imagen consulta en línea: http://ga40140.blogspot.com/2010/05/u.html Recepción de transferencias secundarias. Organización de los documentos en las unidades de conservación adecuadas para su conservación y preservación para disponerlos al servicio de los usuarios.

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES ELIMINACIÓN (Documentos que pierden valores primarios y secundarios) Aplicación del procedimiento indicado en la TRD o TVD. Elaboración del inventario de los documentos que han cumplido su tiempo de retención y pueden ser eliminados. Aprobación del Comité de Archivo de la eliminación de las series y subseries documentales. Publicación del inventario en la página Web de la respectiva entidad. Elaboración del acta de eliminación. Eliminación de los documentos con empresas certificadas que su proceso no afecte el medio ambiente.

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES SELECCIÓN (Se realiza muestreo de documentos representativo para conservación permanente) Aplicación del método de muestreo elegido registrado en el procedimiento de la TRD o TVD. Reproducción en otro medio de la elección de los documentos que se conservan totalmente

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES Microfilmación (Fotografía de los documentos conservados en películas) VIDEO https://www.youtube.com/watch?v=TgDiXs5g93c Determinación de metodología y plan de trabajo. Fines en la utilización de la técnica. Control de calidad durante todo el proceso. Uso de nuevas tecnologías Determinación de la metodología y plan de trabajo. Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere. DIGITALIZACIÓN (Reproducción de los documentos que solo pueden ser leídos por medio de un computador) VIDEO https://www.youtube.com/watch?v=deOTpQkPUe8

Microfilmación: Es la técnica que permite tomarle fotos al documento y tener pequeñas imágenes en película.

Digitalización: Permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o demostrada por computador. Imagen consulta en línea: http://www.plaanibal.com/web/pla-anibal/inicio/-/blogs/proceso-de-copiado-autentico-nti-de-procedimientos-de-copiado-autentico-y-conversion-entre-documentos-electronicos-2

FLUJOGRAMA DEL PROCESO

Webgrafía http://blogs.ffyh.unc.edu.ar/evaluaciondedocumentos/files/2012/06/Luis-F.-Sierra-Escobar.pdf http://www.diputaciondevalladolid.es/extras/archivo_provincial/ArchivosdeGestion/ArchivosMunicipales/Manual_para_archivos_de_gestion.pdf https://yaderpp.wordpress.com/2011/11/17/diagrama-de-flujo-disposicion-final-de-documentos/

GRACIAS