“Digitalización Documental en Bibliotecas” Juan Voutssás Noviembre 2005

¿digitalización = preservación? “La información digital dura para siempre, o por cinco años, lo que ocurra primero”. (Jeff Rothenberg; científico 'senior' en la Corporación Rand.) Para definir estos conceptos, conviene usar las sencillas pero efectivas definiciones de Wesley Boomgaarden, Director de la oficina de restauración de las Bibliotecas de la Universidad Estatal de Ohio, EUA. Preservación:"Acciones tomadas para anticipar, prevenir, detener o retardar el deterioro de obras”. Conservación: “El mantenimiento otorgado a cada pieza en la colección para tenerla en condición de uso.” Restauración:“Acción de regresar una pieza deteriorada a su condición original o cercana a ella.”

Digitalización ¿para qué? Preservación. (Acciones tomadas para anticipar, prevenir, detener o retardar el deterioro de obras). Distribución. (Acciones tomadas para hacer más accesible el mayor número posible de materiales al mayor número posible de usuarios).

El “fijado” de un documento Acción de plasmar una idea o concepto en un soporte, con el uso de alguna tecnología, buscando una cierta permanencia en el tiempo.

Una buena colección digitalizada: Principio de las colecciones número 1:una buena colección digital se crea de acuerdo a una política explícita de desarrollo de colecciones la cual ha sido acordada y documentada antes de que la colección comience. Principio de las colecciones número 2:la colección debe ser descrita de tal de tal forma que el usuario pueda descubrir sus características, tales como el alcance, formato, restricciones al acceso, propiedad, y cualquier otra información significativa para determinar la autenticidad, integridad e interpretación de la colección. Principio de las colecciones número 3:una colección debe ser sustentable a lo largo del tiempo. En particular, aquellas construidas con financiamientos especiales, las que deberán tener un plan que permita su utilización perenne más allá del periodo que abarquen los fondos. Principio de las colecciones número 4:una buena colección debe estar ampliamente disponible y evita impedimentos innecesarios para su uso. Esto incluye accesibilidad adicional para personas con discapacidades así como su uso a través de tecnologías variadas y adaptables. Principio de las colecciones número 5:una buena colección respeta los derechos de propiedad intelectual. Los administradores de la colección deber llevar un preciso registro de los propietarios de los derechos y de los permisos aplicables a todos los materiales. Principio de las colecciones número 6:una buena colección tiene mecanismos para proveer datos acerca de su uso, así como otros datos que permitan mediciones estandarizadas acerca de su utilidad y demanda. Principio de las colecciones número 7:una buena colección encaja dentro de un contexto mayor de bibliotecas digitales nacionales e internacionales.

Los Buenos Objetos Digitales: Principio de los objetos digitales número 1:un buen objeto digital debe ser producido de tal manera que apoye a las prioridades de la colección al tiempo que mantiene las cualidades que contribuyen a su interoperabilidad y reusabilidad. Principio de los objetos digitales número 2: un buen objeto digital es permanente. Esto es, debe existir la intención de una persona o institución identificados, de que ese objeto permanecerá accesible a lo largo del tiempo, al margen de tecnologías que cambien. Principio de los objetos digitales número 3:un buen objeto está representado en un formato digital que soporte el uso actual para el que fue diseñado así como usos futuros, o sea susceptible de ser copiado a otros formatos que sí los soporten. Por tanto, un buen objeto digital es intercambiable entre plataformas, se hizo bajo algún estándar o buena práctica reconocidos y sólo se desvía de ellos debido a causas bien explicadas y documentadas. Principio de los objetos digitales número 4:un buen objeto digital será nombrado con un identificador único y permanente, de acuerdo a un esquema bien documentado. No deberá ser nombrado de acuerdo a una referencia absoluta a su nombre de archivo o dirección –como el caso de su URL- ya que estos tienden a cambiar con el tiempo. En lugar de ello, un identificador estable debe poder ser resuelto o mapeado siempre a su dirección actual. Principio de los objetos digitales número 5:un buen objeto digital debe poder ser autenticable en al menos tres aspectos. Primero, el usuario debe poder ser capaz de determinar el origen, estructura, versión, y porción del objeto. Segundo, el usuario debe poder determinar que el objeto es lo que pretende ser. Tercero, el usuario debe poder determinar que el objeto no está corrompido o alterado de forma intencional.

