VALORACIÓN DOCUMENTAL NANCY ZAMORA YOLMIRA STHER PALMA MEZA UNIVERSIDAD DEL QUINDIO GRUPO: 5 – III SEMESTRE - 2015

La valoración documental, la podemos definir como los términos archivísticos que determinan las fases de los documentos a los cuales se les deben realizar un tratamiento archivístico el cual consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, para que de ese modo sean fijados los plazos de transferencias, acceso y conservación o eliminación total o parcial de la documentación INTRODUCCIÓN

OBJETIVOS Conocer la documentación que genera la entidad. Establecer las Series Documentales Establecer los valores primarios y secundarios de estas series a través del estudio pormenorizado de los tipos. Establecer los plazos de transferencias entre los diferentes archivos de la entidad. Delimitar en que momento de su vida pueden los documentos ser consultados por los ciudadanos, y bajo que circunstancias y condicionamientos, siempre según la legislación vigente. OBJETIVOS

QUE HACE LA VALORACION DOCUMENTAL? Analiza y determina valores primarios y secundarios de las series documentales para luego fijar plazos de transferencias, acceso y conservación o eliminación total o parcial QUE HACE LA VALORACION DOCUMENTAL?

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Valor primario, aquel que tiene un documento para resolver cuestiones administrativas que permite garantizar derecho, establecer obligaciones, relaciones contractuales. Tiene este valor mientras tenga vigencia administrativa. VALORACION PRIMARIA

De acuerdo con Theodoro Schellenberg la valoracion primaria se divide en: Valor Administrativo: Valor que tiene un documento/s para la entidad generadora en relación con el asunto de su creación. Valor Jurídico: Derivado de las obligaciones legales regulados por el derecho. Valor Legal: Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. Valor Fiscal: Es la utilidad de los documentos para Hacienda Pública. Valor Contable: Utilidad de los documentos para soportar los movimientos contables de una organización. VALORACIÓN PRIMARIA

VALORACION SECUNDARIA Los valores secundarios son aquellos que sirven de referencia para la elaboración de cualquier actividad de la administración; como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. VALORACION SECUNDARIA

Los valores sociales son los que determinan el valor del documento teniendo en cuenta la importancia dentro de las actividades humanas, aquí se tienen en cuenta: Los productores de documentos. Las tendencias socio económicas: funciones, programas, actividades Los usuarios a quienes afectan las funciones de un organismo. LA MACROVALORACIÓN

PARA QUE LA VALORACION DOCUMENTAL? Identifica valores primarios y secundarios de los documentos para establecer el tiempo que deben permanecer en archivo de oficina, archivo central y señalar su disposición final. Preserva los documentos que informan y testimonian el desarrollo institucional, sociocultural, científico y tecnológico de las entidades y la población que los produjo. PARA QUE LA VALORACION DOCUMENTAL?

TEORIA DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Fase Activa Inicia cuando los documentos son producidos y utilizados para alguna gestión y termina una vez que se concluye definitivamente el asunto que generó la documentación. Se guardan en las oficinas productoras que son las dependencias productoras y se llama archivo de gestión. TEORIA DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

TEORIA DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Fase Semiactiva Se refiere al periodo de conservación en archivo de central en el cual se agrupan los documentos que han sido transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad y cuando la vigencia primaria ha cumplido su periodo en trámite. El tiempo que permanecerá guardado dependerá de los valores primarios de los documentos que le competa a la documentación. Aquí se hace una valoración secundaria para determinar su guarda permanente en archivo histórico o su baja documental. TEORIA DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

TEORIA DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Fase Inactiva La documentación deja de ser utilizada por la institución y adquiere un valor de uso publico para utilizarlo como una fuente de información de investigaciones futuras, publicaciones de artículos, entre otros. Los destinos de un documento en esta etapa son: Muestreo Baja documental Transferencia, y Traslado al archivo histórico TEORIA DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

CRITERIOS GENERALES DE VALORACIÓN CRITERIO DE PROCEDENCIA: Se primarán los documentos y series documentales: De órganos con una posición elevada en la jerarquía administrativa. Series documentales producidas por los órganos administrativos en el ejercicio de funciones. Series documentales producidas por órganos que realizan seguimiento completo del procedimiento. CRITERIOS GENERALES DE VALORACIÓN

CRITERIOS GENERALES DE VALORACIÓN CRITERIO DIPLOMÁTICO: Los documentos originales, terminados y validados, son más valiosos que las copias. Las copias, siempre que se tenga constancia de la conservación de los originales, son susceptibles de eliminación. CRITERIOS GENERALES DE VALORACIÓN

