PROCESOS GENERALES SEGÚN LA NORMATIVIDAD RESPECTIVA QUE SE DESARROLLAN EN UNA FARMACIA-DROGUERÍA

FLUJOGRAMAS DE ACTIVIDADES Y/O FUNCIONES DE LAS FARMACIAS-DROGUERIAS.

Selección de Proveedores.

Adquisición de Medicamentos e Insumos.

Recepción Administrativa.

Recepción Técnica.

Almacenamiento.

Registro control de Factores Ambientales.

Dispensación.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

UN SOFTWARE PARA FARMACIA: Es mucho más que un emisor de listados; es una central de información que mancomuna los datos de toda su farmacia. Usted puede conocer cuáles son los meses de mayor venta, sacar estadísticas sobre sus productos más vendidos, conocer cuáles realmente son sus costos y, de ese modo, anticipar sus posibilidades comerciales en lo inmediato. Por ejemplo, puede establecer cuándo le resultará conveniente realizar ofertas para compensar eventuales alzas de precios; y en qué medida usted puede realizar descuentos sin incurrir en pérdidas, o comparar costos entre diferentes proveedores para optimizar sus procesos de compra y/o estudiar su cartera de clientes para ofrecer condiciones de venta diferenciales a aquellos que adquieren un mayor volumen y poder fidelizarlos.

CONTROL DE INVENTARIOS: Se hace a través de la evaluación de su rotación y de la realización del conteo físico comparado con el registro del kardex.

VENTAJAS DE LOS INVENTARIOS Conocer la cantidad de medicamentos que no registran movimiento en un determinado periodo de tiempo para darles una posibilidad de uso. Conocer la cantidad y tipo de medicamentos almacenados. Conocer el estado de los medicamentos especialmente los que se encuentran vencidos y los que están a punto de perder du vida útil. Detectar sustracciones o disminuciones injustificadas de medicamentos. Controlar que los procesos de recepción y distribución de medicamentos estén realizando en forma correcta y de acuerdo con los procedimientos establecidos. Conocer el corto del inventario de medicamentos.

CLASES DE INVENTARIOS: INVENTARIO GENERAL: Es el que realiza una o dos veces al año de acuerdo a las disposiciones de la institución. Con fines contables y de conocer la existencia valorizada en todos los medicamentos, tanto del almacén como del servicio farmacéutico. INVENTARIO ROTATIVO O PRUEBAS SELECTIVAS: Es el que se realiza en forma periódica y constante a todos los medicamentos. Debe ser sorpresiva, es decir la persona encargada de los medicamentos, no debe conocer cuando ni a que clase de medicamentos se les practicará el inventario, con el fin de que no tome previsiones. INVENTARIO PERMANENTE: Se realiza cada vez que se produce un movimiento, cuya salida ha de coincidir en cualquier momento con existencia física.

El ingreso de los medicamentos o insumos se registra en nuestro sistema de información (KARDEX), consignando: ENTRADAS Cantidades SALIDAS Valor Unitario SALDO Valor Total ¿QUE ES UN KARDEX FARMACEUTICO? La tarjeta Kardex, es un documento administrativo de control, el cual incluye datos generales del bien o producto, existen muchos tipos de kardex pero como hablamos de inventarios hablaremos de la tarjeta Kardex de inventario la cual, es una herramienta que le permite tener reportes con información resumida acerca de las transacciones de inventario de la farmacia.

Como se organiza la información en un kardex? Para organizar la información en un kardex, es importante tener en cuenta los siguientes datos:  nombre de la farmacia o droguería tipo de inventario fecha descripción de productos referencia Para tabular las entradas y salidas seria: fecha del movimiento documento soporte (factura) detalle de la operación cantidad  valor unitario valor total saldo   QUE INFORMACIÓN OBTENGO DE UN KARDEX? Se obtener la cantidad de productos que entran y salen diario, conocer el saldo exacto y el valor o precio. Además, permite la determinación del costo en el momento exacto de la venta, debido a que en cada salida de un producto, se registra su cantidad y costo.

LIBROS DE USO OBLIGATORIO: Toda farmacia-droguería debe estar provista de los siguientes libros: • Un ejemplar de una farmacopea aceptada en Colombia. • Un libro de control de estupefacientes • Un libro de control de barbitúricos, oxitócicos, Psicomiméticos y similares. • Un libro de registro para sustancias venenosas y tóxicas. • Un libro de copiador de fórmulas . Los libros a que se refieren deben ser custodiados por el director del establecimiento y firmados diariamente por él, después de anotar el movimiento que haya habido en el despacho de productos enunciados en el artículo anterior conservando el archivo de los comprobantes respectivos. El libro copiador de fórmulas, los de registro de estupefacientes barbitúricos, oxitócicos, Psicomiméticos y similares y los de otros productos que lo requieran, deberán ser foliados y registrados ante la respectiva inspección de farmacias.

MANUAL PROCEDIMENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de un servicio farmacéutico.   En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales del servicio farmacéutico. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo definido.                                    Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológicos y financieros, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de un servicio farmacéutico.