¡Por una Educación con Calidad para Todos! Taller GESTIÓN POR PROCESOS VOLUNTARIADO EMPRESARIAL PARA EL MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN ESCOLAR - Proyecto Educativo Líderes Siglo XXI - ¡Por una Educación con Calidad para Todos!

OBJETIVOS Reconocer: ¿Qué es un Sistema?, ¿Qué es un Proceso y que no?, ¿Qué es Gestión de procesos?. Identificar y clasificar procesos Mapa de procesos Macroprocesos Procesos Subprocesos Diferenciar entre trabajar por procesos y por áreas funcionales.

IE: UNA ORGANIZACIÓN DE CALIDAD La implementación de un SGC en una IE implica una intencionada intervención y mejora de los procesos institucionales.

… porque somos complementarios” “Todos somos diferentes, pero debemos aprender a convivir con las diferencias y esto es lo que enriquece a las organizaciones … … porque somos complementarios”

CONCEPTOS BÁSICOS

¿QUÉ ES UN SISTEMA? Es un conjunto de elementos interrelacionados, donde cada uno de ellos tiene una función específica que permiten su adecuado funcionamiento. En un sistema no deben sobrar, ni hacer falta elementos. Ejemplo: La organización como un todo. Personas Procesos Infraestructura

¿QUÉ ES UN PROCESO? Viene del latín processus que significa avance, progreso. 1.“Conjunto de actividades mutuamente relacionadas, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”. ISO 9000:2000 apartado 3.4.1 2. Es un ordenamiento de las actividades de trabajo a través del tiempo y el espacio, con un principio, un fin e insumos y salidas claramente identificados. 3. Es un conjunto de actividades que suceden de forma ordenada a partir de la combinación de materiales, maquinaria, gente, métodos y medio ambiente, para convertir insumos en productos o servicios con valor agregado

ASPECTOS COMUNES EN LAS DEFINICIONES DE PROCESO 1. Es una secuencia lógica de actividades, u ordenamiento de actividades para producir un resultado. Así, cada actividad desarrollada por una persona, constituye el eslabón de una cadena llamada proceso. www.visitusa-spain.com/html/proceso.gif http://wesleyquivel.wordpress.com/2008/04/15/el-proceso-de-desarrollar-un-sermon-expositivo/ http://nemagos.lacoctelera.net/post/2008/04/27/el-proceso-investigacion

ASPECTOS COMUNES EN LAS DEFINICIONES DE PROCESO 2. Se hace énfasis en cómo se hacen las cosas. 3. El principio y el fin están claramente identificados. Proceso de inscripción en “Aula Global” www.aulaglobal.net.ve

ASPECTOS COMUNES EN LAS DEFINICIONES DE PROCESO 4. El conjunto de actividades que se realizan en un proceso van a producir: una salida, un resultado o un valor agregado para alguien determinado o cliente. www.saludygestion.com/archives/sin%20cabeza.jpg

Por tanto, se puede hablar de un proceso si se cumplen las siguientes características: Tiene una misión u objetivo claramente definido. Se pueden definir fácilmente la entrada y la salida del mismo, es decir sus insumos y sus resultados. Así como sus clientes y proveedores. Debe ser susceptible de descomponerse en operaciones y tareas. Las actividades se realizan con periodicidad (no importa la frecuencia) y son repetitivas en el tiempo

Un proceso evoluciona y va mejorando acorde con la práctica, por esto requiere de unos acuerdos y un periodo de estabilidad.

REGLAS EN LOS PROCESOS En un mismo proceso no se refleja todo lo que debe hacer una persona Una persona, puede asumir diferentes responsabilidades en uno o varios procesos ... de manera secuencial o paralela Todos los procesos tienen límites; los resultados que genera un proceso son insumo para la realización de otro proceso. También se presenta la entrega de actividades entre procesos.