Los Buenos Metadatos: Principio de los metadatos número 1:los buenos metadatos son apropiados para los materiales de la colección, para sus usua rios, y deben pretender el acceso actual y futuro del objeto digital. Principio de los metadatos número 2:los buenos metadatos funcionan dentro de la interoperabilidad. Principio de los metadatos número 3:los buenos metadatos se basan en catálogos de autoridad y estándares de contenidos tales como vocabularios controlados, alineados con las necesidades de los usuarios y describen adecuadamente tanto el contenido de los objetos digitales como sus objetos relacionados. Principio de los metadatos número 4:los buenos metadatos incluyen una expresión clara de las condiciones y términos de uso del objeto digital, incluyendo los legales. Principio de los metadatos número 5:los buenos metadatos perduran a largo plazo dentro de las colecciones. Principio de los metadatos número 6:los buenos registros de metadatos se convierten a su vez en buenos objetos digitales -tales como las bibliografías-. Por ello, deben tener las cualidades de los buenos objetos digitales, incluyendo autoría, autenticidad, archivabilidad, permanencia, e identificador único.

“Criterios de selección para la preservación por reformateado digital” emitidos por la División para la preservación por reformateado de la Biblioteca del Congreso de los EUA. [LC Preservation, 1999]. “La selección de materiales para la preservación por reformateado digital se basa en el valor, uso, condición, características del documento original y conveniencia de las reproducciones digitales para uso y acceso. Valor – Se dará prioridad a los materiales de interés nacional, de alto valor y en riesgo. La entrega de copias digitales de este tipo de información es altamente deseable; en parte para servir como preservación preventiva, así como por su seguridad, lo que se pretende lograr al reducir el manejo de los originales. Condición – Los documentos que no estén en servicio por daño o fragilidad son candidatos para el reformateado digital, ya que son documentos que se encuentran actualmente en soportes inestables. Uso – Los materiales originales que tengan una tasa de demanda muy alta o altos costos de recuperación son fuertes candidatos para reformateado digital.

“Criterios de selección para la preservación por reformateado digital” emitidos por la División para la preservación por reformateado de la Biblioteca del Congreso de los EUA. [LC Preservation, 1999]. (2) ● Características del original – Los originales en distintos formatos físicos y con características diferentes son elegibles para reformateado digital, incluyendo documentos encuadernados o sueltos, fotografías, negativos, y documentos a color. Esta lista de posibles candidatos se irá expandiendo en un futuro. ● Aceptabilidad del objeto digital resultante – El objeto digital resultante del proceso de reformateado digital debe cumplir los requerimientos de la división de custodia y la Dirección de Preservación de la BC. En algunos la tecnología y/o metodología para realizarlo puede no existir, o estar inmadura para una producción masiva. En estos casos, algunos elementos de la colección o colecciones pueden ser elegibles como prueba para desarrollo de esos elementos de tecnología y/o metodología para futuros trabajos de reformateado. ● Ayudas al acceso – Las ayudas para el acceso de todo tipo son elegibles para el reformateado digital, especialmente cuando las ventajas de la tecnología digital signifiquen mejora para el acceso a colecciones en papel o microfilmadas. Por ello, las ayudas al acceso tales como índices, resúmenes, bases de datos, etcétera, son consideradas adecuadas bajo este propósito”.

Criterios de Selección para Digitalizar Emitidos por la Universidad de California. “La siguiente lista de criterios es recomendada tanto para aquellos bibliotecarios que se dedican al desarrollo de colecciones como a los encargados de la preservación al momento de seleccionar materiales análogos para su conversión a formato digital. Algunos de los criterios están basados en la selección convencional y consideraciones de preservación comunes a todo formato; otras surgen de las oportunidades y características propias de las tecnologías digitales. La colección a ser convertida y la tecnología digital a ser utilizada deben ser evaluadas contra algunos o todos de los criterios enunciados, dependiendo del grado de énfasis en el desarrollo de colecciones, acceso y objetivos de preservación perseguidos. Nótese que las tecnologías digitales actuales no se han estabilizado adecuadamente para la preservación de materiales cuando la versión digital se entiende como el remplazo, más que el suplemento de esa versión original”.

