Opera PMS FOR DUMMIES 2.0 Segunda Edición LIAEHs 08-11

Reservations Damos clic en el botón “Options” y a continuación tenemos nuestro panel de “Reservation Options.” Accompanying: Agrega un acompañante a una reservación. Add on: Sirve para crean una reservación con los mismos datos del huésped, es decir el huésped puede reserva mas de una habitación a su nombre. Agent/Company: Este botón es para agregar tu compañía a tu perfil. Authorize DB: Para abrir el Boucher, se deja un monto de dinero el cual se va descontando conforme se va consumiendo dentro del hotel. Billing: Con este se cargan los consumos realizados A&B, Lavandería, Spa etc... Cancel: El cliente desea cancelar la reservación y al momento de cancelarla se te pedirá el motivo de la cancelación. 2 2

Reservations Changes: registra todos los cambios dentro de la reservación, por ejemplo, un cambio de tipo de habitación. Confirmation: Para mandar carta de confirmación de la reservación. Credit cards: Da preautorización del congelamiento de la tarjeta. Delete: Borra la reservación. Deposit: Registra deposito en efectivo. Fixed charges: Hace cargos fijos por cierto tiempo, por ejemplo, periódico, desayuno diario etc.. History: muestra el historial de las reservaciones. Housekeeping: Sirve para dejar detalles para la habitación (cortesía nocturna) Locator: El huésped deja dicho en donde estará y a que hora por si llegan visitantes. Messages: Deja mensaje al huésped de visita, llamada, etc.. Package option: Ofrece paquetes especiales, por ejemplo, de luna de miel, 5 dias en STDS, con desayuno. 3 3

Reservations Party: para hacer reservaciones grupales, es decir, varias habitaciones. Rate info: Maneja la información de la tarifa que se pagara. Register card: Es la tarjeta de registro (se imprime) Room move: Sirve para mover al cliente a otra habitación. Routing: Enrruta los cargos a otra habitación. Shares: Divide la cuenta (compartir el cargo de una habitación) Traces: Aquí se dejan mensajes con especificaciones para diferentes departamentos, por ejemplo, “no poner sal en los alimentos del huésped Hernández” para A&B. Wake up call: Programa una llamada de despertador. 4 4

Front Desk:Options Authorize DB Se utiliza para hacer un Express Check Out mandando todos los cargos a Cuentas por Cobrar, mismos pagados por la cuenta de la empresa del huésped. Los pasos son: 1-Click en Authorize DB 2-Darle en Ok

Front Desk:Options Cancel Esta opción permite cancelar la reservaciión hecha anteriormente por razones como: Los pasos son: 1. Tarifa muy alta 2. Terrorismo 3. Desastres naturales 4. Reservación duplicada.

Front Desk: Confirmation Sirve para enviar por cualquier medio electrónico o correo tradicional la confirmación de la reservación.

Front Desk:Options Credit Cards Sirve para aprobar o autorizar el dinero de la tarjeta de crédito. 1.Dar click en Credit Cards. 2. Click en Manual Approval 3. Te aparece en una ventana las opciones Currently Authorized Amount y otra inferior con Amount manually approved en donde vas a ingresar la cantidad autorizada o preautorizada, y el código en Approval Code. 4. Dar click en OK.

Front Desk:Options Delete Esta opción sirve para eliminar o borrar una reservación dentro de Front Desk. 1. En Options, dar Click en Delete, y te pregunta si estás seguro de querer borrar la reservación. 2. Click en Yes.

Front Desk:Options Deposit Esta opción presenta dos pestañas Deposit sirve para dejar dinero como depósito para la próxima reservación y Cancellation te proporciona las políticas de cancelación. En Options, dar click en Deposit. Click en Post Deposit para ingresar un nuevo depósito de un cliente. Para saber las políticas de cancelación dar click en la pestaña de Cancellation. En New puedes crear una nueva entrada.