Estandarizar, no es uniformar REGLAS EN LOS PROCESOS Todos tenemos estilos diferentes, pero acordamos tener una práctica común que permita producir lo que el cliente necesita El nivel de detalle del proceso es el mínimo necesario Debemos conocer, entender y compartir los procesos Uno de los factores críticos de éxito en los procesos es una adecuada relación De cliente-proveedor a trabajo en equipo Detalle de un proceso: ni tan abstracto que no sea entendido, ni tan detallado que no sea útil Estandarizar, no es uniformar

¿QUÉ ES UN PROCESO CLAVE? Son aquellos procesos que inciden de manera significativa en los objetivos estratégicos y son críticos para el éxito de la institución educativa. También son aquellos que generan las características de producto o servicio que son más apreciadas por los clientes o usuarios. Por ello, se dice que es el proceso de transformación cuyo valor agregado culmina con el producto requerido por los clientes de la organización http://trabajo21.blogspot.com/2008/09/induccin-el-proceso-clave-de-retencin.html

¿QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO? ¿QUÉ ES UN SUBPROCESO? Un subproceso es parte de un proceso, que cumple con todas las características de éste. ¿QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO? Forma específica de llevar a cabo un proceso. Conjunto de reglas e instrucciones que determinan la manera de proceder o de obrar para conseguir un resultado.

Proceso no es lo mismo que Procedimiento. El proceso define qué es lo que se hace y el procedimiento, cómo hacerlo.

¿QUÉ SON ACTIVIDADES? Conjunto de acciones planificadas y llevadas a cabo, de carácter individual o grupal, que tienen como finalidad alcanzar los objetivos y finalidades de un proceso. coleccion.educ.ar/.../home/bot_actividades.jpg

Relación de los conceptos

GESTIÓN POR PROCESOS Es una condición requerida en toda organización, que permite determinar qué se debe hacer y cómo se debe desarrollar cada uno de los procesos necesarios en el sistema organización. Esta variable de la Gestión Organizacional está centrada en la identificación, maduración y mejoramiento de sus procesos y sus relaciones, de tal manera que estos den la suficiente claridad a cada uno de sus responsables

GESTIÓN POR PROCESOS Es una forma de gestionar toda la IE basándose en procesos, superando la estructura tradicional por funciones o departamentos. Concentra la atención en el resultado de los procesos, no en las actividades o tareas.

Cada empleado de la organización tiene una visión clara de su responsabilidad, que le permite saber ... Lo que debe hacer Con quién interactúa para hacerlo A que costo, en cuanto tiempo, con que calidad, que riesgo asume y cómo satisface al cliente.

OBJETIVO DE LA GESTIÓN POR PROCESOS Aumentar el desempeño de la IE, alcanzando niveles superiores de satisfacción de sus clientes, incrementando la productividad a través de: Aprovechamiento y optimización de recursos Materiales, Temporales, Financieros y Humanos Oportunidad de revisión y mejoramiento de los productos o servicios Desarrollo de valor agregado en los procesos www.ucla.edu.ve/.../IIseminario/50144-100.jpg

“El cambio solo sucederá si el dolor de no cambiar excede el dolor de cambiar”

PRINCIPALES CAMBIOS QUE SUPONE LA GESTIÓN POR PROCESOS Funcional Por Procesos Los empleados son el problema El proceso es el problema Se hace el trabajo propio Se ayuda a la ejecución del proyecto Se comprende el trabajo propio Se sabe que lugar ocupa el trabajo propio en el proceso Se evalúan los individuos Se evalúa el proceso Se busca un mejor empleado Se busca un mejor proceso Se controla al colaborador Se promueve el desarrollo de la gente Se busca quién cometió el error Se busca qué permitió el error

“El enfoque basado en procesos introduce la gestión horizontal de la institución, cruzando las barreras entre diferentes unidades funcionales y unificando sus enfoques hacia las metas principales de la organización”

VENTAJAS DE LA GESTIÓN POR PROCESOS Estandarización de acciones Optimización de recursos Materiales Temporales Humanos Aumento de la oportunidad de revisión y mejoramiento Es insumo para el proceso de inducción y entrenamiento Es elemento de prevención http://sbs.ucsc.edu/images/checkbox.jpg

ENFOQUE POR PROCESOS  CONDUCE A: Estandarizar actividades para obtener resultados esperados Evaluar riesgos, consecuencias e impactos, minimizando las dificultades y solucionándolas Establecer claramente responsabilidades y Obligaciones – Inducción - Orientar actividades realizadas por la IE hacia la satisfacción de los beneficiarios (CE amplia) Conocer Fortalezas / Debilidades Predicciones / Prever fallos Facilitar mejora continua Organizar la IE acorde a las necesidades estratégicas dando flexibilidad a la estructura organizacional Aprovechar óptimamente los recursos para el logro de las metas Realizar evaluación de la IE basada en indicadores de rendimiento y resultado de los procesos definidos

La GERENCIA DE PROCESOS se basa en el ciclo PHVA, que aprovecha el método científico, permitiendo ajustar los medios a los objetivos institucionales