A. Criterios Aplicables a la Colección a ser Convertida. (U de C) Desarrollo de colecciones: 1 Cumple las necesidades de información de estudiantes, profesores e investigadores universitarios dentro y fuera de la Universidad de California 2 Tiene opinión favorable para la conversión por alguna o algunas comunidades académicas significativas Preservación / Archivo: 3 Tiene algún problema de preservación actual, tales como riesgo de daño por su uso, pobre almacenamiento, o deterioro físico visible Organización / Financiamiento: 4 Cumple los intereses del organismo patrocinador 5 Produce prestigio a la institución

B. Criterios Aplicables a la versión Digital. Desarrollo de colecciones: 6 Agrega valor a la información por encima de las copias sobre papel, tales como mayor valor intrínseco a la información, mayor funcionalidad gracias a hipervínculos o mayor facilidad de búsqueda y navegación. 7 Contribuye a la ‘Masa Crítica’ de materiales digitales acerca de un tema y por lo tanto incrementa el valor de la colección. Preservación / Archivo: 8 Crea aceptación por parte del bibliotecario para continuar manteniendo la colección a través del tiempo, cambios tecnológicos y riesgos posibles en la seguridad inherentes a archivos digitales. 9 Puede digitalizarse adecuadamente sin causar daño a originales, y permite al documento digital fungir como sucedáneo del original, reduciendo así su uso y por tanto deterioro. Acceso: 10 Puede ser integrado a los programas regulares de servicio bibliotecario 11 Es accesible desde las plataformas computacionales y de red de la institución y ccumple con los estándares aceptados por la comunidad bibliotecaria

B. Criterios Aplicables a la versión Digital (2) Acceso 12 Puede ser entregado a velocidades razonables. 13 Resuelve problemas técnicos de acceso a los originales, como fragilidad, formatos grandes y/o incómodos, e integra formatos híbridos. 14 Se pueden instrumentar las restricciones al acceso necesarias por el tipo del material. 15 Puede utilizarse con interfases entendibles por el usuario promedio. 16 Tiene o pueden construírsele adecuados metadatos para identificación, captura, origen, navegación, etcétera. 17 Puede ser autenticado. Organización / Financiamiento: 18 Cumple los intereses del organismo patrocinador 19 Tiene concordancia con otras iniciativas de digitalización nacionales o gremiales. 20 Tiene comerciabilidad en su forma digital y/o crea una sociedad con algún proveedor de información”

Criterios para Digitalización (Universidad de Columbia) “La creación de versiones digitales de impresos, fotografías, materiales de archivo, etcétera, puede ser llevada a cabo debido a varios propósitos, desde la investigación hasta el entretenimiento popular, y desde proyectos a gran escala hasta la digitalización de algunas imágenes para uso individual. Es caro seleccionar, crear y mantener recursos digitales; el costo de la captura de imágenes representa sólo un tercio del gasto total. Es por tanto importante asegurarse durante el proceso de selección que factores como la factibilidad técnica, los derechos de propiedad, y el apoyo institucional están salvados y son congruentes con el valor de los materiales y el interés sobre los contenidos. Los criterios enunciados no son exhaustivos ni obligatorios, y su importancia relativa variará con el propósito de cada proyecto. Están diseñados como ayuda a los planificadores para meditar cuidadosamente sobre los aspectos relevantes de este proceso. El valor del contenido de los materiales y los beneficios derivados del acceso a las versiones digitales deben justificar la inversión de tiempo y esfuerzo del proyecto de digitalización. Los contenidos deben tener suficiente valor intrínseco para asegurar el uso a lo largo de un tiempo razonable por parte de la comunidad dentro y fuera de la Universidad de Columbia”.

Criterios para Digitalización (2) (Universidad de Columbia) Valor (del contenido, físico, histórico): Rareza o unicidad Valor como artefacto o asociativo Importancia para el entendimiento del tema del área Amplitud de cobertura de un área Contenido útil y preciso. Informa sobre temas pobremente documentados en otros medios. Refuerza las fortalezas históricas de la institución. Potencialmente duradero en forma digital. Demanda: Apoyo para actividades actualmente prioritarias. Importancia para el funcionamiento de la institución. Un público actual y activo para ese material Aceptación del proyecto por la comunidad de Columbia. Expectativa realista de atraer a nuevos usuarios. Petición de socios potenciales en esfuerzos colaborativos No-duplicación: No hay productos digitales semejantes que cubran las necesidades.