CRITERIOS GENERALES DE VALORACIÓN CRITERIO DE CONTENIDO: Se primarán los documentos y series que: Recojan información sustancial para reconstruir la Historia del órgano productor, de un acontecimiento, de un periodo cronológico concreto, de un territorio o de las personas. Contengan información en forma sintética. Los documentos y series documentales con información duplicada en otros documentos son susceptibles de eliminación. CRITERIOS GENERALES DE VALORACIÓN

CRITERIOS GENERALES DE VALORACIÓN CRITERIO DE UTILIZACIÓN: Se primarán los documentos y series documentales que: Han sido objeto de demanda frecuente por parte del órgano productor, investigadores o ciudadanos en general. Por su origen, periodo cronológico o contenido se espera que sean consultados por usuarios potenciales. Por su estado de deterioro imposibilite su utilización y recuperación, luego son susceptibles de ser eliminados. Por su interés y utilización con fines de investigación no justifique el coste de conservación serán eliminados. CRITERIOS GENERALES DE VALORACIÓN

MARCO JURIDICO LOS MANDATOS CONSTITUCIONALES: Son referentes a la conservación y salvaguarda del Patrimonio Cultural de la Nación, el derecho a la intimidad, el derecho de petición, el derecho a la información y el libre acceso a los documentos públicos, entre otros, son pilares de la normatividad aplicada a los documentos y el fundamento de la Política Archivística en el país. (CPC.Artículos 8, 15, 20, 23, 27, 63, 70, 71, 72, 74, 94, 95, 112 y 113) MARCO JURIDICO

LEY 594 DE 2000“Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. Tít. IV, Arts. Del 11 al 20 “Administración de Archivos” LEY 734 DE 2002 Código Disciplinario Único. Arts. 34 numerales 1,5,22 (Deberes de los Servidores Públicos) y Art.35 numerales 8,13 y 21 (Prohibiciones de los Servidores Públicos) DECRETO DISTRITAL 173 DE 2004 "Por el cual se establecen normas para la protección de la memoria institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental en el Distrito Capital" MARCO JURIDICO

MARCO JURIDICO DECRETO 2609 DE 2012 " Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado” MARCO JURIDICO

MARCO JURIDICO DECRETO DISTRITAL 173 DE 2004 "Por el cual se establecen normas para la protección de la memoria institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental en el Distrito Capital" DECRETO DISTRITAL 514 DE 2006 "Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público." MARCO JURIDICO

MARCO JURIDICO ACUERDO 04 DE 2013 “Por el cual se reglamentan los decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental” CIRCULAR 02 de 2013 “Presentación de la tabla de valoración documental-TVD ante el Consejo Distrital de Archivos para su revisión, evaluación, convalidación y posterior implementación” MARCO JURIDICO

NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación . (Art. 3 Ley 594 de 2000) NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA

LEY 594 DEL 2000 LEY GENERALDEARCHIVOS Establece las reglas y principios que regulan la función archivística del estado Archivo Público Archivo Privado de Interés Público Archivo Total Prestación de servicios públicos a entidades privadas Aquel que para la historia es de interés público Proceso integral de los documentos Soporte documental Toda evidencia que contenga material tales como fotos, archivos, visuales, fílmicos Documentos originales que garantizan autenticidad e integridad

Archivo General de la Nación Este esta encargado de orientar y coordinar la función archivística, salvaguardando el patrimonio de los archivos que allí reposan Sistema nacional de archivo: le da importancia a los archivos activos, históricos como parte fundamental de la memoria colectiva Artículo7: los archivos desde la Jurisdicción y competencia se clasifican. Control y vigilancia. El archivo general de la nación este podrá realizar en cualquier momento, visitas de inspección a los archivos del estado *Archivo General del Departamento. *Archivo General del Distrito.

Lo que obtiene al momento de salvaguardar los documentos Articulo 50: El gobierno nacional otorga premios no tributarios, a empresas que con acciones contribuyan a salvaguardar los documentos Articulo 51: apoyo de los organismos de control Acuerdo42de2002 La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la Republica son los encargados de prestar el apoyo, al Archivo General de la Nación para que se cumpla todo lo establecido en la ley Criterios para la organización de archivos en las entidades públicas de la Naciòn

Artículo 23 de la ley 594 del 2000: Dependiendo el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: Archivo de gestión Archivo central Archivo histórico La presente ley tiene establecer reglas y principios Archivísticos

Se puede concluir que la Valoración Documental es importante en el proceso archivístico de una entidad ya que permite planificar las acciones que deben adelantarse para asegurar el adecuado tratamiento de la documentación en su segunda y tercera fases. Por otro lado disminuye el volumen documental de la entidad CONCLUSIONES

GRACIAS!!!