Front Desk:Options Fixed Charges Con esta opción puedes hacer cargos fijos a la reservación, por ejemplo cuando el huésped te pide que le cargues el desayuno buffet para todos los días que se hospedará en el hotel. 1. En Options, dar click en Fixed Charges. 2. Dar click en New para ingresar un nuevo cargo, por lo que se te abre otra ventana llamada Fixed Charges Input, el cuál te indica el tipo de cargo que será y cada cuando se llevará a cabo, ya sea una vez (once), diario (daily), semanal (weekly), mensual (monthly), cuatrimestral(quarterly), o anualmente (yearly). 3. En Trn. Code, dar click en la flecha para elegir el tipo de cargo y la clave que le pertenece, según el programa de OPERA. 4. En Amount ingresas la cantidad a cargar, en QTY el número de unidades y en Begin Date y End Date, el periodo en el cuál se llevaran a cabo los cargos fijos ingresados.

Front Desk:Options History Sirve para ver todas las reservaciones anteriores del huésped, es decir, el historial de sus reservaciones y su cuenta. Puedes crear una nueva entrada de reservación, verla en resumen, ver la cuenta del huésped, editar algo del historial y eliminar. Para ver el historial resumido, dar click en SUMMARY.

Front Desk:Options Housekeeping Sirve para ingresar una solicitud de cortesía nocturna para una habitación. En Options, dar click en Housekeeping, donde te aparece una ventana de Turndown. En Turndown, dar click en la flecha para elegir la opción de SI o NO a la cortesía nocturna. Click en OK. En Service Time ingresar la hora de cortesía. En Room instructions ingresar las instrucciones para realizar la cortesía.

Front Desk:Options Locator Es para localizar al huésped, o para que el huésped deje algún recado a alguna persona que pregunte por él de acuerdo a su ubicación. En Options dar click en Locator. . Dar click en New para crear un nuevo Locator. Ingresar la fecha para iniciar el Locator y la fecha de finalización. (Begin Date & End Date) Ingresar el periodo de tiempo en el que el Locator va a estar activo, es decir, el período de tiempo en el que el huésped quiere que se dé ese recado. (From time ____ To Time____). En el recuadro de Locations te da algunas opciones de ubicaciones para poner en la nueva entrada. Después de ingresar todos los datos, dar click en Save (Guardar).

Front Desk:Options Locator

Front Desk:Messages Sirve para dejar mensajes al huésped cuando se le hace una visita de una persona ajena al hotel y el no se encuentra dentro del hotel.

Front Desk:Options Package options Son las opciones de paquetes con los que cuenta la reservación (por ejemplo: Honeymoon), y es ingresado por el departamento de Ventas la mayoría de las veces. 1. En Options, dar click en Package Options para ver las opciones, si hay algún paquete disponible para esa reservación. 2. Al dar click en Refresh, podemos actualizar la información de paquetes si recientemente fue ingresada por el departamento de Ventas. 3. Hacer click en Close para volver al menú de Options.

Front Desk:Options Party Esta opción te sirve para especificar si la habitación de un huésped está relacionada con otras habitaciones (son por cargos separados). Ejemplo: Si en semana santa te llega un grupo de 10 personas y rentan 5 habitaciones, en esta opción pondrías todos los números de habitaciones del huésped y sus amigos.

Front Desk:Options Rate Info. Esta opción te brinda información específica de la tarifa, como lo son el tipo de moneda con la que se efectúo el cargo, la fecha, el cargo, los impuestos y la suma total.

Front Desk:Options Register Card Literalmente es la tarjeta de registro que te hacen firmar en recepción.

Front Desk:Options Room Move Esta opción te sirve para mover la habitación de un huésped hacia otra.

Front Desk:Options Routing Esta opción te sirve para facturar los cargos de una habitación a una empresa, a una agencia de viajes, o a otro huésped. Te aparecerá la siguiente ventana, donde tienes que agregar mediante el botón de “New” a compañías, agencias o huéspedes.

Front Desk: Traces 2. Los tipos de Traces son los siguientes: Resolved Traces: Son los Traces ya resueltos, se buscan por fecha y departamento del hotel. Unresolved Traces: Son los Traces que aún siguen pendientes, se buscan por fecha y departamento del hotel. All Traces: Esta opción muestra tanto los Traces resueltos como los no resueltos y también se buscan por fecha y departamento del hotel..