Criterios para Digitalización (3) (Universidad de Columbia) Criterios de Valor Agregado: Potencial de colaboración: Parte de la colección física está dividida entre varias instituciones que al ser digitalizadas pueden unirse. Contribuye al desarrollo de una ‘Masa Crítica’ de materiales digitales en el tema. Contribuye a la investigación en-línea Integra variedad de formatos o de materiales relacionados desperdigados. Optimización del acceso académico: Optimiza el acceso académico creando nuevas ayudas, ligas o desarrollo de índices. Puede buscarse con facilidad, entre varios formatos y materiales. Ayuda a diseminar ampliamente colecciones locales. Optimización de la calidad de la imagen: Mejora la calidad de imágenes previamente dañadas. Criterios de propiedad intelectual: El material es del dominio público, o la Universidad es el titular de los derechos. El propósito de la colección digital cae dentro del ‘uso ético’. Se puede llegar a un acuerdo con el titular de los derechos. El acceso al material digital puede ser controlado o restringido. Criterios de preservación: Se reduce el manejo de materiales frágiles. Se tiene acceso a materiales que es difícil usar de otra forma. Se protegen materiales con riesgo de robo o mutilación

Criterios para Digitalización (4) (Universidad de Columbia) Criterios de seguridad de creación: La condición de los originales permite digitalizarlos con seguridad. La condición de los originales requiere tratamiento y/o financiamiento para su digitalización. Es posible digitalizar fotografías o equivalentes en lugar de los originales. Criterios de viabilidad técnica; estos criterios incluyen: Grado en que la versión digital puede representar el contenido total del original. Comprensión de cuánta gente usará la versión digital y qué nivel de calidad de imagen implica. Si los materiales se desplegarán o no bien digitalmente. Capacidad de acceder a la versión digital por parte de la plataforma usada en promedio por la comunidad. Anticiparse a futuros y mejores equipos y por ende calidades. Los materiales con especiales consideraciones incluyen: Materiales que requieren resolución inusualmente alta. Materiales en los cuales la fidelidad cromática es esencial. Materiales de grandes dimensiones. Objetos tridimensionales Materiales con poca legibilidad.”

El propósito es la respuesta Por ello, el propósito de ese proceso de digitalización se vuelve muy importante. Como ya se mencionó, las principales razones para digitalizar son preservar o distribuir. De ellas puede extraerse ese criterio necesario para tomar la decisión. Si nuestro propósito en ese momento es preservar un documento único o raro y por ello muy valioso, y queremos obtener un nuevo “original” de él para preservarlo, debe hacerse el gasto. Debe digitalizarse con la mayor calidad posible poniendo en segundo plano el costo. Al fin y al cabo, los documentos raros o únicos no se dan por millones. Entre más valioso y escaso sea un documento, mayor calidad debe imprimírsele en el proceso de digitalización. Por el contrario, si el propósito principal es digitalizar para distribuir, para poner al alcance de los usuarios alguna colección, el criterio principal es la economía, sobre todo si el documento no se considera raro o escaso. Por ejemplo, si se habla de digitalizar un incunable para preservarlo, debe hacerse con el criterio de la mayor calidad, al margen de los costos mayores. Los incunables no de dan en maceta. Si se habla de digitalizar los “apuntes” de apoyo a las asignaturas de una escuela, deberá prevalecer el criterio de la economía.

Los Buenos proyectos de digitalización: Principio de los proyectos número 1:un buen proyecto de desarrollo de una colección tiene considerable diseño y planeación. Principio de los proyectos número 2:un buen proyecto de desarrollo de una colección digital tiene un plan de evaluación. Principio de los proyectos número 3:un buen proyecto de desarrollo de una colección digital produce reportes del proyecto y disemina adecuadamente la información derivada de cada etapa y los resultados del proyecto. Principio de los proyectos número 4:un buen proyecto de desarrollo de una colección digital considera el ciclo total de vida de la colección y sus servicios asociados a todo lo largo del proyecto. [Baca, 2000]

Metadatos para Colecciones Digitales Toda Colección Digital Debe tener preestablecido un sistema de metadatos adecuado para su registro y recuperación Dublin Core XML MARC

Referencias Adicionales Última Actualización junio 2005 Baca, Murtha (Ed.) “Introduction to Metadata : Patways to Information”. Getty Research Institute. Página Web del Instituto. Disponible 3 de enero, 2005 en: Columbia University “Selection Criteria for Digital Imaging Projects”. Disponible en: Joint Pothographic Experts Group.. Official JPEG Homepage. Disponible en: Harvard Library Preservation “Image Digitization. File Formats. Digital still Images”. Disponible en: Library of Congress Preservation Web Site.. “Selection Criteria for Preservation Digital Reformatting”. Disponible en: Thompson, Kim.. “University of California Selection Criteria for Digitization”. Disponible en: Weber, Hartmut, y Dörr, Marianne “Digitization as a Method of Preservation?” CLIR. Council on Library and Information Resources. Commission on Preservation and Access. 10:97. ISBN Disponible en:

Juan Voutssás M. Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológicas, Dirección General de Servicios de Cómputo Académico, UNAM